Warszawa, 2 marca 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #12.
Praca zdalna z perspektywy pracownika

 

• Pracownicy są zdania, że mimo pewnych wad, praca zdalna daje szereg możliwości związanych z pełniejszym dostępem do rynku pracy, co przekłada się na zwiększenie szans znalezienia najpełniej satysfakcjonującego miejsca zatrudnienia.
• Uczestnicy webinarium nr 12 są zdania, że obecnie najbardziej pożądanym modelem pracy na rynku jest praca w formule hybrydowej.
• W kontekście świadczenia pracy w formule zdalnej na znaczeniu zyskuje zasada work-life balance, której celem jest stworzenie stanu równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym.
• Eksperci, biorący udział w webinarium nr 12, zwracają uwagę, że praca wykonywana z domu, w początkowym okresie utrudniała pracownikom jednoznacznie oddzielić życie zawodowe od prywatnego.
• Jak wynika z badania przeprowadzonego przez PARP, 43 procent pracowników wykonujących obowiązki zdalnie w szczytowym okresie trwania pandemii i po nim, częściej niż przed pandemią wypracowywało nadgodziny.
• Eksperci są zdania, że nowe przepisy regulujące zasady rządzące pracą zdalną poprawią warunki świadczenia obowiązków na odległość przez pracowników wielu branż. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślają przy tym, że regulacje nie mogą przekreślać metod i ustaleń, które realnie sprawdzały się w szczytowym okresie pandemii.
• W myśl projektowanych przepisów pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie nie mogą być dyskryminowani ani traktowani gorzej niż pracownicy, którzy wybrali stacjonarną formę pracy. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślali przy tym, że sami pracownicy jako przejaw dyskryminacji poczytują projektowane zmiany, w myśl których pracodawca nie będzie mógł – w wielu przypadkach – odmówić pracy zdalnej rodzicowi wychowującemu dziecko, czy osobie opiekującej się osobą potrzebującą stałej pomocy.
  

 

Pandemia, która wymusiła zmiany w organizacji życia gospodarczego, odcisnęła swoje piętno także na rynku pracy. Najważniejszą zmianą, która – jak wskazują liczne prognozy – pozostanie z nami na dłużej, jest upowszechnienie się systemu pracy zdalnej. Wiele branż, po okresie lockdownów, zdecydowało się wykorzystać doświadczenia płynące z pracy zdalnej także w późniejszym okresie.

Zrodziło to konieczność wypracowania regulacji dotyczących pracy zdalnej, czego efektem jest procedowana obecnie nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowe prawo – wprowadzające liczne przepisy dookreślające zasady rządzące pracą zdalną – wejść ma w życie już kwietniu 2023 r., redefiniując perspektywę zarówno pracodawców jak i pracowników.

Z uwagi na znaczny udział pracy zdalnej w ogóle form zatrudnienia w Polsce Związek Przedsiębiorców i Pracodawców realizuje projekt Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, który dofinansowany został z Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach tej inicjatywy powstał raport zatytułowany Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

W badaniu poddano analizie zarówno perspektywę pracodawców jak i pracowników – to właśnie druga z grup stanowić będzie główną oś niniejszego opracowania. Eksperci, biorący udział w webinarium nr 12 podkreślają tu, że najbardziej pożądanym modelem pracy z perspektywy pracowniczej jest praca w formule hybrydowej z możliwością wyboru miejsca pracy po stronie zatrudnionego.

 

Jak pracownicy postrzegają pracę zdalną? Wyniki badania ZPP.

Wnioski płynące z badania, które przeprowadzone zostało na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, zwracają uwagę na przeważający pozytywny stosunek pracowników do zdalnej formy zatrudnienia. 75 procent respondentów jest bowiem zdania, że praca zdalna to rozwiązanie pożądane nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Najbardziej entuzjastycznie do tej formy zatrudnienia odnoszą się osoby, które w tym modelu pracę świadczyły w okresie ostatnich sześciu miesięcy, licząc od daty zrealizowania badania. 30 procent zatrudnionych w formule zdalnej we wskazanym przedziale czasowym i 25 procent pracujących stacjonarnie wskazało, że, w ich opinii, praca zdalna powinna być dostępna dla każdego, o ile umożliwia to charakter obowiązków służbowych. Zdanie to największą liczbę zwolenników uzyskało wśród kobiet oraz osób w wieku do 34 roku życia. 20 procent badanych pracowników wyraziło opinię, że praca zdalna wykonywana powinna być w miejscu zamieszkania, a 25 procent wskazało tu na możliwość świadczenia pracy z dowolnego miejsca, przy założeniu, że lokalizacja nie zagraża bezpieczeństwu danych. Połowa respondentów jest zdania, że miejsce wykonywania pracy zdalnej nie ma żadnego znaczenia. W związku z tym na pracowników nie powinny być tu nakładane żadne ograniczenia terytorialne – także w kontekście wykonywania pracy poza granicami kraju.

Pytani, w zdecydowanej większości sądzą także, że praca zdalna jest dziś swoistym symbolem mobilności i otwiera rynek na nowe możliwości względem pozyskiwania pracowników. Trzy czwarte badanych uważa, że umożliwienie wykonywania pracy na odległość to dziś szansa na rozwój, a nie jego ograniczenie. Szczególnym przypadkiem jest tu branża IT, w której model pracy zdalnej zakorzenił się najbardziej. Pracodawcy sektora, biorący udział w webinarium nr 12 są zdania, że niechęć pracowników branży do spędzania czasu w biurze jest dla nich kłopotliwy z uwagi na utrudniony kontakt między pracownikami, którzy w warunkach biurowych chętniej wymieniają się wiedzą, spostrzeżeniami i doświadczeniami.

Interesujące wyniki dały odpowiedzi na pytania dotyczące czasu wykonywania obowiązków zawodowych w formule pracy zdalnej. Czterech na dziesięciu pytanych pracowników ściśle przestrzega tu godzin ustalonych przez pracodawcę, a 25 procent wskazało, że najistotniejsze w kontekście pracy zdalnej jest nastawienie projektowe i przestrzeganie ustalonych terminów wykonywania zadań. Gdy pytanym dano możliwość wyboru między elastycznymi godzinami pracy, a trybem zadaniowym, za pierwszą opcją opowiedziało się 35 procent osób, za drugą natomiast – 29 procent.

 

Work-life balance, a praca zdalna w Polsce.

Zdaniem uczestników webinariów organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, praca zdalna może być szansą na realizację idei work-life balance. Jest ona rozumiana jako stan równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, a zatem między realizacją obowiązków pracowniczych, a udziałem w życiu rodzinnym, towarzyskim, czy oddawaniu się rozrywkom i realizacji zainteresowań.

W Polsce wdrożenie zasad implikowanych przez work-life balance jest o tyle ważne, że nasi rodacy – jak wynika z danych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju – są siódmym w kolejności najbardziej zapracowanym narodem w OECD. Polak przepracowuje średnio 1928 godzin w ciągu roku, podczas gdy Niemiec zaledwie 1363 godziny w czasie 365 dni. Więcej od Polaków, wśród przedstawicieli najbardziej rozwiniętych państw, pracują np. Chilijczycy, Koreańczycy, czy Kostarykańczycy. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślali, że praca wykonywana z domu, w początkowym okresie utrudniała pracownikom jednoznacznie oddzielić życie zawodowe od prywatnego.

Zaskakujące w tym kontekście są dane płynące z raportu opublikowanego w styczniu tego roku przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. 43 procent osób pracujących zdalnie – jak wynika z badania – częściej niż przed pandemią wypracowywało nadgodziny, 47 procent częściej niż przed pandemią zajmowało się po pracy służbową korespondencją, a 34 procent częściej niż przed pandemią odbierało służbowy telefon „po godzinach”.

Niemniej, co potwierdzali respondenci w badaniu przeprowadzonym na zlecenie ZPP, pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie doceniają elastyczność godzinową i możliwość samodzielnego zarządzania swoim czasem pracy. Jak wskazano w raporcie przygotowanym przez PARP pracownikom przeszkadza tu jednak brak wyraźnej granicy między czasem poświęconym na obowiązki zawodowe i częścią dnia przeznaczoną na sprawy prywatne.

W badaniu przeprowadzonym w okresie maj-lipiec 2021 przez Michael Page połowa respondentów przyznała, że podczas pracy zdalnej, przez brak bezpośredniego kontaktu z przełożonymi, odczuło, że ich sukcesy były niedoceniane. 42 procent pytanych wskazało, że w ich odczuciu praca zdalna zachwiała zasadą work-life balance, a 40 procent jest zdania, że pracodawcy w mniejszym stopniu dbali o zdrowie psychiczne osób wykonujących obowiązku z dala od biura. Aspekt ten podnosili także uczestnicy webinarium nr 12, którzy jednoznacznie twierdzili, że praca na odległość utrudnia budowanie właściwych stosunków na linii pracodawca – pracownik.

Blaski i cienie pracy zdalnej zbadali także eksperci Live Career. Pracownicy mieli tu za zadanie wskazanie największych wyzwań i zalet pracy zdalnej. Wśród pierwszej grupy najczęściej wybieranymi odpowiedziami były odcięcie się od pracy po jej zakończeniu (69 procent), znalezienie motywacji do wykonywania obowiązków (68 procent), komunikacja (65 procent), rozpraszanie się (65 procent), samotność (64 procent), współpraca z zespołem (64 procent), spadek kreatywności (60 procent) oraz dotrzymywanie ustalonych terminów (60 procent). Ankietowani podkreślali jednak także, że praca w formule zdalnej uelastyczniła ich czas pracy (82 procent), zapewniła im poczucie bezpieczeństwa (75 procent), zwiększyła poziom równowagi między życiem zawodowym i prywatnym (59 procent), umożliwiła zdobycie nowych umiejętności poza miejscem pracy (58 procent) oraz zwiększyła ich produktywność (52 procent).

 

Zalety i wady pracy zdalnej z perspektywy pracownika.

Raport przygotowany przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości podaje, że 70 procent pracowników jest zdania, że firmy w przyszłości inwestować będą w rozwiązania wspierające wykonywanie pracy w modelu zdalnym. Badani wskazali także szereg obiektywnych korzyści i zagrożeń wynikających z wciąż upowszechniającego się nowego typu świadczenia obowiązków zawodowych.

Za niewątpliwą zaletę uznano brak konieczności przeznaczania dodatkowego czasu na dojazdy do pracy i powroty z niej. Wiąże się to – z perspektywy pracowniczej – zarówno z redukcją czasu poświęcanego na pracę jak i obniżeniem kosztów dojazdu. Badani wskazywali tu także na możliwość bycia elastycznymi w planowaniu zadań oraz możliwość większej dbałości o środowisko naturalne, poprzez ograniczenie konieczności korzystania ze środków transportu – najczęściej prywatnych aut. Za atut poczytywana jest także szansa na spędzenie większej ilości czasu z najbliższymi. Praca zdalna okazuje się ponadto ogromnym udogodnieniem dla osób o ograniczonej sprawności ruchowej spowodowanej chorobą lub niepełnosprawnością.

Wśród wad pracy zdalnej wymieniano najczęściej konieczność samodzielnego tworzenia harmonogramu realizacji obowiązków zawodowych, którą utrudniają problemy z koncentracją i brak doświadczenia w zarządzaniu czasem pracy. Dla wielu pracowników – co podkreślali także uczestnicy webinarium organizowanego przez ZPP – pewnym dyskomfortem jest poczucie nieustannego przebywania w pracy. Badani wskazali także na ograniczenie przerw oraz przemęczenie fizyczne i psychiczne. Za obiektywną trudność uznano także ograniczoną możliwość korzystania ze szkoleń oraz zaburzenia rytmu komunikacji między pracownikami, co w znacznej mierze wynika z ograniczeń natury technicznej.

Pracownicy wskazują także na pogorszenie komfortu życia w miejscu zamieszkania, które spowodowane jest wydzieleniem części przestrzeni życiowej do potrzeb świadczenia pracy. Kłopotliwe dla wielu zatrudnionych jest uczucie wyobcowania związane z brakiem możliwości budowania na co dzień więzi społecznych. Pracownicy podkreślali również, że odczuwali i odczuwają liczne dolegliwości fizyczne. Stres spowodowany ograniczeniem kontaktu ze współpracownikami przekłada się bowiem często na dolegliwości mięśniowo-szkieletowe. Wielokrotnie – na co uwagę zwracali także uczestnicy webinarium nr 12 – pracodawcy nie dopełniają także powinności względem zapewnienia pracownikom odpowiednich narzędzi do wykonywania pracy zdalnie. Powoduje to między innymi poczucie fizycznego dyskomfortu związanego z choćby niewłaściwą postawą przyjmowaną podczas wykonywania obowiązków czy pogorszeniem wzroku spowodowanym brakiem odpowiedniego oświetlenia. Pracownicy ochoczo podchodzą do kwestii wyposażania miejsca pracy poza biurem w niezbędne narzędzia. Zgoła inaczej kwestia ta wygląda z perspektywy pracodawców. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślali, że, o ile rozumieją potrzebę wyposażenia miejsca pracy, o tyle niezrozumiałe jest – w ich odczuciu – obarczanie ich obowiązkami związanymi z kontrolą warunków w jakich praca jest wykonywana. Eksperci biorący udział w webinarium nr 12 są zdania, że czynności te powinny leżeć w gestii instytucji kontrolnych.

 

Zmiana prawa, czyli ukłon w stronę pracowników.

Już w kwietniu 2023 r. w życie wejść ma nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw, która ureguluje zasady rządzące pracą zdalną. Eksperci są zdania, że nowe przepisy stanowić będą ukłon w stronę środowiska pracowników. Szczegółowe rozwiązania dotyczące pracy zdalnej zawarte będą co do zasady w porozumieniach zawieranych pomiędzy środowiskiem pracowników (związkami zawodowymi) z pracodawcą. W wielu przypadkach – jak ma to miejsce choćby w odniesieniu do rodziców dzieci w wieku do czwartego roku życia czy opiekunów osób niepełnosprawnych – pracodawca będzie miał ograniczoną możliwość odmowy pracownikowi świadczenia pracy w modelu zdalnym. Wyjątek stanowią naturalnie zawody, które nie mogą być objęte obowiązkiem świadczenia pracy na odległość oraz sytuacje, gdy świadczenie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względów organizacyjnych.

Pracodawca zobowiązany będzie także do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. To jednak nie wszystko. Po stronie pracodawcy – w myśl nowych przepisów – będą także serwis, konserwacja narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi, w tym urządzeń technicznych, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych koniecznych do wykonywania obowiązków. Jak podkreślali uczestnicy webinarium nr 12 przykładem branży, w której doskonale udało się wdrożyć te przepisy w praktyce – jeszcze przed nadaniem im kształtu legislacyjnego – są nowoczesne media. Już w szczytowym okresie pandemii dziennikarze pracujący np. w „newsroomach” wypracowali skuteczne mechanizmy porządkujące pracę poza redakcję.

Ponadto pracodawcy pamiętać muszą, że „pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej”.

Nowe przepisy z całą pewnością pozwolą dookreślić zasady rządzące pracą zdalną. Jak wskazali jednak uczestnicy webinarium nr 12, ryzykiem jest w tym przypadku odrzucenie części już dziś wykorzystywanych w firmach schematów i narzędzi z powodzeniem regulujących zasady pracy w formule zdalnej. Przedsiębiorcy, zdecydowanie krytyczniej niż pracownicy, oceniają nowe przepisy i obawiają się, że dotychczasowe dobre praktyki, które  okazały się w ich firmach  skuteczne, będzie trzeba zmienić bądź porzucić.  Zarówno pracownicy jak i pracodawcy są zgodni, że nowe ramy pracy zdalnej uwzględniać powinny doświadczenia firm, które poświęciły wiele czasu i środków na dostosowanie modelu zdalnego do indywidualnych potrzeb konkretnych przedsiębiorstw.

 

Zobacz: 02.03.2023 Praca zdalna po pandemii. Raport podsumowujący webinarium #12. Praca zdalna z perspektywy pracownika

 

Warszawa, 22 lutego 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #11
Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych z perspektywy pracowników i związków zawodowych

 

• Organizacje związkowe wskazują na szereg dobrych dla pracowników rozwiązań, między innymi w zakresie pracy zdalnej określonych grup osób o szczególnych potrzebach opiekuńczych.
• Wiele kontrowersji wśród pracodawców i pracowników budzą regulacje dotyczące przestrzegania i kontrolowanie przepisów BHP i bezpieczeństwa informacji w trakcie pracy zdalnej.
• Jedną z najczęściej pojawiających kwestii spornych jest pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawców – między innymi mediów. Kwestia te wydaje się nie być dostatecznie precyzyjnie uregulowana.
  
  

Wstęp 

Na poprzednich webinariach, mimo, że gościliśmy także pracowników, bardziej wyraźna była perspektywa pracodawców na tematykę pracy zdalnej. Dlatego też webinarium 11 skoncentrowane było włącznie na opiniach i potrzebach pracowników w tym zakresie, a naszym gościem była przedstawicielka związków zawodowych. To one reprezentują interesy pracowników w wielu miejscach pracy i to one będą uczestniczyły w zawieraniu porozumień określających zasady wykonywania pracy zdalnej u wielu pracodawców. Związki zawodowe brały także udział w dialogu społecznym mającym na celu wypracowanie norm prawnych w tym zakresie. Mając na względzie cel projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej”, jakim jest jak najszersze przedstawienie problematyki pracy zdalnej, poznanie opinii przedstawicieli związków zawodowych jest niezbędne.

Opinia pracowników o pracy zdalnej w badaniu ZPP

8 na 10 osób, które w trakcie pandemii pracowały zdalnie, wróciło już do pracy stacjonarnej. Niemniej jednak aż trzy czwarte pracowników uznaje, że praca zdalna jest rozwiązaniem zdecydowanie dobrym nie tylko w czasach kryzysowych. Ponadto 7 na 10 ankietowanych, szczególnie w grupie osób, które pracowały już zdalnie, uważa że ten model przynosi korzyści zarówno im, jak i pracodawcy.

Warto również zauważyć, że w badaniu ZPP pracę zdalną zdecydowanie lepiej oceniają kobiety oraz rodzice. Ankietowani podkreślali także, że może ona dać możliwość aktywizacji zawodowej niektórych grup, takich jak osoby niepełnosprawne oraz osoby opiekujące się niepełnosprawnymi lub dziećmi.

Opinia wielu pracowników o pracy zdalnej jest tak dobra, że wśród osób, które miały z nią styczność aż 60 procent zadeklarowało, że byłoby gotowych zmienić pracodawcę jeśli nowy zaoferowałby mu lepsze warunki pracy zdalnej. Aż 47 procent ankietowanych wskazywało, że byłoby skłonnych zmienić swój zawód i przekwalifikować się wyłącznie po to, by móc pracować zdalnie.

Pomimo licznych korzyści pracownicy wskazują, że praca zdalna posiada pewne negatywne aspekty. Są to między innymi wyższe koszty mediów oraz negatywny wpływ na kontakty społeczne, a w rezultacie również na kondycję psychiczną.

Zagrożenia pracy zdalnej według pracowników

W dotychczasowych webinariach przeprowadzonych w ramach projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” pracownicy wskazywali, że praca zdalna bardzo dobrze sprawdziła się w ich przypadku. Szczególnie ważna dla nich okazała się oszczędność czasu i pieniędzy oraz komfort jej wykonywania z własnego domu. Pracownicy ci reprezentowali różne branże, głównie kreatywne oraz usługowe. Wskazać można, że większość pracowników, którzy mają doświadczenia z pracą zdalną, popiera tę formę pracy. Z pewnością jednak nie jest ona rozwiązaniem dla każdego. Oczywistym jest fakt, że w wielu branżach, na wielu stanowiskach pracy nie jest możliwe jej wykonywanie spoza siedziby firmy (konieczność fizycznej obecności pracownika w miejscu pracy jest standardem np. w produkcji, czy handlu bezpośrednim). Niemniej nawet w tych przypadkach, gdy praca zdalna jest możliwa, pracownik musi posiadać odpowiednie warunki lokalowe oraz pewne cechy charakteru umożliwiające dobrą organizację własnej pracy. Wskazuje na to np. całkowicie odmienne postrzeganie zagadnienia „pogodzenia życia zawodowego z prywatnym” przez różne grupy pracowników. Część pracowników wskazuje tą kwestię jako zaletę pracy zdalnej, a część (większa) jako wadę.

Należy mieć zatem świadomość, że świadczenie pracy zdalnej, mimo wielu zalet, może negatywnie wpływać na stan psychiczny pracownika. Dlatego ustawodawca wprost przewiduje, że ocena ryzyka zawodowego musi uwzględniać zagrożenia psychospołeczne. Stąd też związki zawodowe podkreślają, że w regulacjach wewnątrzzakładowych dotyczących pracy zdalnej podkreśla się pewne elementy, takie jak to, że pracownik zdalny również ma prawo korzystania z infrastruktury zakładowej, kontaktu z innymi pracownikami, a także nie może mieć trudniejszego dostępu do szkoleń. Obowiązek ten wynika również bezpośrednio z norm prawa pracy.

Uregulowanie rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną

Pracownicy i reprezentujące ich organizacje wskazują, że uregulowania dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej są istotne dla pracowników. Szczególnie w kontekście obecnej sytuacji gospodarczej – inflacji, wzrostu cen mediów oraz kryzysu energetycznego. Z tego też powodu praca zdalna będzie generowała dla pracowników zauważalnie większe koszty niż w trakcie pandemii. Równocześnie koszty związane z pracą zdalną są zmartwieniem pracodawców, którzy obawiają się w tej kwestii sporów z pracownikami, zwłaszcza, że przepisy mające pojawić się w Kodeksie pracy nie są w tym zakresie precyzyjne.

Uczestnicząca w webinarium przedstawicielka związków zawodowych wskazuje, że ustawodawca przewiduje trzy poziomy rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną: pokrycie, refundację oraz ryczałt. Pokrycie polega na zapewnieniu przez pracodawcę niezbędnych narzędzi takich jak internet, modem czy komórka służbowa. Koszt jest jasny, wynika on bezpośrednio z rachunku. Drugą możliwością jest refundacja, czyli zwracanie części kosztów realnie poniesionych przez pracowników, zgodnie z porozumieniem między pracodawcą i pracownikiem. Natomiast ryczałt to kwota w ustalonej z góry wysokości, która podlega negocjacji ze związkiem zawodowym albo przedstawicielem pracowników danego przedsiębiorstwa.

Trudno jest wskazać, jaką część rachunków np. za dostęp do internetu pracownik otrzymał w związku z pracą zawodową, a jaką w związku z prywatnym użytkiem. Trudno też wyliczyć dokładne zużycie innych mediów. Może się też zdarzyć, że pracownik opłaca rachunki w swoim miejscu zamieszkania w formie ryczałtu, a więc nie zna dokładnej kwoty, którą płaci np. za energię elektryczną. W związku z tym należy przypuszczać, że rozliczenie ryczałtowe będzie najpopularniejszym rozwiązaniem.

Przy ustalaniu ryczałtu należałoby myśleć o rzeczywistych kosztach, a więc roszczenie całkowitej opłaty za media byłoby wykluczone. Związki zawodowe proponują między innymi stworzenie „widełek” kwotowych w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy. Takie rozwiązanie w opinii organizacji pracowników mogłoby skutecznie zmniejszyć ilość konfliktów na tym tle między pracodawcami i pracownikami.

Praca zdalna dla pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi. 

Praktyka istniejąca w wielu przedsiębiorstwach wprowadziła wiele rozwiązań, które ułatwiają pracę zdalną pracownikom i pracodawcom. Choć pracodawcy wskazują, że wprowadzenie norm prawnych w tym zakresie do Kodeksu pracy jest w pewnych aspektach pożądane, to jednocześnie rozwiązania te są spóźnione. Zarówno w badaniu przeprowadzonym przez ZPP, jak i w trakcie webinariów wskazywano, że pracodawcy oczekiwali rozwiązań ramowych, umożliwiających usystematyzowanie już istniejących na rynku dobrych praktyk w zakresie pracy zdalnej i norm na tyle elastycznych, by można było wypracowane rozwiązania stosować.  Związki zawodowe podkreślają jednak korzyści z wprowadzenia nowych norm pracy zdalnej do Kodeksu Pracy dla pracowników. W szczególności rozwiązania te mogą być docenione przez pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi.

Nowa regulacja obligująca pracodawcę do uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną w niektórych sytuacjach jest odniesieniem do istniejącego już w Kodeksie Pracy art. 142¹ oraz jego uzupełnieniem. Przepis ten daje uprawnienie między innymi do wnioskowania o indywidualny rozkład czasu pracy np. opiekunom dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności, natomiast nowy art. 67¹⁹ § 6 rozwija te normy o możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną. Pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi w sytuacji, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zdaniem organizacji związkowych normy te będą lepiej odpowiadać potrzebom pracowników dotkniętych szczególną sytuacją, a interes pracodawcy jest zabezpieczony tym, że w uzasadnionych przypadkach będzie mógł on nie uwzględnić wniosku pracownika.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w opinii wielu pracodawców normy te mogą być przyczyną konfliktów. O ile oczywistym jest, że pracując na linii produkcyjnej nie można wykonywać pracy zdalnej, to w przypadku pracy biurowej nie będzie już to oczywiste, czy jest możliwość w  danej sytuacji przejścia pracownika na pracę zdalną, czy też nie. Przejście na pracę zdalną przez część pracowników, może spowodować z kolei, że pozostali nie będą mogli już uzyskać możliwości wykonywania np. pracy zdalnej okazjonalnej, czy pracy hybrydowej, bo będą oni musieli wypełnić luki w biurze po pracownikach uprzywilejowanych w tym zakresie.

Praca zdalna na wniosek pracownika.

Już w tej chwili istnieje możliwość zwykłego porozumienia się pracodawcy i pracownika o pracę zdalną na dowolny okres, dlatego wprowadzenie przepisu dotyczącego pracy zdalnej tzw. okazjonalnej jest czasem niezrozumiałe. W trakcie naszych webinariów wielokrotnie sami pracodawcy wyrażali, że przepisy w tym zakresie wydają się zbędne. Wskazać jednak należy, że art. 67³³ § 2 przewiduje, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3. Oznacza to, że w tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku np. pokrywania kosztów mediów związanych z pracą zdalną, czy materiałów i narzędzi pracy. Choć oczywiście również obecnie istnieje możliwość uzgodnienia pracy zdalnej, to po wejściu w życie nowych przepisów na pracodawcę będą nałożone nowe, liczne obowiązki. Praca zdalna „okazjonalna” będzie wyłomem w tym zakresie. Będzie ona mogła być wykonywana w ciągu maksymalnie 24 dni w roku.

Regulacja ta jest wynikiem inicjatywy strony przedsiębiorców właśnie z uwagi na umożliwienie pracy zdalnej raz na jakiś czas bez obciążania pracodawców dodatkowymi obowiązkami. Jednocześnie jednak wielu przedsiębiorców zgłasza obawy, że będzie prowadzić do konfliktowych sytuacji, gdy jednemu pracownikowi udzieli się pracy zdalnej, a innemu nie. Niektórzy pracownicy mogą traktować również pracę zdalną okazjonalną jako swoje uprawnienie, które pracodawca musi uwzględnić. Istnieje także obawa, że pracownicy będą wykorzystywać tą możliwość na podobnej zasadzie jak „urlop na żądanie” wysyłając wnioski o pracę zdalną drogą elektroniczną na krótko przed rozpoczęciem pracy.

​​Organizacje związkowe reprezentujące pracowników podkreślają, że nie są w pełni usatysfakcjonowane wyłączeniem stosowania licznych obowiązków przez pracodawcę w zakresie pracy zdalnej, to sama praca zdalna okazjonalna może okazać się przydatna. Pracownik funkcjonujący w normalnym życiu rodzinnym i społecznym spotyka się z różnymi sytuacjami losowymi, na przykład z pęknięciem rury i przymusem oczekiwania na fachowca. Często nie oznaczają one od razu całkowitej niemożności wykonywania pracy, a jedynie przymus pozostania w domu. W takim scenariuszu praca zdalna jest korzystna dla obu stron, ponieważ pracodawca otrzymuje wykonaną pracę, a pracownik nie traci dnia pracy.

W ostatecznym rozrachunku normy pracy okazjonalnej choć budzą pewne wątpliwości, to wydają się być rozwiązaniem potrzebnym zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

Kwestia kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy

Praca zdalna nie jest już jedynie środkiem służącym przeciwdziałaniu zagrożeniu epidemiologicznemu. Nie jest sytuacją tymczasową i zagości prawdopodobnie na stałe w życiu zawodowym wielu Polaków. W związku z tym normy prawne musiały objąć regulacją również obszar bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa informacji. Zagadnienie to budziło wiele kontrowersji w trakcie pandemii, szczególnie w początkowym okresie.

Zgodnie z nowymi regulacjami praca zdalna może być powierzona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę jedynie w określonych sytuacjach np. w przypadku obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. W pozostałym zakresie jest ona wynikiem porozumienia między pracodawcą a pracownikiem bądź wynikiem wniosku pracownika, który pracodawca może bądź powinien uwzględnić.

W pierwszej kolejności zwrócić należy uwagę, że przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik zgodnie z 67³¹ § 6 k. p. zobligowany jest złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Pracownik ponadto zgodnie z § 7 tegoż artykułu musi złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Przedstawiciele związków zawodowych wskazują jednak, że pomimo oświadczeń złożonych przez pracodawcę oraz faktu, że praca zdalna odbywa się często w miejscu zamieszkania pracownika, to pracodawca wciąż powinien realizować swoje obowiązku z zakresu BHP.

Warto jednak zwrócić uwagę, że praktyczne realizowanie obowiązków w zakresie BHP oraz kontroli może budzić kontrowersje zarówno pracowników jak i pracodawców. Jak wskazują badania Związku Przedsiębiorców i Pracodawców oraz doświadczenia z webinariów, z perspektywy pracodawcy jest to przerzucanie na niego obowiązków, które powinny leżeć po stronie państwa. Choć pracownicy przechodzący na pracę zdalną będą mogli, a nie musieli być kontrolowani przez pracodawców, to od przedsiębiorców będzie się oczekiwać, że zadbają o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zasad pracy zdalnej, zasad ochrony informacji i w tym celu będą kontrolować pracowników. Sprawia to, że przedsiębiorca będzie musiał poświęcić czas i środki na kontrole zamiast na prowadzenie działalności.

Związki zawodowe podkreślają jednak, że jeżeli przedsiębiorca, mając na względzie ochronę danych osobowych czy informacji poufnych uznałby, że praca zdalna byłaby zbyt ryzykowna, a przez to niemożliwa, to byłoby uzasadnione, żeby nie umożliwiać pracy zdalnej na danym stanowisku. Pracodawcy mogą się także zabezpieczyć między innymi zakazem świadczenia pracy w kawiarniach, lobby hotelowych i innych powszechnie dostępnych miejscach.

Pracownicy uczestniczący w dotychczasowych webinariach oraz badaniu ZPP wskazują także na obawy, że kontrola ze strony pracodawcy będzie w pewien sposób naruszała ich prywatność. Co prawda część pracowników, którzy mają dobre relacje z pracodawcą jest skłonnych to zaakceptować, to dla innych jest to kwestia problematyczna. Przedstawicielka organizacji zrzeszającej pracowników wskazała jednak, że pomimo tych obaw pracownik wnioskujący o pracę zdalną, czy biorący udział w rekrutacji do pracy w formie zdalnej powinien mieć świadomość również tych problematycznych kwestii, czyli między innymi faktu, że praca zdalna może wiązać się z kontrolą pracodawcy w domu pracownika.

Naruszenie praw pracowniczych w pracy zdalnej

Z perspektywy związków zawodowych naruszenia praw pracowniczych w pracy zdalnej zdarzają się ze względu na to, że mamy do czynienia ze stykiem spraw rodzinnych oraz prywatnych ze sprawami zawodowymi. W regulaminach wewnątrz zakładów pracy zdarzały się już takie zapisy, jak zakaz wywieszania prania czy gotowania obiadu w czasie pracy, co ma zapobiegać wypadkom. Nawet miejsce pracy zdalnej, które znajduje się najczęściej przy biurku domowym, nadal może być miejscem niebezpiecznych sytuacji. Rolą pracodawcy jest wyczulenie pracowników na zasady BHP.

Działania związków zawodowych w sprawie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej to na tą chwilę przede wszystkim upowszechnianie wiedzy o proponowanych regulacjach prawnych. Społeczeństwo w dużej mierze postrzega pracę zdalną przez pryzmat pandemii. Wprowadzanie nowych przepisów wprowadza jednak wiele zmian i nowości, jak praca zdalna okazjonalna. Niemniej dopiero praktyka pokaże, jak nowe regulacje będą się sprawdzały.

Podsumowanie

Postrzeganie pracy zdalnej przez związki zawodowe i pracowników jest z reguły pozytywne. Zauważalne są jednak wątpliwości odnośnie rozwiązań szczegółowych i np. w zakresie skutków, które mogą dotknąć pracowników w kwestii społecznej oraz psychologicznej. Uczestnicy webinariów wskazują także, że do pracy zdalnej są konieczne pewne predyspozycje, które nie tylko zapewnią samodyscyplinę, ale również niepogorszony stan psychiczny.

Każde miejsce pracy w mniejszym lub większym stopniu będzie musiało otworzyć się na możliwość pracy zdalnej. Ustawodawca zdefiniował pracę zdalną tak, że nie sprowadza się ona tylko do dawnego pojęcia „home office” i pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji.

Z pewnością w odniesieniu do pracy zdalnej praktyka wyprzedziła legislację. Mimo tego związki zawodowe wskazują, że regulacje prawne w tym zakresie są potrzebne i wartościowe z perspektywy pracowników. Zapewniają nowe możliwości, większe bezpieczeństwo i pole do dialogu z pracodawcą. Obawy pracodawców budzi jednak fakt, że niektóre z regulacji mogą prowadzić do konfliktowych sytuacji. Przykładem może być kwestia pokrycia kosztów mediów przez pracodawcę, która wydaje się nie być dostatecznie sprecyzowana. Bardzo cenionym z perspektywy związków zawodowych rozwiązaniem jest możliwość pracy zdalnej dla pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi.

Pomimo pewnych rozbieżności w ocenie regulacji pracy zdalnej przez związki zawodowe i organizacje pracodawców, przyjęte rozwiązania zawierają szereg pożądanych i cenionych przez obie strony rozwiązań. Niemniej jednak dopiero praktyka rynkowa pokaże, na ile przepisy w zakresie pracy zdalnej będą się sprawdzać.

 

Zobacz: 22.02.2023 Praca zdalna po pandemii. Raport podsumowujący webinarium #11. Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych z perspektywy pracowników i związków zawodowych

 

Warszawa, 13 lutego 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #10
Praca zdalna oczami pracowników.

 

• Praca zdalna jest ceniona i poszukiwana przez wielu pracowników na rynku.
• Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z szeregiem wyzwań i problemów. Trzeba odpowiednio zorganizować miejsce pracy, posiadać odpowiedni sprzęt. Pracownicy wskazują również, że model wyłącznie zdalny wpływa negatywnie na relacje społeczne.
• Praca zdalna może być dobrym rozwiązaniem dla wielu branż np. dla księgowości i rachunkowości, IT, usług ubezpieczeniowych, kreatywnych i tych nie wymagających bezpośredniego kontaktu z klientami.
• Pracownicy wskazują, że często czas pracy w domu bardziej się „rozmywa” z tym prywatnym. Czasem jest się dostępnym dla pracodawcy dłużej, ale nasi rozmówcy to akceptują, gdyż oszczędność czasu na dojazdy do pracy rekompensuje wskazane wady.
• Problematyczna dla pracowników może być kwestia kontroli pracy zdalnej oraz przestrzegania norm BHP i bezpieczeństwa informacji w ich miejscu zamieszkania.
• Zmiany na rynku dostrzegają także przedstawiciele lokalnych związków przedsiębiorców. Tam, gdzie oferta pracy zawiera wzmiankę o możliwości jej wykonywania zdalnie napływa wyraźnie więcej CV od kandydatów.
• Praca zdalna może być wyzwaniem w zakresie ochrony bezpieczeństwa informacji.
• Uczestnicy webinariów wskazują także na kwestie problematyczne dla pracodawców i pracowników. Pracodawcy nie chcą np. by praca zdalna była dla nich źródłem dodatkowych kosztów.

Opracowanie powstało w ramach cyklu publikacji towarzyszących projektowi ZPP „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“. Projekt wspierany jest przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

W pierwszym etapie tego projektu przeprowadziliśmy badania jakościowe i ilościowe. Przebadaliśmy ponad 1000 pracowników. Wynika z nich, ze praca zdalna jest doceniana przez pracowników, nie tylko jako rozwiązanie kryzysowe, ale docelowe. Projekt realizowany przez ZPP ma na celu kompleksową analizę zagadnienia, ale i wpracowanie rekomendacji dla rynku polskiego.

Do początku 2020 r. praca zdalna była zjawiskiem jedynie marginalnym i nie miała odzwierciedlenia w przepisach prawnych. Po wybuchu pandemii koronawirusa COVID-19 – braki w zapisach w Kodeksie pracy –dookreślono w tzw. ustawie covidowej (Dz.U. 2020 poz. 374). Zgodnie z art. 3 ust. 1 tej ustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Aktualnie zatem aby uznać pracę za zdalną, niezbędne jest polecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Praca ta musi być wykonywana przez określony czas i uwzględniona w umowie o pracę.

Trwają prace nad szerszym uregulowaniem w prawie tego zjawiska. Część propozycji wydaje się być jednak kontrowersyjna. Pracodawcy nie chcą być ograniczani w swobodzie podejmowania decyzji o warunkach organizacji pracy zdalnej w ich przedsiębiorstwie oraz obawiają się nałożenia na nich dodatkowych obowiązków. Pracownicy podkreślają, że oczekują jeszcze szerszego dostępu do możliwości świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy. Podczas kolejnego webinarium zorganizowanego w ramach cyklu wysłuchaliśmy właśnie perspektywy pracowniczej.

Opinie uczestników webinarium.

Nasza rozmówczyni, która u swojego pracodawcy jest księgową i kadrową zarazem podzieliła się dotychczasowymi doświadczeniami. W jej miejscu pracy zdalne wykonywanie obowiązków jest dostępne i pracownicy korzystają z tej formy wykonywania obowiązków kiedy tylko mogą. W opinii naszej rozmówczyni wyzwaniem jest zabezpieczenie odpowiedniego sprzętu dla pracowników w domach. Narzędzia pracy w domu nie są tak wysokiej jakości jak w biurze (np. kserokopiarki). Poza wyzwaniami sprzętowymi cierpią na pracy zdalnej relacje. Część pracowników też ma kłopot ze skupieniem się w domu, np. z uwagi na obecność innych domowników.

– „Nigdy nie byłabym za tym aby praca była tylko zdalna lub tylko stacjonarna. Najbardziej optymalny wydaje się wariant hybrydowy. Podczas pandemii wiele straciliśmy, trudno było budować więź z nowymi pracownikami. Były problemy z wdrożeniem, przekazaniem wiedzy – pracownicy Ci czuli się pozostawieni sami sobie. Nauczeni tymi doświadczeniami staramy się korygować te braki. Ale zdecydowanie praca hybrydowa wspiera współpracę w zespole i pozwala na budowanie relacji.” – dodała uczestniczka webinarium.

Przepisy unijne przynoszą pracownikom prawo do bycia „offline”, a więc bycia poza pracą. Wprowadzono je gdyż godzenie życia zawodowego i prywatnego przy pracy zdalnej bywa trudne. Czas służbowy się rozmywa, rozciągamy go będąc w domu. Nasza rozmówczyni podkreśla jednak że nie stanowi to dla niej dużego problemu, gdyż brak konieczności dojazdu do pracy, szykowania się do niej – powoduje, że dodatkowych 30-60 minut spędzonych na zadania służbowe nie zabiera jej czasu prywatnego. W małych firmach też pracownicy często łączą relacje zawodowe z prywatnymi. Rodziny się znają, dzieci się znają,  więc nie zawsze da się życie zawodowe od prywatnego całkowicie oddzielić. Potrzebna jest samodyscyplina i dobra organizacja.

Najprawdopodobniej kontrole ze strony pracodawców w zakresie BHP, ochrony informacji niejawnych, sposobu świadczenia pracy będą mogły być wykonywane w miejscu pracy zdalnej. I choć w porozumieniu z pracownikiem, jednak będą przeprowadzane w sferze prywatnej. Nasza rozmówczyni rozumie sens zapisów o możliwości kontroli ze strony pracodawców, o ile będzie to po wcześniejszym „umówieniu się”. Wiele zależy też od tego czy kontrolę będzie prowadziła osoba obca, czy dobrze nam znana. Ale zrozumiała jest potrzeba ochrony interesów pracodawców. Również sami pracodawcy nie oceniają pozytywnie proponowanych zapisów w obszarze kontroli pracowników podczas świadczenia przez nich pracy zdalnej – postrzegają tę kwestię jako próbę przerzucenia obowiązków na przedsiębiorcę, który będzie musiał dodatkowo zorganizować zasoby i procesy pod tym kątem.

Z kolei przedstawiciel sektora IT, który jako branża generalnie bardzo wysoko ocenia pracę zdalną – nie wyobraża już dziś sobie powrotu do stacjonarnego trybu. Z analiz ZPP wynika, że ten model bardzo dobrze funkcjonuje w sektorach związanych z technologiami informatycznymi. Pracodawcy dostrzegają nawet wyższą efektywność pracowników. W opinii naszego rozmówcy – w istocie – w zdecydowanej większości praca zdalna w IT przynosi korzyści. – „W branżach, które wiążą się z większą liczbą dokumentów, w tym drukowanych, które mogą wymuszać pracę stacjonarną sytuacja ta może być odmienna. Niektóre aspekty lepiej działają w trybie stacjonarnym. Pewne spotkania lepiej jest zorganizować bezpośrednio. Jednak koncepcja codziennego dojeżdżania do pracy jest mi dziś już bardzo obca. Zdecydowanie będę się trzymał pracy zdalnej. Paca stacjonarna zawęża możliwości zatrudniania z obu stron. Pracodawcy, którzy potrafią dać pracę zdalnie mają do dyspozycji szerszy rynek pracownika”.

Aż 60% pracowników, którzy mieli okazję w przeszłości pracować zdalnie dziś zmieniłaby pracę mając możliwość pracy zdalnej i aż 47% pracowników gotowych jest się przekwalifikować aby móc wykonywać pracę zdalnie. Na pewno jest to istotny aspekt w decyzjach o kształtowaniu ścieżki kariery. Pracownicy szukają dziś zawodów, które nie wiążą ich z biurem, bo to potrafi dziś mocno ich ograniczać. Wynika to między innymi z tego że ich otoczenie, domownicy, znajomi często już cieszą się dużo większą elastycznością wnikającą ze zdalnego wykonywania codziennych obowiązków.

Śląsk dostrzega zalety pracy zdalnej

Swoimi spostrzeżeniami podzielił się z nami również Prezes śląskiego ZPP. Na Śląsku dominuje przemysł, ale też znaczna część działalności jest usługowa. Zapytany o to na ile praca zdalna przyjęła się na Śląsku stwierdził: – „Śląsk jest dość specyficzny – mamy tutaj dość ciasno, jesteśmy aglomeracją po której trudno się poruszać. Próba przejazdu z miejsca na miejsce w godzinach szczytu lub gdy spadnie śnieg powoduje że pracownicy narażają się na wyższe koszty, stratę czasu, trudności z parkowaniem.”. W opinii naszego rozmówcy praca zdalna jest dziś bardzo ważnym elementem na Śląsku, w pełni się przyjęła. Sam fakt i możliwość pracy zdalnej pracownicy cenią na tyle, że chcieliby aby ustawodawca nie ograniczał decyzji pracodawców w tym zakresie. Swoboda w kształtowaniu stosunków pracy jest dziś postrzegana przez pracowników jako duża zaleta. Uczestnik webinarium posłużył się też przykładem z rynku pracy i doświadczeń związanych z poszukiwaniem pracowników – „To samo ogłoszenie o pracę zamieszczone w Internecie z podpisem, że praca jest zdalna powoduje że spływa wiele więcej CV. Jest to duży impuls rozwojowy dla pracowników, ale i samych firm”. Nasz rozmówca zwraca jednocześnie uwagę na to, że praca zdalna wiąże się z licznymi wyzwaniami. Posiadanie pracownika w drugiej części Polski, czy nawet za granicą, powoduje że możliwość skontrolowania stanowiska pracy jest ograniczona.

W branży IT, również na Śląsku, praca zdalna jest już absolutnie standardem. Świadczenie pracy nie musi odbywać się z domu. Dziś zdarzają się przypadki łączenia z rozmówcami ze szczytu pięciotysięczników. To oczywiście ekstremalny przykład, ale świetnie ilustruje aktualną mobilność.

Śląski samorząd planuje organizację specjalnego hubu technologicznego, który będzie umożliwiał firmom kompleksową organizację biznesu, w tym realizację pracy zdalnej. Śląsk chciałby być centrum relokacyjnym dla firm i rozumie to, że musi wspierać pracę zdalną, która w procesie przenoszenia przedsiębiorstw jest kluczowa.

Wypadek przy pracy, czy niekoniecznie?

Kolejny nasz rozmówca reprezentował branżę ubezpieczeniową. Zapytany o zagrożenia wynikające z pracy zdalnej zaznaczył: – „W branży ubezpieczeniowej praca zdalna jest dość naturalną rzeczą. Przed tym webinarem złożyłem zapytania o to w jaki sposób towarzystwa ubezpieczeniowe będą podchodziły do NW w czasie pracy, ale świadczonych w domu. Odpowiedzi jakie otrzymałem świadczyły o tym, że jeśli raport BHP jest prawidłowo sporządzony, to wypłata świadczenia nastąpi.” Z jednej więc strony odpowiedź towarzystw ubezpieczeniowych jest pozytywna, z drugiej jednak – nie każdy pracodawca ma w zespole BHP-owca, nie ma możliwości bieżącego monitorowania warunków świadczenia pracy. W opinii naszego rozmówcy ustawowo należałoby te kwestie uregulować – zarówno dla bezpieczeństwa pracowników, jak i pracodawców. Towarzystwa mają w zapisach wypłatę świadczenia z tytułu NW podczas pracy wykonywanej zdalnie, ale w praktyce nie do końca wiadomo w jakim trybie je wypłacać.

Problem pojawia się też w kwalifikacji „wypadku przy pracy” podczas pracy zdalnej. Dziś ruchome są godziny pracy, pracownik w trakcie pracy może iść do kuchni zrobić sobie herbatę, wstawić pranie, wychodzi z psem na spacer. Zdaniem naszego rozmówcy – „Wyjściowym rozwiązaniem mogłoby być określenie czasu logowania jako zakresu godzinowego świadczenia pracy. Godziny świadczenia pracy nie mają tu znaczenia, czy jest to weekend, okresy wieczorno-nocne. Niemniej to może być kłopotliwe aby udowodnić, że sytuacja wypadkowa miała miejsce akurat w tym – wskazanym przez pracownika momencie” – Wymaga to dalszego przemyślenia. Mniejsi pracodawcy zdają się być na gorszej pozycji w tym wypadku. Nie mają procedur, zasobów, narzędzi.

Jeśli wrośnie ryzyko ubezpieczeniowe, liczba potencjalnych wypadków wzrośnie to i stawki mogą wzrosnąć, niemniej ubezpieczenia pracownicze są w opinii naszego rozmówcy obecnie bardzo niskie. – „Wynoszą kilka złotych. Na chwilę obecną nie wydaje się to być problemem. Ale gdyby liczba wypadków nagle rosła, były podejrzenia wyłudzeń – wówczas ubezpieczyciele będą na pewno analizować sytuację, podnosić wysokość składek. Wyłudzenia pojawiają się gdyż świadczenia z tytułu wypadku podczas pracy są zdecydowanie wyższe niż ze zwykłego NNW.”.

Równocześnie zdaniem uczestnika webinarium branża ubezpieczeniowa jest modelowym przykładem do tworzenia pracy zdalnej. Naturalnie pandemia dużo zmieniła. Przed nią sporo ubezpieczeń było realizowanych zdalnie, bez wychodzenia z domu. Minus był taki, że nie dawało to jakościowego kontaktu z agentem. W okresie pandemii i po niej towarzystwa ubezpieczeniowe otworzyły furtkę do obsługi zdalnej i dziś około 50% klientów już ubezpiecza się zdalnie. – „Podczas spotkań online definiujemy potrzeby, składamy ofertę, następuje opłacenie polisy. Wyzwaniem na początku tego procesu były kwestie RODO, a konkretnie konieczność weryfikacji tożsamości klienta. W tym celu powstały szyfrowane pakiety dokumentów, które klienci weryfikują ze swojej skrzynki mailowej. To szalenie istotne, bo błędne wysłanie niezaszyfrowanego maila może wiązać się z problemami, pozwami, wysokimi odszkodowaniami.”.

Większy problem przedstawiciel branży ubezpieczeniowej dostrzega w obsłudze najstarszego pokolenia klientów, którzy często nie radzą sobie z narzędziami pracy zdalnej. W takiej sytuacji konieczne jest umówienie się z klientem stacjonarnie – w wybranym terminie.

Jak podsumował nasz rozmówca pracownicy towarzystw ubezpieczeniowych pracę mogą dziś świadczyć zewsząd. Wystarczy być pod telefonem i mailem. Nie należy więc oczekiwać aby branża ta powróciła do trybu stacjonarnego.

Z punktu widzenia przepisów, które mogą wejść w 2023 r. i obowiązków po stronie pracodawcy w zakresie ochrony informacji oraz weryfikacji czy pracownicy – niezależnie od miejsca pracy – dopełniają wszelkich obowiązków może stanowić wyzwanie. W wersji klasycznej (stacjonarnej) RODO również wymaga dużo dodatkowej pracy – klient podpisuje dodatkowe dokumenty, muszą być one odpowiednio przechowywane, agregowane w bazach danych. W wersji zdalnej wydaje się być to dziś już lepiej opanowane procesowo – wiąże się z mniejszą liczbą formalności po stronie agenta ubezpieczeniowego.

Praca zdalna rozwija się mimo braku regulacji

Dziś w wielu firmach z uwagi na lakoniczne uregulowanie materii pracy zdalnej w przepisach obowiązują już zakładowe regulaminy wykonywania pracy zdalnej.

Szukając podpowiedzi co do sposobu organizacji pracy zdalnej w firmie w dotychczasowych przepisach można wywnioskować, że poza poleceniem dotyczącym pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zasadach pracy zdalnej i zaznajomić pracownika ze sposobem jej wykonania oraz zapewnić mu narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania zadań w ramach pracy zdalnej, np. służbowy komputer, lecz niekoniecznie wiążę się to z obowiązkiem dostarczenia (zakupu) takiego sprzętu. Jeżeli pracownik dotychczas wykonywał pracę na prywatnym komputerze, to nie ma obowiązku dostarczania pracownikowi nowego sprzętu. Pracownik może również korzystać z materiałów i narzędzi własnych o ile zapewnia to poszanowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, wszelkiego rodzaju danych osobowych i innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jednocześnie pracownicy formułują określone oczekiwania względem pracodawców w zakresie dostosowania ich domów do efektywnego wykonywania pracy zdalnie:

Odpowiedź pracodawców na te potrzeby nie zawsze jest jednak adekwatna do oczekiwań pracowników:

Wynik powyższych badań jednoznacznie pokazuje, że pracodawcy w większości nie chcą aby wprowadzenie w ich firmach pracy zdalnej stało się dodatkowym źródłem kosztów. Raczej woleliby myśleć o wysłaniu pracowników na pracę zdalną jako formie oszczędności zasobów firmowych, ewentualnie sposobie na wyjście naprzeciw wnioskom pracowniczym o możliwość uelastycznienia charakteru świadczonej pracy. Niemniej koszty pracodawcy chcieliby w większości ponosić jedynie te, które są niezbędne do tego aby pracownik pracę wykonał.

Tymczasem praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania zasad BHP ani z innych obowiązków pracowniczych. Jeśli w trakcie wykonywania pracy zdalnej dojdzie do wypadku, takie zdarzenie powinno zostać zakwalifikowane jako wypadek przy pracy. Choć jak podkreślali nasi rozmówcy niezwykle trudno jest dziś ten przepis przekuć w praktykę.

Pracownik nie może też póki co żądać od pracodawcy zwrotu kosztów związanych z pracą z domu, w szczególności kosztów korzystania z własnego sprzętu lub kosztu Internetu. Nie istnieje bowiem podstawa prawna pozwalająca pracownikowi zgłaszać tego typu roszczenia.

Przepisy nie regulują minimalnego ani maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej, ale zarazem pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania pracy zdalnej przez czas nieokreślony. Przepisy przewidują też możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę. Skrócenie okresu pracy zdalnej nie wymaga żadnego uprzedzenia ani podania przyczyny. Poleceniem służbowym można więc z dnia na dzień poprosić pracownika o powrót do pracy w biurze bez żadnego uzasadnienia.

Pozostaje jednak pytanie, czy pracownik odwołany z pracy zdalnej będzie chciał przy pracodawcy pozostać.

Nowelizacja kodeksu pracy, nad którą pracuje obecnie Senat wprowadza art. 6722 par. 1, który stanowi, że każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia obowiązków. Należy przy tym ustalić termin powrotu do pracy stacjonarnej, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia zatrudniony musi pojawić się w firmie dzień po upływie owych 30 dni. Dotyczyć to będzie jednak wyłącznie przypadków, gdy strony umówią się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. Jeśli wprowadzą ją od początku, a więc już przy zawieraniu umowy o pracę, zmiana decyzji nie będzie taka prosta. Niekiedy praca stacjonarna będzie wręcz wykluczona. Jeśli praca zdalna zostanie wprost zapisana w umowie jako forma realizacji zadań przez pracownika stanie się wyłącznym sposobem wykonywania obowiązków. Przejście na tryb stacjonarny będzie wówczas wymagało zgody obu stron. Zmienia to bowiem całkowicie postanowienia umowy w tym zakresie.

Tymczasem pracodawcy coraz częściej spotykają się z odmowami ze strony kandydatów, gdy okazuje się że praca hybrydowa, czy nawet w całości zdalna nie jest możliwa.

W sporządzonym przez PARP pod koniec 2021 raporcie „Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki” czytamy: – „Z perspektywy pracowników ważne są inne aspekty pracy zdalnej. Przede wszystkim wskazują oni na brak konieczności dojazdu do pracy (84% pozytywnych wskazań). Badani specjaliści i menedżerowie doceniają też komunikację z przełożonymi (82%) i członkami zespołu (78%). Zadowolenie z pracy wyraża 73% pracowników, a z życia rodzinnego – 75%. Za największy minus pracy zdalnej uznano brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy (ponad 57% negatywnych wskazań). Cierpi również życie społeczne, przejawiające się np. w braku wspólnych lunchów – ten element ocenia negatywnie 54% respondentów”.

Pracownicy dostrzegają więc coraz więcej zalet pracy zdalnej, przyzwyczajają się do niej. Coraz trudniej jest im zmienić nowe nawyki i „z powrotem” przestawić się na pracę stacjonarną. Może się więc okazać, że niedługo zaobserwujemy jeszcze większą liczbę aplikacji na stanowiska oferujące pracę zdalną, a na ogłoszenia przewidujące jedynie stacjonarną formę współpracy odpowiadać będzie coraz mniej kandydatów.

***

Źródła:

Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki – PARP – Centrum Rozwoju MŚP

Praca zdalna – czym jest, obowiązki pracownika i pracodawcy – Infor.pl

Praca zdalna 2023. Powrót do pracy stacjonarnej czasem nie będzie możliwy – GazetaPrawna.pl

 

Zobacz: 13.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #10. Praca zdalna oczami pracowników

 

Warszawa, 08.02.2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #9

Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie.

 

• Pracodawcy jako problem wskazali ponoszenie podwójnych kosztów związanych z utrzymaniem biur oraz jednoczesnym wyposażeniem pracowników w środki i materiały do pracy zdalnej;
• Wskazano stosunkowo większe obciążenie finansowe dla mniejszych pracodawców przy pracy zdalnej w stosunku do tych większych i bardziej zorganizowanych;
• Administracja państwowa była w większości chwalona przez uczestników webinarium za wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów;
• Prawnicy biorący udział w webinarium wskazywali, że pandemia miała przyniosła pewne pozytywne rozwiązania dla ich zawodu. Przede wszystkim upowszechniły się zdalne rozprawy. Jednocześnie prawnicy wskazywali, że wciąż istnieją sądy, w których cyfryzacja przebiega powoli;
• Zdalne rozprawy ułatwiają także czynności dowodowe i prowadzenie rozpraw, gdy uczestnikami są osoby mieszkające w różnych częściach kraju;
• Wskazano, że wciąż ogromny jest odsetek osób, które nie umieją posługiwać się komputerem, a co za tym idzie są wykluczone z cyfrowego obiegu informacji w tym administracji, czy sądownictwa;
• Przedstawiciele branży producentów żywności wskazali, że istnieje wiele miejsc pracy, takich jak produkcja, gdzie nie jest możliwe wysłanie pracowników na pracę zdalną. Niemniej jednak w wielu miejscach pracy istnieją przynajmniej niektóre stanowiska, na których praca zdalna jest możliwa;
• U niektórych pracodawców przyjęło się wykonywanie pracy w systemie 3:2, tj.: 3 dni pracy zdalnej naprzemiennie z 2 stacjonarnej (praca hybrydowa). Szczególnie system ten spodobał się kobietom;
• W czasie pracy zdalnej wzrosła ilość uczestników webinariów i spotkań online;
• Postulatami branży żywieniowej jest jasne określenie obowiązków i praw przy zastosowaniu pracy zdalnej oraz pełna cyfryzacja obsługi przedsiębiorców przez urzędy;
• Ekspertka urzędu pracy wskazała, że praca zdalna jest już traktowana przez pracowników nie jako benefit, ale jako standardowy przywilej (oczekiwania te widoczne są zwłaszcza przy rozmowach o pracę);
• Podkreślono, że duża odpowiedzialność przy wprowadzaniu i organizacji pracy zdalnej spoczywa na menadżerach;
• Uregulowania kodeksowego pracy zdalnej mniej boją się przedsiębiorcy z rozbudowanymi działami HR;
• Przedstawiciel branży konsultingowej wskazał jako minus pracy zdalnej często pojawiający się brak jasnego rozgraniczenia jej początku i końca, co wiąże się z rozciągnięciem dnia pracy;
• Uczestnicy webinarium wskazali na zanik więzi pracowniczych, który z czasem zaczął być dużą wadą pracy zdalnej.

 

Wstęp

W dniu 15 grudnia 2022 r. odbyło się dziewiąte z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone ilościowe na grupie prawie 1100 pracowników, które umożliwiły pozyskanie ich opinii na temat pracy zdalnej. Przeprowadzono także badania jakościowe w postaci wywiadów pogłębionych na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno małe, jak i duże firmy. Następnie w trakcie webinariów wyniki badań skonfrontowano z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów zostaną wypracowane rekomendacje przedstawiające oczekiwania pracodawców i pracowników względem pracy zdalnej.

W dziewiątym spotkaniu rozmawialiśmy przede wszystkim z prawnikami, przedsiębiorcami branży produkcji żywności, przedstawicielami pracodawców, przedstawicielami firm konsultingowych oraz ekspertami rynku pracy.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej.

Pierwszą z obaw, które wskazali uczestnicy webinarium było ponoszenie podwójnych kosztów przez przedsiębiorców w związku z wprowadzaniem „na stałe” przepisów o pracy zdalnej. Podwójne koszty miały by wynikać z utrzymywania biur przy jednoczesnym obowiązku zapewnienia pracownikom sprzętu, środków i materiałów do pracy zdalnej. Zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy, którzy posiadają mniejsze zasoby byliby nadmiarowo obciążeni. Zwłaszcza problematyczne może okazać się zorganizowanie pracy zdalnej pracownikom, którzy zyskają uprawnienie w związku z posiadaniem dziecka do 4 roku życia. Uczestnicy webinarium wskazali również, że wyzwaniem przy pracy zdalnej jest przetwarzanie informacji fizycznych na cyfrowe. W przypadku gdy cześć korespondencji, często od administracji publicznej, dociera do przedsiębiorców w formie papierowej, może zabraknąć osób które dokonywały wprowadzania danych do systemów informatycznych i rozsyłały je do właściwych jednostek organizacyjnych w firmie. Obowiązki te należą często do kadry biurowej, a jeśli część z tych pracowników przejdzie na pracę zdalną mogą pojawić się problemy, komu takiej pracy udzielić w pierwszej kolejności, a komu odmówić.

Powszechny stał się obrót dokumentami z podpisem cyfrowym, czy kwalifikowanym. Wykładnia przepisów w tym zakresie ugruntowała się również w orzecznictwie. Państwowa Inspekcja Pracy dopuściła zawieranie umów o pracę drogą elektroniczną, co było chwalone przez przedsiębiorców.

Zawody prawnicze.

Ciekawym zagadnieniem, które zaistniało natomiast w na styku branży prawniczej i sądowo-administracyjnej było upowszechnienie przez sądy i urzędy cyfrowego obiegu dokumentów oraz zdalnych rozpraw sądowych. Należy jednak zaznaczyć, że nie wszystkie sądy w takim samym stopniu przechodziły na obieg cyfrowy, część z nich wciąż unika nowoczesnych rozwiązań. Prelegenci zaznaczali, że ułatwiło to niezwykle wykonywanie zawodów prawniczych, gdzie niezbędne było kiedyś osobiste stawiennictwo w sądach w różnych jednostkach administracyjnych kraju. Obecnie czas poświęcony niegdyś na podróże służbowe może być wykorzystany na pracę merytoryczną.

Prawnicy uczestniczący w webinarium wskazują, że znacznym utrudnieniem są problemy techniczne podczas posiedzeń on-line. Do tego dochodzi sceptyczność niektórych sędziów co do skuteczności przesłuchania świadków, czy stron przy użyciu komunikacji na odległość. Większość pełnomocników przyzwyczaiła się do rozpraw online, jednak problem w poruszaniu się w świecie cyfrowym mają głównie świadkowie. W większości rozpraw pojawiają się większe lub mniejsze problemy z podłączeniem. Wciąż jest wiele osób nieposiadających umiejętności korzystania z narzędzi komunikacji na odległość. Wskazano przy tym na potrzebę właściwej edukacji w zakresie obsługi nowoczesnych technologii, również wśród przedsiębiorców.

Największym plusem rozpraw on-line jest możliwość połączenia z osobami przebywającymi za granicą. W dobie pandemii wiele osób decydowało się na pracę poza granicami Polski, gdzie były lepsze warunki pogodowe lub mniejsze obostrzenia. W takich przypadkach nie trzeba było organizować rozpraw w odległych terminach, gdyż sądy nie były związane dostępnością osób w konkretnym miejscu i czasie.

Z zebranych wypowiedzi wynika, że przedsiębiorcy polubili prowadzenie spraw zdalnie. Kontakt mailowy, czy telefoniczny, który rozpowszechnił się jeszcze przed pandemią również jest dla nich udogodnieniem. Proces cyfryzacji zarówno sądownictwa, jak i usług administracyjnych z pewnością stanowi dużą oszczędność czasu dla wielu firm.

Uczestniczący w webinarium prawnicy wskazują, że wiele kancelarii coraz częściej oferuje swoje usługi zdalnie. Nie jest nowością np. przeprowadzanie konsultacji, czy porad online. W połączeniu ze zdalną formułą rozpraw umożliwia to przynajmniej w pewnym zakresie w zawodach prawniczych pracę zdalną. Niemniej jednak wciąż istnieje wiele czynności, w których kontakt osobisty jest preferowany np. przez klienta, a prawnik musi się dostosować. Również niektóre czynności w sądach, czy urzędach wciąż wymagają osobistego stawienia się. Dlatego praca zdalna w zawodach prawnych jest możliwa i jest wykonywana, ale przeważnie w formule hybrydowej, dostosowanej do potrzeb klienta.

Branża produkcyjna.

Kolejny głos w dyskusji przedstawił przedstawiciel producentów żywności, który zwrócił uwagę na charakterystykę branży, w której pracownicy nie mogą wypełniać swych obowiązków na odległość. Związane jest to z wykonywaną przez nich pracą fizyczną, obsługą maszyn, urządzeń, czy pojazdów. Wskazano jednocześnie, że tam gdzie usługi mogły być świadczone „z domu” np. wśród pracowników administracyjnych, marketingu, działów finansowych, czy zarządczych byli oni kierowani na pracę zdalną i został wypracowany satysfakcjonujący model, w którym przyjęto zasadę rotacyjności (1/3 pracowników była obecna w firmie). Wyzwanie stanowiła np. kontrola jakości, która musiała być prowadzona w sposób ciągły i tu obecność pracowników była wymuszona przepisami i normami, które produkty musiały spełniać.

Doświadczenia pracy zdalnej w branży żywieniowej sprawiły, że część pracowników oczekuje obecnie możliwości wykonywania pracy z domu i pomimo ustania przesłanki wynikającej z przepisów Covidowych, ten tryb pracy nadal funkcjonuje w firmach. Wielu pracowników przyzwyczaiło się już do spotkań online i branie udziału w spotkaniach w tym trybie uważają za ułatwienie, a wręcz niezbędność w obecnych czasach. Niektórzy pracodawcy przyjęli wręcz model, gdzie większość tygodnia pracuje się zdalnie, np. a dwa dni stacjonarnie. Ten system pracy podoba się większości pracowników. System funkcjonuje od 3 lat i spełnia swoje zadanie, jednocześnie bez zauważalnych strat na efektywności pracy. Zauważalne na plus jest natomiast podejście do obowiązków, gdzie pracownik sam sobie układa pracę dla zapewnienia wyników.

Ważna dla codziennej praktyki okazała się również popularyzacja narzędzi pracy zdalnej. Dzięki nim widoczny jest wzrost obecności pracowników i członków organizacji w wieloosobowych spotkaniach, szkoleniach, czy webinariach. Łatwiej jest wygospodarować czas na spotkanie, które może odbywać się np. w tle innych realizowanych zadań, bez konieczności podróży, czy obecności w danym miejscu. Dzięki spotkaniom online liczba ich uczestników wzrosła dwukrotnie.

Początkowo praca zdalna w branży produkcji żywności powodowała dużo problemów, gdyż nie było procedur dla wirtualnego przebiegu pewnych procesów, w tym zatwierdzania dokumentacji i jej obiegu. Z czasem wprowadzono podpisy elektroniczne i kwalifikowane, co pozwoliło zaoszczędzić mnóstwo czasu i papieru. W czasie pandemii poprawił się również kontakt zdalny z administracją publiczną, która stała się bardziej elastyczna i otwarta na rozwiązania cyfrowe. Znacznym ułatwieniem stało się to, że dokumenty z podpisem elektronicznym, czy kwalifikowanym przesłane za pomocą elektronicznych skrzynek pocztowych są uznawane przez administrację za wiążące.

Branża producentów żywności wskazuje na potrzebę uregulowania pracy zdalnej, zarówno poprzez wskazanie obowiązków pracodawców jak i pracowników. Warto także zadbać, aby w administracji nadal postępował rozwój cyfryzacji, który docelowo może doprowadzić do pełnej obsługi online przedsiębiorców. Nadal poszczególne organy administracji mają zróżnicowane wymagania odnośnie przekazywanej dokumentacji i pomimo, że w niektórych urzędach wystarczy przesłanie podpisanych elektronicznie skanów na skrzynkę mailową, to inne wymagają dokumentów kwalifikowanych na skrzynce podawczej lub nawet przesłania pocztą tradycyjną podpisanych fizycznie dokumentów. Te standardy wymagają ujednolicenia. Niestety wciąż jest znaczne grono podmiotów, które w ogóle nie dopuszczają rozwiązań cyfrowych w swoich działaniach zmuszając swoich klientów do osobistego stawiennictwa nawet w błahych sprawach.

Kolejnym gościem webinarium była ekspertka rynku pracy. Podkreśliła, że praca zdalna jest już obecnie postrzegana nie jako benefit, ale oczekiwanie rynku pracy. Bardzo wielu młodych ludzi warunkuje przystąpienie do rozmów o pracę od tego czynnika. Tak wiec praca zdalna nie tylko stała się obecna na rynku pracy, ale wręcz dla niektórych niezbędna. Co do samego sposobu wykonywania pracy zdalnej to wiele zależy od menadżerów, którzy muszą odpowiedzieć na wymagania pracowników i umiejętnie ich z pracy rozliczać, mając na względzie również takie zagadnienia, jak work-life balance. Wyzwaniem dla kadry zarządczej jest to, że praca zdalna zwiększyła co prawa elastyczność wykonywanych zadań, ale równocześnie niebezpiecznie wkroczyła w przestrzeń życia prywatnego. Choć sami pracownicy deklarują chęć pracy zdalnej, to powoduje ona powstanie pewnych niepożądanych zjawisko np. w postaci nadrabiania pracy po godzinach. Duża rola menadżerów polega tu na tym, że muszą wskazać pracownikom, że w pewien sposób są sobie sami muszą być odpowiedzialni za swój czas i musza sami umieć się dyscyplinować, zarówno co do pracy jak i jej zakończenia. Są oczywiście osoby, dla których praca zdalna jest problematyczna, które mają duże potrzeby np. socjalizacji i kontaktu z innymi osobami. Przedsiębiorcy zauważają również i ten problem i organizują spotkania całych departamentów, które po części odpowiadają na potrzebę utrzymywania kontaktów.

Dla wielu przedsiębiorców praca zdalna również przynosi korzyści w postaci oszczędności przede wszystkim kosztów biurowych, czy materiałów i urządzeń. Jest to zwłaszcza zauważalne, gdy np. połowa pracowników nie musi pojawiać się w biurze. Kiedyś niewyobrażalne było prowadzenie np. teczek osobowych w formie innej niż papierowa, a obecne realia nie tylko wymusiły prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej, ale spowodowały, że powrót do starych zasad stał się niepraktyczny i nieekonomiczny.

Zdaniem reprezentanta lokalnej organizacji ZPP nowe rozwiązania odnośnie pracy zdalnej są bardziej oczekiwane przez dużych pracodawców. Ci mniejsi boją się natomiast wzrostu kosztów obsługi pracownika i mniejszej jego dyspozycyjności. W opinii uczestnika webinarium obciążenia wynikające z przepisów kodeksu pracy bardziej dotykają właśnie mniejszych przedsiębiorców. Natomiast przedsiębiorstwa z rozbudowaną strukturą HR lepiej sobie radzą z wymaganiami kodeksu pracy, łatwiej będzie się im dostosować do nowych wymogów. Organizacje pracodawców widzą również niebezpieczeństwo w przeregulowaniu prawa pracy i ograniczaniu swobód przedsiębiorców w kształtowaniu stosunku pracy, co widać między innymi w projektowanych przepisach dotyczących pracy zdalnej.

Ostatnim rozmówcą w trakcie webinarium był przedstawiciel branży konsultingowej, który wskazał, że praca zdalna już na samym początku pokazała szereg zalet, takich jak zlikwidowanie potrzeby dojazdu, który w dużych aglomeracjach mógł przekraczać godzinę w jedna stronę. Z czasem jednak okazywało się, że w domu wielu pracowników posiada zbyt wiele rozpraszaczy, czas pracy zaczął się wydłużać, a to co zaoszczędzili oni na dojazdach, poświęcali na dodatkową pracę. W konsekwencji prowadziło to często do spadku efektywności pracy. Pracodawcy mieli także problem z kontrolą pracy zdalnej, utrudnieniem było szczególnie wchodzenie w kwestie prywatności domu. Z czasem dało się zauważyć również, że np. introwertycy byli bardzo zadowoleni z pracy zdalnej. Z drugiej strony pojawiły się głosy, że w ten sposób zabijany jest „duch firmy”. Dla pracowników dla których równie ważne jak praca jest budowanie relacji, brak możliwości wyjścia na papierosa z kolegami, spotkania w kuchni na kawie, czy integracji po pracy zdalnej też jest problematyczny. Wtedy więzi między pracownikami zanikają. Pracownicy, mogą mieć poczucie samotności, czy przytłoczenia. W pierwszym etapie wprowadzania pracy zdalnej mogło się wydawać, że oszczędzamy mnóstwo czasu na dojazdy, szef nie stoi nad nami i możemy tą pracę sami porządkować, jednak z czasem wielu osobom zaczęło brakować kontaktu z kolegami i koleżankami z pracy.

Podsumowanie

Na dziewiątym spotkaniu w ramach projektu „Praca zdalna po pandemii” przeprowadzono dyskusję z przedstawicielami branży prawniczej, produkcji żywności, konsultingu oraz rynku pracy. Każdy uczestnik wskazał różnorakie plusy i minusy pracy zdalnej z własnego doświadczenia. Branża prawnicza była ogólnie pozytywnie nastawiona do tej formy pracy z uwagi na przyspieszenie procedur oraz większą elastyczność spotkań online. Problem stanowi natomiast nierównomierność rozwoju cyfryzacji rozpraw, czy brak przychylności niektórych sądów do takiej formy rozpatrywania spraw. Ważne spostrzeżenia reprezentował również przedstawiciel branży producentów żywności. Wskazał, że produkcja nie może być wykonywania zdalnie, ale te działy, które mogą tak pracować, np. administracja, bardzo sobie chwalą ten sposób wykonywania obowiązków. Ekspertka rynku pracy wskazała, że coraz częściej oczekiwaniem pracownika jest zapewnienie możliwości wykonywania obowiązków zdalnie – widać to już na etapie rozmów kwalifikacyjnych. Branża konsultingowa widzi z kolei w pracy zdalnej ryzyko zaniku więzi międzypracowniczych oraz rozmycia granic czasowych początku i końca dnia pracy. Podkreślano także, że proponowane, nowe rozwiązania prawne będą wyzwaniem, z którym lepiej poradzą sobie firmy z rozbudowanymi działami HR, niż mali przedsiębiorcy.  

Zobacz: 08.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #9

 

Warszawa, 03.02.2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #8

Praca zdalna – jak porozumieć się odnośnie do jej zasad?

 

• Trzech na czterech respondentów – według wyników badania ZPP Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej– jest zdania, że praca zdalna może być właściwym rozwiązaniem nie tylko w czasie trwania sytuacji kryzysowych.
• Zarówno zwolennicy jak i przeciwnicy pracy zdalnej wyrażają opinię, że zmiany regulacji dotyczących pracy zdalnej są spóźnione.
• Przedsiębiorcy obawiają się, że zmiana Kodeksu pracy, wprowadzająca regulacje dotyczące pracy zdalnej, może zburzyć wypracowane w okresie pandemii mechanizmy pozwalające skutecznie realizować świadczenie obowiązku pracy na odległość.
• Istnieją przypadki, w których pracodawca – co do zasady – nie może odmówić pracownikowi możliwości wykonywania pracy w formule zdalnej.
• Przedsiębiorcy, biorący udział w webinarium nr 8, obawiają się, że praca w formule zdalnej może być źródłem licznych czynników zaburzających realny czas pracy zatrudnionego. Wśród nich wymienia się jednoczesną opiekę nad dzieckiem i wykonywanie obowiązków pracowniczych.
• Uczestnicy webinarium nr 8 wyrażają obawy dotyczące tego, że nowe obowiązki pracodawcy dotyczące konieczności zapewnienia narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz opłacania bieżących kosztów związanych ze świadczeniem pracy „na odległość” mogą okazać niewspółmiernie wysokie względem dzisiejszych kosztów pracodawcy.
• Pracodawcy, biorący udział w webinarium nr 8 zwracali uwagę na trudności związane z przeprowadzeniem skutecznego procesu wdrożeniowego względem pracownika wykonującego swoje obowiązku wyłącznie zdalnie.
• Przy określaniu porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej pracodawca nie może pominąć w negocjacjach strony zakładowych organizacji związkowych, o ile takowe funkcjonują w przedsiębiorstwie. W negocjacjach ujęte powinny zostać wszelkie określone w nowelizacji Kodeksu pracy elementy, które dziś budzą wątpliwości pracodawców, co podkreślali oni podczas udziału w webinarium nr 8.
• 52 procent badanych – według przygotowanego przez ClickMeeting raportu – nie słyszało o zmianach dotyczących wprowadzenia nowych regulacji względem pracy zdalnej. Stwarza to konieczność przeprowadzenia szerokiej kampanii informacyjnej.

 

Praca zdalna upowszechniła się w okresie pandemii i – w wielu przypadkach – pozostała z polskimi przedsiębiorcami i pracownikami na dłużej. Podkreślić należy, że – w odniesieniu do wielu sektorów – ta forma świadczenia pracy stała się podstawową metodą wykonywania obowiązków. Za przykład posłużyć tu może branża IT, gdzie w formule zdalnej pracuje dziś ponad 74 procent zatrudnionych, a znaczna część z nich wybór pracodawcy uzależnia właśnie od możliwości wykonywania pracy na odległość.

Na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców powstało badanie Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowane w ramach dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej.

Wnioski z badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

Wyniki badania wskazują, że praca zdalna stałą się integralną częścią dookreślającą nowoczesny kształt rynku pracy. ¾ respondentów jest bowiem zdania, że praca zdalna to rozwiązanie pożądane nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Aż siedmiu na dziesięciu badanych twierdzi natomiast, że świadczenie obowiązku pracy bez konieczności codziennych odwiedzin biura lub innego rodzaju zakładu niesie ze sobą korzyści zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Wreszcie – dziś, czyli w okresie obejmującym czas po lockdownach, jeden na dziesięciu zatrudnionych wciąż pracuje wyłącznie bądź głównie na odległość. W Polsce praca zdalna ma zarówno zwolenników jak przeciwników. Ci drudzy wskazują choćby jej negatywny wpływ na kontakty interpersonalne czy zdrowie psychiczne. Pracodawcy podkreślają tu także konieczność wprowadzenia mechanizmów dookreślających przepisy, wskazując przy tym, że obecnie projektowane regulacje przyczynią się do wzrostu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zwolennicy pracy zdalnej wskazują jednoznacznie na zwiększoną możliwość korzystania z dobrodziejstw rynku pracy i zatrudnienia specjalistów bez względu na miejsce zamieszkania. Atutem ma być także elastyczne czasowo podejście stricte projektowe, które pozwala na pełniejsze skupienie się na realizacji powierzonego zadania. Aż siedmiu na dziesięciu pracowników, bazując na wynikach badania zrealizowanego na zlecenie ZPP, zdecydowanie podkreśla, ze ta forma zatrudnienia może nieść korzyści zarówno pracodawcy jak i pracownikowi. Badani w odsetku 60 procent wskazali, że byliby skłonni rozważyć zmianę miejsca pracy, jeśli takowa wiązałaby się z możliwością uzyskania bardziej zadowalających warunków pracy zdalnej. 47 procent respondentów jest natomiast zdania, że, przy zachowaniu powyższego warunku, byłoby skłonnych do przebranżowienia.

Elementem łączącym zarówno przeciwników jak i zwolenników świadczenia pracy na odległość jest opinia, że projektowane w tym zakresie regulacje – choć przybrały już ramy projektu ustawy – są zdecydowanie spóźnione (na dzień publikacji niniejszego raportu ustawa została już przyjęta przez Parlament i podpisana przez Prezydenta). Przedsiębiorcy obawiają się także, że nowe przepisy zburzą wypracowane w okresie pandemii koronawirusa i już skutecznie funkcjonujące w firmach mechanizmy. Dostosowanie modelu pracy do potrzeb pracy zdalnej pochłonęło bowiem znaczące koszty, które często przekute zostały w zwiększoną efektywność pracy.

Wiele wątpliwości budzą także przepisy dotyczące możliwości zlecenia bądź odmowy świadczenia pracy w formule zdalnej oraz porozumienia celem ustalenia procedur właściwych dla tej formy świadczenia obowiązku pracy.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Zgodnie z projektem ustawy pracodawca może zlecić wykonywanie świadczenia w formule zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Sytuacja ta jest możliwa, o ile pracownik złoży pracodawcy stosowane oświadczenie, w którym potwierdzi on, ze posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma tu jednak możliwość cofnięcia zlecenia pracy zdalnej z dwudniowym wyprzedzeniem.

Istnieje jednak szereg przypadków, w których pracodawca nie możliwości odmowy względem wniosku pracownika o udzielenie zezwolenia na wykonywanie pracy na odległość. Dotyczy to – w myśl przepisów ustawy – wniosków złożonych przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ustawodawca przewidział także szeroką gamę profesji, których – z racji ich cech immanentnych – nie można obejmować formułą pracy zdalnej, Mowa tu choćby o zawodach szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, pracy z czynnikami chemicznymi, które mogą stanowić zagrożenie w myśl przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zawodach związanych z wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz substancji stwarzających uciążliwości zapachowe. Zakazane jest także zlecanie pracy zdalnej w kontekście zawodów powodujących „intensywne brudzenie”.

Projektodawca przewidział także możliwość świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie, przy założeniu, że nie przekracza ona 24 dni w roku kalendarzowym.

Pracodawcy biorący udział w organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców webinariach zwracając uwagę na fakt, że przepisy dotyczące niemożności odmowy względem wniosku o udzielenie zgody na pracę zdalną mogą prowadzić do sytuacji patologicznych, które przełożyć mogą się na paraliż funkcjonowania miejsca pracy. Trudności te potęgować może fakt wyłącznie iluzorycznego kształtu przepisów regulujących możliwość przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej. Przedsiębiorcy podkreślają, że jako pracodawcy nie mogą przeprowadzić kontroli bez wcześniejszego uzgodnienia jej terminu i zakresu z pracownikiem oraz że sama kontrola nie może naruszać prywatności nie tylko samego pracownika, przebywającego przecież w miejscu pracy, ale także pozostałych osób znajdujących się w lokalu. Ewentualna niechęć zatrudnionego do przeprowadzenia kontroli może skutkować – na co zgodnie zwracają uwagę uczestnicy webinariów – brakiem możliwości przeprowadzenia kontroli, a w efekcie ograniczeniem możliwości sprawowania nadzoru nad faktycznym wykonywaniem obowiązków.

Pewnym wyjściem mogą być funkcjonujące z powodzeniem przepisy dotyczące telepracy, która pozwala na kontrolę z użyciem narzędzi elektronicznych. Część z doświadczeń związanych z telepracą została już wykorzystana przez firmy, które posłużyły się nimi do tworzenia wewnętrznych mechanizmów nieuregulowanych ramami ustawowymi, a które z powodzeniem sprawdzały się w warunkach pandemii i po zakończeniu jej szczytowego momentu.

Porozumienie dotyczące pracy zdalnej – ważna rola zakładowych organizacji związkowych. Remedium na wątpliwości pracodawców wyrażone w webinarium nr 8?

W projektowanej ustawie autorzy wskazują na ważną rolę zakładowych organizacji związkowych przy określaniu porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli w miejscu pracy funkcjonuje lub funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, pracodawca ma obowiązek ustalenia z nimi szczegółów dotyczących organizacji pracy na odległość. W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia uzgodnień z reprezentatywnymi organizacjami, z których każda zrzesza co najmniej 5 procent osób zatrudnionych u pracodawcy.

Po przedstawieniu przez pracodawcę proponowanej treści rozwiązań dotyczących regulacji określających zasady prowadzenia pracy w formule zdalnej, na zawarcie porozumienia w formie obowiązującej ustawodawca, w obecnym kształcie ustawy, przewidział okres 30 dni. Jeżeli do tego czasu nie uda się zawrzeć stosownego kompromisu, pracodawca zobowiązany jest określić zasady w regulaminie, uwzględniając przy tym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Na fasadowość tych rozwiązań uwagę zwraca reprezentatywna grupa związków zawodowych. Są one zdania, że pracodawca umyślnie prowadzić może do przekroczenia ustawowych terminów celem pominięcia uwag i postulatów zgłaszanych przez związkowców.

W odniesieniu do miejsc pracy, w których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, pracodawca zasady wykonywania pracy zdalnej określa w porozumieniu z przedstawicielami strony pracowników. Stworzenie stosownego regulaminu nie zawsze jest jednak konieczne. Praca zdalna może być bowiem wykonywana również wówczas, gdy pracodawca określił zasady jej wykonywania w porozumieniu zawartym z pracownikiem albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne pracownicy biorący udział w webinarium nr 8 wskazywali, że projektowane normy pracy zdalnej są na tyle restrykcyjne dla pracodawcy, że obawiają się oni, czy nie będą się oni wycofywali z oferowania pracy zdalnej. Pracownicy wskazywali, że są skłonni sami opłacać koszty pracy zdalnej z domu, byleby mieć w ogóle możliwość wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Projektowane przepisy, choć korzystne dla pracowników, mogą budzić ich obawy.

Dookreślenie zasad dotyczących pracy zdalnej powinno być, na co zgodnie wskazują uczestnicy webinarium nr 8, przystosowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Część przeciwników pracy zdalnej jest zdania, że rezygnacja z korzystania z powierzchni biurowej – częściowo lub całkowicie – to rozwiązanie utopijne. Zwolennicy pracy zdalnej podnosili tu jednak argument, że w odniesieniu do niektórych przedsiębiorstw, praca zdalna to rozwiązanie najbardziej opłacalne. Ich zdaniem ustawowa konieczność zapewnienia narzędzi i pokrycie bieżących kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika świadczenia w formule zdalnej generuje niższe nakłady środków finansowych, aniżeli stałe utrzymywanie biura. Także pozostałe opłaty, zdaniem rozmówców, są niższe w przypadku świadczenia pracy na odległość. Praktycy biorący udział w webinarium nr 8 podkreślali również, że udzielenie zgody na pracę zdalną rodzi ryzyko względem osób, które cechuje niesamodzielność i trudności z organizacją czasu pracy. Pracodawcy podkreślali, że praca z dala od biura generuje znaczącą liczbę dystraktorów – szczególnie gdy praca zdalna łączona jest z opieką nad dziećmi. Jest to trudne – zdaniem uczestników – zwłaszcza w okresie ferii czy wakacji, czyli wówczas, gdy dzieci przebywają w domu wraz z pracownikiem-rodzicem-opiekunem.

Część uczestników webinarium nr 8 jest zdania, że obligatoryjny charakter niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej negatywnie wpływa na wolność pracodawcy względem prowadzenia działalności gospodarczej, w związku z czym zapisy ustawowe mające charakter „nakazu” powinny zyskać rangę przepisów fakultatywnych, opcjonalnych, dookreślonych w porozumieniu między zatrudniającym, a zatrudnionym czy kandydatem.

Obawy przełożonych wielokrotnie budziła także kwestia wdrożenia nowego pracownika, który swoje obowiązki wykonywać będzie w formule zdalnej. Kłopotliwe są tu kwestie szkoleniowe, czy przysposobienie pracownika z zakresu zasad BHP. Przeciwnicy pracy zdalnej, biorący udział w webinarium nr 8 są także zdania, że brak codziennego bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami negatywnie odbija się na atmosferze w zespole i skutecznie utrudnia budowanie więzi międzyludzkich.

Wszelkie powyższe kwestie powinny być, zdaniem uczestników webinarium nr 8, obiektem szczegółowego porozumienia między pracownikiem, a pracodawcą.

Niepokojąca niewiedza

Przed projektodawcami ważne zadanie dotyczące konieczności przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej dotyczącej zmian w przepisach na temat pracy zdalnej. Z badania przeprowadzonego w październiku tego roku przez ClickMeeting wynika, że 52 procent Polaków nie słyszało o planowanych zmianach w Kodeksie pracy, a 22 procent respondentów określa swoją wiedzę na ten temat jako niepełną, ponieważ w ich odczuciu nie dotarły do nich wszystkie niezbędne informacje. Zaledwie 26 procent badanych jest pewnych, że dotarła do nich pełna informacja o planowanej nowelizacji.

Niemniej cytowane badanie przeprowadzone przez ClickMeeting daje pewien obraz nastrojów dotyczących zmian w przepisach zarówno po stronie pracodawców jak i pracowników. 26 procent pracodawców deklaruje bowiem, że planowane zmiany w Kodeksie pracy będą dla nich korzystne. 13 procent z nich wskazało odpowiedź przeciwną, a 51 procent nie ma w tej kwestii sprecyzowanego zdania. Zdecydowanie bardziej optymistyczne są tu nastroje pracodawców. Wśród nich 40 procent ocenia projektowaną nowelizację jako pozytywną dla siebie, 13 procent uznaje ja za niekorzystną, a 48 procent przyznało, że nie ma w tym temacie zdania.

 

Zobacz: 03.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #8

 

Warszawa, 19 stycznia 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #7

Opinie o pracy zdalnej pracodawców w zależności od branży, w której działa ich przedsiębiorstwo

 

• W marcu 2020 r., kiedy to w Polsce wybuchła pandemia COVID-19, nie istniały żadne prawne procedury dla pracy zdalnej. Niemniej jeszcze przed pandemią w niektórych przedsiębiorstwach pracodawcy wdrażali pracę zdalną dla określonych zespołów czy departamentów. Po wejściu w życie obostrzeń covidowych rozwiązania tego rodzaju należało wprowadzać powszechnie. Często doświadczenia z pracą zdalną przed pandemią pomogły firmom poradzić sobie z tym wyzwaniem.
• Poza kwestiami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, skuteczność i efektywność pracy zdalnej zależą też od indywidualnych cech pracownika i możliwości dostosowania jego środowiska domowego do modelu pracy.
• Pandemia przyniosła dużą zmianę w podejściu do narzędzi pracy zdalnej. Obecnie spotkania online stały się normą, a nie niespotykanym wyjątkiem. Pandemia zdecydowanie zwiększyła akceptacje tego rodzaju rozwiązań. W ocenie przedsiębiorców jest to zjawisko zdecydowanie pozytywne. Przede wszystkim zauważają oni, że używanie komunikatorów internetowych dających możliwość spotkań online likwiduje koszty czasowe i organizacyjne.

Wstęp

W dniu 15 grudnia 2022 r. odbyło się siódme webinarium poświęcone pracy zdalnej przeprowadzone w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. W trakcie dyskusji poruszono przede wszystkim kwestie poglądów na temat modelu pracy zdalnej przedsiębiorców reprezentujących różne branże.

Webinarium było również okazją o wymiany doświadczeń oraz dyskusji na temat potencjalnych szans i zagrożeń wynikających z powszechnego stosowania modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Dotychczas przedsiębiorcy, mając na uwadze indywidualną sytuację ich firm oraz specyfikę branży, w której funkcjonują przedstawiali zróżnicowane opinie. W dużej mierze na opinie te wpływały dotychczasowe doświadczenia w stosowaniu tego rozwiązania w danej firmie.

Praca zdalna w opinii przedsiębiorców

Badania ZPP oraz dotychczasowe doświadczenia z przeprowadzonych webinariów pokazują, że zdecydowana większość pracowników ceni sobie pracę zdalną. Co prawda po okresie pandemii aż 8 na 10 pracowników pracujących zdalnie powróciło do pracy stacjonarnej, to popularność modelu zdalnego i hybrydowego znacząco wzrosła w porównaniu do okresu sprzed pandemii. Około trzy czwarte pracowników uważa, że praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym nie tylko w czasie kryzysów takich jak pandemia, a 7 na dziesięciu ankietowanych wskazało, że jest ona korzystna zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Praca zdalna dla wielu osób jest tak dużym udogodnieniem, że spośród osób chcących ją wykonywać aż 60% rozważyłoby zmianę pracy, jeśli nowy pracodawca zapewniłby im lepsze warunki pracy zdalnej, a aż 47% jest skłonna się w tym celu przekwalifikować.

W przeciwieństwie do pracowników, pracodawcy mają bardzo zróżnicowane poglądy dotyczące pracy zdalnej, choć żaden z uczestników webinariów nie oceniał tej formy jednoznacznie negatywnie. Przedsiębiorcy wskazywali, że najbardziej problematyczny było okres, w którym w Polsce wybuchła pandemia COVID-19. Nie istniały żadne prawne regulacje dla pracy zdalnej, a znajdujące się w Kodeksie pracy rozwiązania w zakresie „telepracy” nie odpowiadały potrzebom pandemicznej rzeczywistości. Niemniej w niektórych przedsiębiorstwach pracodawcy wdrażali pracę zdalną jeszcze przed pandemią dla określonych zespołów czy departamentów. Te firmy, które miały już doświadczenia z pracą zdalną z początkowymi trudnościami związanymi z obostrzeniami pandemicznymi poradziły sobie przeważnie lepiej niż pozostali. Wskazać jednak należy, że zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie w wielu branżach nie ma możliwości stosowania pracy zdalnej (np. w produkcji, czy handlu bezpośrednim).

Pandemia doprowadziła do pojawienia się istotnych zmian na rynku pracy. Uczestnicy webinarium wskazują, że w procesie rekrutacji na wiele stanowisk zawsze pojawiają się pytania o możliwość wykonywania pracy zdalnej bądź hybrydowej. Wielu pracowników wprost warunkuje swoją gotowość do pracy na danym stanowisku od możliwości wykonywania jej, przynajmniej częściowo, zdalnie. Oczekiwania pracowników są na tyle duże, że pracodawcy chcąc o nich konkurować zwiększa możliwość zdalnego wykonywania obowiązków w swoich firmach. Często wprowadzają taką możliwość nie tylko na określonych stanowiskach, a w całych działach bądź zespołach.

Podczas webinarium wskazywano również, że efektywność pracy zdalnej, poza branżą i specyfiką działalności danego biznesu, zależy od modelu rozliczania efektów pracy, który przyjęło przedsiębiorstwo oraz indywidualnych cech pracownika. Zauważano, że coraz częściej pracownicy są rozliczani w modelu projektowo – zadaniowym, który jest efektywniejszy przy formie pracy zdalnej. Co więcej, praca zdalna daje elastyczność – rozwija podejście zadaniowe w procesie organizacji firmy i likwiduje bezproduktywne godziny, w czasie których pracownik zmuszony jest do pozostawania w biurze, a jednocześnie nie wykonuje efektywnej pracy na rzecz pracodawcy. Bezproduktywne godziny wydają się jedną z największych wad „fordowskiego modelu pracy”. Niemniej uczestnicy webinariów podkreślają, że to, czy praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym należy rozważać bardziej w odniesieniu do konkretnych branż, a nawet konkretnych miejsc pracy. W grę wchodzą także indywidualne cechy charakteru pracownika. Niektóre osoby potrafią być wydajne w modelu zdalnym, inne lepiej skupiają się na pracy będąc w biurze.

Poza kwestiami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, skuteczność i efektywność pracy zdalnej w dużej mierze zależą też od możliwości dostosowania jego środowiska domowego do  tego modelu pracy. Często warunki lokalowe i rodzinne utrudniają, a nawet uniemożliwiają efektywną pracę zdalną.

W opinii uczestników webinarium jedną z dziedzin, w której praca zdalna może być wykonywana efektywnie jest consulting. Przedstawiciele tej branży zauważyli, że wiele czynności i obowiązków może być wykonywane zdalnie i mogą być one dobrym uzupełnieniem tej części obowiązków, która musi być wykonywana stacjonarnie. Nie ma większego problemu z pracą na dokumentach online, przeprowadzaniem analiz i tworzeniem różnego rodzaju opinii. Obecnie wiele z tych czynności zostało już przeniesionych do środowiska online, co w praktyce zoptymalizowało czas pracy. Są jednak czynności, które wymagają np. osobistego kontaktu z klientem.

Kolejną branżą, w której praca zdalna wydaje się bardzo dobrze sprawdzać jest księgowość, rachunkowość i niektóre usługi finansowe. Jak wskazali przedstawiciele tej branży obecni na webinarium, księgowość już przed pandemią korzystała z pracy zdalnej. W tych branżach kontakt z klientem online sprawdza się bardzo dobrze i jest wygodny dla obu stron. Na rynku istnieją całe firmy oparte na tym modelu świadczenia usług. Niemniej nawet w tych firmach często przynajmniej część stanowisk pracy musi wykonywać ją zdalnie. Oferując np. usługę „wirtualnego biura” dla firm pod konkretnym adresem musi być obecny pracownik, który będzie chociażby ewidencjonować i przekazywać korespondencję.

Przedsiębiorcy wskazywali, że jednym z najważniejszych doświadczeń z okresu pandemii jest fakt, że obrót i archiwizacja dokumentów może być bez problemu dokonywana w środowisku online. Między innymi w księgowości okazało się, że dokument ,,nie musi być na papierze” i jest możliwa praca również na dokumentach w formie elektronicznej. Mimo, że taka praktyka istniała jeszcze przed pandemią, ale nie była bardzo popularna. Dużą rolę w tym zakresie odebrały urzędy, które zaczęły znacznie powszechniej honorować dokumenty elektroniczne. Jak wskazują przedsiębiorcy, urzędy nie tylko zaczęły przyjmować akceptować dokumenty cyfrowe, ale też same zaczęły na nich pracować oraz kontaktować się w tej formie z klientami.

Przedstawiciele branży księgowej wskazują, że praca zdalna umożliwia im:

– rozbudowanie partnerskich relacji z klientami i wewnątrz organizacji;

– zniwelowanie problemu łączenia pracy w terenie z przebywaniem w biurze;

– szersze możliwości pozyskania pracowników na rynku pracy (chociażby brak ograniczeń terytorialnych).

Ułatwienia dla przedsiębiorców, które wiążą się z pracą zdalną i elektronicznymi narzędziami pracy

Kolejnym niezwykle ważnym aspektem poruszanym przez uczestników spotkania jest fakt, że pandemia doprowadziła do spopularyzowania używania narzędzi i komunikatorów internetowych. Obecnie spotkania online stały się normą, a nie rzadko spotykanym wyjątkiem. Pandemia zdecydowanie zwiększyła akceptacje tego rozwiązania, co powoduje oszczędność czasu i pieniędzy wielu firm. Nie trzeba już jeździć kilku godzin na spotkania, które trwają godzinę, można po prostu otworzyć laptopa i uruchomić odpowiednie narzędzia. Co ważne, jest to możliwe zarówno w biurze, jak i w zaciszu własnego domu. Praktyka ta jest niezwykle ceniona przez przedsiębiorców.

Popularyzacja narzędzi internetowych dała też przedsiębiorcom dodatkowe możliwości rozwoju firmy. Dzięki nim można zacząć działać nie tylko na lokalnym rynku, ale znacznie szerzej. Przedsiębiorstwa mogą między innymi poszukiwać kontrahentów oraz pracowników z różnych części kraju, a nawet świata.

Goście webinarium wskazują, że ciekawym rozwiązaniem jest też między możliwość outsorcingu niektórych czynności w firmie. Dzięki działającym zdalnie firmom inni przedsiębiorcy mogą między innymi zlecić im prowadzenie całej księgowości, czy np. zatrudnić „zdalną asystentkę”. Współcześnie nawet sekretariat nie zawsze musi być fizycznie obecny w siedzibie firmy. Jeśli jego działanie ogranicza się np. do odbierania telefonów, czy umawiania spotkań, to takiego pracownika można z powodzeniem zatrudnić online. Co więcej istnieją już usługi polegające na tym, że jedna osoba działa w tym zakresie na zlecenie wielu firm. Taki zdalny sekretariat/asystent uzyskuje wynagrodzenie o wielu podmiotów, a jednocześnie optymalizuje swoją pracę.

Pracodawcy zauważają wiele pozytywnych przesłanek stosowania tej formy pracy, zarówno dla pracodawcy (ograniczenie kosztów biura, czy wynajmu), jak i dla pracownika (ograniczenie kosztów dojazdu i oszczędność czasu). Mając to na względzie podkreślają, że wdrażanie pracy zdalnej ma istotne znaczenie we współczesnych realiach rynku pracy.

Trudności dotyczące czasu pracy w modelu zdalnym

Jak wskazują uczestnicy webinarium praca zdalna mimo licznych zalet wiąże się również z pewnymi problemami. Jednym z największych jest motywacja i zaangażowanie pracownika, które w wielu przy przypadkach w trakcie pracy zdalnej jest zdecydowanie niższe. Wskazywano, że często mimo, że pracownik powinien być dostępny w określonych godzinach, to w tym czasie zajmuje się prywatnymi sprawami, a potem stara się nadrabiać ten czas w innych godzinach niż pracuje biuro. Zdarza się, że mimo, że biuro pracuje między 8:00 a 16:00, to pracownik rozpoczyna zajmowanie się obowiązkami koło godzin południowych.

Przekładanie wykonywania obowiązków może być problematyczne w kontekście czasu pracy pracownika oraz potencjalnych problemów wynikających między innymi z ewidencjonowania czasu pracy oraz z nadgodzinami, kwestią ubezpieczeń społecznych czy kontrolowania pracy przez Państwową Inspekcję Pracy. Zagadnienie to pokazuje, jak ważne w pracy zdalnej są indywidualne cennych pracownika, w tym jego samodyscyplina. Czasem rozwiązaniem jest zmiana systemu czasu pracy np. na zadaniowy, ale nie zawsze jest to możliwe.

Wypadki przy pracy

Jednym z zagadnień, które sprawia przedsiębiorcom trudności, jest kwestia odpowiedzialności za bezpieczne warunki pracy, a w szczególności za wypadki przy pracy. Pracodawca nie jest w stanie wpłynąć na miejsce pracy zdalnej, zatem niektóre sytuacje (szczególnie wypadki) mogą być problematyczne w zakwalifikowaniu oraz wskazaniu odpowiedzialności. Nawet przeprowadzenie kontroli (która jest niewygodna i kosztowna dla samych pracodawców) pozwala sprawdzić, jak wygląda kwestia przestrzegania norm na daną chwilę, a już godzinę po jej przeprowadzeniu miejsce pracy może być dalekie od spełnienia warunków, które można określić jako bezpieczne. Problemem jest również wykonywanie pracy z różnych miejsc, z kawiarni, a nawet z innych krajów. W tych sytuacjach pracodawca nie ma możliwości wpływu na warunki pracy.

 

Zobacz: 19.01.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #7

Warszawa, 16 stycznia 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #6

Zdalne usługi medyczne oraz e-nauka i praca zdalna w szkolnictwie wyższym

 

• Praca zdalna może być z powodzeniem stosowana w telemedycynie. Pracodawcy w tej branży wskazują, że w pewnych sytuacjach nie ma potrzeby bezpośredniego kontaktu pacjenta z pracownikiem służby zdrowia. Czasem wystarczy rozmowa za pośrednictwem środków elektronicznych.
• Praca zdalna w telemedycynie może być równie efektywna, co praca stacjonarna.
• Praca zdalna umożliwia większą aktywizację zawodową niektórych grup osób, np. rodziców i osób dotkniętych niepełnosprawnościami ruchowymi.
• Pracownicy w branży medycznej coraz częściej oczekują możliwości wykonywania pracy zdalnej bądź hybrydowej.
• W trakcie pandemii szkolnictwo wyższe w całości musiało przejść na pracę zdalną, która okazała się efektywnym rozwiązaniem. To rozwiązanie jest cenione przez studentów, niemniej wielu wykładowców zdecydowanie woli kontakt ze słuchaczami „na żywo”.
• Zdalne szkolnictwo może być szansą dla mieszkańców mniejszych miejscowości oddalonych od ośrodków akademickich. Studenci nie muszą bowiem dojeżdżać na uczelnie, czy wynajmować kosztownych mieszkań i pokojów w akademikach.
• Zdalna nauka może wpływać negatywnie zarówno na studentów, jak i nauczycieli. Zdecydowanie utrudnia ona relacje międzyludzkie.

Opracowanie powstało w ramach cyklu publikacji towarzyszących projektowi „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“. Projekt wspierany jest przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Ochrona zdrowia przyjęła wiele rozwiązań z zakresu e-usług i pracy zdalnej.

W opinii Adama Niedzielskiego, Ministra Zdrowia – „Rozwój cyfryzacji w ochronie zdrowia to ogólnoświatowy trend. Celem wprowadzenia e-usług jest przede wszystkim ułatwienie pacjentom dostępu do świadczeń medycznych, a także optymalizacja zasobów systemu zdrowotnego”.

W ramach wspomnianej optymalizacji wdrożono w ostatnim czasie w Polsce szereg rozwiązań, które z pewnością zredukowały natężenie ruchu w placówkach medycznych, jednocześnie umożliwiając wrażania na większą skalę pracy zdalnej w służbie zdrowia.

Według danych Ministerstwa Zdrowia z Internetowych Kont Pacjenta (IKP) korzysta już ponad 16 mln pacjentów. Aby mieć dostęp do platformy wystarczy posiadać numer PESEL. W IKP dostępne są informacje o: wystawionych e-receptach, e-skierowaniach i e-zwolnieniach lekarskich. IKP agreguje również historię wizyt lekarskich odbytych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego, a także informacje o dawkowaniu leków przepisanych podczas wizyt. Przez IKP uprawnione osoby mogą też monitorować informacje o stanie zdrowia ubezpieczonego dziecka czy osoby, która udzieliła do tego upoważnienia. Za pośrednictwem IKP można również wypełnić wniosek o elektroniczną kartę medyczną EKUZ oraz deklarację o wyborze lekarza POZ oraz pielęgniarki lub położnej. IKP sugeruje też celowane badania profilaktyczne.

W wersji mobilnej – „moje IKP” – pacjenci mogą skorzystać m.in. z funkcji przypominania o braniu leków, a także mają dostęp do numerów alarmowych. W niedalekiej przyszłości planowane jest uruchomienie centralnej e-rejestracji na świadczenia. Tym samym zredukowany zostanie kontakt z poszczególnymi przychodniami czy szpitalami – gdyż grafiki świadczeń medycznych będzie obsługiwał system i spięta z nim aplikacja IKP. Obecnie usługa dostępna jest pilotażowo w części podmiotów.

Poza godzinami pracy Podstawowej Opieki Zdrowotnej (POZ) – w nocy, w weekendy i święta – dostępna jest dziś pomoc medyczna przez telefon. Osoby kontaktujące się numerem 800 137 200 lub korzystające z formularza na stronie: https://www.gov.pl/web/zdrowie/tpk uzyskują kontakt z pielęgniarką lub lekarzem. Każdego dnia, jak deklaruje Ministerstwo Zdrowia, z Teleplatformy Pierwszego Kontaktu (TPK) korzysta ponad 500 osób. Czas od wypełnienia formularza przez pacjenta do udzielenia mu teleporady to obecnie maksymalnie trzy godziny.

Porady w ramach TPK udzielane są w języku polskim, angielskim, ukraińskim oraz migowym. Za pośrednictwem TPK wystawiono dotychczas:

•   prawie 19 tys. e-recept;
•   ponad 14 tys. e-skierowań, w większości na test w kierunku SARS-CoV-2,
•   ponad 8 tys. e-zwolnień lekarskich.

W sierpniu 2022 r. na stronie TPK uruchomiono również tzw.: „symptom checker” – czyli zdalny wywiad lekarski, który pacjent wykonuje samodzielnie. Pozwala on na wstępne rozpoznanie schorzenia. W przyszłości przed każdą wizytą u lekarza pacjent będzie przeprowadzał wstępny zdalny wywiad. Przyspieszy on diagnozę, pozwoli szybciej wdrożyć odpowiednie leczenie i skróci kolejki do lekarza.

Dzięki wdrożeniu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) i wprowadzeniu obowiązku raportowania zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM) kadra medyczna – ale i pacjenci – mają dostęp do informacji o udzielonych świadczeniach i dokumentacji, która wcześniej była rozproszona w różnych placówkach – w szpitalach, przychodniach, u lekarzy specjalistów. W EDM znajdziemy wyniki badań laboratoryjnych, opisy badań diagnostycznych, karty leczenia szpitalnego, informację od specjalisty dla lekarza kierującego, informację o świadczeniu na SOR. Lekarz na podstawie aktualnych wyników badań i historii choroby może zdalnie postawić diagnozę i zaplanować leczenie.

Wdrożenie EDM i elektronicznego raportowania zdarzeń medycznych w placówkach POZ to wstęp do dwóch projektów: e-Gabinet+ oraz e-Usługi POZ, finansowanych ze środków instrumentu REACT-EU w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014–2020. Obejmą one łącznie co najmniej 2 tys. placówek POZ w Polsce.

Wraz z realizacją zdalnych świadczeń służby zdrowia coraz powszechniejsze stają się usługi takie jak PulsoCare, e-stetoskop, e-spirometr, opaski telemedyczne. Narzędzia te umożliwiają stały monitoring parametrów pacjenta oraz reagowanie na alerty przekazywane z urządzeń monitorujących. W planach jest również zdalne monitorowanie dzieci i młodzieży z pierwotnymi i wtórnymi niedoborami odporności, wykorzystanie plastrów EKG w opiece specjalistycznej oraz organizacja zdalnych konsultacji kardiologicznych i onkologicznych z wykorzystaniem platformy telemedycznej.

Przed nami również wdrożenie tzw. Patient Summary, czyli Karty Pacjenta. Rozwiązanie to jest obligatoryjne dla wszystkich Państw Wspólnoty i ułatwić ma pacjentowi korzystanie z usług medycznych w całej Unii Europejskiej. Dzięki Karcie personel medyczny będzie miał elektroniczny dostęp do niezbędnych informacji o pacjencie.

W ślad za Kartą Pacjenta podąża projekt e-recepty transgranicznej, na którą Polska uzyskała już zgodę Komisji Europejskiej. Umożliwi ona zagranicznym pacjentom realizowanie e-recepty w polskiej aptece, a polskim za granicą. Co z kolei przybliża nas do wizji zdalnej realizacji recept połączonej z wysyłką produktów medycznych do pacjenta.

Coraz więcej słyszy się też o wdrażaniu projektów telediagnostycznych. Dla przykładu, na zlecenie Ministerstwa Zdrowia, od września 2022 do grudnia 2023 r. na terenie województwa lubelskiego realizowany będzie pilotażowy program badań przesiewowych „Telediagnostyka w badaniach okulistycznych – zastosowanie telemedycyny w wykrywaniu retinopatii cukrzycowej i cukrzycowego obrzęku plamki”. Badania obejmą 5 tys. dorosłych osób.

Projekty związane z optymalizacją ambulatoryjnej e-opieki specjalistycznej, podnoszeniem poziomu cyberbezpieczeństwa podmiotów leczniczych oraz rozwojem sztucznej inteligencji w medycynie będą wyrastały jak grzyby po deszczu. Takie jest oczekiwanie pacjentów, umożliwia to też postęp naukowy i techniczny. Opisane rozwiązania objęły usługi publiczne. Tymczasem, prywatne zakłady opieki zdrowotnej, starają się wyznaczać trendy w e-usługach medycznych, co jest jednym ze sposobów na przyciągnięcie klientów. Ale też i wynika z oczekiwań zatrudnionej kadry. Pandemia COVID-19 pokazała, że znaczna część usług, w tybie awaryjnym, musiała być realizowana bez fizycznego kontaktu z pacjentem. Coś co początkowo wydawało się być niespecjalnie możliwe w efekcie zainspirowało szereg rozwiązań, których dziś jesteśmy świadkami.

Opisane w pierwszej części artykułu usługi znacząco ograniczyły potrzebę rutynowych wizyt lekarskich (np. wyłącznie w celu odnowienia recepty), zredukowały obciążenie punktów informacyjnych i rejestracyjnych w placówkach medycznych. Ograniczyły obieg papierowych dokumentów, a nawet konieczność wprowadzania danych do systemu przez pracownika – gdyż wiele procesów jest w stanie obsłużyć system w oparciu o informacje podane przez samego pacjenta. To naturalnie przełożyło się na zwiększenie liczby pracowników w sektorze medycznym, którzy wykonują swoje zadania zdalnie.

Głos pracodawców w służbie zdrowia. 

Podczas jednej z dyskusji webinarowych, realizowanych w ramach projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“ przedstawicielka placówki świadczącej prywatne usługi w obrębie ochrony zdrowia zaznaczyła:

– Nie zaobserwowaliśmy spadku efektywności podczas pracy zdalnej, co dowodzi że ten model współpracy jest korzystny i dla pracodawców i pracowników. Z jednego końca Polski można pracować w drugim miejscu – to ewidentne szanse dla obu stron, poszukujących pracy, ale i poszukujących wykwalifikowanej kadry.

Przedstawiciele branży medycznej podkreślają naturalnie, że pacjent jest i będzie na miejscu, a więc trzeba zaopiekować się nim również fizycznie w placówce medycznej. Pracownicy pracujący z dokumentacją papierową również muszą pracować stacjonarnie, inaczej dochodzi do zaległości lub pojawiały się błędy.

Niemniej jednak aktywizacja dodatkowych grup zawodowych – jak choćby kobiet w ciąży, czy opiekujących się małymi dziećmi, a także osób z ograniczeniami ruchowymi jest przy pracy zdalnej faktem. Rodzice posiadający małe dzieci, które jednak często łapią infekcje, do niedawna w takich przypadkach przebywali na zwolnieniu i byli wyłączeni ze świadczenia pracy. Dziś praca ta może być wykonywana z domu, z porównywalną efektywnością. Ogranicza to stres pracownika i stwarza mu dodatkowe możliwości organizacji własnych zadań. Pracodawca zyskuje ciągłość działania.

Sektor opieki zdrowotnej równocześnie identyfikuje pewne ryzyka związane z projektowanymi obecnie przepisami regulującymi pracę zdalną, w tym zasady BHP mające w przyszłości obowiązywać osoby pracujące z domu. W świetle nowych regulacji bowiem należy zachować bezpieczeństwo pracy w miejscu pracy (domu pracownika) – z drugiej zaś pracodawca ma ograniczone możliwości sprawdzenia/weryfikacji na ile faktycznie spełnione są te warunki. W tym obszarze planowane regulacje budzą wątpliwość. Zgodnie z tymi samymi przepisami nie można też naruszać strefy prywatnej pracownika, co powoduje że w obrębie rozwiązań nt. higieny i bezpieczeństwa pracy obserwowanych jest sporo wyzwań.

Równie kontrowersyjna póki co dla pracodawców z branży medycznej jest również propozycja wprowadzenia przymusu udzielenia pracy zdalnej niektórym grupom pracowników. – Co w sytuacji gdy pracownik/pracownica nie jest efektywna przy pracy zdalnej? Pracodawca będąc zmuszonym do udzielenia pracy zdalnej traci narzędzia zarządcze. Obecnie manager może koordynować pracę zespołu w tym zakresie i dostosowywać rozwiązania do sytuacji i możliwości zespołu. Jeśli zmienią się przepisy to może to być negatywne dla efektywności pracowników. – komentowała nasza rozmówczyni. Dodając jednocześnie, że: – Dziś pracownicy wprost oczekują pracy zdalnej lub przynajmniej hybrydowej. Często nie decydują się na pracę jeśli nie mogą tego uzyskać. Przed dwoma laty to w ogóle nie było możliwe, takie zjawisko nie występowało.

E-nauczanie mimo, że powszechne stanowi wyzwanie.

Pandemia koronawirusa sprawiła, że również uczelnie wyższe musiały błyskawicznie zareagować i w pełnym wymiarze przejść na nauczanie zdalne. Wyzwań nie brakowało, w tym na wydziałach o znacznym udziale ćwiczeń praktycznych w procesie kształcenia. Niemniej w obliczu COVID-19 eksperyment się sprawdził. Jak podsumowała w relacji jedna z warszawskich uczelni: – „Nauka jest realizowana zgodnie z planem zajęć, a platforma e-learningowa działa bardzo dobrze. (…) Zwiększona została także liczba dyżurów online dziekana i prodziekanów tak, aby ułatwić wzajemną komunikację. Także prace zaliczeniowe i testy są realizowane zdalnie. Nawet zajęcia z anatomii i tzw. „szpilki” są przeprowadzane online w czasie rzeczywistym, oczywiście z zachowaniem pełnej poufności na platformie z ograniczonym jedynie do wybranej grupy dostępem.”.

Szkolnictwo wyże wprowadzało kursy zdalnego nauczania już kilkanaście lat temu. Był to naturalny kierunek rozwoju kształcenia. Dziś jednak pojawia się pytanie, czy po pandemii koronawirusa, kiedy to cała społeczność akademicka została przeniesiona do „online’u”, zdalne nauczanie ma szanse zdominować studia stacjonarne.

Nasz rozmówca, popularny wśród studentów wykładowca uczelni w Białej Podlaskiej ma co do tego wątpliwości: – „Perspektywa akademicka jest nieco inna niż przedsiębiorców. Około 2 lata temu mieliśmy szczyt zachorowań na COVID i kulminację sytuacji kiedy musieliśmy sprostać technologicznie nowemu wyzwaniu. Tamten okres, około 1,5 roku kojarzy i się z dużą anonimowością słuchaczy i brakiem kontroli tego co dzieje się po drugiej stronie ekranu. Byliśmy jako dydaktycy na wszystkich szczeblach edukacji w jednakowej sytuacji. Przez 15 tyg. prowadziliśmy zdalnie zajęcia, później trzeba było zrealizować sesję egzaminacyjną. Osobiście zdecydowanie wolę pracować na żywo, mając bezpośredni kontakt ze studentem. Rozmawiałem z innymi nauczycielami akademickimi i ich opinie były zbliżone, większość woli pracować w trybie stacjonarnym. Z kolei opinie studentów są przeciwne – wolą pracę zdalną, ten tryb jest dla nich bardzie komfortowy.”.

Z pewnością postrzeganie zdalnego nauczania przez studentów jest również zróżnicowane, niemniej wśród powodów dla których część z nich preferuje tę formę mogą wiązać się chociażby aspekty ekonomiczne. – „Dla studentów spoza ośrodków miejskich wynajem stancji, zamieszkanie w akademiku – to są koszty. Widzę analogię do biznesu i wynajmu powierzchni biurowych. Nauka online obniża koszty. Tryb hybrydowy – 2 tyg. na żywo i 2 tyg. online powodował że studenci byli zdezorientowani, bo nie wiedzieli co zrobić z najmem tymczasowych miejsc zamieszkania.” – dodał nasz rozmówca.

Jako kierownik zakładu finansów i rachunkowości nasz rozmówca co roku bierze udział w aktualizacji planu studiów na kolejny rok akademicki. Członkowie zespołów jakości kształcenia w ostatnim czasie mieli szansę wprowadzenia do toku studiów zajęć w formie online. Przed COVIDem nikt o tym nie myślał. Od bieżącego roku akademickiego wybrane przedmioty są realizowane online. Dotyczy to głównie zajęć wykładowych, gdzie przekazywany jest materiał teoretyczny.

Niemożliwe jest nauczenie np. studentów pielęgniarstwa zawodu w całości online. Jednak tam, gdzie przekazywana jest wiedza teoretyczna to w opinii wykładowców nie ma większej różnicy forma nauczania. Akademicy w większości od lat wykorzystują środki wizualne i to się nie zmieniło – niezależnie od tego czy prowadzą zajęcia w trybie stacjonarnym czy online. W zajęciach praktycznych póki co przewagę wciąż mają zajęcia stacjonarne, choć nasi rozmówcy zaznaczają, że wraz z rozwojem technologii nie jest wykluczone, że i ten aspekt zmieni się w przyszłości. Wszak są już dostępne metody prowadzenia zdalnie zabiegów np. chirurgicznych, gdzie operator steruje urządzeniem z dala od sali operacyjnej.

Z pewnością jednak w dobie e-learningu cierpią kontakty międzyludzkie. Wpływ na psychikę studentów i wykładowców jest bardzo duży. Uniemożliwiona jest socjalizacja, spada efektywność, spada motywacja, a w konsekwencji zagrożone jest zdrowie psychiczne.

Jak to odcięcie od kontaktu ze społecznością akademicką wpływa na samopoczucie opowiadał rozmówca webinaru ZPP: – „Z perspektywy wykładowcy mogę potwierdzić, że długotrwałe przebywanie w izolacji i prowadzenie zajęć online powodowało uczucie wyobcowania. Nie dostawałem informacji zwrotnej, musiałem ją wymuszać. Wyświetlałem slajdy, schematy, opowiadałem o różnych zagadnieniach, a po drugiej stronie była cisza. Pojawiały się myśli czy to nie jest monolog, czy mam odbiorców. Starałem się weryfikować regularnie tę stronę odbiorczą. Studenci prawie nigdy nie włączają kamerek. Nie mogłem mieć pewności czy słucha mnie 2 czy 32 osoby. I tak potrafiłem nauczać przez 3 dni, po 8-9 godzin dziennie. Po kilku tygodniach czułem się źle – te myśli negatywne kumulowały się w głowie.”.

Wykładowcy przyznają, że ze strony studentów wyglądać to mogło podobnie. Zaspokajanie ich potrzeb w obszarze socjalizacji praktycznie nie było możliwe. W okresie pandemii COVID-19 roczniki, które rozpoczęły naukę w 2020 roku jeszcze na drugim roku studiów w ogóle się nie znali, nie identyfikowali członków swojej grupy wykładowej. Studenci Ci spotkali się po raz pierwszy fizycznie będąc już mocno zaawansowanymi w toku nauczania, niemal w połowie.

Akademicy zaznaczają też, że nie wyobrażają sobie aby w obszarach wymagających zajęć warsztatowych i fizycznej obecności student otrzymał dyplom nie przechodząc praktycznych egzaminów. Droga weryfikacji przyszłych absolwentów musi być rzetelna niezależnie od trybu nauczania: online czy stacjonarnie – podkreślają.

– „Prosić o włącznie kamery można było, ale środków perswazji nie ma w stosunku do studentów. Sprawdzanie listy obecności, czy zadawanie pytań ankietowych w trakcie pozwalało zweryfikować liczbę studentów. Ale student mógł „zaginąć akcji” w trakcie zajęć. Z reguły 2/3 z grupy studentów zalogowanych przy ekranie zwykle było, ale to tylko do pewnego stopnia moja obserwacja, a do pewnego – jedynie przypuszczenie” – zaznaczył nasz rozmówca.

W opinii doświadczonych pracowników naukowych i wykładowców wykorzystanie pracy zdalnej w szkolnictwie wyższym będzie się rozwijać, ale zawsze będzie miało charakter cząstkowy, uzupełniający. Charakter relacji nauczyciel-uczeń powoduje konieczność bliskości instruktora, wykładowcy – pewnych umiejętności trzeba nauczyć bezpośrednio. Przy istniejącej dziś technologii jest właśnie tak – postęp technologiczny będzie wmuszał reformy, w tym w szkolnictwie wyższym, ale przejście w 100% na zdalne nauczanie wydaje się dziś mało prawdopodobne.

Choć w przypadku niektórych kursów i szkoleń już dziś odbywają się one w całości zdalnie, bądź studenci mają wybór. Dla przykładu, na dużej części studiów podyplomowych forma zdalna po pandemii została utrzymana – np. w weekendy wykłady są realizowane w formie online. Co z perspektywy osób aktywnych zawodowo jest rozwiązaniem zdecydowanie preferowanym.

Sytuacja jest też zróżnicowana zależnie od tematyki studiów. Dla przykładu w branży logistyczno-transportowej studenci mają wybór między trybem stacjonarnym i zdalnym. Nie ma póki co danych które dają lepszą frekwencję, ale z pewnością możliwość dokonania wyboru jest dobrze odbierana. Mobilność zwiększa możliwości udziału studentów w zajęciach, zwiększa optymalne zarządzanie przez nich czasem. Z tego powodu część studentów oczekuje dziś możliwość zdalnego kształcenia i w tym sensie jest to naturalny kierunek rozwoju uczelni.

Warszawa, Wrocław, Kraków, Trójmiasto, Poznań – a więc duże centra outsoursingowe, ale i ośrodki akademickie – zaobserwowano w nich większy udział pracy zdalnej i zdalnego nauczania w stosunku do mniejszych ośrodków miejskich. Jest to wprost związane z obniżaniem kosztów działalności po stronie pracodawcy, czy uczelni, ale też ma dodatni wpływ na budżet pracownika czy studenta.

Jak wskazano w Raporcie Fundacji Edukacyjnej “Perspektywy” i Komisji ds. Współpracy Międzynarodowej KRASP “Internacjonalizacja w czasach pandemii” z kwietnia 2021 roku, żadna z aż 70 badanych instytucji nie zdecydowała się na całkowity powrót do nauki stacjonarnej. Głównym powodem tej sytuacji była obserwacja, że po wypracowaniu odpowiednich standardów kształcenia zdalnego forma ta jest równie efektywna, co studia stacjonarne.

Studia online to wybór coraz większej liczby studentów, którzy łączą pracę, naukę, obowiązki domowe i życie towarzyskie. Zdobywanie wiedzy zdalnie  wspiera podzielność uwagi, wielozadaniowość i zorganizowanie. Jakość materiałów nie odbiega od wersji stacjonarnej/analogowej. Wręcz przeciwnie – zdecydowanie łatwiej jest nieobecnym pozyskać materiały z zajęć – podczas gdy w przeszłości często musieli kopiować cudze, odręczne notatki. Wraz z upowszechnianiem się stabilnego Internetu na terytorium całego kraju zdalne nauczanie staje się też dostępne dla osób dotychczas wykluczonych, czy to z powodów ekonomicznych, w wyniku ograniczeń ruchowych, czy też innych zobowiązań, które uniemożliwiały udział w studiach stacjonarnych.

W świcie zdalnej nauki i pracy dostrzec można wiele zalet. Niestety nie da się nie zauważyć również wad – z których podstawowa to uszczerbek na relacjach międzyludzkich. Wydaje się więc, że o ile sama forma nauczania i pracy w wersji online jest cywilizacyjnym dorobkiem i naturalną ewolucją tychże aktywności, tak w obecnych czasach znacznie więcej uwagi przykładać musimy do sfery emocjonalnej pracownika i studenta – po to by po kontakcie z uczelnią, czy danym pracodawcą osoby te czuły się zbudowane, wzmocnione, miały szanse na rozwój swoich umiejętności, a zarazem ich zdrowie psychiczne było zaopiekowane. 

Źródła:

• Webinar zorganizowany w ramach projektu: „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“
• E-usługi w systemie ochrony zdrowia – wGospodarce.pl – Gazeta Bankowa, 12.12.2022 r.
• Nauka zdalna na medycynie – Odległość nie gra roli – Opinieouczelniach.pl
• Czy studia w pełni zdalne po pandemii nadal są możliwe? – Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego (studia-online.pl)

 

Zobacz: 16.01.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #6

 

Warszawa, 4 stycznia 2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #5

Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych

 

• Pandemia wpłynęła na zwiększenie popularności pracy zdalnej. W wielu branżach stała się ona standardem, ale w innych powszechne jej stosowanie jest niemożliwe z uwagi na charakter pracy.
• W Parlamencie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, która wprowadza regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać w 2023 roku. Część z proponowanych rozwiązań budzi jednak kontrowersje.
• Większość uczestników webinarium uważa, że w pewnych szczególnych sytuacjach powinno się umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie, o ile istnieją do tego warunki i nie będzie to sprzeczne z interesem przedsiębiorcy.
• Przedstawiciele różnych branż zauważają zarówno pozytywne, jak i negatywne jej skutki. Czasem doświadczenia pracodawców są całkowicie odmienne. Niektórzy uczestnicy webinarium wskazują np., że może ona prowadzić do zwiększenia, a inni, że do zmniejszenia efektywności pracy.
• Uczestnicy webinarium krytykowali niektóre propozycje rozwiązań prawnych, np. w zakresie kontroli przez pracodawcę pracy zdalnej, przestrzegania przepisów BHP i bezpieczeństwa informacji. Wskazują, że praktyczne realizowanie takiej kontroli jest bardzo trudne i wiąże się z nadmiernym obciążeniem przedsiębiorców. Wysnuwają własne pomysły dotyczące tego, w jaki sposób taka kontrola mogłaby być realizowana.

Wstęp

Popularność pracy zdalnej zdecydowanie wzrosła, czego przyczyną była pandemia Covid-19 oraz wprowadzane w tym czasie obostrzenia. Niestety, nie każdy przedsiębiorca miał możliwość całkowitego przeniesienia działalności na płaszczyznę wirtualną, jednak wielu zaczęło dążyć do zwiększenia znaczenia tej formy pracy w ich firmach. Doświadczenia wielu pracodawców wskazują, że praca zdalna sprawdza się nie tylko w branży kreatywnej i usługowej, ale również w wielu innych, choćby w przemyśle – w tym zakresie, na tych stanowiskach, które np. nie wymagają obecności pracownika przy linii produkcyjnej. W trakcie webinarium przedsiębiorcy będący przedstawicielami różnych branż przedstawili swoją perspektywę pracy zdalnej po pandemii, a także ustosunkowali się do niektórych propozycji rozwiązań zawartych w projekcie ustawy wprowadzającej normy w tym zakresie do Kodeksu pracy.

Efektywność pracowników w trakcie pracy zdalnej

Opinie co do efektywności pracy zdalnej są podzielone. W znacznej mierze wynikają one z dotychczasowych doświadczeń poszczególnych pracodawców, szczególnie z okresu pandemii. Bezdyskusyjne jest natomiast, że nie każda praca jest w ogóle możliwa do wykonywania zdalnie, a tym samym w wielu branżach może być ona stosowana jedynie sporadycznie, dla niektórych stanowisk. Forma ta sprawdza się zdecydowanie lepiej w branżach kreatywnych i usługowych, niż np. w przemyśle, gdzie przynajmniej pewna część pracowników musi pracować fizycznie w siedzibie firmy. Ponadto wydajność pracy zdalnej jest zależna od wielu czynników, m.in. branży przedsiębiorstwa, indywidualnych cech charakteru pracownika, czy nawet jego warunków domowych.

Skuteczny pracownik zdalny musi wyróżniać się pewnymi cechami, które umożliwiają większą samodyscyplinę, skupienie oraz samodzielność pracy. Osoba, której z trudnością przychodzi praca bez atmosfery miejsca pracy, nie będzie czuła wystarczającej motywacji do pracy z zacisza domowego oraz będzie rozkojarzona. W rezultacie wykona mniej pracy lub pracę gorszej jakości. Wykonując pracę spoza siedziby pracodawcy trzeba posiadać odpowiednią motywację i umiejętność oddzielenia pracy od obowiązków domowych.

Biorąc pod uwagę wyniki badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowanego na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, zauważymy, że 14 procent ankietowanych pracowników udzieliło odpowiedzi, według której praca zdalna pozwala lepiej się skupić oraz jest bardziej efektywna, natomiast 20 procent udzieliło odpowiedzi, że praca zdalna jest raczej nieefektywna i rozleniwia. Zatem postrzeganie efektywności pracy zdalnej przez samych pracowników jest odmienne. Wskazać również należy, że co do zasady pracownicy mający doświadczenia pracy zdalnej w ostatnich miesiącach udzielają odpowiedzi bardziej pozytywnych niż pozostali ankietowani.

Wysoka produktywność pracowników zdalnych jest możliwa między innymi w przedsiębiorstwach branży kreatywnej. Praktyka jednego z uczestników webinarium działającego na rynku prasowym wskazuje, że wybuch pandemii był chwilą, w której wydawanie gazety w formie papierowej przestało przynosić oczekiwane zyski. W obliczu coraz większej ilości obostrzeń spadło zainteresowanie fizycznym, a wzrosło elektronicznym nośnikiem informacji. W tym momencie kluczowym stało się znalezienie nowej formuły komunikacji z czytelnikami. Wszystko to spowodowało, że wprowadzony jeszcze przed pandemią plan transformacji cyfrowej musiał zostać znacząco przyspieszony. Codzienne osobiste spotkania okazują się zbędne, ponieważ mogą zostać z powodzeniem przeniesione na platformy do komunikacji na odległość. Praca w systemie zdalnym umożliwia pracownikom lepsze skupienie się oraz ograniczenie czasu spędzonego na zbędne i kosztowne czynności, na przykład dojazd do pracy.  Niekiedy możliwy jest również samodzielny dobór godzin pracy, dzięki któremu pracownik lepiej gospodaruje swoim czasem i osiąga lepsze wyniki.

Możliwości pracy zdalnej w branży przemysłowej/produkcyjnej jest znacznie ograniczona. Swoje doświadczenia w tym zakresie przedstawił kolejny przedsiębiorca będący gościem webinarium. Niewykonalne (przynajmniej w tej chwili i w powszechnym zakresie) jest wytwarzanie w sposób zdalny, natomiast produkcja nie ogranicza się tylko do tej czynności. W czasie pandemii w sposób zdalny funkcjonowały między innymi działy handlowe, obsługi sprzedaży, „kreatywne” oraz inne, które nie wymagają fizycznej obecności w zakładzie produkcyjnym. Ograniczenie kontaktów osobistych było konieczne ze względu na wprowadzone regulacje, a także oczekiwania klientów. Wprowadzono odpowiednie narzędzia pracy, które pozwalały ograniczać do minimum kontakty osobiste między pracownikami oraz klientami. Organizacja różnego rodzaju spotkań w sprawach zarządzania firmą również okazała się możliwa do realizacji na odległość. W trakcie pandemii spotkania znacząco zmieniły swoją formę, stały się lepiej zorganizowane i krótsze, a przepływ informacji uległ polepszeniu.

Jak wskazują uczestnicy webinarium, kwestią czasu jest automatyzacja i robotyzacja pracy, również w zakładach produkcyjnych, w takim stopniu, aby umożliwić niektórym z pracowników pracę zdalną. Takowe plany były rozwijane jeszcze przed pandemią i bez wątpienia widoczny jest postęp w tym zakresie. Według opinii jednego z uczestników webinarium nie jest to zagrożenie dla stanu zatrudnienia, a wręcz przeciwnie, szansa dla pracowników do przebranżowienia się na niekoniecznie fizyczną pracę.

Obecne zainteresowanie pracą zdalną wśród pracowników

Nawet po okresie pandemicznym wciąż pozostaje pewna część pracowników, którzy pracują zdalnie. Forma ta jest określana przez pracowników jako wygodna i często generująca niższe koszty. Pomimo sporego zainteresowania ilość pracowników zdalnych jest niższa niż w trakcie obowiązywania obostrzeń związanych z pandemią. Obecnie są to przede wszystkim ci pracownicy, dla których praca zdalna jest możliwa do wykonywania w sposób tak samo lub bardziej efektywny niż stacjonarnie. Na odległość swoje obowiązki często wykonują także ci, którzy mają szczególne potrzeby osobiste związane z sytuacją rodzinną bądź zdrowotną.

Pracownicy zwracają dużą uwagę na możliwość (lub jej brak) pracy zdalnej już na etapie rekrutacji na dane stanowisko. Oferty pracy pojawiające się obecnie na rynku przeważnie wskazują, jaka jest przewidywana forma pracy – stacjonarna, hybrydowa czy zdalna.

Uczestnicy webinarium wskazują, że relacje międzyludzkie w przedsiębiorstwach ulegają pogorszeniu. Praca zdalna nie jest więc pozbawiona minusów. Kontakt oraz wymiana informacji wyłącznie elektronicznie zaburza komunikację i bez wątpienia różni się od spotkań bezpośrednich. Niektórzy uczestnicy webinarium twierdzą, że ludzie są niejako stworzeni do tego, aby funkcjonować i współpracować w grupach. Kontakt wzrokowy pomaga zachować higienę psychiczną oraz higienę pracy w zespole. Ponownie pojawia się zagadnienie cech indywidualnych pracownika, ponieważ praca zespołowa będzie na niektórych działać w sposób dyscyplinujący, a na innych rozpraszający. Istnieją również przedsiębiorstwa, w których współpraca zespołu nie jest istotna i może być w całości zastąpiona pracą indywidualną bez negatywnych skutków.

Zwrócono uwagę, że przedstawiciele „pokolenia Z” (osób urodzonych od roku 1995 do roku 2012) częściej skłaniają się ku pracy zdalnej, a stanowią oni coraz większy procent pracowników. Jako pokoleniu dorastającemu w świecie technologii łatwiej przychodzi im praca zdalna. Kwestią do dalszej analizy i obserwacji pozostaje to, czy będzie to utrzymujący się trend, czy może w pewnym momencie praca stacjonarna zostanie przez nich doceniona, choćby ze względu na możliwość utrzymywania kontaktów międzyludzkich poza światem wirtualnym.

Ocena uczestników webinarium rozwiązań prawnych zawartych w projekcie ustawy wprowadzającej pracę zdalną do Kodeksu pracy.

Obowiązek udzielenia możliwości pracy zdalnej w szczególnych przypadkach

Uczestnicy webinarium zauważają pewne zagrożenie w regulacji, która miałaby nakładać na pracodawcę obowiązek udzielenia możliwości pracy zdalnej niektórym grupom pracowników. Choć wskazują także na korzystne aspekty takiego rozwiązania np. fakt, że dzięki temu pracownik nie byłby zmuszony do przejścia na urlop, lecz mógłby kontynuować pracę i pogodzić ją ze szczególną okolicznością, w której się znajduje.

Przykładowo, jeżeli opieka nad chorującym bliskim jest możliwa do pogodzenia z pracą zdalną, to na pewno będzie korzystniejszym rozwiązaniem dla obu stron, niż całkowita rezygnacja danego pracownika z pracy. Wobec tego przedsiębiorcy wychodzą naprzeciw potrzebom pracownika i umożliwiają pogodzenie pracy z obowiązkami poza nią.

Kwestia kontroli pracy zdalnej

Egzekwowanie uprawnienia pracodawcy do kontroli przestrzegania zasad pracy zdalnej, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania norm bezpieczeństwa i ochrony informacji jest znacznie utrudnione w warunkach pracy zdalnej. Praca w takiej formie wymaga budowania większego zaufania pracodawców do pracowników.

Za niezbędne szeroko uznaje się stworzenie systemu kontroli czy monitorowania pracy w taki sposób, aby upewnić się, że interes pracodawcy nie będzie zagrożony. Wielu przedsiębiorców wprowadza mechanizmy kontroli pracy. Przeważnie polegają na instalacji oprogramowania czy aplikacji umożliwiających monitorowanie aktywności na komputerze, z którego pracownik korzysta w czasie pracy.

W myśl projektowanych przepisów mających wprowadzić pracę zdalną do Kodeksu pracy i które mają wejść w życie już w 2023 roku pracodawca będzie miał możliwość kontroli pracownika we wskazanym powyżej zakresie. Kontrola będzie odbywać się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika, z poszanowaniem prywatności pracownika. Uczestnicy webinarium jednogłośnie stwierdzili, że fizyczna i osobista kontrola pracy zdalnej nie jest odpowiednią formą, a nawet wysnuli własne, przeciwstawne pomysły.

Niektórzy pracodawcy nie widzą potrzeby kontroli i monitoringu pracy zdalnej, lecz brakuje im możliwości utrzymywania kontaktu wzrokowego. Komunikacja przebiega w prostszy sposób, gdy istnieje możliwość zobaczenia, czy pracownik jest akurat zajęty zadaniem, rozmową czy też ma po prostu przerwę. Rozwiązaniem może być stosowanie systemu wizyjnego, dzięki któremu pracownik i pracodawca mogą połączyć się do rozmowy. Celem takowego rozwiązania nie jest nadzór, lecz ułatwienie pracy obu stronom. Ważne jest również, by istniała możliwość rozmowy bez wcześniejszego umawiania się na spotkanie, by można było skonsultować pewne kwestie, czy wprost „pokazać coś” w sposób szybki i bezproblemowy na odległość. Takie rozwiązanie jest dużym ułatwieniem w pracy zdalnej.

Niewątpliwie zaletą pracy stacjonarnej jest możliwość komunikacji na miejscu oraz praktycznie bez zwłoki. Zazwyczaj wystarczy udać się do sąsiedniego pomieszczenia. Pracodawcy wskazują, że prościej jest zakomunikować swoje potrzeby utrzymując kontakt wzrokowy, niż gdy należy wysłać maila, zadzwonić czy umówić się na spotkanie na platformie komunikacyjnej.

W opinii uczestników webinarium nie powinno się narzucać na pracodawcę obowiązku, według którego miałby on fizycznie wejść do domu pracownika i poddawać inspekcji jego domowe stanowisko pracy. Taka sytuacja, nawet po uprzednim umówieniu dogodnego terminu spotkania, może budzić zastrzeżenia co do zachowania prywatności pracownika. Jednocześnie można wysnuć wyobrażenie, że kontrola planowana w czasie nie odnosiłaby zamierzonych skutków.

Większość uczestników webinarium wierzy, że o wiele skuteczniejszym rozwiązaniem byłoby umożliwienie przeprowadzania kontroli zdalnej. Jest to możliwe, najprościej, przy użyciu kamery. Ukazanie widoku ekranu, pracownika, a także jego stanowiska pracy, tzn. biurka i jego okolic, byłoby stosunkowo szybkie i nieskomplikowane.

Z drugiej strony pojawia się opinia całkowicie negatywna, według której obowiązek kontroli pracy zdalnej – zarówno fizycznie, jak i przy użyciu kamery – byłby wyłącznie dokładaniem obowiązków pracodawcom. Podkreślany jest argument, iż taka kontrola prawdopodobnie nie przynosiłaby oczekiwanych skutków.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy są niezadowoleni z tej propozycji regulacji prawnej. Niesie ona za sobą utrudnienia i niedogodności dla obu stron, a także pozostawia pracodawcę przed dylematem jak dokonać kontroli bez żadnych naruszeń. Tworzy się dodatkowy obowiązek, którego egzekwowanie nie jest do końca jasne.

Uczestnicy webinarium będący przedsiębiorcami zgodzili się co do tego, że najkorzystniejsze byłoby skonstruowanie przepisów w ten sposób, aby pracownik wziął na siebie odpowiedzialność i aby była ona sankcjonowana. Rolą pracodawcy w takim procesie miałoby być zapewnienie niezbędnych informacji, a nawet, jeżeli obie strony wyraziłyby do tego chęć, umożliwienie udziału w odpowiednim szkoleniu. Przygotowany w ten sposób pracownik musiałby jedynie właściwie przygotować stanowisko pracy, podpisać stosowne oświadczenie woli oraz przystąpić do pracy zdalnej. Z badań ZPP wynika, że pracownicy pracujący zdalnie byliby skłonni przystać na takie rozwiązanie i przyjąć na siebie odpowiedzialność.

Według aż 65 procent badanych to pracownik podczas pracy zdalnej musi dołożyć wszelkich starań, aby jego praca była wykonywana zgodnie z zasadami BHP. Pracodawca ma w tym zakresie ograniczoną możliwość interwencji, a tym samym powinien mieć mniejsze obowiązki. Jednocześnie ma prawo kontrolować przestrzeganie BHP przez pracownika, ale nie ma do tego bezwzględnego obowiązku. W takim rozwiązaniu, w przypadku nieszczęśliwych wypadków, pracownikowi należą się świadczenia, jednak w momencie, kiedy wypadek nastąpił na skutek uchybienia ze strony pracownika, pracodawca nie powinien ponosić za to odpowiedzialności.

Podsumowanie

Pomimo zakończenia pandemii praca zdalna wciąż zachowuje sporą popularność, zwłaszcza wśród młodych ludzi. Przedsiębiorcy uczestniczący w webinarium są pozytywnie nastawieni do pracy zdalnej, jednak widzą w niej również pewne zagrożenia – zwłaszcza w zakresie efektywności pracy, a także ograniczenia relacji międzyludzkich.

Uczestnicy webinarium wskazują, że w wielu branżach praca zdalna jest już praktycznie normą i może ona przynosić nawet lesze rezultaty niż stacjonarna. Z oczywistych jednak względów w wielu innych branżach np. w produkcji nie może ona być powszechnie stosowana.

Choć regulacje dotyczące pracy zdalnej są oczekiwane przez przedsiębiorców, to wskazują oni jednak na liczne wątpliwości w tym zakresie. Jednogłośnie skrytykowane zostało rozwiązanie prawne, które miałoby wprowadzać fizyczną kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Należy odpowiednio dostosowywać regulacje ustawowe do mechanizmów, które już szeroko funkcjonują na rynku, nie zaś wprowadzać swego rodzaju rewolucję. Tymczasem propozycje zawarte w projekcie ustawy zdaniem uczestników webinarium są mocno osadzone w realiach pandemicznych i w wielu aspektach są kontrowersyjne.

 

Zobacz: 04.01.2023 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #5

 

Warszawa, 2 stycznia 2023 r. 

 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #4 

Praca zdalna – propozycje regulacyjne, a oczekiwania przedsiębiorców i pracowników

 

• Pracodawcy stoją na stanowisku, że regulacje prawne dookreślające zasady pracy zdalnej powinny przybrać formę ram ogólnych, nie zaś ścisłych regulacji po to, by nie zaprzepaścić szans związanych z wykorzystaniem już wypracowanych dobrych praktyk w tym zakresie.
• Zgodnie z nowym kształtem ustawy definiującym zasady funkcjonowania pracy zdalnej pracodawca ma pełne prawo do przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej zarówno w kontekście weryfikacji czasu pracy jak i przestrzegania procedur związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy czy bezpieczeństwem danych, jeśli takowa zostanie wcześniej uzgodniona z pracownikiem i nie będzie naruszała zasad prywatności.
• Praca zdalna znosi bariery terytorialne w kontekście zatrudnienia, co daje pracodawcom możliwość korzystania z usług specjalistów i innych wykwalifikowanych pracowników na terenie całego kraju oraz poza jego granicami.
• Jednym z obowiązków pracodawcy określonym w nowym prawodawstwie, które zacznie obowiązywać najprawdopodobniej już od 2023 roku, jest kwestia zapewnienia pracownikowi wszelkich niezbędnych do wykonywania obowiązków narzędzi. Pracodawca jest również zobowiązany do ustalenia wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu względem zużycia energii czy opłat telekomunikacyjnych związanych z obowiązkiem wykonywania pracy w formule zdalnej.

Praca zdalna ma w Polsce zarówno zwolenników jak i przeciwników. Ta forma świadczenia pracy upowszechniła się w Polsce w dobie pandemii koronawirusa i w wielu przypadkach pozostała jednym z podstawowych rozwiązań wykorzystywanych w przedsiębiorstwach celem wykonywania obowiązków pracowniczych.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców zlecił wykonanie badania, którego celem było dookreślenie zagadnień związanych z doświadczeniami i oczekiwaniami pracodawców i pracowników w kontekście pracy zdalnej i tego jak wygląda organizacja pracy po pandemii. ZPP, w ramach realizacji tego zadania, prowadzi projekt Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej. Pierwszym etapem projektu było przeprowadzenie badania ilościowego i jakościowego, które powierzono profesjonalnej firmie badawczej zatytułowanego Oczekiwania, potrzeby oraz postawy pracodawców i pracowników dotyczące pracy zdalnej[1].

Wyniki badania wskazują, że dziś, w okresie po lockdownie, 1 na 10 pracowników wciąż wykonuje swoje zadania w formule zdalnej. Jednocześnie 80 procent badanych wskazało, że swoje obowiązki wykonuje tylko lub głównie stacjonarnie. Sytuacja jest tu jednak zróżnicowana w odniesieniu do konkretnych branż.

Tak na przykład wykonywanie pracy zdalnej w zasadzie niemożliwe jest w kontekście zawodów opartych na pracy fizycznej, usługach kurierskich (w przypadku samych kurierów), przedstawicieli zawodów takich jak fryzjer, kosmetolog i innych o podobnej specyfice. Na drugim biegunie znajdują się jednak zawody, w których praca zdalna stała się jedną z głównych form świadczenia pracy. W przypadku branży IT, jak wynika z badania przeprowadzonego przez No Fluff Jobs z czerwca tego roku, aż 74,6 procent przedstawicieli tego sektora pracuje wyłącznie zdalnie, a 56 procent – w przypadku braku możliwości wykonywania pracy na odległość, rozpoczęłoby poszukiwania nowego pracodawcy. 55 procent badanych gotowych jest rozpocząć poszukiwania nowego pracodawcy nawet w przypadku zmiany formuły zdalnej na hybrydową. Dysproporcje są znaczące, co stwarza konieczność wprowadzenia pewnych regulacji.

Pracodawcy są zdania, że przepisy prawa dookreślające zasady pracy zdalnej, powinny przybrać formę ram ogólnych, nie zaś ścisłych regulacji po to, by nie zaprzepaścić szans związanych z wykorzystaniem już wypracowanych dobrych praktyk w tym zakresie.

Zagadnieniami, które w największej mierze interesują pracodawców – jak wynika z prowadzonych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców webinariów – są kwestie związane z weryfikowaniem czasu pracy pracownika, szansami na zatrudnienie specjalistów z odległych miejsc, kwestiami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisami dotyczącymi narzędzi, które pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi.

Po pierwszych przepisach przyjętych w czasach pandemii przyszedł czas na ustawowe uregulowanie kwestii pracy zdalnej. Wraz z początkiem roku 2023 w życie wejdzie Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, który dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu. Jakie znaczenie dla pracy zdalnej w interesujących pracodawców obszarach ma nowe prawo?

Weryfikowanie czasu pracy pracownika

Jedną z podstawowych kwestii, którą zainteresowanie wyrażali biorący udział w webinariach ZPP przedsiębiorcy, były regulacje dotyczące weryfikacji czasu pracy pracownika podczas wykonywania zadań w formule zdalnej.

Pamiętać należy, że zgodnie z ustawą, która zacznie obowiązywać już w roku 2023, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a samo uzgodnienie możliwości wykonywania pracy zdalnej ustalone powinno zostać między pracodawcą, a pracownikiem podczas podpisywania umowy lub w trakcie jej trwania.

Zgodnie z ustawą pracodawca może przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej, ale nie tylko. Pracodawca może też skontrolować pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przeprowadzić kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Sama kontrola musi zostać zapowiedziana, a jej charakter uzgodniony z pracownikiem. Pracodawca jest tu zobowiązany do dostosowania sposobu przeprowadzenia kontroli do miejsca i rodzaju wykonywania pracy zdalnej. Ważne jest także, aby kontrola w żaden sposób nie naruszała prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną, ale nie tylko jego. Dbałość o prywatność dotyczy także innych osób przebywających pod wskazanym adresem, dlatego kontrola nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń.

Co jednak w sytuacji, w której pracodawca stwierdzi naruszenia przepisów czy zasad BHP? Wówczas w pierwszej kolejności zobowiązuje on pracownika do usunięcia usterek, wyznaczając przy tym termin na ich naprawienie. Jeśli sytuacja nie ulegnie poprawie, pracodawca ma pełne prawo do cofnięcia zgody na wykonywanie pracy w formule zdalnej. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Pracodawcy zwracają uwagę na fasadowość przepisów, wskazując przede wszystkim na konieczność uzgodnienia warunków kontroli z pracownikiem. Ich zdaniem taka forma sprawdzenia przestrzegania przepisów czy procedur nie będzie kontrolować stanu faktycznego. W teorii, na co również uwagę zwracają pracodawcy, przepisy dotyczące zakłócania prywatności w praktyce uniemożliwić mogą wykonywanie kontroli.

Praca zdalna, czyli szansa na zatrudnienie specjalistów

Jak wskazują pracodawcy praca zdalna może być szansą na zatrudnienie specjalistów nie tylko z rynku lokalnego, ale także spoza obszaru funkcjonowania firmy. Ta formuła świadczenia pracy w praktyce znosi bariery terytorialne, pozwalając na zatrudnienie osób z innego powiatu, województwa, czy nawet kraju bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Jak pokazuje przykład choćby branży IT czy e-commerce, ta forma współpracy poszerza grono dostępności potencjalnych wysoko wykwalifikowanych pracowników.

Otwiera się tu pewna furtka, której znaczenie – względem projektowanych przepisów – podnoszą zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Otóż, jak wynika z badania Oczekiwania, potrzeby oraz postawy pracodawców i pracowników dotyczące pracy zdalnej, 25 procent pytanych postuluje, aby praca zdalna mogła być wykorzystywana nie tylko w miejscu zamieszkania, ale w każdym innym. Trzeba podkreślić, że część przedsiębiorstw funkcjonujących na gruncie prawa polskiego – szczególnie firm o zasięgu międzynarodowym – nie przywiązuje większej wagi do miejsca świadczenia pracy, oczekując wyłącznie podejścia nastawionego na realizację projektu.

Rodzi to pewne wątpliwości związane z brakiem możliwości przeprowadzenia potencjalnej kontroli przestrzegania procedur np. BHP w miejscu pracy czy faktycznego czasu poświęconego na wykonywanie obowiązków, ale przykład branży IT pokazuje, że trudności te nie muszą stanowić problemu, o ile zostaną ujęte we właściwe ramy prawne. To istotne tym bardziej, że respondenci w badaniu ZPP wskazywali na fakt, że miejsce wykonywania pracy zdalnej nie ma znaczenia i „może być ono w kraju bądź za poza jego granicami”, o ile uprzednio uzgodniono to z pracodawcą. Pogląd ten podzielało 50 procent badanych.

Bezpieczeństwo i higiena pracy w kontekście pracy zdalnej

Jak wspomniano pracodawca ma pełne prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika także w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – o ile działanie to  nie narusza zasad prywatności i zostało uzgodnione z pracownikiem.

Pracownicy czują jednak pewną odpowiedzialność w związku z wykonywaniem pracy z dala od biura czy zakładu. 2 na 3 respondentów w badaniu Oczekiwania, potrzeby oraz postawy pracodawców i pracowników dotyczące pracy zdalnej wskazało, że to „pracownik musi dołożyć wszelkich starań, aby praca była wykonywana zgodnie z zasadami BHP”. Co warte podkreślenia pracownicy niemal zgodnie uważają, że w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy, „pracownikowi powinny należeć się te same świadczenia co w przypadku pracy stacjonarnej, chyba że wypadek nastąpił na skutek zaniedbania pracownika”.

Co ważne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik zobowiązany jest do potwierdzenia w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz, że zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Dlatego też, jak stanowi ustawa, która zacznie obowiązywać już od przyszłego roku, dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Praca zdalna, a narzędzia, które pracownikowi zapewnić musi pracodawca

Jednym z obowiązków zatrudniającego określonym w nowym prawodawstwie, które zacznie obowiązywać już od 2023 roku, jest kwestia zapewnienia pracownikowi wszelkich niezbędnych do wykonywania obowiązków narzędzi.

Przeciwnicy pracy zdalnej zwracają uwagę na fakt, że wydanie zgody na tę formę świadczenia wiąże się bezpośrednio z przygotowaniem potencjalnie dwóch miejsc pracy dla zatrudnionego – jednego w samym biurze czy zakładzie i drugiego poza nim. Niedookreślona – zdaniem pracodawców biorących udział w webinariach organizowanych przez ZPP – pozostaje także lista sprzętów i innego niezbędnego wyposażenia, którego zorganizowanie leży po stronie zatrudniającego. Kwestią problematyczną – z punktu widzenia pracodawców – jest także ekwiwalent, który przysługuje pracownikowi wykonującemu pracę zdalną.

Tę tematykę w znacznej mierze regulują przepisy Rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw dookreślającego zasady świadczenia pracy na odległość.

W myśl nowej ustawy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi, który uzyskał pozwolenie na świadczenie pracy w formule zdalnej, wszelkich materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, ale nie tylko. Po stronie zatrudniającego leży także zorganizowanie zdalnej instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy. To pracodawca pokrywa także wszelkie koszty serwisu, instalacji czy konserwacji sprzętu, ale nie tylko te – w jego gestii leży także uregulowanie kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych związanych z wykonywaniem pracy.

Pracodawcy biorący udział w organizowanych przez ZPP webinariach zwracali tu uwagę na trudności związane z faktycznym dokonaniem rozróżnienia kwestii związanych choćby z wydatkami na media wynikającymi z wykonywania obowiązków służbowych i życia prywatnego. Tę niejasność ustawodawca proponuje rozwiązać za pomocą ekwiwalentu przysługującego pracownikowi, który może przyjąć formę ryczałtową.

Jest to zgodne z wynikami badania ZPP. 57 procent respondentów wskazało, że „zapewnienie narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej powinien być odpowiedzialny pracodawca”, a 47 procent badanych jest także zdania, że to „pracodawcy powinni pokrywać koszty mediów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (internet, energia elektryczna itp.)”.

I tak strony mogą ustalić szczegółowe zasady wykorzystywania sprzętu i innych niezbędnych narzędzi przez pracownika wykonującego obowiązki w formule zdalnej. Szczegółowego ustalenia wymaga także kwestia ekwiwalentu pieniężnego, który może być jednak zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Jak mówią przepisy Rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw „Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

Podsumowanie

Proponowane ramy ustawowego uregulowania pracy zdalnej to – z cała pewnością, na co zgodnie wskazują przedsiębiorcy – działanie spóźnione, ale mimo wszystko potrzebne. Biorąc pod uwagę zróżnicowanie rynku pod względem korzystania z pracy zdalnej i przychylność wielu sektorów względem kontynuowania tej formuły świadczenia pracy, spodziewać należy się jeszcze licznych nowelizacji ustawy w omawianym zakresie. Jako taka nie powinna ona bowiem niweczyć już wypracowanych i sprawnie funkcjonujących w wielu przedsiębiorstwach schematów.

[1] https://zpp.net.pl/oczekiwania-potrzeby-oraz-postawy-pracodawcow-i-pracownikow-dotyczace-pracy-zdalnej-prezentacja-wynikow-badania-zpp/, [dostęp online: 13.12.2022 r.]

Zobacz: 02.01.2023 Raport Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #4

 

Warszawa, 28 grudnia 2022 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #3

Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w kontekście pracy zdalnej

 

• Praca zdalna zyskała na znaczeniu podczas pandemii, wciąż jednak wiele branż kontynuuje świadczenie pracy w tej formie. Wiele wskazuje na to, że praca zdalna w kolejnych latach pozostanie jedną z podstawowych form wykonywania obowiązków służbowych.
• W Parlamencie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzającą regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać 2023 roku.
• Administrator danych ma obowiązek prowadzenia regularnych analiz ryzyka związanego z przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa danych podczas wykonywania pracy w formule zdalnej.
• Komunikacja w przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji w ramach pracy zdalnej odbywać powinna się bezpiecznymi kanałami służbowymi. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie do celów komunikacyjnych prywatnych skrzynek poczty elektronicznej, prywatnych komunikatorów czy sprzętu, nie będącego sprzętem służbowym.
• Eksperci z zakresu ochrony danych podkreślają, że potencjalnie niebezpiecznym działaniem może być niewłaściwe korzystanie z dokumentacji papierowej w kontekście pracy zdalnej. Zaleca się regularne niszczenie zbędnych drukowanych dokumentów lub przechowywanie ich w bezpiecznym, przeznaczonym do tego celu, miejscu.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego zlecił zrealizowanie badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

Praca zdalna zyskała na znaczeniu w okresie pandemii koronawirusa, choć wiele przedsiębiorstw wykorzystywało związane z nią możliwości jeszcze przed rokiem 2020. Szczególnym przypadkiem są tu branże IT oraz e-commerce, w których praca zdalna była i jest pożądana przez pracowników, co spotyka się często z pozytywnym odbiorem ze strony pracodawców. Faktem jest – co w webinariach organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców podkreślali przedstawiciele firm reprezentujących wspomniane branże – że praca zdalna, w wielu przypadkach, stała się dla nich jedną z podstawowych form świadczenia pracy.

Co istotne co szósty badany chcący pracować w formule zdalnej jest skłonny rozważyć zmianę pracodawcy, a aż 47 procent jest gotowe przekwalifikować się, jeśli miałoby wiązać się to z uzyskaniem lepszych warunków pracy zdalnej. Sytuacja jest jednak szczególna w odniesieniu do specjalistów z branży IT. Z badania zrealizowanego przez No Fluff Jobs wynika, że (dane z czerwca 2022 r.) aż 74,6 procenta specjalistów branży IT w Polsce pracuje wyłącznie zdalnie, a 96 procent z nich nie chce wracać do formuły pracy stacjonarnej. Aż 56 procent respondentów wskazało, że w przypadku braku możliwości kontynuowania pracy w formule zdalnej, gotowych jest do zmiany miejsca zatrudnienia na takie, które nie będzie wymagało stałej obecności w biurze. Dane te w odniesieniu do pracy hybrydowej również nie pozostawiają pracodawcom pola manewru – aż 55 procent badanych zadeklarowało bowiem, że nawet w przypadku przejścia z pracy zdalnej na formułę hybrydową będzie szukać nowego miejsca pracy.

To zatem branża IT – choć nie tylko ona, ale także wszelkie inne rodzaje działalności wykorzystujące model zdalny – powinna być szczególnie zainteresowana wdrażaniem i doskonaleniem procedur dotyczących bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Będzie to szczególnie ważne już od 2023 roku, kiedy to w życie wejdzie nowelizacja Kodeksu pracy regulująca kwestie związane z pracą zdalną.

Prawne novum

Sejm RP przyjął nowelizację Kodeksu pracy wprowadzającą regulacje dotyczące pracy zdalnej. W myśl przepisów, które wejdą w życie już w 2023 roku możliwość prowadzenia pracy zdalnej będzie mogła zostać określona zarówno przy zawieraniu umowy jak i podczas trwania okresu zatrudnienia. Pracownik będzie miał także prawo zawnioskowania o wykonywanie pracy zdalnej w formie okazjonalnej. Pracodawca, poza szczególnymi przypadkami, nie będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnej pracownikowi w ciąży, rodzicom dzieci do 4. życia lub wymagającym szczególnej opieki w myśl zasad określonych w ustawie, czy osobom sprawującym opiekę nad innymi członkami rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W myśl nowych przepisów pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi: niezbędnych do wykonywania pracy w formule zdalnej materiałów i narzędzi; serwisu i konserwacji narzędzia pracy; pokrycia wyszczególnionych w ustawie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej czy szkoleń i pomocy technicznej. Pracodawca zyska także możliwość skontrolowania pracy zdalnej, przy założeniu, że kontrola ta nie naruszy prywatności pracownika.

Kierunek zmian w prawie, zmierzający do maksymalnego dookreślenia zasad rządzących pracą zdalną, każe myśleć o tej formie świadczenia pracy jako o formule długookresowej. Pociąga to za sobą konieczność wykreowania procedur dotyczących bezpieczeństwa informacyjnego i ochrony danych.

Przetwarzanie danych osobowych, a praca zdalna

Podstawowym zadaniem administratora, którym w tym przypadku może być na przykład pracodawca, polega na wdrożeniu środków technicznych zgodnych z RODO. Muszą one uwzględniać charakter, zakres i cel przetwarzania oraz uwzględniać ryzyka. Ważnym zdaniem z punkt widzenia administratora danych jest tu bieżąca aktualizacja, która swoim zasięgiem obejmować powinna analizę ryzyka związaną choćby ze zmianą formy wykonywania pracy – tak jak miało to miejsce w przypadku pracy zdalnej.

Jak pokazuje praktyka, wiele procedur dotyczących organizacji pracy zdalnej, z uwagi na dynamiczny rozwój pandemii, wdrażanych było bez dokonania właściwych analiz problematyki bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Doświadczenia przedsiębiorców na tym polu wielokrotnie wskazywały na realną zmianę sposobów przetwarzania danych i na wykorzystywanie do tego nowych narzędzi. Praca zdalna wymusiła na pracownikach szybkie zaadaptowanie do realizacji zadań środowiska zewnętrznego i nowych narzędzi wymiany plików czy choćby aplikacji służących celom komunikacyjnym. 

Dziś przedsiębiorstwa czy instytucje, które wdrożyły model pracy zdalnej, postanowiły nadal wykorzystywać go do realizacji zadań, czy dopiero planują jego zaimplementowanie, stoją w obliczu obowiązku przeprowadzenia procesu weryfikacji ryzyka, którego następstwem powinien być dobór właściwych narzędzi technicznych i organizacyjnych celem zapewnienia bezpieczeństwa informacji i ochrony danych.

Komunikacja i gromadzenie danych, a bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w kontekście pracy zdalnej

Komunikacja to podstawowy element, który brany powinien być w kontekście bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Komunikowanie się w ramach przedsiębiorstw, organizacji czy instytucji przy zachowaniu minimum ryzyka to dziś wyzwanie dla wielu podmiotów. O ile w warunkach pracy stacjonarnej, kontakt z administratorem czy osobami odpowiedzialnymi za wsparcie techniczne jest relatywnie łatwy, o tyle w przypadku pracy zdalnej może być – i jak pokazuje praktyka często jest – znacznie utrudniony.

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym do komunikacji jest poczta elektroniczna. Może być ona źródłem potencjalnych zagrożeń związanych z wyciekiem danych. Ataki phishingowe, hakerskie, próby wyłudzenia danych czy inne niebezpieczne zjawiska w kontekście pracy zdalnej mogą intensyfikować się wraz z upowszechnianiem się tej formy zatrudnienia. Dzieje się tak dlatego, że pracownik pracujący w określonej odległości od biura staje się potencjalnie łatwym celem.

Pracodawcy powinni w tym kontekście zadbać, by ich pracownicy odbyli odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Podstawą jest korzystanie ze służbowych skrzynek mailowych wygenerowanych przez specjalistów w środowisku świadczenia pracy. Absolutnie niedopuszczalne powinno być – co jednak wciąż ma miejsce – korzystanie z prywatnych kont e-mail. Pracownicy powinni zdobyć wiedzę, która pozwoli im rozpoznać zagrożenia i przeciwdziałać im. Mowa tu o szeregu absolutnie fundamentalnych zasad takich jak choćby zakaz otwierania wiadomości wysłanych z nieznanych lub podejrzanych adresów czy domen, zakaz pobierania załączników lub pobieraniem plików, które takie wiadomości zawierają czy wczytywanie linków niewiadomego pochodzenia. Przestrzeganie tych zasad może uchronić nas przed pobraniem choćby niebezpiecznego oprogramowania, które może doprowadzić do wycieku np. danych wrażliwych. Korzystanie z prywatnych skrzynek e-mail wiąże się także ze zwykle niższym poziomem zabezpieczeń, którymi dysponujemy w środowisku sieci domowej.

W wielu przypadkach – zarówno przy korzystaniu ze skrzynek e-mail jak i na przykład używania środowiska chmurowego – sprawdzoną metodą jest zamieszczanie możliwie najczęściej plików zaszyfrowanych. Należy przy tym pamiętać, że hasło nie powinno być przesłane tym samym kanałem, którym wysłany został plik.

W przypadku korzystania z rozwiązań chmurowych to na administratorze spoczywa obowiązek analizy i zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Dlatego właśnie tak istotne jest, aby przed podjęciem decyzji o digitalizacji upewnić się, że wybrane przez nas narzędzie posiada odpowiedni poziom zabezpieczeń, który w sytuacji kryzysowej mógłby zapobiec wyciekowi danych czy ich utracie.

Bezpieczeństwo danych, a właściwy wybór urządzenia

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku skrzynek poczty elektronicznej, także korzystanie z urządzeń takich jak komputery, tablety czy telefony powinno odbywać wyłącznie przy użyciu sprzętu służbowego. Administrator powinien upewnić się, że urządzenia te zabezpieczone są silnymi hasłami lub uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Podjęcie decyzji o formule zdalnej jako o metodzie świadczenia pracy może być okazją do przeglądu zabezpieczeń i weryfikacji ich funkcjonalności.

Sprzęt służbowy powinien być zaopatrzony w możliwie najbardziej aktualne oprogramowanie, systemy tworzenia zapasowych kopii danych w czasie rzeczywistym czy zaktualizowany program antywirusowy. Sprzęt przeznaczony do pracy nie powinien być także wykorzystywany do spraw prywatnych.  Eksperci postulują także, aby pracownicy, po zakończeniu korzystania ze sprzętu służbowego, stosowali zasadę tak zwanego czystego biurka, polegającą na zablokowaniu dostępu do urządzenia po opuszczeniu swojego stanowiska. Podobne zasady dotyczą korzystania ze smartfonów, które – dzięki postępowi technologicznemu – z powodzeniem służyć mogą jako alternatywa dla standardowego sprzętu komputerowego. Pamiętać należy także, aby w przypadku korzystania z urządzeń służbowych, korzystać wyłącznie z zaufanych sieci. Dobrą metodą jest w tym przypadku także wdrożenie protokołu VPN. To szczególnie istotne w kontekście prób łączenia się z sieciami publicznymi. Eksperci radzą także, aby – mając wybór pomiędzy siecią publiczną, a możliwością udostępnienia internetu na przykład ze służbowego smartfona – skorzystać bezsprzecznie z drugiej opcji.

Bezpieczne zarządzanie dokumentacją papierową w kontekście pracy zdalnej

Eksperci z zakresu ochrony danych podkreślają, że potencjalnie niebezpiecznym działaniem może być niewłaściwe korzystanie z dokumentacji papierowej. O ile jest to możliwe, w kontekście pracy zdalnej zaniechać powinno się drukowania dokumentów. Dobrą praktyką jest także wykorzystywanie niszczarki lub przechowywanie dokumentacji w miejscach bezpiecznych. Także skanowanie powinno być odbywać się w sposób maksymalnie ograniczający możliwość wycieku informacji. Zaleca się, aby nie gromadzić w ten sposób zdigitalizowanych dokumentów w pamięci urządzeń przenośnych, a wyłącznie we wskazanym przez administratora środowisku chmurowym lub w pamięci zabezpieczonych dysków.

Podsumowanie

Pracodawcy, decydując się na pracę zdalną, powinni stworzyć pakiet dokumentów, które zawierać będą konieczne regulacje dotyczące organizacji pracy w formule zdalnej. Regulaminy określać powinny nie tylko zasady bezpieczeństwa opisane powyżej, ale także czas pracy, zasady raportowania, wskazane i zabronione metody komunikacji czy przesyłania i gromadzenia danych.

Kwestia ta dotyczy w szczególności branż, w których praca zdalna odgrywa i odgrywać będzie największą rolę, a więc w sektorze IT oraz e-commerce. Nie znaczy to jednak, że inne instytucje, przedsiębiorstwa czy organizacje zaniechać mają wdrażania procedur związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych. Potrzeby w tym zakresie były, są i pozostaną znaczące. Gdy pod uwagę weźmiemy wyniki badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowanego na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, zauważymy, że jeden na dziesięciu pracowników wykonuje swoje obowiązki właśnie w formule zdalnej, a aż ¾ wyraża opinię, że praca zdalna jest rozwiązaniem wskazanym nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Może to wieszczyć pewną zmianę względem okresu sprzed pandemii – efektem może być zauważalne przesunięcie formuły świadczenia pracy w kierunku pracy zdalnej. Wciąż także, jak wskazuje badanie ZPP, podnoszone są argumenty przemawiające za wdrażaniem zdalnej formuły świadczenia obowiązku pracy. 57 procent badanych wskazuje tu na oszczędność czasu, a 39 procent na oszczędność środków finansowych. Praca zdalna zwiększa też możliwości rekrutacyjne którymi dysponują pracodawcy, na co – jako niewątpliwą zaletę – wskazuje 54 procent respondentów. Znikają wówczas choćby bariery regionalne – także w kontekście zatrudniania pracowników spoza granic Polski. Aż 65 procent pytanych wskazało tu, że praca w formule zdalnej to także redukcja kosztów zatrudnienia dla pracodawcy.

Należy spodziewać się, że praca zdalna stawać się będzie – w myśl trendu globalizowania się procesów biznesowych – coraz bardziej obecna także na polskim rynku pracy. Stąd ustawowe sformalizowanie jej charakteru, nawet wyraźnie spóźnione, odczytane zostało przez środowiska pracowników i pracodawców jako działanie pożądane.

Zobacz: 28.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #3