Warszawa, 24 marca 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #14

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej oraz zdrowie psychiczne pracowników wykonujących swoje obowiązki poza miejscem pracy

 

• Pandemia wpłynęła negatywnie na zdrowie psychiczne pracowników. Trudno natomiast stwierdzić jaki wpływ na to miała sama praca zdalna, a jaki poczucie zagrożenia związane z sytuacją pandemiczną.
• Często duża rozbieżność w postrzeganiu pracy zdalnej przez pracowników wynika z ich dużej odmienności. Dla jednych osób będzie to bardzo dobre rozwiązanie, dla innych nie.
• Niezwykle ważnym procesem jest neurocepcja – automatyczny proces w naszym ciele polegający na skanowaniu rzeczywistości – sygnałów bezpieczeństwa i niebezpieczeństwa. Brak ruchu, czy skupianie się na pracy z komputerem w czasie pracy zdalnej mogą powodować negatywne odczucia. Dlatego niezwykle ważna jest higiena pracy zdalnej.
• Najprostszym ćwiczeniem jest spojrzenie na jakiś czas w najdalszy punkt za oknem. W ten sposób pozwolimy naszym oczom i mięśniom twarzy odetchnąć. Powinniśmy też stosować krótkie przerwy po każdej godzinie pacy, pozwalać ciału się rozciągnąć i poruszać.
• Praca zdalna świetnie może sprawdzić się między innymi dla osób, które są bardzo wrażliwe na bodźce z zewnątrz. Dźwięki otoczenia, ekspresu do kawy, czy skrzypiącego krzesła mogą ich rozpraszać. Takie osoby mogą być bardziej efektywne w pracy zdalnej.
• Wraz z nowelizacją pojawiły się też nowe okoliczności dla czynników ryzyka zawodowego, które pracodawca powinien uwzględnić. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego jest obowiązkiem pracodawcy, który musi o nich wyczerpująco informować pracownika.

Nowelizacja Kodeksu pracy w obszarze pracy zdalnej wejdzie w życie 7 kwietnia 2023 r. Pozostało niewiele czasu na uregulowanie kwestii wykonywania pracy zdalnej, w tym hybrydowej, stosownymi dokumentami. Konieczne jest zawarcie stosowych rozwiązań, czy tworzenie regulaminów pracy zdalnej. Obecnie jednak wszyscy uczymy się nowych rozwiązań i najprawdopodobniej praktyczny scenariusz napisze życie. Życie, które również pokazuje, że o ile praca zdalna przynosi wiele korzyści i pracodawcy i pracownikowi – tak potrafi być również obciążeniem psychosomatycznym czy psychofizycznym.

Podczas przeprowadzonych przez ZPP badań na temat skutków pracy zdalnej analizowaliśmy również kwestie problematyczne. Wielu z około 1000 badanych pracowników twierdziło, że praca zdalna jest dobrym rozwiązaniem nie tylko w czasach kryzysu. Ich zdaniem – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika przynosi ona wiele zalet.

Wśród korzyści pracownicy widzą oszczędność czasu i pieniędzy, dostrzegają wygodę pracy w swobodnym ubraniu, w dowolnym miejscu. Praca zdalna daje nam mobilność, ułatwia godzenie obowiązków prywatnych i zawodowych (ten aspekt bywa oceniany również jako wada pracy zdalnej). Ale jak się okazuje każdy pracownik, czy pracodawca jest inny i to wpływa na często zupełnie rozbieżne oceny tego samego zjawiska.

Sceptycy wskazują na zacieranie się różnic pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym, negatywny wpływ na relacje społeczne, nadmierne obciążenie obowiązkami zawodowymi. Ich zdaniem praca zdalna negatywnie też wpływa na relacje rodzinne, utrudnia organizację pracy i obciąża pracowników psychofizycznie.

Zdrowie psychiczne a praca zdalna

Psychotraumatolożka biorąca udział w webinarium ZPP (nr 14) stwierdziła jednoznacznie, że pandemia koronawirusa odcisnęła się na naszej psychice. W jakim stopniu wpływ miała tu praca zdalna, a w jakim poczucie zagrożenia związane ze skutkami choroby – trudno to rozstrzygnąć.

„Badaliśmy funkcje takie jak ruch i spożywanie posiłków w kontekście utrzymującego się stresu w organizmie. Z punktu widzenia psychologii jesteśmy stale w kryzysie, przez sytuację geopolityczną, stale negatywne sygnały które odbieramy. Kontekst społeczny jest niezwykle ważny, bycie razem jest imperatywem biologicznym naszego gatunku – czyli musimy być razem aby przetrwać. Wydaje się, że w świetle tych wyzwań z którymi dziś mierzymy się jako pracodawcy i pracownicy musimy być elastyczni, aby dostosować do nowych okoliczności nasz zakład pracy i relacje domowe.” – rekomendowała nasza rozmówczyni.

Jeśli więzi międzyludzkie mamy mocne, to będziemy działali dobrze w różnych sytuacjach. Niestety zapełniające się w ostatnim czasie gabinety psychologiczne pokazują, że stale jesteśmy w kryzysie psychicznym, podupadamy na samopoczuciu. Brak możliwości zamknięcia tego negatywnego cyklu powoduje przeciążenie. Zamykanie parków i lasów w okresie pandemii było chyba najgorszym co mogło się wydarzyć dla naszego zdrowia psychicznego i fizycznego. Dbanie o poczucie bezpieczeństwa naszego ciała jest istotne. Neurocepcja to automatyczny proces w naszym ciele polegający na skanowaniu rzeczywistości – sygnałów bezpieczeństwa i niebezpieczeństwa. Tak radykalne ograniczenia w przemieszczaniu się i penalizowanie sportu potęgowało nasze poczucie zagrożenia.

Z punktu widzenia układu nerwowego szpitale w USA, które są kolorowe są przyjazne dla oka – „to nie jest fanaberia, to jest kreowanie pozytywnej naurocepcji u pacjentów” – podkreśla rozmówczyni. Temu służą zapachy, oświetlenie, kolory – wszystko co tworzy atmosferę bezpieczeństwa. Jeśli ktoś ma ład wewnętrzny w sobie, adekwatny do sytuacji, poziom lęku, ma dużo ciepłych kontaktów relacyjnych, to będzie dobrze funkcjonował podczas pracy zdalnej. Warunki jakie mamy w domu też będą wpływały na to, jak postrzegamy warunki pracy. Każdy mózg jest inny i potrzeby każdej osoby są inne. Kluczowa jest elastyczność w tym zdywersyfikowanym świecie. Możliwość wyboru jest dziś fundamentalną sprawą dla naszego komfortu.

Jak zapewniała nasza rozmówczyni: „Wszystkie wyniki / odpowiedzi które Państwo uzyskali [czasem sprzeczne odpowiedzi na pytania] są właściwe i poprawne. One były wskazywane przez osoby o dużej odmienności.”

Choć są i zagadnienia uniwersalne, takie jak higiena pracy. Unieruchomione mięśnie oczu mrożą resztę naszego ciała w bezruchu. Umysł działa w połączeniu z nogami. Jeśli dużo pozostajemy w bezruchu to wpływa to na nas destrukcyjnie. Potrzebujemy więc higieny i dyscypliny pracy podczas pracy zdalnej – aby ćwiczyć, robić przerwy i pozwalać naszemu ciału odpocząć.

W Akademii Wychowania Fizycznego i Sportu w ostatnim czasie dość szczegółowo analizowane jest połączenie umysłu z ciałem. Z pracy badaczy jasno wynika, że systematyczny ruch stabilizuje psychikę. Postawa ciała którą utrzymujemy przez większą część dnia wpływa na nasz umysł. Jeśli wymusimy rodzaj uśmiechu to prostuje się automatycznie nasza postura ciała – to nie jest naturalnie recepta na wszystko – czyli wyłącznie mechaniczne naśladowanie tych schematów. Ale udział ciała w naszym dobrostanie jest ogromny – a dobrostan jest stanem działania. Możemy na jego rzecz wiele zrobić. Umysł czeka na to co zrobi ciało. W tradycyjnym biurze dużo łatwiej jest o elementy społeczne, skrzyżowanie wzroku. Bycie razem jest największym zasobem regulującym układ nerwowy. „Jak Państwo mnie widzą tylko w wycinku ekranu – to tak jakbyśmy dawali komputerowi jedynie fragment danych do analizy. Nie widzę Pana gestów, postawy ciała. Mózg jest zaprogramowany, aby skanować całość komunikatów i ten deficyt prowadzi do nieprawidłowości w funkcjonowaniu mózgu – przegrzewa się.” – podkreśliła psychotraumatolożka.

Po czym dodała: „Przez wiele lat byłam również pracodawcą, przedsiębiorcą – rozpoznanie komu służy które rozwiązanie – a więc czy praca stacjonarna, czy zdalna, danie możliwości wyboru – to jest kluczowe. Różne lęki na stałe nam towarzyszą. My w gabinetach widzimy, że problemów z którymi sobie ludzie nie radzą jest coraz więcej. Praca zdalna sporo tych problemów potrafi rozładować, ale i część tworzy. Generalizowanie nam nie pomoże. My się przyzwyczailiśmy do tego, że opieramy wnioskowanie na badaniach, ale to tylko statystyka.”

Lęk przed ekspozycją online, poddawanie się pod monitoring, pokazywanie swojego otoczenia, miejsca pracy – to może być niekomfortowe. Coraz częstsze są przykłady osób, które zaczęły pracować zdalnie podczas pandemii i deklarują, że jeśli praca zdalna po pandemii nie będzie możliwa w danej organizacji to zrezygnują z pracy na rzecz innej.

W szkołach część uczniów podczas e-nauczania bardzo się rozwinęła, tak jak część pracowników w okresie pracy zdalnej zwiększyła efektywność. Gdy podróż do pracy bywa dla nas stresem, jesteśmy wrażliwi na generowane z zewnątrz dźwięki – bardzo często świetnie sprawdzimy się w pracy zdalnej ograniczając te interferencje.

Rozsądnym byłoby przyjęcie, że kiedy podczas pracy jedyną formą kontaktu z kimś jest spotkanie online – to w ten sposób je organizujemy. Ale jeśli np. jako terapeuta wolimy mieć pacjenta u siebie, widzieć całe jego spektrum, to zdecydowanie powinniśmy polegać na sobie w tym względnie. I w niemal każdej pracy będzie podobnie. Będą ludzie którzy wolą pracować niewidoczni, w „offie”. Ale przedsiębiorcy często mówią, że ten rodzaj pracy który polega na relacyjności, na budowaniu wspólnej przestrzeni on się im w pracy zdalnej wymyka. Z tym, że nawet przy potrzebie organizacji pracy generalnie stacjonarnie będą istniały wydarzenia, na które nie dotarlibyśmy, gdyby obecność online nie była możliwa. Zawsze musimy oceniać zyski i straty. Ale to możliwość wyboru jest kluczowa. Wiele lęków można w ten sposób oswoić – jeśli nie czujemy się w pracy oceniani, jest nam udzielany głos, możemy czuć się swobodnie – wówczas jest nam dużo łatwiej zaakceptować formułę współpracy, w której działamy (zdalną lub stacjonarną).

To już przesądzone, że praca zdalna będzie ważną częścią naszego życia zawodowego i osobistego. Dzięki zdalnemu kontaktowi niwelujemy dystans też z bliskimi. Tęsknota jest mniej dotkliwa dzięki połączeniom online.

Z kolei ta łatwość nawiązania łączności z dowolnego miejsca powoduje, że niejednokrotnie mamy problem z brakiem możliwości bycia offline, odcięciem się. Badacze jednak obserwują, że szczególnie dotyka to osób, które wykonując obowiązki stacjonarnie miały w zwyczaju zabierać pracę w teczce do domu. A więc nie sam tryb pracy zdalnej byłby tu problemem. Bowiem to, że mam nóż to nie znaczy że komuś zrobię krzywdę.

Kluczowe jednak w relacjach z pracownikami jest systematyczne uświadamianie zasad BHP, przypominanie jakie wytyczne pozwolą nam pozostać w dobrym zdrowiu psychicznym i fizycznym. W XX wieku (i wcześniej) uczono nas ignorować sygnały z ciała, często pracować ponad nasze siły. Często organizm przez to nie miał szansy się zregenerować. W pandemii zaczęliśmy się powszechnie zastanawiać, jak my się czujemy sami ze sobą. Dziś analizujemy własne samopoczucie, przyglądamy się naszemu ciału – weryfikujemy jak nam jest.

„I tak trzeba się przyglądać sposobowi w jaki pracuję. W pracy zdalnej jestem sobie żeglarzem, sterem i okrętem. Jeśli jest jakiś czynnik rozpraszający to należy go minimalizować” – doradzała nasza rozmówczyni.

Zgodnie z jej obserwacjami wiele osób mówi, że w pracy jest im się łatwiej skoncentrować na pracy. A w domu robią obiad, pranie, odbierają prywatne połączenia telefoniczne. Ale pytanie, czy faktycznie takie prywatne „przerywniki” osłabiają naszą efektywność? Mając możliwość pracy zdalnej powinniśmy raczej korzystać z tego dobrego, co nam przynosi ta formuła i jednocześnie reagować na to co nas męczy i co nam przeszkadza. Potrzebujemy się ruszać żeby żyć. Przerwy są konieczne. Jak zamieramy w bezruchu – utrzymujemy oczy w jednym miejscu, zastygają też mięśnie – to jest dla organizmu stan napięcia, wyczekiwania na konieczność obrony przed zagrożeniem. Powinniśmy więc szukać rozwiązań jak temu ciału pomóc, aby żyć w poczuciu satysfakcji. I jeśli „prywatne” przerwy w pracy nas w tym wspomagają to powinniśmy to postrzegać jako korzyść, a nie mieć wyrzuty sumienia. Naturalnie ten schemat zachowania jest ważny dla wszystkich rodzajów pracy, z tym że przez lata przyzwyczailiśmy się w pracy realizowanej w sposób tradycyjny do wielu niedogodności.

Rodzice, kobiety w ciąży, czy osoby pracujące dużo zdalnie cenią sobie możliwość wykonywania obowiązków z domu. To nie przypadek, osoby te ze względu na liczne dodatkowe role odczuwają wiele pozytywów dla samopoczucia pracując zdalnie. U dojrzałego pracodawcy będziemy obserwowali otwartość na to „co pracownikowi przeszkadza i jak może w tym pomóc aby miał on komfort działania”. Często gdy wprowadzamy coś nowego – zakładamy podświadomie że to niewiadome nam zabierze coś dobrze nam znanego. Podobnie część pracodawców początkowo postrzegała pracę zdalną, jako utratę kontroli nad efektywnością pracownika. Ale w biurze pracownicy też często miewają „słabsze dni”, gdy ich poziom energii jest bardzo niski. Praca zdalna pozwala nam wykorzystać te momenty, w których mam 100% skupienia i zaangażowania – zamiast być przymuszonym do wykonywania zadań w ściśle sprecyzowanym czasie.

Ponadto osoby wysoko wrażliwe, których system przetwarzania dźwięków nie działa selektywnie mogły być w pracy tradycyjnej oceniani jako wolniejsi i mniej efektywni. Nie każdy potrafi się skupić tu i teraz. Są ludzie którym będzie przeszkadzał ekspres do kawy, czyjeś szurające krzesło. Obserwujemy w tym względzie rewolucję samoświadomości. Młode pokolenie to ludzie, którzy wiedzą w czym jest im dobrze, wiedzą kiedy są efektywni, nie chcą być zamknięci na 8h mimo, że bonusem mogłoby być to, że wyjdą o 16:00 i będą mogli zapomnieć o obowiązkach zawodowych.

A jednocześnie są zawody i branże, w których zmiana pokoleniowa może nie wpłynąć na inny sposób wykonywania pracy – przykładem są lekarze, psychoterapeuci, ale też np. wszelkiego rodzaju sewisanci. Możliwość osobistego kontaktu, dotyku jest nie do przecenienia.

Niektóre osoby, które czują się zagubione przy pracy zdalnej – pozbawione tradycyjnego biura uległy dezorientacji. Czasem jest tak, że miejsce pracy jest jedynym środowiskiem, gdzie jesteśmy zrozumieni. Gdzie indziej mamy poczucie zagubienia, ale w pracy czujemy się kompetentnie. I te osoby mogą się czuć zdezorientowane podczas pracy zdalnej, będą miały kłopot z organizacją pracy, popadną w depresję. Z drugiej strony są osoby, które zdecydowanie w domu są w stanie zrobić więcej w krótszym czasie i będą dodatkowo usatysfakcjonowani, że im się to udało i wygospodarowali czas na coś więcej. W pracy czasem przepalamy czas, który jest bezpowrotnie stracony.

Naturalnie predyspozycje osobiste muszą się też zgrywać z warunkami otoczenia w którym działamy. Konieczna jest dla człowieka nauropercepcja bezpiecznego miejsca, gdzie nie muszę zbierać dźwięków, zapachów, które by mi przeszkadzały w myśleniu. Jeśli w domu istnieją komfortowe warunki, w których praca nam po prostu idzie, to nie ma nic wspanialszego. I na zasadzie przeciwieństwa, jeśli w domu mamy jeszcze większy tygiel niż w klasycznym miejscu pracy, to dramatycznie się umęczymy. Zebranie tych spostrzeżeń przez pracodawców w zaleceniach dla pracowników wydaje się być ważne i konieczne. Szczególnie teraz, gdy w firmach będą powstawały regulaminy pracy zdalnej.

Rynek pracownika ewidentnie obecnie poszukuje tych bardziej elastycznych form zatrudnienia: freelancing, praca platformowa, te nowe rozwiązania się też intensywnie rozwijają. Cora więcej pracowników ma zauważalnie większe doświadczenie w tych alternatywnych metodach. Ludzie szukają takiego rodzaju współpracy, aby być panem własnego czasu. Chcą samodzielnie podejmować decyzje kiedy pracować, kiedy załatwić obowiązki prywatne, a kiedy spędzić czas z rodziną. Coraz częściej też jako jednostka dostrzegamy, że praca jest istotną częścią naszego życia, włączamy ją do całości kalkulując co nam się opłaca emocjonalnie, psychicznie, ekonomicznie. Dostrzegamy jak ważne są relacje w życiu i nimi kierujemy się podejmując decyzje.

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej

Inspektorka BHP biorąca udział w webinarium ZPP mówiła z kolei o zaleceniach i praktykach, które warto wprowadzić do dzisiejszego stosunku pracy z pracownikami. Pracodawca powinien zastanawiać się, co może zrobić, aby ten dobrostan umysłowy zespołu był zachowany. Należy pamiętać o tym, że każda zmiana potrzebuje procesu adaptacji, a praca zdalna była dużą zmianą dla nas wszystkich. Potrzebowaliśmy czasu, aby tą pracą sobie zarządzić, stworzyć odpowiednie warunki i się zaadaptować. Gdy to się już zadziało powinniśmy powrócić do podstaw. Dla przykładu przepisy dotyczące pracy z monitorem ekranowym wskazują nam, jakie możemy podjąć działania profilaktyczne, abyśmy dbali o swoje zdrowie. W początkowym okresie pracy zdalnej mogliśmy nie brać pod uwagę zapisów np.: Ustawy o pracy z ekranami monitorowymi, bo „pracowaliśmy kątem przy stole w kuchni” lub w pozycji półleżącej na kanapie.  Powinniśmy teraz przywołać dobrze znane nam z pracy biurowej zasady i m. in. stosować 5 minutowe przerwy po każdej godzinie pracy. Zgodnie z dobrymi praktykami BHP przerwa ta ma nas wyrwać z wymuszonej pozycji ciała. Rozciąganie, poprawianie krążenia krwi prostymi ćwiczeniami – warto o tym pamiętać niezależnie od tego z jakiego miejsca pracujemy.

Jak już było to wspominane wyżej, oczy się spinają tak samo jak inne mięśnie, a więc mięśnie twarzoczaszki też potrzebują wytchnienia. Jeśli przez kilka godzin będziemy patrzeć w jeden punkt możemy zaobserwować w lustrze jak bardzo marszczy nam się czoło. Wystarczy wtedy zdjąć okulary (jeśli ktoś używa), spojrzeć w najdalszy punkt za oknem a pozwolimy naszym oczom i mięśniom twarzy odetchnąć. Ćwiczenie to poleca m. in. ZUS – jako przeciwdziałanie rentowne i zapobieganie wypaleniu zawodowemu. „Zdziwiona mina” pojawia się jak patrzymy w dal i wtedy mięśnie się rozluźniają. O tym planowym i systematycznym „dziwieniu się” warto pamiętać.

Oprócz tego że możemy zadbać o przerwy i ćwiczenia, po 6h ciągłej pracy mamy prawo oczekiwać dłuższej przerwy. Jak również, jeśli mamy pracę bardziej stacjonarną – wymagać od pracodawcy zapewnienia ergonomicznego stanowiska pracy. Szalenie istotne jest też doświetlenie stanowiska pracy światłem dziennym i sztucznym. To wszystko będzie się przekładało na efektywność pracy i nasze nastawienie. I tak samo podczas pracy zdalnej nie wolno nam o tych aspektach zapominać.

Jak podkreślała rozmówczyni ZPP: „Pamiętajmy też o komunikacji. Wszystko to co pracodawca może zrobić korzystnego – będzie zapewne do tego dążył, ale musi być między nami komunikacja. Każda z osób będzie potrzebowała innych warunków pracy, aby mieć komfort. Komfort psychiczny, że ktoś reaguje na nasze potrzeby już poprawia nasz dobrostan. Czasem minimalne wsparcie pracownika już rozwiązuje sprawę, nie angażując znaczących finansów.”.

Nowelizacja kodeksu pracy

Pewnym wyzwaniem w kontekście nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej jest z pewnością sposób dokonania kontroli stanowiska pracy w domu u pracownika i nowe obowiązki, jakie nałożono na pracodawcę i pracownika między innymi w zakresie BHP. Jak podkreśliła uczestniczka webinarium, inspektorka BHP: „Musimy pamiętać o tym, że jest to nowelizacja, która wprowadziła nową sytuację. Powinniśmy więc od podstaw zaplanować cały proces. W pierwszej kolejności następuje porozumienie z pracownikami, czyli oszacowanie ryzyka zawodowego, aby je aktywnie redukować, ustalić system monitorowania pracy, sposób weryfikacji czasu pracy, opis stanowiska pacy.” Jeśli w przedsiębiorstwie nie ma związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników, to te elementy określić należy w regulaminie pracy zdalnej. Regulamin wydaje się być dokumentem uniwersalnym, ogólnym, z którym zapoznajemy pracownika wraz z rozpoczęciem pracy. Regulaminy pracy zdalnej będą najprawdopodobniej w firmach występowały najpowszechniej.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić higieniczne warunki pracy niezależnie od miejsca wykonywania zadań służbowych, a więc: sprzęt, ergonomiczne stanowisko pracy. Przed uzyskaniem zgody na pracę zdalną pracownik z kolei potwierdza oświadczeniem, że jego warunki lokalowe są dobre dla pracy zdalnej – więc część odpowiedzialności spoczywa również na pracowniku. Pracodawca następnie zapewnia oprogramowanie, w tym antywirusowe, ustala jak będzie monitorował naszą pracę (czy np. za pośrednictwem systemów informatycznych). W takim wypadku pracownika należy uprzedzić 14 dni przed przeprowadzeniem/uruchomieniem takiego monitoringu. Ale pracownik może też wykonywać rejestr zadań.

Pracownik z kolei ma obowiązek udostępnienia miejsca pracy (po uprzednio wyrażonej zgodzie) do kontroli. Ale jeśli jest to biuro wirtualne, możliwości lokalowych nie ma, to pracodawca powinien mieć możliwość weryfikacji stanu faktycznego. W opinii rozmówczyni ZPP nowelizacja kodeksu pracy w tym zakresie jest bardzo dobra, bo dotychczas pracownik mógł wykonywać pracę zdalną z dowolnych miejsc i to negatywnie mogło to wpływać na efektywność, ale i na więcej wypadów podczas pracy, czy na wycieki poufnych informacji.

Kwestia rozwiązań prawnych w zakresie kontroli w obszarze BHP w domu budzi póki co kontrowersje. Dla pracodawców będzie to dodatkowym obowiązkiem, który dodatkowo jest mocno utrudniony, bo realizowany w domu pracownika. Z kolei pracownicy niekoniecznie chętnie będą wpuszczali przedstawiciela pracodawcy, aby tę kontrolę mógł przeprowadzić. Sporo zależy jednak od charakterystyki pracy i specyfiki miejsca pracy. Pracodawca musi chronić mienie i informacje, jest administratorem danych osobowych i musi zapobiegać wyciekom. Wszystko to może skłonić pracowników do uszanowania konieczności poddania się kontroli.

„W świetle nowych regulacji dobrowolnie podejmujemy decyzję o pracy zdalnej i w tym sensie godzimy się na konsekwencje, w tym związane z kontrolami. Pracodawca ma obowiązek dokumentowania, że ma pieczę nad pracownikami i jeśli kontrola jest jedynym sposobem na udowodnienie, że ma te kwestie dobrze zorganizowane, to nie powinien z tego narzędzia rezygnować” – rekomendowała inspektorka BHP.

Wraz z nowelizacją pojawiły się też nowe okoliczności dla czynników ryzyka, które pracodawca powinien uwzględnić. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego jest obowiązkiem pracodawcy musi on też wyczerpująco informować pracownika o nich. Układ mięśniowo szkieletowy, uszkodzenia wzroku, kondycja psychosomatyczna – te czynniki w ocenie ryzyka już do tej pory istniały. Nowym elementem będzie opis stanowiska pracy wykonywanej zdalnie, w tym co należy do naszego stanowiska, a więc uwzględnienie elementów nowego miejsca wykonywania pracy zdalnej. W domu będą występowały inne czynniki zagrożenia i należy je zinwentaryzować.

Dobre praktyki

Co możemy zrobić jako pracownicy, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo? Jak zaleca uczestniczka webinarium: „Słuchać siebie nawzajem z pracodawcą, komunikować się. Należy stosować się do zasad BHP, do których dotąd byliśmy przyzwyczajeni. Ale nowe czynniki zewnętrzne będą miały również wpływ. Ograniczmy pośpiech, wysyłajmy systematycznie informacje zwrotne, organizujmy regularne spotkania służące komunikacji, usprawnianiu pracy. Niech pracownicy czują że dbamy o ich komfort pracy zdalnej, że to jest dla nich korzyść. Pracowników chętnych do pracy zdalnej będzie zdecydowana większość, ale chcemy być wspólnotą, razem tworzymy atmosferę bezpieczeństwa. Regulamin pracy zdalnej powinien być dokumentem dynamicznym, uzupełniany, aktualizowanym zgodnie z potrzebami i nowymi obserwacjami”.

 

Zobacz: 24.03.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #14. Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej oraz zdrowie psychiczne pracowników wykonujących swoje obowiązki poza miejscem pracy

 

Warszawa, 22 marca 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #13
Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie

 

• Praca zdalna dla urzędów była dużym wyzwaniem, szczególnie w okresie pandemii. Obecnie istnieją już bardzo efektywne narzędzia ułatwiające zdalne wykonywanie obowiązków. Jest elektroniczny obieg dokumentów (EZD) oraz rozwiązania „pracy w chmurze” – w dedykowanym systemie.
• Praca zdalna dla przedstawicieli urzędów jest wyzwaniem z uwagi na bezpieczeństwo danych. Istnieje obawa o dostęp do systemów i dokumentów przez osoby niepowołane.
• Praca zdalna w urzędach stanowi obecnie niewielką ilość przypadków i jest udzielana w razie konkretnej potrzeby pracownika. Wykryto dużą ilość nieprawidłowości w jej stosowaniu, dlatego goszczący na webinarium przedstawiciele urzędów są raczej sceptycznie do niej nastawieni. Tam, gdzie jest stosowana, tam powinna być dokładnie monitorowana.
• Mocno na popularności zyskują rozwiązania elektronicznego kontaktu urzędu z klientem, takie jak ePUAP, co daje możliwość wykonywania części obowiązków bez osobistych spotkań. Daje to pole do rozwoju pracy zdalnej.
• Przedstawiciele urzędów wskazują na problemy z ustalaniem ryczałtowych kosztów pracy zdalnej, które powinny być zwracane pracownikom.
• Przedstawiciele uczelni wskazują, że zdalna nauka wiąże się z pewnymi trudnościami. Często trudno jest prowadzić zajęcia bez osobistego kontaktu ze studentem.
• Przedstawiciele nauki wskazują, że optymalnym rozwiązaniem jest praca hybrydowa, najlepiej w wymiarze 2 dni w biurze, 3 dni zdalnie.
• Przedstawiciele nauki wskazują, że w pracy zdalnej brakuje zaufania zarówno po stronie pracownika jaki pracodawcy. Niemniej jednak widać, że następuje odwrót tego trendu w kierunku większego zaufania i mniejszej kontroli.
• Zdaniem przedstawicieli świata nauki wciąż w pracy zdalnej brakuje kompleksowych rozwiązań w zakresie zarządzania.
• Przedstawiciele branży budowlanej wskazują, że choć w ich działalności praca zdalna jest dużą rzadkością, to cenią sobie popularyzację narzędzi do pracy zdalnej, które ułatwiają realizację wielu zadań.

Wstęp

W dniu 12 stycznia 2022 r. odbyło się trzynaste z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone badania jakościowe, jak i ilościowe na grupie prawie 1100 pracowników zbierające ich opinię na temat pracy zdalnej. Zrealizowane zostały również wywiady pogłębione na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno firmy z sektora MŚP, jak i duże podmioty. ¾ pracowników stwierdziło w nich, że jest to bardzo dobra forma wykonywania pracy. Następnie w cyklu 16 webinariów wyniki badań skonfrontowaliśmy z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów zostaną wypracowane rekomendację i przedstawić opinię zarówno pracodawców, jak i pracowników w zakresie pracy zdalnej.

Celem webinariów jest poznanie opinii jego uczestników na temat pracy zdalnej, zarówno zaraz po jej wprowadzeniu, jak w kontekście ostatnich zmian w prawie pracy. W opisywanym trzynastym spotkaniu rozmawialiśmy z urzędnikami, naukowcami oraz pracownikiem firmy projektowo-budowlanej, którzy ze swoich perspektyw wskazali plusy i minusy pracy zdalnej. Podczas webinarium uczestnicy wskazali też jak udało im się przezwyciężyć większość przeciwności w funkcjonowaniu pracy zdalnej i jak obecnie widzą pracę zdalną ze swojej perspektywy.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie funkcjonowania pracy zdalnej w okresie pandemii.

Jako pierwszy zabrał głos przedstawiciel jednego z urzędów miejskich w województwie zachodniopomorskim, który stwierdził, że zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym praca zdalna była nowością w czasie początków pandemii. Z punktu widzenia administracji jednak przeprowadzenie pracy zdalnej było trudne i stanowiło wyzwanie. Zwłaszcza w przypadku gdy urząd pracował w sposób tradycyjny z papierowym obiegiem dokumentów. Gdy procedury i uwiarygodnienie dokumentu wymagały stwierdzenia autentyczności, a nie jedynie mailowego oświadczenia bez potwierdzenia tożsamości składającego, musiano nadal przyjmować klientów w sposób tradycyjny. W wielu procesach niezbędnym było w sposób rzeczywisty i pewny zweryfikowanie tożsamości, wtedy pracownicy musieli być na swoich stanowiskach.

W pewnych obszarach jednak umożliwiono pracownikom pracę zdalną. Jednym z wyzwań było w tym przypadku zabezpieczenie danych i systemów. Praca na wyizolowanym sprzęcie, często stacjonarnym jest podstawą bezpieczeństwa w pracy urzędniczej. Trudno natomiast było przekazać dostęp do systemów na komputery prywatne pracowników, gdzie często były to urządzenia do których miały dostęp domownicy, w tym dzieci. Dlatego pracę zdalną wykonywały osoby, które nie musiały się logować do systemu urzędu miejskiego. Mogli oni natomiast korzystać z poczty elektronicznej i to im pozwalało wykonywać pracę. Podczas pierwszych miesięcy pandemii urząd pracował w sposób ograniczony na pracy zdalnej.

Obecnie urzędnicy korzystają z możliwości pracy zdalnej, ale są to pojedyncze przypadki. Z upływem czasu zastosowany został monitoring pracy zdalnej i pracownicy muszą obecnie zdawać codziennie raport z wykonanych zadań. Tworzą sprawozdanie jakie czynności w danym dniu wykonali. Niestety zaobserwowane zostały przypadki, przebywania niektórych pracowników np. na zakupach w czasie gdy powinni oni wykonywać pracę z domu. Z zebranych doświadczeń wynika, że  podczas pracy zdalnej pracownicy robili wiele innych rzeczy zamiast pracować. Z takich doświadczeń wynika, że praca zdalna jest jak najbardziej potrzebna, ale nie wszyscy mogą ją wykonywać, a nawet jeżeli powinni ja wykonywać to jednak w ograniczonym zakresie. W tej chwili we wskazanym urzędzie miasta praca zdalna jest udzielana na konkretną jednostkową potrzebę pracownika.

Pandemia z pewnością przyczyniła się do tego, że ludzie przestali bać się kontaktu elektronicznego – cyfrowego. W administracji bywało, że „całe województwo” jechało na spotkanie z marszałkiem, a dziś takie spotkania odbywają się zdalnie i poza godzinnym połączeniem resztę dnia można poświęcić na prace, a nie podróż. Jest to oszczędność czasu i paliwa. W relacjach z mieszkańcami zaobserwowano, że coraz więcej osób chce kontaktować się z urzędem elektronicznie i urzędnicy oceniają taki postęp pozytywnie. Usprawnia to działanie urzędu. Tak wniosek można złożyć dużo szybciej. ePUAP jest już na tyle przyjezdny użytkownikom, że jego obsługa jest sprawniejsza. Kwestią wielu obaw jest natomiast funkcjonowanie zapowiadanego elektronicznego doręczania. Nie wiadomo co Poczta Polska zrobi z tym rozwiązaniem. Gdy ten proces obejmie pocztę samorządową to będzie można współczuć poczcie polskiej obsługi całego kraju.

Urzędnicy stwierdzili, że ostatnie zmiany w prawie pracy, nie zaowocują tym, że każdy pracownik będzie mógł pójść na pracę zdalną. Jeżeli ktoś pracuje na stanowisku obsługi klienta i jego zadania polegają na przyjmowaniu petentów, to nagle nie stanie się on pracownikiem zdalnym tylko dlatego, że tego zażąda. To nie jest tak, że każdy będzie mógł otrzymać pracę zdalną. Z kolei nie zawsze będzie możliwość przeorganizowania pracy tak, żeby pracownik mógł zostać przesunięty pomiędzy różnymi jednostkami wymagającymi innych kompetencji, wykształcenia, czy kwalifikacji. Praca zdalna w tych obszarach, gdzie będzie mogła być wykonywana, uzgodnieniach z pracodawcą, zostanie przydzielona. Na pewno praca zdalna części osób pozwoli przeorganizować przestrzeń biurową na bardziej komfortową. Z pewnością będzie wymagała również pisania sprawozdań. Kontrola pracownika w zakładzie jest inna niż w domu, gdy nie jest się pod okiem przełożonego. Urzędnicy wskazują, że problemem będzie też kwestia oszacowania ryczałtów za sprzęt komputerowy, czy wyposażenie miejsca pracy.

W kwestii ryczałtu przedstawiciel urzędu stwierdził, że gdy dostarczany jest komputer to pracownik nie ponosi kosztów zakupu, czy użytkowania komputera prywatnego. Pracownik siada przy biurku i ma już sprzęt. Gdy chodzi o zużycie prądu to tutaj według urzędników nie ma różnicy czy ktoś korzysta z prywatnego, czy „służbowego” prądu. Z obiegowych informacji wynika natomiast, że są już pewne przymiarki do ograniczenia wysokości ryczałtu dla pracy zdalnej, gdyż byłoby to pozapłacowe wynagradzanie pracowników. Takie ograniczenia górnych limitów stawek ryczałtów za prąd, czy inne koszty mają być wprowadzane do przepisów.

Kolejną osobą, która zabrała głos był przedstawiciel jednego ze starostw powiatowych, który stwierdził, że pandemia nauczyła tego, że musimy coraz bardziej stawiać na cyfryzacje. Na początku pandemii wszyscy się uczyli i organizowali. Cały czas zmieniane były instrukcje obsługi petenta w urzędzie. Cały czas wdrażano nowe metody – urny, plexy, pomieszczenia gdzie schodziło się do klienta. Następnie rozwinęła się praca zdalna, obsługa mailowa, ePUAP. Przez te doświadczenia więcej klientów zaczęło korzystać z portali: mObywatel, ePUAP, eBudownictwo. Część projektantów wysyła obecnie projekty przez platformę eBudownictwo. Jeżeli cyfryzacja będzie postępowała w dotychczasowym tempie to jest możliwość przyjęcia pracy zdalnej nawet w urzędzie, ale oczywiście nie na wszystkich stanowiskach. Bo tam gdzie klient musi być obsłużony osobiście m.in. przy dowodach osobistych, czy w wydziale komunikacji, to te stanowiska muszą być wyłączone z pracy zdalnej.

Tak, czy inaczej przyspieszone zostało wprowadzanie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami tzw. EZD. Działanie tego systemu pozwoliło na pracę zdalną poza urzędem. Pracownik przestał działać na dokumentach papierowych. Nie dostaje już sterty na biurko, lecz skany są wgrywane do systemu komputerowego i funkcjonują w postaci elektronicznej. Taki dokument już na etapie wpływu, do kancelarii jest skanowany do systemu. I idzie dalej w postaci elektronicznej. Urzędnik ma wszystko na ekranie, nie na biurku. Praca zdalna polega obecnie na tym, że łączymy się z komputerem, serwerem. Czyli nasz komputer domowy jest tytko łącznikiem. Nad tym czuwają informatycy. W każdym urzędzie jest taki administrator danych. On czuwa, żeby dane nie wyciekły. Bez względu na to, czy taki dokument wpływa w formie elektronicznej, czy papierowej i tak jest przerabiany na formę elektroniczna i wprowadzany do systemu. W urzędzie jest teraz więcej pustych biurek, ale trzeba zainwestować w sprzęt. Obecnie każdy urzędnik ma 2 monitory. Na jednym ma dokumenty, na drugim tworzy pisma. Ma podpis elektroniczny, dzięki któremu tworzy dokumenty, które można potem wysyłać. Są klienci, którzy wymagają formy papierowej bo np. sądy wieczysto-księgowe nie uznają formy elektronicznej. Na prawdę widać, że jest mniej klientów w urzędzie. Standardem jest indywidulne umawianie poszczególnych osób, żeby nie musieli oni czekać w urzędzie.

Praca zdalna nie jest zakazem przychodzenia do biura. W urzędzie jest ona możliwa, przy dużym zaangażowaniu środków oraz przeszkoleniu pracowników. Przy zachęcaniu ludzi do kontaktu elektronicznego. Teraz wszędzie upowszechniła się  obsługa elektroniczna – w urzędzie skarbowym, w ZUSie. Kiedyś wszyscy się bali ePUAPu, teraz swoją tożsamość można potwierdzić w każdym banku. Zauważyliśmy więcej usług internetowych i przy funkcjonującym EZD jest teraz łatwiej organizować prace zdalną.

Jeżeli chodzi o prace zdalną w przypadku kobiet w ciąży, czy posiadających dzieci do lat 4, to będzie można ogłosić w konkursach, że wymagana jest praca stacjonarna i osoba aplikująca będzie miała świadomość jej trybu. Biorący udział w webinarium stwierdził, że w miarę możliwości  praca zdalna będzie wprowadzana. Nie wszędzie jednak będzie to możliwe, czego przykładem jest wydział komunikacji, który funkcjonuje na aplikacji CEPiK i tego zadania nie da się wyprowadzić do pracy z domu.

Przedstawiciel starostwa powiatowego stwierdził, że elektroniczny obieg dokumentów wprowadził wiele ułatwień w pracy, ale jego obsługa obecnie wymaga dodatkowych szkoleń pracowników, co nie każdemu odpowiada.

Przy elektronicznym obiegu dokumentów inaczej zaczęła funkcjonować obsługa kancelaryjna i archiwizacja. Kiedyś każdy klient miał swoją teczkę, przy obecnym obiegu dokumentów, są one układane chronologicznie bez takiego podziału. Teczki klientów funkcjonują jedynie w systemie elektronicznym. Należy przyzwyczaić się do tego, że PITy trzeba złożyć elektronicznie, tak jak przelewy w Bankach zleca się elektronicznie. Gość webinarium stwierdził, że wprowadzony rok temu EZD bardzo usprawnił obieg dokumentów i urzędnicy już się z nim obyli na co dzień. Naczelnicy bardzo sobie cenią nowy system, bo widzą co pracownik robi w każdej chwili, wraz z terminami załatwienia konkretnych spraw. Przy takim systemie nie trzeba pracownikowi kazać pisać codziennych sprawozdań. Generalnie urząd przychyla się odejściu od obsługi papierowej, jednak wszystko też zależy od woli, czy to urzędników, czy też klienta. Czy chce być obsłużony fizycznie, czy elektronicznie. Pozostają jednak sprawy które mogą być zrealizowane jedynie przy obecności klienta. Przykładem jest konieczność osobistego odbioru legitymacji wędkarskiej. Jednak załatwianie pozostałych spraw przez Internet, przez aplikacje, zaoszczędzi czas zarówno urzędnikom, jak i obywatelom.

Głos w dyskusji zabrał także przedstawiciel Uniwersytetu Szczecińskiego, który stwierdził, że uczelnie wyższe mają prościej niż inne szkoły, bo maja do czynienia z ludźmi dorosłymi. Główny problem w życiu uczelni, to wyłączanie kamerek podczas zajęć oraz brak bezpośredniego kontaktu. Brak widocznej mowy ciała powoduje pewien dystans. Na początku pandemii problemem były sprawy techniczne i zapewnienie bieżącej łączności podczas wykładów ze studentami.

Bardzo aktualne badania jednej z firm przeprowadzone w listopadzie zeszłego roku pokazały, że w branżach kluczowych tj. finansach, ubezpieczeniach, technologii i centrach usług wspólnych – średnio pracownicy pracują zdalnie 3 dni tygodniowo. Kadra zarządzająca jest natomiast 3 dni w biurze, a 2 w domu. Według pracownika uczelni bardzo ważne przy pracy zdalnej jest wprowadzenie regulaminu, zasad, czy procedur tej pracy. W badaniu tym ¾ respondentów zadeklarowało, ze w ich pracy wprowadzono procedury i regulaminy. Pozostali badani wskazali, że w ich zakładzie nie ma pomysłu na prace zdalną – pokazuje to jak ważna rolę odgrywają wspomniane zasady pracy. Badanie pokazało też, że jeśli mamy wpływ na te zasady, na ich przyjęcie i kształt, to chętniej ich przestrzegamy. Ci którzy nie mieli takiego wpływu krytykowali je znacznie częściej. Pracownicy byli sceptycznie nastawieni do tych firm, gdzie dni pracy w biurze i w domu wyglądają tak samo. Chciano by dzień pracy w domu był zorganizowany z sensem. Za dużo czasu zajmowały zdalne spotkania z zespołem z innymi pracownikami. Za ich wady wskazano, że są przewlekłe i odrywają od zadań bieżących. 25% badanych wskazało, że z biura pracuje się lepiej bo nic ich nie rozprasza. Trudniej i często dłużej pracuje się z domu. Optymalnym rozwiązaniem jest praca 2 dni w biurze i 3 dni z domu. Połowa respondentów zadeklarowała, że gdyby pracodawca zmniejszył liczbę dni pracy zdalnej to zrezygnowaliby z pracy. Praca w siedzibie firmy jest natomiast lepsza dla budowania relacji i zdrowia psychicznego. Na wielu uczelniach zapewniono wsparcie psychologicznie dla studentów. Wskazano też, że w pracy w biurze lepsze są możliwości awansowania. Praca indywidulanie jest lepiej wykonywana zdalnie, ale w zespole pracuje się lepiej w biurze.

Przedstawiciel środowiska akademickiego uznał, że konfliktową kwestią jest to, że pracownik liczy, że praca z domu zostanie im jakoś wynagrodzona, m.in. za używanie sprzętu. Istnieją znaczne rozbieżności oczekiwań wsparcia w pracy zdalnej przez pracowników i tym co zapewniają pracodawcy. Reasumując pracownicy oczekują pracy zdalnej i dla wielu branż staje się to modelem biznesowym. Jednak zasady pracy zdalnej powinny być konsultowane z pracownikami. Natomiast wymaganie pracy w biurze również powinno być podparte jej usprawiedliwieniem przez pracodawcę. W pracy zdalnej brakuje zaufania zarówno po stronie pracownika jaki pracodawcy. Bardzo ważne jest nie przypisywanie złych intencji. Monitorowanie pracy jest obecnie bardzo rozwinięte, ale następuje odwrót tego trendu w kierunku większego zaufania pomiędzy przełożonym a pracownikiem.

W przeciągu ostatnich 2-3 lat pokazywały się na temat pracy zdalnej badania,  które sobie wzajemnie zaprzeczały. Wszystko zależało od branży, organizacji i kultury organizacyjnej. Obecnie wskazuje się, ze bardzo ważne jest zarządzanie relacjami interpersonalnymi, emocjami, sposobem komunikacji, atmosferą, klimatem kulturowym, a nawet  konfliktami. Obszar zdalny jest mocno niedoszacowany jeżeli chodzi o zarządzanie – stwierdził prelegent reprezentujący środowisko akademickie.

Kolejnym członkiem debaty był pracownik sprzedaży międzynarodowej w branży budowlanej, który odniósł się do specyfiki pracy na budowach. Stwierdził on, że branża ta projektuje i monituje obiekty na miejscu u klienta. W całym procesie mało jest działów w których pracę można zdalnie realizować. Praca zdalna spowodowała, ze spotkania online są normalnością, natomiast potrzeba podróży zagranicznych zmalała o 30%. Specyfika tej działalności polega na tym, że spotkania i organizowanie projektów nie mogą się odbywać 100% zdalnie. Projektowanie i produkcja nie jest możliwa jedynie w świecie online. W procesie sprzedaży i przygotowawczym jest inaczej. Realizacja projektów 3000 km od naszej siedziby powodowała, że 3 razy w roku była potrzeba podroży, teraz się więcej dzieje podczas spotkań online. Dla tej konkretnej branży dobrodziejstwem stała się popularyzacja narzędzi do pracy zdalnej, które są często wykorzystywane, natomiast sama praca zdalna jest trudna do wykonywania.

Reprezentowana firma korzysta z narzędzi pracy online, a mniej z pracy zdalnej. Profil biznesowy powodował, że stosowano już wcześniej w pewnym zakresie „pracę hybrydową”, żeby wyjść z ofertą poza granice Polski. Standardem jest praca w podróży i w delegacji. Od 5-6 lat pracownicy firmy korzystają z rozwiązań hybrydowych pracy – przy czym należy ją rozumieć jako pracę z biura, albo w delegacji, poza siedzibą firmy. Whatsapp jest świetnym narzędziem do prowadzenia projektów, każdy czat jest pomocny do konwersacji o realizowanych zadaniach tu i teraz. Wskazany rodzaj pracy powoduje, ze pracownik jest w stanie kontrolować wszystkie zmiany z poziomu telefonu nie koniecznie chodząc do kolegi na piętro. Na pewno te narzędzia informatyczne ułatwiły prace w biurze, ale też prace w delegacji. Nowe czasy to wyzwanie dla pracodawców, bo będzie już ciężko wrócić do klasycznego 8 godzinnego czasu pracy w biurze. Ten model hybrydowy pracy w biurze i w domu stał się już codziennością.           

Podsumowanie

 Na trzynastym spotkaniu w ramach projektu „Praca zdalna po pandemii” udało się zebrać doświadczenia przedstawicieli urzędów, ośrodków naukowych, czy pracowników branży budowlanej. Urzędnicy jako główne wyzwania, które ich dotknęły wskazali początkowe problemy i nieprzygotowanie procedur do pracy zdalnej. Z biegiem czasu udało się wypracować metody i narzędzia informatyczne do skutecznego obiegu dokumentów. Pomimo sceptycyzmu odnośnie powszechności w ich sektorze pracy zdalnej, jej funkcjonowanie uzależniają od procedur i narzędzi administracyjnych. Inne problemy w pracy zdalnej wskazał gość reprezentujący środowisko naukowe. Wadą pracy zdalnej jest między innymi brak kontaktu ze studentem i zanik więzi społecznych między pracownikami, czy studentami. Wskazano też wyniki prowadzonych badań naukowych, które dotyczyły degradacji więzi, czy zaufania między pracownikami, a pracodawcami w perspektywie wprowadzenia nieprzemyślanej pracy zdalnej. Ważnymi spostrzeżeniami podzieliła się pracownica firmy projektowo-budowlanej o zasięgu międzynarodowym, która wskazała, że do każdego rodzaju wykonywanej pracy należy dobrać właściwe narzędzia komunikacji, które często sugerują i najpierw stosują sami pracownicy.

 

Zobacz: 22.03.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #13. Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie

 

Warszawa, 2 marca 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #12.
Praca zdalna z perspektywy pracownika

 

• Pracownicy są zdania, że mimo pewnych wad, praca zdalna daje szereg możliwości związanych z pełniejszym dostępem do rynku pracy, co przekłada się na zwiększenie szans znalezienia najpełniej satysfakcjonującego miejsca zatrudnienia.
• Uczestnicy webinarium nr 12 są zdania, że obecnie najbardziej pożądanym modelem pracy na rynku jest praca w formule hybrydowej.
• W kontekście świadczenia pracy w formule zdalnej na znaczeniu zyskuje zasada work-life balance, której celem jest stworzenie stanu równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym.
• Eksperci, biorący udział w webinarium nr 12, zwracają uwagę, że praca wykonywana z domu, w początkowym okresie utrudniała pracownikom jednoznacznie oddzielić życie zawodowe od prywatnego.
• Jak wynika z badania przeprowadzonego przez PARP, 43 procent pracowników wykonujących obowiązki zdalnie w szczytowym okresie trwania pandemii i po nim, częściej niż przed pandemią wypracowywało nadgodziny.
• Eksperci są zdania, że nowe przepisy regulujące zasady rządzące pracą zdalną poprawią warunki świadczenia obowiązków na odległość przez pracowników wielu branż. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślają przy tym, że regulacje nie mogą przekreślać metod i ustaleń, które realnie sprawdzały się w szczytowym okresie pandemii.
• W myśl projektowanych przepisów pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie nie mogą być dyskryminowani ani traktowani gorzej niż pracownicy, którzy wybrali stacjonarną formę pracy. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślali przy tym, że sami pracownicy jako przejaw dyskryminacji poczytują projektowane zmiany, w myśl których pracodawca nie będzie mógł – w wielu przypadkach – odmówić pracy zdalnej rodzicowi wychowującemu dziecko, czy osobie opiekującej się osobą potrzebującą stałej pomocy.
  

 

Pandemia, która wymusiła zmiany w organizacji życia gospodarczego, odcisnęła swoje piętno także na rynku pracy. Najważniejszą zmianą, która – jak wskazują liczne prognozy – pozostanie z nami na dłużej, jest upowszechnienie się systemu pracy zdalnej. Wiele branż, po okresie lockdownów, zdecydowało się wykorzystać doświadczenia płynące z pracy zdalnej także w późniejszym okresie.

Zrodziło to konieczność wypracowania regulacji dotyczących pracy zdalnej, czego efektem jest procedowana obecnie nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowe prawo – wprowadzające liczne przepisy dookreślające zasady rządzące pracą zdalną – wejść ma w życie już kwietniu 2023 r., redefiniując perspektywę zarówno pracodawców jak i pracowników.

Z uwagi na znaczny udział pracy zdalnej w ogóle form zatrudnienia w Polsce Związek Przedsiębiorców i Pracodawców realizuje projekt Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, który dofinansowany został z Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach tej inicjatywy powstał raport zatytułowany Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

W badaniu poddano analizie zarówno perspektywę pracodawców jak i pracowników – to właśnie druga z grup stanowić będzie główną oś niniejszego opracowania. Eksperci, biorący udział w webinarium nr 12 podkreślają tu, że najbardziej pożądanym modelem pracy z perspektywy pracowniczej jest praca w formule hybrydowej z możliwością wyboru miejsca pracy po stronie zatrudnionego.

 

Jak pracownicy postrzegają pracę zdalną? Wyniki badania ZPP.

Wnioski płynące z badania, które przeprowadzone zostało na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, zwracają uwagę na przeważający pozytywny stosunek pracowników do zdalnej formy zatrudnienia. 75 procent respondentów jest bowiem zdania, że praca zdalna to rozwiązanie pożądane nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Najbardziej entuzjastycznie do tej formy zatrudnienia odnoszą się osoby, które w tym modelu pracę świadczyły w okresie ostatnich sześciu miesięcy, licząc od daty zrealizowania badania. 30 procent zatrudnionych w formule zdalnej we wskazanym przedziale czasowym i 25 procent pracujących stacjonarnie wskazało, że, w ich opinii, praca zdalna powinna być dostępna dla każdego, o ile umożliwia to charakter obowiązków służbowych. Zdanie to największą liczbę zwolenników uzyskało wśród kobiet oraz osób w wieku do 34 roku życia. 20 procent badanych pracowników wyraziło opinię, że praca zdalna wykonywana powinna być w miejscu zamieszkania, a 25 procent wskazało tu na możliwość świadczenia pracy z dowolnego miejsca, przy założeniu, że lokalizacja nie zagraża bezpieczeństwu danych. Połowa respondentów jest zdania, że miejsce wykonywania pracy zdalnej nie ma żadnego znaczenia. W związku z tym na pracowników nie powinny być tu nakładane żadne ograniczenia terytorialne – także w kontekście wykonywania pracy poza granicami kraju.

Pytani, w zdecydowanej większości sądzą także, że praca zdalna jest dziś swoistym symbolem mobilności i otwiera rynek na nowe możliwości względem pozyskiwania pracowników. Trzy czwarte badanych uważa, że umożliwienie wykonywania pracy na odległość to dziś szansa na rozwój, a nie jego ograniczenie. Szczególnym przypadkiem jest tu branża IT, w której model pracy zdalnej zakorzenił się najbardziej. Pracodawcy sektora, biorący udział w webinarium nr 12 są zdania, że niechęć pracowników branży do spędzania czasu w biurze jest dla nich kłopotliwy z uwagi na utrudniony kontakt między pracownikami, którzy w warunkach biurowych chętniej wymieniają się wiedzą, spostrzeżeniami i doświadczeniami.

Interesujące wyniki dały odpowiedzi na pytania dotyczące czasu wykonywania obowiązków zawodowych w formule pracy zdalnej. Czterech na dziesięciu pytanych pracowników ściśle przestrzega tu godzin ustalonych przez pracodawcę, a 25 procent wskazało, że najistotniejsze w kontekście pracy zdalnej jest nastawienie projektowe i przestrzeganie ustalonych terminów wykonywania zadań. Gdy pytanym dano możliwość wyboru między elastycznymi godzinami pracy, a trybem zadaniowym, za pierwszą opcją opowiedziało się 35 procent osób, za drugą natomiast – 29 procent.

 

Work-life balance, a praca zdalna w Polsce.

Zdaniem uczestników webinariów organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, praca zdalna może być szansą na realizację idei work-life balance. Jest ona rozumiana jako stan równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, a zatem między realizacją obowiązków pracowniczych, a udziałem w życiu rodzinnym, towarzyskim, czy oddawaniu się rozrywkom i realizacji zainteresowań.

W Polsce wdrożenie zasad implikowanych przez work-life balance jest o tyle ważne, że nasi rodacy – jak wynika z danych Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju – są siódmym w kolejności najbardziej zapracowanym narodem w OECD. Polak przepracowuje średnio 1928 godzin w ciągu roku, podczas gdy Niemiec zaledwie 1363 godziny w czasie 365 dni. Więcej od Polaków, wśród przedstawicieli najbardziej rozwiniętych państw, pracują np. Chilijczycy, Koreańczycy, czy Kostarykańczycy. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślali, że praca wykonywana z domu, w początkowym okresie utrudniała pracownikom jednoznacznie oddzielić życie zawodowe od prywatnego.

Zaskakujące w tym kontekście są dane płynące z raportu opublikowanego w styczniu tego roku przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. 43 procent osób pracujących zdalnie – jak wynika z badania – częściej niż przed pandemią wypracowywało nadgodziny, 47 procent częściej niż przed pandemią zajmowało się po pracy służbową korespondencją, a 34 procent częściej niż przed pandemią odbierało służbowy telefon „po godzinach”.

Niemniej, co potwierdzali respondenci w badaniu przeprowadzonym na zlecenie ZPP, pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie doceniają elastyczność godzinową i możliwość samodzielnego zarządzania swoim czasem pracy. Jak wskazano w raporcie przygotowanym przez PARP pracownikom przeszkadza tu jednak brak wyraźnej granicy między czasem poświęconym na obowiązki zawodowe i częścią dnia przeznaczoną na sprawy prywatne.

W badaniu przeprowadzonym w okresie maj-lipiec 2021 przez Michael Page połowa respondentów przyznała, że podczas pracy zdalnej, przez brak bezpośredniego kontaktu z przełożonymi, odczuło, że ich sukcesy były niedoceniane. 42 procent pytanych wskazało, że w ich odczuciu praca zdalna zachwiała zasadą work-life balance, a 40 procent jest zdania, że pracodawcy w mniejszym stopniu dbali o zdrowie psychiczne osób wykonujących obowiązku z dala od biura. Aspekt ten podnosili także uczestnicy webinarium nr 12, którzy jednoznacznie twierdzili, że praca na odległość utrudnia budowanie właściwych stosunków na linii pracodawca – pracownik.

Blaski i cienie pracy zdalnej zbadali także eksperci Live Career. Pracownicy mieli tu za zadanie wskazanie największych wyzwań i zalet pracy zdalnej. Wśród pierwszej grupy najczęściej wybieranymi odpowiedziami były odcięcie się od pracy po jej zakończeniu (69 procent), znalezienie motywacji do wykonywania obowiązków (68 procent), komunikacja (65 procent), rozpraszanie się (65 procent), samotność (64 procent), współpraca z zespołem (64 procent), spadek kreatywności (60 procent) oraz dotrzymywanie ustalonych terminów (60 procent). Ankietowani podkreślali jednak także, że praca w formule zdalnej uelastyczniła ich czas pracy (82 procent), zapewniła im poczucie bezpieczeństwa (75 procent), zwiększyła poziom równowagi między życiem zawodowym i prywatnym (59 procent), umożliwiła zdobycie nowych umiejętności poza miejscem pracy (58 procent) oraz zwiększyła ich produktywność (52 procent).

 

Zalety i wady pracy zdalnej z perspektywy pracownika.

Raport przygotowany przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości podaje, że 70 procent pracowników jest zdania, że firmy w przyszłości inwestować będą w rozwiązania wspierające wykonywanie pracy w modelu zdalnym. Badani wskazali także szereg obiektywnych korzyści i zagrożeń wynikających z wciąż upowszechniającego się nowego typu świadczenia obowiązków zawodowych.

Za niewątpliwą zaletę uznano brak konieczności przeznaczania dodatkowego czasu na dojazdy do pracy i powroty z niej. Wiąże się to – z perspektywy pracowniczej – zarówno z redukcją czasu poświęcanego na pracę jak i obniżeniem kosztów dojazdu. Badani wskazywali tu także na możliwość bycia elastycznymi w planowaniu zadań oraz możliwość większej dbałości o środowisko naturalne, poprzez ograniczenie konieczności korzystania ze środków transportu – najczęściej prywatnych aut. Za atut poczytywana jest także szansa na spędzenie większej ilości czasu z najbliższymi. Praca zdalna okazuje się ponadto ogromnym udogodnieniem dla osób o ograniczonej sprawności ruchowej spowodowanej chorobą lub niepełnosprawnością.

Wśród wad pracy zdalnej wymieniano najczęściej konieczność samodzielnego tworzenia harmonogramu realizacji obowiązków zawodowych, którą utrudniają problemy z koncentracją i brak doświadczenia w zarządzaniu czasem pracy. Dla wielu pracowników – co podkreślali także uczestnicy webinarium organizowanego przez ZPP – pewnym dyskomfortem jest poczucie nieustannego przebywania w pracy. Badani wskazali także na ograniczenie przerw oraz przemęczenie fizyczne i psychiczne. Za obiektywną trudność uznano także ograniczoną możliwość korzystania ze szkoleń oraz zaburzenia rytmu komunikacji między pracownikami, co w znacznej mierze wynika z ograniczeń natury technicznej.

Pracownicy wskazują także na pogorszenie komfortu życia w miejscu zamieszkania, które spowodowane jest wydzieleniem części przestrzeni życiowej do potrzeb świadczenia pracy. Kłopotliwe dla wielu zatrudnionych jest uczucie wyobcowania związane z brakiem możliwości budowania na co dzień więzi społecznych. Pracownicy podkreślali również, że odczuwali i odczuwają liczne dolegliwości fizyczne. Stres spowodowany ograniczeniem kontaktu ze współpracownikami przekłada się bowiem często na dolegliwości mięśniowo-szkieletowe. Wielokrotnie – na co uwagę zwracali także uczestnicy webinarium nr 12 – pracodawcy nie dopełniają także powinności względem zapewnienia pracownikom odpowiednich narzędzi do wykonywania pracy zdalnie. Powoduje to między innymi poczucie fizycznego dyskomfortu związanego z choćby niewłaściwą postawą przyjmowaną podczas wykonywania obowiązków czy pogorszeniem wzroku spowodowanym brakiem odpowiedniego oświetlenia. Pracownicy ochoczo podchodzą do kwestii wyposażania miejsca pracy poza biurem w niezbędne narzędzia. Zgoła inaczej kwestia ta wygląda z perspektywy pracodawców. Uczestnicy webinarium nr 12 podkreślali, że, o ile rozumieją potrzebę wyposażenia miejsca pracy, o tyle niezrozumiałe jest – w ich odczuciu – obarczanie ich obowiązkami związanymi z kontrolą warunków w jakich praca jest wykonywana. Eksperci biorący udział w webinarium nr 12 są zdania, że czynności te powinny leżeć w gestii instytucji kontrolnych.

 

Zmiana prawa, czyli ukłon w stronę pracowników.

Już w kwietniu 2023 r. w życie wejść ma nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw, która ureguluje zasady rządzące pracą zdalną. Eksperci są zdania, że nowe przepisy stanowić będą ukłon w stronę środowiska pracowników. Szczegółowe rozwiązania dotyczące pracy zdalnej zawarte będą co do zasady w porozumieniach zawieranych pomiędzy środowiskiem pracowników (związkami zawodowymi) z pracodawcą. W wielu przypadkach – jak ma to miejsce choćby w odniesieniu do rodziców dzieci w wieku do czwartego roku życia czy opiekunów osób niepełnosprawnych – pracodawca będzie miał ograniczoną możliwość odmowy pracownikowi świadczenia pracy w modelu zdalnym. Wyjątek stanowią naturalnie zawody, które nie mogą być objęte obowiązkiem świadczenia pracy na odległość oraz sytuacje, gdy świadczenie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względów organizacyjnych.

Pracodawca zobowiązany będzie także do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. To jednak nie wszystko. Po stronie pracodawcy – w myśl nowych przepisów – będą także serwis, konserwacja narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi, w tym urządzeń technicznych, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych koniecznych do wykonywania obowiązków. Jak podkreślali uczestnicy webinarium nr 12 przykładem branży, w której doskonale udało się wdrożyć te przepisy w praktyce – jeszcze przed nadaniem im kształtu legislacyjnego – są nowoczesne media. Już w szczytowym okresie pandemii dziennikarze pracujący np. w „newsroomach” wypracowali skuteczne mechanizmy porządkujące pracę poza redakcję.

Ponadto pracodawcy pamiętać muszą, że „pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej”.

Nowe przepisy z całą pewnością pozwolą dookreślić zasady rządzące pracą zdalną. Jak wskazali jednak uczestnicy webinarium nr 12, ryzykiem jest w tym przypadku odrzucenie części już dziś wykorzystywanych w firmach schematów i narzędzi z powodzeniem regulujących zasady pracy w formule zdalnej. Przedsiębiorcy, zdecydowanie krytyczniej niż pracownicy, oceniają nowe przepisy i obawiają się, że dotychczasowe dobre praktyki, które  okazały się w ich firmach  skuteczne, będzie trzeba zmienić bądź porzucić.  Zarówno pracownicy jak i pracodawcy są zgodni, że nowe ramy pracy zdalnej uwzględniać powinny doświadczenia firm, które poświęciły wiele czasu i środków na dostosowanie modelu zdalnego do indywidualnych potrzeb konkretnych przedsiębiorstw.

 

Zobacz: 02.03.2023 Praca zdalna po pandemii. Raport podsumowujący webinarium #12. Praca zdalna z perspektywy pracownika

 

Warszawa, 22 lutego 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #11
Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych z perspektywy pracowników i związków zawodowych

 

• Organizacje związkowe wskazują na szereg dobrych dla pracowników rozwiązań, między innymi w zakresie pracy zdalnej określonych grup osób o szczególnych potrzebach opiekuńczych.
• Wiele kontrowersji wśród pracodawców i pracowników budzą regulacje dotyczące przestrzegania i kontrolowanie przepisów BHP i bezpieczeństwa informacji w trakcie pracy zdalnej.
• Jedną z najczęściej pojawiających kwestii spornych jest pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawców – między innymi mediów. Kwestia te wydaje się nie być dostatecznie precyzyjnie uregulowana.
  
  

Wstęp 

Na poprzednich webinariach, mimo, że gościliśmy także pracowników, bardziej wyraźna była perspektywa pracodawców na tematykę pracy zdalnej. Dlatego też webinarium 11 skoncentrowane było włącznie na opiniach i potrzebach pracowników w tym zakresie, a naszym gościem była przedstawicielka związków zawodowych. To one reprezentują interesy pracowników w wielu miejscach pracy i to one będą uczestniczyły w zawieraniu porozumień określających zasady wykonywania pracy zdalnej u wielu pracodawców. Związki zawodowe brały także udział w dialogu społecznym mającym na celu wypracowanie norm prawnych w tym zakresie. Mając na względzie cel projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej”, jakim jest jak najszersze przedstawienie problematyki pracy zdalnej, poznanie opinii przedstawicieli związków zawodowych jest niezbędne.

Opinia pracowników o pracy zdalnej w badaniu ZPP

8 na 10 osób, które w trakcie pandemii pracowały zdalnie, wróciło już do pracy stacjonarnej. Niemniej jednak aż trzy czwarte pracowników uznaje, że praca zdalna jest rozwiązaniem zdecydowanie dobrym nie tylko w czasach kryzysowych. Ponadto 7 na 10 ankietowanych, szczególnie w grupie osób, które pracowały już zdalnie, uważa że ten model przynosi korzyści zarówno im, jak i pracodawcy.

Warto również zauważyć, że w badaniu ZPP pracę zdalną zdecydowanie lepiej oceniają kobiety oraz rodzice. Ankietowani podkreślali także, że może ona dać możliwość aktywizacji zawodowej niektórych grup, takich jak osoby niepełnosprawne oraz osoby opiekujące się niepełnosprawnymi lub dziećmi.

Opinia wielu pracowników o pracy zdalnej jest tak dobra, że wśród osób, które miały z nią styczność aż 60 procent zadeklarowało, że byłoby gotowych zmienić pracodawcę jeśli nowy zaoferowałby mu lepsze warunki pracy zdalnej. Aż 47 procent ankietowanych wskazywało, że byłoby skłonnych zmienić swój zawód i przekwalifikować się wyłącznie po to, by móc pracować zdalnie.

Pomimo licznych korzyści pracownicy wskazują, że praca zdalna posiada pewne negatywne aspekty. Są to między innymi wyższe koszty mediów oraz negatywny wpływ na kontakty społeczne, a w rezultacie również na kondycję psychiczną.

Zagrożenia pracy zdalnej według pracowników

W dotychczasowych webinariach przeprowadzonych w ramach projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” pracownicy wskazywali, że praca zdalna bardzo dobrze sprawdziła się w ich przypadku. Szczególnie ważna dla nich okazała się oszczędność czasu i pieniędzy oraz komfort jej wykonywania z własnego domu. Pracownicy ci reprezentowali różne branże, głównie kreatywne oraz usługowe. Wskazać można, że większość pracowników, którzy mają doświadczenia z pracą zdalną, popiera tę formę pracy. Z pewnością jednak nie jest ona rozwiązaniem dla każdego. Oczywistym jest fakt, że w wielu branżach, na wielu stanowiskach pracy nie jest możliwe jej wykonywanie spoza siedziby firmy (konieczność fizycznej obecności pracownika w miejscu pracy jest standardem np. w produkcji, czy handlu bezpośrednim). Niemniej nawet w tych przypadkach, gdy praca zdalna jest możliwa, pracownik musi posiadać odpowiednie warunki lokalowe oraz pewne cechy charakteru umożliwiające dobrą organizację własnej pracy. Wskazuje na to np. całkowicie odmienne postrzeganie zagadnienia „pogodzenia życia zawodowego z prywatnym” przez różne grupy pracowników. Część pracowników wskazuje tą kwestię jako zaletę pracy zdalnej, a część (większa) jako wadę.

Należy mieć zatem świadomość, że świadczenie pracy zdalnej, mimo wielu zalet, może negatywnie wpływać na stan psychiczny pracownika. Dlatego ustawodawca wprost przewiduje, że ocena ryzyka zawodowego musi uwzględniać zagrożenia psychospołeczne. Stąd też związki zawodowe podkreślają, że w regulacjach wewnątrzzakładowych dotyczących pracy zdalnej podkreśla się pewne elementy, takie jak to, że pracownik zdalny również ma prawo korzystania z infrastruktury zakładowej, kontaktu z innymi pracownikami, a także nie może mieć trudniejszego dostępu do szkoleń. Obowiązek ten wynika również bezpośrednio z norm prawa pracy.

Uregulowanie rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną

Pracownicy i reprezentujące ich organizacje wskazują, że uregulowania dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej są istotne dla pracowników. Szczególnie w kontekście obecnej sytuacji gospodarczej – inflacji, wzrostu cen mediów oraz kryzysu energetycznego. Z tego też powodu praca zdalna będzie generowała dla pracowników zauważalnie większe koszty niż w trakcie pandemii. Równocześnie koszty związane z pracą zdalną są zmartwieniem pracodawców, którzy obawiają się w tej kwestii sporów z pracownikami, zwłaszcza, że przepisy mające pojawić się w Kodeksie pracy nie są w tym zakresie precyzyjne.

Uczestnicząca w webinarium przedstawicielka związków zawodowych wskazuje, że ustawodawca przewiduje trzy poziomy rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną: pokrycie, refundację oraz ryczałt. Pokrycie polega na zapewnieniu przez pracodawcę niezbędnych narzędzi takich jak internet, modem czy komórka służbowa. Koszt jest jasny, wynika on bezpośrednio z rachunku. Drugą możliwością jest refundacja, czyli zwracanie części kosztów realnie poniesionych przez pracowników, zgodnie z porozumieniem między pracodawcą i pracownikiem. Natomiast ryczałt to kwota w ustalonej z góry wysokości, która podlega negocjacji ze związkiem zawodowym albo przedstawicielem pracowników danego przedsiębiorstwa.

Trudno jest wskazać, jaką część rachunków np. za dostęp do internetu pracownik otrzymał w związku z pracą zawodową, a jaką w związku z prywatnym użytkiem. Trudno też wyliczyć dokładne zużycie innych mediów. Może się też zdarzyć, że pracownik opłaca rachunki w swoim miejscu zamieszkania w formie ryczałtu, a więc nie zna dokładnej kwoty, którą płaci np. za energię elektryczną. W związku z tym należy przypuszczać, że rozliczenie ryczałtowe będzie najpopularniejszym rozwiązaniem.

Przy ustalaniu ryczałtu należałoby myśleć o rzeczywistych kosztach, a więc roszczenie całkowitej opłaty za media byłoby wykluczone. Związki zawodowe proponują między innymi stworzenie „widełek” kwotowych w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy. Takie rozwiązanie w opinii organizacji pracowników mogłoby skutecznie zmniejszyć ilość konfliktów na tym tle między pracodawcami i pracownikami.

Praca zdalna dla pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi. 

Praktyka istniejąca w wielu przedsiębiorstwach wprowadziła wiele rozwiązań, które ułatwiają pracę zdalną pracownikom i pracodawcom. Choć pracodawcy wskazują, że wprowadzenie norm prawnych w tym zakresie do Kodeksu pracy jest w pewnych aspektach pożądane, to jednocześnie rozwiązania te są spóźnione. Zarówno w badaniu przeprowadzonym przez ZPP, jak i w trakcie webinariów wskazywano, że pracodawcy oczekiwali rozwiązań ramowych, umożliwiających usystematyzowanie już istniejących na rynku dobrych praktyk w zakresie pracy zdalnej i norm na tyle elastycznych, by można było wypracowane rozwiązania stosować.  Związki zawodowe podkreślają jednak korzyści z wprowadzenia nowych norm pracy zdalnej do Kodeksu Pracy dla pracowników. W szczególności rozwiązania te mogą być docenione przez pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi.

Nowa regulacja obligująca pracodawcę do uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną w niektórych sytuacjach jest odniesieniem do istniejącego już w Kodeksie Pracy art. 142¹ oraz jego uzupełnieniem. Przepis ten daje uprawnienie między innymi do wnioskowania o indywidualny rozkład czasu pracy np. opiekunom dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności, natomiast nowy art. 67¹⁹ § 6 rozwija te normy o możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną. Pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi w sytuacji, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zdaniem organizacji związkowych normy te będą lepiej odpowiadać potrzebom pracowników dotkniętych szczególną sytuacją, a interes pracodawcy jest zabezpieczony tym, że w uzasadnionych przypadkach będzie mógł on nie uwzględnić wniosku pracownika.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w opinii wielu pracodawców normy te mogą być przyczyną konfliktów. O ile oczywistym jest, że pracując na linii produkcyjnej nie można wykonywać pracy zdalnej, to w przypadku pracy biurowej nie będzie już to oczywiste, czy jest możliwość w  danej sytuacji przejścia pracownika na pracę zdalną, czy też nie. Przejście na pracę zdalną przez część pracowników, może spowodować z kolei, że pozostali nie będą mogli już uzyskać możliwości wykonywania np. pracy zdalnej okazjonalnej, czy pracy hybrydowej, bo będą oni musieli wypełnić luki w biurze po pracownikach uprzywilejowanych w tym zakresie.

Praca zdalna na wniosek pracownika.

Już w tej chwili istnieje możliwość zwykłego porozumienia się pracodawcy i pracownika o pracę zdalną na dowolny okres, dlatego wprowadzenie przepisu dotyczącego pracy zdalnej tzw. okazjonalnej jest czasem niezrozumiałe. W trakcie naszych webinariów wielokrotnie sami pracodawcy wyrażali, że przepisy w tym zakresie wydają się zbędne. Wskazać jednak należy, że art. 67³³ § 2 przewiduje, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3. Oznacza to, że w tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku np. pokrywania kosztów mediów związanych z pracą zdalną, czy materiałów i narzędzi pracy. Choć oczywiście również obecnie istnieje możliwość uzgodnienia pracy zdalnej, to po wejściu w życie nowych przepisów na pracodawcę będą nałożone nowe, liczne obowiązki. Praca zdalna „okazjonalna” będzie wyłomem w tym zakresie. Będzie ona mogła być wykonywana w ciągu maksymalnie 24 dni w roku.

Regulacja ta jest wynikiem inicjatywy strony przedsiębiorców właśnie z uwagi na umożliwienie pracy zdalnej raz na jakiś czas bez obciążania pracodawców dodatkowymi obowiązkami. Jednocześnie jednak wielu przedsiębiorców zgłasza obawy, że będzie prowadzić do konfliktowych sytuacji, gdy jednemu pracownikowi udzieli się pracy zdalnej, a innemu nie. Niektórzy pracownicy mogą traktować również pracę zdalną okazjonalną jako swoje uprawnienie, które pracodawca musi uwzględnić. Istnieje także obawa, że pracownicy będą wykorzystywać tą możliwość na podobnej zasadzie jak „urlop na żądanie” wysyłając wnioski o pracę zdalną drogą elektroniczną na krótko przed rozpoczęciem pracy.

​​Organizacje związkowe reprezentujące pracowników podkreślają, że nie są w pełni usatysfakcjonowane wyłączeniem stosowania licznych obowiązków przez pracodawcę w zakresie pracy zdalnej, to sama praca zdalna okazjonalna może okazać się przydatna. Pracownik funkcjonujący w normalnym życiu rodzinnym i społecznym spotyka się z różnymi sytuacjami losowymi, na przykład z pęknięciem rury i przymusem oczekiwania na fachowca. Często nie oznaczają one od razu całkowitej niemożności wykonywania pracy, a jedynie przymus pozostania w domu. W takim scenariuszu praca zdalna jest korzystna dla obu stron, ponieważ pracodawca otrzymuje wykonaną pracę, a pracownik nie traci dnia pracy.

W ostatecznym rozrachunku normy pracy okazjonalnej choć budzą pewne wątpliwości, to wydają się być rozwiązaniem potrzebnym zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

Kwestia kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy

Praca zdalna nie jest już jedynie środkiem służącym przeciwdziałaniu zagrożeniu epidemiologicznemu. Nie jest sytuacją tymczasową i zagości prawdopodobnie na stałe w życiu zawodowym wielu Polaków. W związku z tym normy prawne musiały objąć regulacją również obszar bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa informacji. Zagadnienie to budziło wiele kontrowersji w trakcie pandemii, szczególnie w początkowym okresie.

Zgodnie z nowymi regulacjami praca zdalna może być powierzona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę jedynie w określonych sytuacjach np. w przypadku obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. W pozostałym zakresie jest ona wynikiem porozumienia między pracodawcą a pracownikiem bądź wynikiem wniosku pracownika, który pracodawca może bądź powinien uwzględnić.

W pierwszej kolejności zwrócić należy uwagę, że przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik zgodnie z 67³¹ § 6 k. p. zobligowany jest złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Pracownik ponadto zgodnie z § 7 tegoż artykułu musi złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Przedstawiciele związków zawodowych wskazują jednak, że pomimo oświadczeń złożonych przez pracodawcę oraz faktu, że praca zdalna odbywa się często w miejscu zamieszkania pracownika, to pracodawca wciąż powinien realizować swoje obowiązku z zakresu BHP.

Warto jednak zwrócić uwagę, że praktyczne realizowanie obowiązków w zakresie BHP oraz kontroli może budzić kontrowersje zarówno pracowników jak i pracodawców. Jak wskazują badania Związku Przedsiębiorców i Pracodawców oraz doświadczenia z webinariów, z perspektywy pracodawcy jest to przerzucanie na niego obowiązków, które powinny leżeć po stronie państwa. Choć pracownicy przechodzący na pracę zdalną będą mogli, a nie musieli być kontrolowani przez pracodawców, to od przedsiębiorców będzie się oczekiwać, że zadbają o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zasad pracy zdalnej, zasad ochrony informacji i w tym celu będą kontrolować pracowników. Sprawia to, że przedsiębiorca będzie musiał poświęcić czas i środki na kontrole zamiast na prowadzenie działalności.

Związki zawodowe podkreślają jednak, że jeżeli przedsiębiorca, mając na względzie ochronę danych osobowych czy informacji poufnych uznałby, że praca zdalna byłaby zbyt ryzykowna, a przez to niemożliwa, to byłoby uzasadnione, żeby nie umożliwiać pracy zdalnej na danym stanowisku. Pracodawcy mogą się także zabezpieczyć między innymi zakazem świadczenia pracy w kawiarniach, lobby hotelowych i innych powszechnie dostępnych miejscach.

Pracownicy uczestniczący w dotychczasowych webinariach oraz badaniu ZPP wskazują także na obawy, że kontrola ze strony pracodawcy będzie w pewien sposób naruszała ich prywatność. Co prawda część pracowników, którzy mają dobre relacje z pracodawcą jest skłonnych to zaakceptować, to dla innych jest to kwestia problematyczna. Przedstawicielka organizacji zrzeszającej pracowników wskazała jednak, że pomimo tych obaw pracownik wnioskujący o pracę zdalną, czy biorący udział w rekrutacji do pracy w formie zdalnej powinien mieć świadomość również tych problematycznych kwestii, czyli między innymi faktu, że praca zdalna może wiązać się z kontrolą pracodawcy w domu pracownika.

Naruszenie praw pracowniczych w pracy zdalnej

Z perspektywy związków zawodowych naruszenia praw pracowniczych w pracy zdalnej zdarzają się ze względu na to, że mamy do czynienia ze stykiem spraw rodzinnych oraz prywatnych ze sprawami zawodowymi. W regulaminach wewnątrz zakładów pracy zdarzały się już takie zapisy, jak zakaz wywieszania prania czy gotowania obiadu w czasie pracy, co ma zapobiegać wypadkom. Nawet miejsce pracy zdalnej, które znajduje się najczęściej przy biurku domowym, nadal może być miejscem niebezpiecznych sytuacji. Rolą pracodawcy jest wyczulenie pracowników na zasady BHP.

Działania związków zawodowych w sprawie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej to na tą chwilę przede wszystkim upowszechnianie wiedzy o proponowanych regulacjach prawnych. Społeczeństwo w dużej mierze postrzega pracę zdalną przez pryzmat pandemii. Wprowadzanie nowych przepisów wprowadza jednak wiele zmian i nowości, jak praca zdalna okazjonalna. Niemniej dopiero praktyka pokaże, jak nowe regulacje będą się sprawdzały.

Podsumowanie

Postrzeganie pracy zdalnej przez związki zawodowe i pracowników jest z reguły pozytywne. Zauważalne są jednak wątpliwości odnośnie rozwiązań szczegółowych i np. w zakresie skutków, które mogą dotknąć pracowników w kwestii społecznej oraz psychologicznej. Uczestnicy webinariów wskazują także, że do pracy zdalnej są konieczne pewne predyspozycje, które nie tylko zapewnią samodyscyplinę, ale również niepogorszony stan psychiczny.

Każde miejsce pracy w mniejszym lub większym stopniu będzie musiało otworzyć się na możliwość pracy zdalnej. Ustawodawca zdefiniował pracę zdalną tak, że nie sprowadza się ona tylko do dawnego pojęcia „home office” i pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji.

Z pewnością w odniesieniu do pracy zdalnej praktyka wyprzedziła legislację. Mimo tego związki zawodowe wskazują, że regulacje prawne w tym zakresie są potrzebne i wartościowe z perspektywy pracowników. Zapewniają nowe możliwości, większe bezpieczeństwo i pole do dialogu z pracodawcą. Obawy pracodawców budzi jednak fakt, że niektóre z regulacji mogą prowadzić do konfliktowych sytuacji. Przykładem może być kwestia pokrycia kosztów mediów przez pracodawcę, która wydaje się nie być dostatecznie sprecyzowana. Bardzo cenionym z perspektywy związków zawodowych rozwiązaniem jest możliwość pracy zdalnej dla pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi.

Pomimo pewnych rozbieżności w ocenie regulacji pracy zdalnej przez związki zawodowe i organizacje pracodawców, przyjęte rozwiązania zawierają szereg pożądanych i cenionych przez obie strony rozwiązań. Niemniej jednak dopiero praktyka rynkowa pokaże, na ile przepisy w zakresie pracy zdalnej będą się sprawdzać.

 

Zobacz: 22.02.2023 Praca zdalna po pandemii. Raport podsumowujący webinarium #11. Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych z perspektywy pracowników i związków zawodowych

 

Warszawa, 13 lutego 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #10
Praca zdalna oczami pracowników.

 

• Praca zdalna jest ceniona i poszukiwana przez wielu pracowników na rynku.
• Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z szeregiem wyzwań i problemów. Trzeba odpowiednio zorganizować miejsce pracy, posiadać odpowiedni sprzęt. Pracownicy wskazują również, że model wyłącznie zdalny wpływa negatywnie na relacje społeczne.
• Praca zdalna może być dobrym rozwiązaniem dla wielu branż np. dla księgowości i rachunkowości, IT, usług ubezpieczeniowych, kreatywnych i tych nie wymagających bezpośredniego kontaktu z klientami.
• Pracownicy wskazują, że często czas pracy w domu bardziej się „rozmywa” z tym prywatnym. Czasem jest się dostępnym dla pracodawcy dłużej, ale nasi rozmówcy to akceptują, gdyż oszczędność czasu na dojazdy do pracy rekompensuje wskazane wady.
• Problematyczna dla pracowników może być kwestia kontroli pracy zdalnej oraz przestrzegania norm BHP i bezpieczeństwa informacji w ich miejscu zamieszkania.
• Zmiany na rynku dostrzegają także przedstawiciele lokalnych związków przedsiębiorców. Tam, gdzie oferta pracy zawiera wzmiankę o możliwości jej wykonywania zdalnie napływa wyraźnie więcej CV od kandydatów.
• Praca zdalna może być wyzwaniem w zakresie ochrony bezpieczeństwa informacji.
• Uczestnicy webinariów wskazują także na kwestie problematyczne dla pracodawców i pracowników. Pracodawcy nie chcą np. by praca zdalna była dla nich źródłem dodatkowych kosztów.

Opracowanie powstało w ramach cyklu publikacji towarzyszących projektowi ZPP „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“. Projekt wspierany jest przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

W pierwszym etapie tego projektu przeprowadziliśmy badania jakościowe i ilościowe. Przebadaliśmy ponad 1000 pracowników. Wynika z nich, ze praca zdalna jest doceniana przez pracowników, nie tylko jako rozwiązanie kryzysowe, ale docelowe. Projekt realizowany przez ZPP ma na celu kompleksową analizę zagadnienia, ale i wpracowanie rekomendacji dla rynku polskiego.

Do początku 2020 r. praca zdalna była zjawiskiem jedynie marginalnym i nie miała odzwierciedlenia w przepisach prawnych. Po wybuchu pandemii koronawirusa COVID-19 – braki w zapisach w Kodeksie pracy –dookreślono w tzw. ustawie covidowej (Dz.U. 2020 poz. 374). Zgodnie z art. 3 ust. 1 tej ustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Aktualnie zatem aby uznać pracę za zdalną, niezbędne jest polecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Praca ta musi być wykonywana przez określony czas i uwzględniona w umowie o pracę.

Trwają prace nad szerszym uregulowaniem w prawie tego zjawiska. Część propozycji wydaje się być jednak kontrowersyjna. Pracodawcy nie chcą być ograniczani w swobodzie podejmowania decyzji o warunkach organizacji pracy zdalnej w ich przedsiębiorstwie oraz obawiają się nałożenia na nich dodatkowych obowiązków. Pracownicy podkreślają, że oczekują jeszcze szerszego dostępu do możliwości świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy. Podczas kolejnego webinarium zorganizowanego w ramach cyklu wysłuchaliśmy właśnie perspektywy pracowniczej.

Opinie uczestników webinarium.

Nasza rozmówczyni, która u swojego pracodawcy jest księgową i kadrową zarazem podzieliła się dotychczasowymi doświadczeniami. W jej miejscu pracy zdalne wykonywanie obowiązków jest dostępne i pracownicy korzystają z tej formy wykonywania obowiązków kiedy tylko mogą. W opinii naszej rozmówczyni wyzwaniem jest zabezpieczenie odpowiedniego sprzętu dla pracowników w domach. Narzędzia pracy w domu nie są tak wysokiej jakości jak w biurze (np. kserokopiarki). Poza wyzwaniami sprzętowymi cierpią na pracy zdalnej relacje. Część pracowników też ma kłopot ze skupieniem się w domu, np. z uwagi na obecność innych domowników.

– „Nigdy nie byłabym za tym aby praca była tylko zdalna lub tylko stacjonarna. Najbardziej optymalny wydaje się wariant hybrydowy. Podczas pandemii wiele straciliśmy, trudno było budować więź z nowymi pracownikami. Były problemy z wdrożeniem, przekazaniem wiedzy – pracownicy Ci czuli się pozostawieni sami sobie. Nauczeni tymi doświadczeniami staramy się korygować te braki. Ale zdecydowanie praca hybrydowa wspiera współpracę w zespole i pozwala na budowanie relacji.” – dodała uczestniczka webinarium.

Przepisy unijne przynoszą pracownikom prawo do bycia „offline”, a więc bycia poza pracą. Wprowadzono je gdyż godzenie życia zawodowego i prywatnego przy pracy zdalnej bywa trudne. Czas służbowy się rozmywa, rozciągamy go będąc w domu. Nasza rozmówczyni podkreśla jednak że nie stanowi to dla niej dużego problemu, gdyż brak konieczności dojazdu do pracy, szykowania się do niej – powoduje, że dodatkowych 30-60 minut spędzonych na zadania służbowe nie zabiera jej czasu prywatnego. W małych firmach też pracownicy często łączą relacje zawodowe z prywatnymi. Rodziny się znają, dzieci się znają,  więc nie zawsze da się życie zawodowe od prywatnego całkowicie oddzielić. Potrzebna jest samodyscyplina i dobra organizacja.

Najprawdopodobniej kontrole ze strony pracodawców w zakresie BHP, ochrony informacji niejawnych, sposobu świadczenia pracy będą mogły być wykonywane w miejscu pracy zdalnej. I choć w porozumieniu z pracownikiem, jednak będą przeprowadzane w sferze prywatnej. Nasza rozmówczyni rozumie sens zapisów o możliwości kontroli ze strony pracodawców, o ile będzie to po wcześniejszym „umówieniu się”. Wiele zależy też od tego czy kontrolę będzie prowadziła osoba obca, czy dobrze nam znana. Ale zrozumiała jest potrzeba ochrony interesów pracodawców. Również sami pracodawcy nie oceniają pozytywnie proponowanych zapisów w obszarze kontroli pracowników podczas świadczenia przez nich pracy zdalnej – postrzegają tę kwestię jako próbę przerzucenia obowiązków na przedsiębiorcę, który będzie musiał dodatkowo zorganizować zasoby i procesy pod tym kątem.

Z kolei przedstawiciel sektora IT, który jako branża generalnie bardzo wysoko ocenia pracę zdalną – nie wyobraża już dziś sobie powrotu do stacjonarnego trybu. Z analiz ZPP wynika, że ten model bardzo dobrze funkcjonuje w sektorach związanych z technologiami informatycznymi. Pracodawcy dostrzegają nawet wyższą efektywność pracowników. W opinii naszego rozmówcy – w istocie – w zdecydowanej większości praca zdalna w IT przynosi korzyści. – „W branżach, które wiążą się z większą liczbą dokumentów, w tym drukowanych, które mogą wymuszać pracę stacjonarną sytuacja ta może być odmienna. Niektóre aspekty lepiej działają w trybie stacjonarnym. Pewne spotkania lepiej jest zorganizować bezpośrednio. Jednak koncepcja codziennego dojeżdżania do pracy jest mi dziś już bardzo obca. Zdecydowanie będę się trzymał pracy zdalnej. Paca stacjonarna zawęża możliwości zatrudniania z obu stron. Pracodawcy, którzy potrafią dać pracę zdalnie mają do dyspozycji szerszy rynek pracownika”.

Aż 60% pracowników, którzy mieli okazję w przeszłości pracować zdalnie dziś zmieniłaby pracę mając możliwość pracy zdalnej i aż 47% pracowników gotowych jest się przekwalifikować aby móc wykonywać pracę zdalnie. Na pewno jest to istotny aspekt w decyzjach o kształtowaniu ścieżki kariery. Pracownicy szukają dziś zawodów, które nie wiążą ich z biurem, bo to potrafi dziś mocno ich ograniczać. Wynika to między innymi z tego że ich otoczenie, domownicy, znajomi często już cieszą się dużo większą elastycznością wnikającą ze zdalnego wykonywania codziennych obowiązków.

Śląsk dostrzega zalety pracy zdalnej

Swoimi spostrzeżeniami podzielił się z nami również Prezes śląskiego ZPP. Na Śląsku dominuje przemysł, ale też znaczna część działalności jest usługowa. Zapytany o to na ile praca zdalna przyjęła się na Śląsku stwierdził: – „Śląsk jest dość specyficzny – mamy tutaj dość ciasno, jesteśmy aglomeracją po której trudno się poruszać. Próba przejazdu z miejsca na miejsce w godzinach szczytu lub gdy spadnie śnieg powoduje że pracownicy narażają się na wyższe koszty, stratę czasu, trudności z parkowaniem.”. W opinii naszego rozmówcy praca zdalna jest dziś bardzo ważnym elementem na Śląsku, w pełni się przyjęła. Sam fakt i możliwość pracy zdalnej pracownicy cenią na tyle, że chcieliby aby ustawodawca nie ograniczał decyzji pracodawców w tym zakresie. Swoboda w kształtowaniu stosunków pracy jest dziś postrzegana przez pracowników jako duża zaleta. Uczestnik webinarium posłużył się też przykładem z rynku pracy i doświadczeń związanych z poszukiwaniem pracowników – „To samo ogłoszenie o pracę zamieszczone w Internecie z podpisem, że praca jest zdalna powoduje że spływa wiele więcej CV. Jest to duży impuls rozwojowy dla pracowników, ale i samych firm”. Nasz rozmówca zwraca jednocześnie uwagę na to, że praca zdalna wiąże się z licznymi wyzwaniami. Posiadanie pracownika w drugiej części Polski, czy nawet za granicą, powoduje że możliwość skontrolowania stanowiska pracy jest ograniczona.

W branży IT, również na Śląsku, praca zdalna jest już absolutnie standardem. Świadczenie pracy nie musi odbywać się z domu. Dziś zdarzają się przypadki łączenia z rozmówcami ze szczytu pięciotysięczników. To oczywiście ekstremalny przykład, ale świetnie ilustruje aktualną mobilność.

Śląski samorząd planuje organizację specjalnego hubu technologicznego, który będzie umożliwiał firmom kompleksową organizację biznesu, w tym realizację pracy zdalnej. Śląsk chciałby być centrum relokacyjnym dla firm i rozumie to, że musi wspierać pracę zdalną, która w procesie przenoszenia przedsiębiorstw jest kluczowa.

Wypadek przy pracy, czy niekoniecznie?

Kolejny nasz rozmówca reprezentował branżę ubezpieczeniową. Zapytany o zagrożenia wynikające z pracy zdalnej zaznaczył: – „W branży ubezpieczeniowej praca zdalna jest dość naturalną rzeczą. Przed tym webinarem złożyłem zapytania o to w jaki sposób towarzystwa ubezpieczeniowe będą podchodziły do NW w czasie pracy, ale świadczonych w domu. Odpowiedzi jakie otrzymałem świadczyły o tym, że jeśli raport BHP jest prawidłowo sporządzony, to wypłata świadczenia nastąpi.” Z jednej więc strony odpowiedź towarzystw ubezpieczeniowych jest pozytywna, z drugiej jednak – nie każdy pracodawca ma w zespole BHP-owca, nie ma możliwości bieżącego monitorowania warunków świadczenia pracy. W opinii naszego rozmówcy ustawowo należałoby te kwestie uregulować – zarówno dla bezpieczeństwa pracowników, jak i pracodawców. Towarzystwa mają w zapisach wypłatę świadczenia z tytułu NW podczas pracy wykonywanej zdalnie, ale w praktyce nie do końca wiadomo w jakim trybie je wypłacać.

Problem pojawia się też w kwalifikacji „wypadku przy pracy” podczas pracy zdalnej. Dziś ruchome są godziny pracy, pracownik w trakcie pracy może iść do kuchni zrobić sobie herbatę, wstawić pranie, wychodzi z psem na spacer. Zdaniem naszego rozmówcy – „Wyjściowym rozwiązaniem mogłoby być określenie czasu logowania jako zakresu godzinowego świadczenia pracy. Godziny świadczenia pracy nie mają tu znaczenia, czy jest to weekend, okresy wieczorno-nocne. Niemniej to może być kłopotliwe aby udowodnić, że sytuacja wypadkowa miała miejsce akurat w tym – wskazanym przez pracownika momencie” – Wymaga to dalszego przemyślenia. Mniejsi pracodawcy zdają się być na gorszej pozycji w tym wypadku. Nie mają procedur, zasobów, narzędzi.

Jeśli wrośnie ryzyko ubezpieczeniowe, liczba potencjalnych wypadków wzrośnie to i stawki mogą wzrosnąć, niemniej ubezpieczenia pracownicze są w opinii naszego rozmówcy obecnie bardzo niskie. – „Wynoszą kilka złotych. Na chwilę obecną nie wydaje się to być problemem. Ale gdyby liczba wypadków nagle rosła, były podejrzenia wyłudzeń – wówczas ubezpieczyciele będą na pewno analizować sytuację, podnosić wysokość składek. Wyłudzenia pojawiają się gdyż świadczenia z tytułu wypadku podczas pracy są zdecydowanie wyższe niż ze zwykłego NNW.”.

Równocześnie zdaniem uczestnika webinarium branża ubezpieczeniowa jest modelowym przykładem do tworzenia pracy zdalnej. Naturalnie pandemia dużo zmieniła. Przed nią sporo ubezpieczeń było realizowanych zdalnie, bez wychodzenia z domu. Minus był taki, że nie dawało to jakościowego kontaktu z agentem. W okresie pandemii i po niej towarzystwa ubezpieczeniowe otworzyły furtkę do obsługi zdalnej i dziś około 50% klientów już ubezpiecza się zdalnie. – „Podczas spotkań online definiujemy potrzeby, składamy ofertę, następuje opłacenie polisy. Wyzwaniem na początku tego procesu były kwestie RODO, a konkretnie konieczność weryfikacji tożsamości klienta. W tym celu powstały szyfrowane pakiety dokumentów, które klienci weryfikują ze swojej skrzynki mailowej. To szalenie istotne, bo błędne wysłanie niezaszyfrowanego maila może wiązać się z problemami, pozwami, wysokimi odszkodowaniami.”.

Większy problem przedstawiciel branży ubezpieczeniowej dostrzega w obsłudze najstarszego pokolenia klientów, którzy często nie radzą sobie z narzędziami pracy zdalnej. W takiej sytuacji konieczne jest umówienie się z klientem stacjonarnie – w wybranym terminie.

Jak podsumował nasz rozmówca pracownicy towarzystw ubezpieczeniowych pracę mogą dziś świadczyć zewsząd. Wystarczy być pod telefonem i mailem. Nie należy więc oczekiwać aby branża ta powróciła do trybu stacjonarnego.

Z punktu widzenia przepisów, które mogą wejść w 2023 r. i obowiązków po stronie pracodawcy w zakresie ochrony informacji oraz weryfikacji czy pracownicy – niezależnie od miejsca pracy – dopełniają wszelkich obowiązków może stanowić wyzwanie. W wersji klasycznej (stacjonarnej) RODO również wymaga dużo dodatkowej pracy – klient podpisuje dodatkowe dokumenty, muszą być one odpowiednio przechowywane, agregowane w bazach danych. W wersji zdalnej wydaje się być to dziś już lepiej opanowane procesowo – wiąże się z mniejszą liczbą formalności po stronie agenta ubezpieczeniowego.

Praca zdalna rozwija się mimo braku regulacji

Dziś w wielu firmach z uwagi na lakoniczne uregulowanie materii pracy zdalnej w przepisach obowiązują już zakładowe regulaminy wykonywania pracy zdalnej.

Szukając podpowiedzi co do sposobu organizacji pracy zdalnej w firmie w dotychczasowych przepisach można wywnioskować, że poza poleceniem dotyczącym pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zasadach pracy zdalnej i zaznajomić pracownika ze sposobem jej wykonania oraz zapewnić mu narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania zadań w ramach pracy zdalnej, np. służbowy komputer, lecz niekoniecznie wiążę się to z obowiązkiem dostarczenia (zakupu) takiego sprzętu. Jeżeli pracownik dotychczas wykonywał pracę na prywatnym komputerze, to nie ma obowiązku dostarczania pracownikowi nowego sprzętu. Pracownik może również korzystać z materiałów i narzędzi własnych o ile zapewnia to poszanowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, wszelkiego rodzaju danych osobowych i innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jednocześnie pracownicy formułują określone oczekiwania względem pracodawców w zakresie dostosowania ich domów do efektywnego wykonywania pracy zdalnie:

Odpowiedź pracodawców na te potrzeby nie zawsze jest jednak adekwatna do oczekiwań pracowników:

Wynik powyższych badań jednoznacznie pokazuje, że pracodawcy w większości nie chcą aby wprowadzenie w ich firmach pracy zdalnej stało się dodatkowym źródłem kosztów. Raczej woleliby myśleć o wysłaniu pracowników na pracę zdalną jako formie oszczędności zasobów firmowych, ewentualnie sposobie na wyjście naprzeciw wnioskom pracowniczym o możliwość uelastycznienia charakteru świadczonej pracy. Niemniej koszty pracodawcy chcieliby w większości ponosić jedynie te, które są niezbędne do tego aby pracownik pracę wykonał.

Tymczasem praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania zasad BHP ani z innych obowiązków pracowniczych. Jeśli w trakcie wykonywania pracy zdalnej dojdzie do wypadku, takie zdarzenie powinno zostać zakwalifikowane jako wypadek przy pracy. Choć jak podkreślali nasi rozmówcy niezwykle trudno jest dziś ten przepis przekuć w praktykę.

Pracownik nie może też póki co żądać od pracodawcy zwrotu kosztów związanych z pracą z domu, w szczególności kosztów korzystania z własnego sprzętu lub kosztu Internetu. Nie istnieje bowiem podstawa prawna pozwalająca pracownikowi zgłaszać tego typu roszczenia.

Przepisy nie regulują minimalnego ani maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej, ale zarazem pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania pracy zdalnej przez czas nieokreślony. Przepisy przewidują też możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę. Skrócenie okresu pracy zdalnej nie wymaga żadnego uprzedzenia ani podania przyczyny. Poleceniem służbowym można więc z dnia na dzień poprosić pracownika o powrót do pracy w biurze bez żadnego uzasadnienia.

Pozostaje jednak pytanie, czy pracownik odwołany z pracy zdalnej będzie chciał przy pracodawcy pozostać.

Nowelizacja kodeksu pracy, nad którą pracuje obecnie Senat wprowadza art. 6722 par. 1, który stanowi, że każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia obowiązków. Należy przy tym ustalić termin powrotu do pracy stacjonarnej, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia zatrudniony musi pojawić się w firmie dzień po upływie owych 30 dni. Dotyczyć to będzie jednak wyłącznie przypadków, gdy strony umówią się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. Jeśli wprowadzą ją od początku, a więc już przy zawieraniu umowy o pracę, zmiana decyzji nie będzie taka prosta. Niekiedy praca stacjonarna będzie wręcz wykluczona. Jeśli praca zdalna zostanie wprost zapisana w umowie jako forma realizacji zadań przez pracownika stanie się wyłącznym sposobem wykonywania obowiązków. Przejście na tryb stacjonarny będzie wówczas wymagało zgody obu stron. Zmienia to bowiem całkowicie postanowienia umowy w tym zakresie.

Tymczasem pracodawcy coraz częściej spotykają się z odmowami ze strony kandydatów, gdy okazuje się że praca hybrydowa, czy nawet w całości zdalna nie jest możliwa.

W sporządzonym przez PARP pod koniec 2021 raporcie „Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki” czytamy: – „Z perspektywy pracowników ważne są inne aspekty pracy zdalnej. Przede wszystkim wskazują oni na brak konieczności dojazdu do pracy (84% pozytywnych wskazań). Badani specjaliści i menedżerowie doceniają też komunikację z przełożonymi (82%) i członkami zespołu (78%). Zadowolenie z pracy wyraża 73% pracowników, a z życia rodzinnego – 75%. Za największy minus pracy zdalnej uznano brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy (ponad 57% negatywnych wskazań). Cierpi również życie społeczne, przejawiające się np. w braku wspólnych lunchów – ten element ocenia negatywnie 54% respondentów”.

Pracownicy dostrzegają więc coraz więcej zalet pracy zdalnej, przyzwyczajają się do niej. Coraz trudniej jest im zmienić nowe nawyki i „z powrotem” przestawić się na pracę stacjonarną. Może się więc okazać, że niedługo zaobserwujemy jeszcze większą liczbę aplikacji na stanowiska oferujące pracę zdalną, a na ogłoszenia przewidujące jedynie stacjonarną formę współpracy odpowiadać będzie coraz mniej kandydatów.

***

Źródła:

Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki – PARP – Centrum Rozwoju MŚP

Praca zdalna – czym jest, obowiązki pracownika i pracodawcy – Infor.pl

Praca zdalna 2023. Powrót do pracy stacjonarnej czasem nie będzie możliwy – GazetaPrawna.pl

 

Zobacz: 13.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #10. Praca zdalna oczami pracowników

 

Warszawa, 08.02.2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #9

Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie.

 

• Pracodawcy jako problem wskazali ponoszenie podwójnych kosztów związanych z utrzymaniem biur oraz jednoczesnym wyposażeniem pracowników w środki i materiały do pracy zdalnej;
• Wskazano stosunkowo większe obciążenie finansowe dla mniejszych pracodawców przy pracy zdalnej w stosunku do tych większych i bardziej zorganizowanych;
• Administracja państwowa była w większości chwalona przez uczestników webinarium za wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów;
• Prawnicy biorący udział w webinarium wskazywali, że pandemia miała przyniosła pewne pozytywne rozwiązania dla ich zawodu. Przede wszystkim upowszechniły się zdalne rozprawy. Jednocześnie prawnicy wskazywali, że wciąż istnieją sądy, w których cyfryzacja przebiega powoli;
• Zdalne rozprawy ułatwiają także czynności dowodowe i prowadzenie rozpraw, gdy uczestnikami są osoby mieszkające w różnych częściach kraju;
• Wskazano, że wciąż ogromny jest odsetek osób, które nie umieją posługiwać się komputerem, a co za tym idzie są wykluczone z cyfrowego obiegu informacji w tym administracji, czy sądownictwa;
• Przedstawiciele branży producentów żywności wskazali, że istnieje wiele miejsc pracy, takich jak produkcja, gdzie nie jest możliwe wysłanie pracowników na pracę zdalną. Niemniej jednak w wielu miejscach pracy istnieją przynajmniej niektóre stanowiska, na których praca zdalna jest możliwa;
• U niektórych pracodawców przyjęło się wykonywanie pracy w systemie 3:2, tj.: 3 dni pracy zdalnej naprzemiennie z 2 stacjonarnej (praca hybrydowa). Szczególnie system ten spodobał się kobietom;
• W czasie pracy zdalnej wzrosła ilość uczestników webinariów i spotkań online;
• Postulatami branży żywieniowej jest jasne określenie obowiązków i praw przy zastosowaniu pracy zdalnej oraz pełna cyfryzacja obsługi przedsiębiorców przez urzędy;
• Ekspertka urzędu pracy wskazała, że praca zdalna jest już traktowana przez pracowników nie jako benefit, ale jako standardowy przywilej (oczekiwania te widoczne są zwłaszcza przy rozmowach o pracę);
• Podkreślono, że duża odpowiedzialność przy wprowadzaniu i organizacji pracy zdalnej spoczywa na menadżerach;
• Uregulowania kodeksowego pracy zdalnej mniej boją się przedsiębiorcy z rozbudowanymi działami HR;
• Przedstawiciel branży konsultingowej wskazał jako minus pracy zdalnej często pojawiający się brak jasnego rozgraniczenia jej początku i końca, co wiąże się z rozciągnięciem dnia pracy;
• Uczestnicy webinarium wskazali na zanik więzi pracowniczych, który z czasem zaczął być dużą wadą pracy zdalnej.

 

Wstęp

W dniu 15 grudnia 2022 r. odbyło się dziewiąte z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone ilościowe na grupie prawie 1100 pracowników, które umożliwiły pozyskanie ich opinii na temat pracy zdalnej. Przeprowadzono także badania jakościowe w postaci wywiadów pogłębionych na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno małe, jak i duże firmy. Następnie w trakcie webinariów wyniki badań skonfrontowano z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów zostaną wypracowane rekomendacje przedstawiające oczekiwania pracodawców i pracowników względem pracy zdalnej.

W dziewiątym spotkaniu rozmawialiśmy przede wszystkim z prawnikami, przedsiębiorcami branży produkcji żywności, przedstawicielami pracodawców, przedstawicielami firm konsultingowych oraz ekspertami rynku pracy.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej.

Pierwszą z obaw, które wskazali uczestnicy webinarium było ponoszenie podwójnych kosztów przez przedsiębiorców w związku z wprowadzaniem „na stałe” przepisów o pracy zdalnej. Podwójne koszty miały by wynikać z utrzymywania biur przy jednoczesnym obowiązku zapewnienia pracownikom sprzętu, środków i materiałów do pracy zdalnej. Zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy, którzy posiadają mniejsze zasoby byliby nadmiarowo obciążeni. Zwłaszcza problematyczne może okazać się zorganizowanie pracy zdalnej pracownikom, którzy zyskają uprawnienie w związku z posiadaniem dziecka do 4 roku życia. Uczestnicy webinarium wskazali również, że wyzwaniem przy pracy zdalnej jest przetwarzanie informacji fizycznych na cyfrowe. W przypadku gdy cześć korespondencji, często od administracji publicznej, dociera do przedsiębiorców w formie papierowej, może zabraknąć osób które dokonywały wprowadzania danych do systemów informatycznych i rozsyłały je do właściwych jednostek organizacyjnych w firmie. Obowiązki te należą często do kadry biurowej, a jeśli część z tych pracowników przejdzie na pracę zdalną mogą pojawić się problemy, komu takiej pracy udzielić w pierwszej kolejności, a komu odmówić.

Powszechny stał się obrót dokumentami z podpisem cyfrowym, czy kwalifikowanym. Wykładnia przepisów w tym zakresie ugruntowała się również w orzecznictwie. Państwowa Inspekcja Pracy dopuściła zawieranie umów o pracę drogą elektroniczną, co było chwalone przez przedsiębiorców.

Zawody prawnicze.

Ciekawym zagadnieniem, które zaistniało natomiast w na styku branży prawniczej i sądowo-administracyjnej było upowszechnienie przez sądy i urzędy cyfrowego obiegu dokumentów oraz zdalnych rozpraw sądowych. Należy jednak zaznaczyć, że nie wszystkie sądy w takim samym stopniu przechodziły na obieg cyfrowy, część z nich wciąż unika nowoczesnych rozwiązań. Prelegenci zaznaczali, że ułatwiło to niezwykle wykonywanie zawodów prawniczych, gdzie niezbędne było kiedyś osobiste stawiennictwo w sądach w różnych jednostkach administracyjnych kraju. Obecnie czas poświęcony niegdyś na podróże służbowe może być wykorzystany na pracę merytoryczną.

Prawnicy uczestniczący w webinarium wskazują, że znacznym utrudnieniem są problemy techniczne podczas posiedzeń on-line. Do tego dochodzi sceptyczność niektórych sędziów co do skuteczności przesłuchania świadków, czy stron przy użyciu komunikacji na odległość. Większość pełnomocników przyzwyczaiła się do rozpraw online, jednak problem w poruszaniu się w świecie cyfrowym mają głównie świadkowie. W większości rozpraw pojawiają się większe lub mniejsze problemy z podłączeniem. Wciąż jest wiele osób nieposiadających umiejętności korzystania z narzędzi komunikacji na odległość. Wskazano przy tym na potrzebę właściwej edukacji w zakresie obsługi nowoczesnych technologii, również wśród przedsiębiorców.

Największym plusem rozpraw on-line jest możliwość połączenia z osobami przebywającymi za granicą. W dobie pandemii wiele osób decydowało się na pracę poza granicami Polski, gdzie były lepsze warunki pogodowe lub mniejsze obostrzenia. W takich przypadkach nie trzeba było organizować rozpraw w odległych terminach, gdyż sądy nie były związane dostępnością osób w konkretnym miejscu i czasie.

Z zebranych wypowiedzi wynika, że przedsiębiorcy polubili prowadzenie spraw zdalnie. Kontakt mailowy, czy telefoniczny, który rozpowszechnił się jeszcze przed pandemią również jest dla nich udogodnieniem. Proces cyfryzacji zarówno sądownictwa, jak i usług administracyjnych z pewnością stanowi dużą oszczędność czasu dla wielu firm.

Uczestniczący w webinarium prawnicy wskazują, że wiele kancelarii coraz częściej oferuje swoje usługi zdalnie. Nie jest nowością np. przeprowadzanie konsultacji, czy porad online. W połączeniu ze zdalną formułą rozpraw umożliwia to przynajmniej w pewnym zakresie w zawodach prawniczych pracę zdalną. Niemniej jednak wciąż istnieje wiele czynności, w których kontakt osobisty jest preferowany np. przez klienta, a prawnik musi się dostosować. Również niektóre czynności w sądach, czy urzędach wciąż wymagają osobistego stawienia się. Dlatego praca zdalna w zawodach prawnych jest możliwa i jest wykonywana, ale przeważnie w formule hybrydowej, dostosowanej do potrzeb klienta.

Branża produkcyjna.

Kolejny głos w dyskusji przedstawił przedstawiciel producentów żywności, który zwrócił uwagę na charakterystykę branży, w której pracownicy nie mogą wypełniać swych obowiązków na odległość. Związane jest to z wykonywaną przez nich pracą fizyczną, obsługą maszyn, urządzeń, czy pojazdów. Wskazano jednocześnie, że tam gdzie usługi mogły być świadczone „z domu” np. wśród pracowników administracyjnych, marketingu, działów finansowych, czy zarządczych byli oni kierowani na pracę zdalną i został wypracowany satysfakcjonujący model, w którym przyjęto zasadę rotacyjności (1/3 pracowników była obecna w firmie). Wyzwanie stanowiła np. kontrola jakości, która musiała być prowadzona w sposób ciągły i tu obecność pracowników była wymuszona przepisami i normami, które produkty musiały spełniać.

Doświadczenia pracy zdalnej w branży żywieniowej sprawiły, że część pracowników oczekuje obecnie możliwości wykonywania pracy z domu i pomimo ustania przesłanki wynikającej z przepisów Covidowych, ten tryb pracy nadal funkcjonuje w firmach. Wielu pracowników przyzwyczaiło się już do spotkań online i branie udziału w spotkaniach w tym trybie uważają za ułatwienie, a wręcz niezbędność w obecnych czasach. Niektórzy pracodawcy przyjęli wręcz model, gdzie większość tygodnia pracuje się zdalnie, np. a dwa dni stacjonarnie. Ten system pracy podoba się większości pracowników. System funkcjonuje od 3 lat i spełnia swoje zadanie, jednocześnie bez zauważalnych strat na efektywności pracy. Zauważalne na plus jest natomiast podejście do obowiązków, gdzie pracownik sam sobie układa pracę dla zapewnienia wyników.

Ważna dla codziennej praktyki okazała się również popularyzacja narzędzi pracy zdalnej. Dzięki nim widoczny jest wzrost obecności pracowników i członków organizacji w wieloosobowych spotkaniach, szkoleniach, czy webinariach. Łatwiej jest wygospodarować czas na spotkanie, które może odbywać się np. w tle innych realizowanych zadań, bez konieczności podróży, czy obecności w danym miejscu. Dzięki spotkaniom online liczba ich uczestników wzrosła dwukrotnie.

Początkowo praca zdalna w branży produkcji żywności powodowała dużo problemów, gdyż nie było procedur dla wirtualnego przebiegu pewnych procesów, w tym zatwierdzania dokumentacji i jej obiegu. Z czasem wprowadzono podpisy elektroniczne i kwalifikowane, co pozwoliło zaoszczędzić mnóstwo czasu i papieru. W czasie pandemii poprawił się również kontakt zdalny z administracją publiczną, która stała się bardziej elastyczna i otwarta na rozwiązania cyfrowe. Znacznym ułatwieniem stało się to, że dokumenty z podpisem elektronicznym, czy kwalifikowanym przesłane za pomocą elektronicznych skrzynek pocztowych są uznawane przez administrację za wiążące.

Branża producentów żywności wskazuje na potrzebę uregulowania pracy zdalnej, zarówno poprzez wskazanie obowiązków pracodawców jak i pracowników. Warto także zadbać, aby w administracji nadal postępował rozwój cyfryzacji, który docelowo może doprowadzić do pełnej obsługi online przedsiębiorców. Nadal poszczególne organy administracji mają zróżnicowane wymagania odnośnie przekazywanej dokumentacji i pomimo, że w niektórych urzędach wystarczy przesłanie podpisanych elektronicznie skanów na skrzynkę mailową, to inne wymagają dokumentów kwalifikowanych na skrzynce podawczej lub nawet przesłania pocztą tradycyjną podpisanych fizycznie dokumentów. Te standardy wymagają ujednolicenia. Niestety wciąż jest znaczne grono podmiotów, które w ogóle nie dopuszczają rozwiązań cyfrowych w swoich działaniach zmuszając swoich klientów do osobistego stawiennictwa nawet w błahych sprawach.

Kolejnym gościem webinarium była ekspertka rynku pracy. Podkreśliła, że praca zdalna jest już obecnie postrzegana nie jako benefit, ale oczekiwanie rynku pracy. Bardzo wielu młodych ludzi warunkuje przystąpienie do rozmów o pracę od tego czynnika. Tak wiec praca zdalna nie tylko stała się obecna na rynku pracy, ale wręcz dla niektórych niezbędna. Co do samego sposobu wykonywania pracy zdalnej to wiele zależy od menadżerów, którzy muszą odpowiedzieć na wymagania pracowników i umiejętnie ich z pracy rozliczać, mając na względzie również takie zagadnienia, jak work-life balance. Wyzwaniem dla kadry zarządczej jest to, że praca zdalna zwiększyła co prawa elastyczność wykonywanych zadań, ale równocześnie niebezpiecznie wkroczyła w przestrzeń życia prywatnego. Choć sami pracownicy deklarują chęć pracy zdalnej, to powoduje ona powstanie pewnych niepożądanych zjawisko np. w postaci nadrabiania pracy po godzinach. Duża rola menadżerów polega tu na tym, że muszą wskazać pracownikom, że w pewien sposób są sobie sami muszą być odpowiedzialni za swój czas i musza sami umieć się dyscyplinować, zarówno co do pracy jak i jej zakończenia. Są oczywiście osoby, dla których praca zdalna jest problematyczna, które mają duże potrzeby np. socjalizacji i kontaktu z innymi osobami. Przedsiębiorcy zauważają również i ten problem i organizują spotkania całych departamentów, które po części odpowiadają na potrzebę utrzymywania kontaktów.

Dla wielu przedsiębiorców praca zdalna również przynosi korzyści w postaci oszczędności przede wszystkim kosztów biurowych, czy materiałów i urządzeń. Jest to zwłaszcza zauważalne, gdy np. połowa pracowników nie musi pojawiać się w biurze. Kiedyś niewyobrażalne było prowadzenie np. teczek osobowych w formie innej niż papierowa, a obecne realia nie tylko wymusiły prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej, ale spowodowały, że powrót do starych zasad stał się niepraktyczny i nieekonomiczny.

Zdaniem reprezentanta lokalnej organizacji ZPP nowe rozwiązania odnośnie pracy zdalnej są bardziej oczekiwane przez dużych pracodawców. Ci mniejsi boją się natomiast wzrostu kosztów obsługi pracownika i mniejszej jego dyspozycyjności. W opinii uczestnika webinarium obciążenia wynikające z przepisów kodeksu pracy bardziej dotykają właśnie mniejszych przedsiębiorców. Natomiast przedsiębiorstwa z rozbudowaną strukturą HR lepiej sobie radzą z wymaganiami kodeksu pracy, łatwiej będzie się im dostosować do nowych wymogów. Organizacje pracodawców widzą również niebezpieczeństwo w przeregulowaniu prawa pracy i ograniczaniu swobód przedsiębiorców w kształtowaniu stosunku pracy, co widać między innymi w projektowanych przepisach dotyczących pracy zdalnej.

Ostatnim rozmówcą w trakcie webinarium był przedstawiciel branży konsultingowej, który wskazał, że praca zdalna już na samym początku pokazała szereg zalet, takich jak zlikwidowanie potrzeby dojazdu, który w dużych aglomeracjach mógł przekraczać godzinę w jedna stronę. Z czasem jednak okazywało się, że w domu wielu pracowników posiada zbyt wiele rozpraszaczy, czas pracy zaczął się wydłużać, a to co zaoszczędzili oni na dojazdach, poświęcali na dodatkową pracę. W konsekwencji prowadziło to często do spadku efektywności pracy. Pracodawcy mieli także problem z kontrolą pracy zdalnej, utrudnieniem było szczególnie wchodzenie w kwestie prywatności domu. Z czasem dało się zauważyć również, że np. introwertycy byli bardzo zadowoleni z pracy zdalnej. Z drugiej strony pojawiły się głosy, że w ten sposób zabijany jest „duch firmy”. Dla pracowników dla których równie ważne jak praca jest budowanie relacji, brak możliwości wyjścia na papierosa z kolegami, spotkania w kuchni na kawie, czy integracji po pracy zdalnej też jest problematyczny. Wtedy więzi między pracownikami zanikają. Pracownicy, mogą mieć poczucie samotności, czy przytłoczenia. W pierwszym etapie wprowadzania pracy zdalnej mogło się wydawać, że oszczędzamy mnóstwo czasu na dojazdy, szef nie stoi nad nami i możemy tą pracę sami porządkować, jednak z czasem wielu osobom zaczęło brakować kontaktu z kolegami i koleżankami z pracy.

Podsumowanie

Na dziewiątym spotkaniu w ramach projektu „Praca zdalna po pandemii” przeprowadzono dyskusję z przedstawicielami branży prawniczej, produkcji żywności, konsultingu oraz rynku pracy. Każdy uczestnik wskazał różnorakie plusy i minusy pracy zdalnej z własnego doświadczenia. Branża prawnicza była ogólnie pozytywnie nastawiona do tej formy pracy z uwagi na przyspieszenie procedur oraz większą elastyczność spotkań online. Problem stanowi natomiast nierównomierność rozwoju cyfryzacji rozpraw, czy brak przychylności niektórych sądów do takiej formy rozpatrywania spraw. Ważne spostrzeżenia reprezentował również przedstawiciel branży producentów żywności. Wskazał, że produkcja nie może być wykonywania zdalnie, ale te działy, które mogą tak pracować, np. administracja, bardzo sobie chwalą ten sposób wykonywania obowiązków. Ekspertka rynku pracy wskazała, że coraz częściej oczekiwaniem pracownika jest zapewnienie możliwości wykonywania obowiązków zdalnie – widać to już na etapie rozmów kwalifikacyjnych. Branża konsultingowa widzi z kolei w pracy zdalnej ryzyko zaniku więzi międzypracowniczych oraz rozmycia granic czasowych początku i końca dnia pracy. Podkreślano także, że proponowane, nowe rozwiązania prawne będą wyzwaniem, z którym lepiej poradzą sobie firmy z rozbudowanymi działami HR, niż mali przedsiębiorcy.  

Zobacz: 08.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #9

 

Warszawa, 03.02.2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #8

Praca zdalna – jak porozumieć się odnośnie do jej zasad?

 

• Trzech na czterech respondentów – według wyników badania ZPP Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej– jest zdania, że praca zdalna może być właściwym rozwiązaniem nie tylko w czasie trwania sytuacji kryzysowych.
• Zarówno zwolennicy jak i przeciwnicy pracy zdalnej wyrażają opinię, że zmiany regulacji dotyczących pracy zdalnej są spóźnione.
• Przedsiębiorcy obawiają się, że zmiana Kodeksu pracy, wprowadzająca regulacje dotyczące pracy zdalnej, może zburzyć wypracowane w okresie pandemii mechanizmy pozwalające skutecznie realizować świadczenie obowiązku pracy na odległość.
• Istnieją przypadki, w których pracodawca – co do zasady – nie może odmówić pracownikowi możliwości wykonywania pracy w formule zdalnej.
• Przedsiębiorcy, biorący udział w webinarium nr 8, obawiają się, że praca w formule zdalnej może być źródłem licznych czynników zaburzających realny czas pracy zatrudnionego. Wśród nich wymienia się jednoczesną opiekę nad dzieckiem i wykonywanie obowiązków pracowniczych.
• Uczestnicy webinarium nr 8 wyrażają obawy dotyczące tego, że nowe obowiązki pracodawcy dotyczące konieczności zapewnienia narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz opłacania bieżących kosztów związanych ze świadczeniem pracy „na odległość” mogą okazać niewspółmiernie wysokie względem dzisiejszych kosztów pracodawcy.
• Pracodawcy, biorący udział w webinarium nr 8 zwracali uwagę na trudności związane z przeprowadzeniem skutecznego procesu wdrożeniowego względem pracownika wykonującego swoje obowiązku wyłącznie zdalnie.
• Przy określaniu porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej pracodawca nie może pominąć w negocjacjach strony zakładowych organizacji związkowych, o ile takowe funkcjonują w przedsiębiorstwie. W negocjacjach ujęte powinny zostać wszelkie określone w nowelizacji Kodeksu pracy elementy, które dziś budzą wątpliwości pracodawców, co podkreślali oni podczas udziału w webinarium nr 8.
• 52 procent badanych – według przygotowanego przez ClickMeeting raportu – nie słyszało o zmianach dotyczących wprowadzenia nowych regulacji względem pracy zdalnej. Stwarza to konieczność przeprowadzenia szerokiej kampanii informacyjnej.

 

Praca zdalna upowszechniła się w okresie pandemii i – w wielu przypadkach – pozostała z polskimi przedsiębiorcami i pracownikami na dłużej. Podkreślić należy, że – w odniesieniu do wielu sektorów – ta forma świadczenia pracy stała się podstawową metodą wykonywania obowiązków. Za przykład posłużyć tu może branża IT, gdzie w formule zdalnej pracuje dziś ponad 74 procent zatrudnionych, a znaczna część z nich wybór pracodawcy uzależnia właśnie od możliwości wykonywania pracy na odległość.

Na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców powstało badanie Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowane w ramach dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej.

Wnioski z badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

Wyniki badania wskazują, że praca zdalna stałą się integralną częścią dookreślającą nowoczesny kształt rynku pracy. ¾ respondentów jest bowiem zdania, że praca zdalna to rozwiązanie pożądane nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Aż siedmiu na dziesięciu badanych twierdzi natomiast, że świadczenie obowiązku pracy bez konieczności codziennych odwiedzin biura lub innego rodzaju zakładu niesie ze sobą korzyści zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Wreszcie – dziś, czyli w okresie obejmującym czas po lockdownach, jeden na dziesięciu zatrudnionych wciąż pracuje wyłącznie bądź głównie na odległość. W Polsce praca zdalna ma zarówno zwolenników jak przeciwników. Ci drudzy wskazują choćby jej negatywny wpływ na kontakty interpersonalne czy zdrowie psychiczne. Pracodawcy podkreślają tu także konieczność wprowadzenia mechanizmów dookreślających przepisy, wskazując przy tym, że obecnie projektowane regulacje przyczynią się do wzrostu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zwolennicy pracy zdalnej wskazują jednoznacznie na zwiększoną możliwość korzystania z dobrodziejstw rynku pracy i zatrudnienia specjalistów bez względu na miejsce zamieszkania. Atutem ma być także elastyczne czasowo podejście stricte projektowe, które pozwala na pełniejsze skupienie się na realizacji powierzonego zadania. Aż siedmiu na dziesięciu pracowników, bazując na wynikach badania zrealizowanego na zlecenie ZPP, zdecydowanie podkreśla, ze ta forma zatrudnienia może nieść korzyści zarówno pracodawcy jak i pracownikowi. Badani w odsetku 60 procent wskazali, że byliby skłonni rozważyć zmianę miejsca pracy, jeśli takowa wiązałaby się z możliwością uzyskania bardziej zadowalających warunków pracy zdalnej. 47 procent respondentów jest natomiast zdania, że, przy zachowaniu powyższego warunku, byłoby skłonnych do przebranżowienia.

Elementem łączącym zarówno przeciwników jak i zwolenników świadczenia pracy na odległość jest opinia, że projektowane w tym zakresie regulacje – choć przybrały już ramy projektu ustawy – są zdecydowanie spóźnione (na dzień publikacji niniejszego raportu ustawa została już przyjęta przez Parlament i podpisana przez Prezydenta). Przedsiębiorcy obawiają się także, że nowe przepisy zburzą wypracowane w okresie pandemii koronawirusa i już skutecznie funkcjonujące w firmach mechanizmy. Dostosowanie modelu pracy do potrzeb pracy zdalnej pochłonęło bowiem znaczące koszty, które często przekute zostały w zwiększoną efektywność pracy.

Wiele wątpliwości budzą także przepisy dotyczące możliwości zlecenia bądź odmowy świadczenia pracy w formule zdalnej oraz porozumienia celem ustalenia procedur właściwych dla tej formy świadczenia obowiązku pracy.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Zgodnie z projektem ustawy pracodawca może zlecić wykonywanie świadczenia w formule zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Sytuacja ta jest możliwa, o ile pracownik złoży pracodawcy stosowane oświadczenie, w którym potwierdzi on, ze posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma tu jednak możliwość cofnięcia zlecenia pracy zdalnej z dwudniowym wyprzedzeniem.

Istnieje jednak szereg przypadków, w których pracodawca nie możliwości odmowy względem wniosku pracownika o udzielenie zezwolenia na wykonywanie pracy na odległość. Dotyczy to – w myśl przepisów ustawy – wniosków złożonych przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ustawodawca przewidział także szeroką gamę profesji, których – z racji ich cech immanentnych – nie można obejmować formułą pracy zdalnej, Mowa tu choćby o zawodach szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, pracy z czynnikami chemicznymi, które mogą stanowić zagrożenie w myśl przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zawodach związanych z wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz substancji stwarzających uciążliwości zapachowe. Zakazane jest także zlecanie pracy zdalnej w kontekście zawodów powodujących „intensywne brudzenie”.

Projektodawca przewidział także możliwość świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie, przy założeniu, że nie przekracza ona 24 dni w roku kalendarzowym.

Pracodawcy biorący udział w organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców webinariach zwracając uwagę na fakt, że przepisy dotyczące niemożności odmowy względem wniosku o udzielenie zgody na pracę zdalną mogą prowadzić do sytuacji patologicznych, które przełożyć mogą się na paraliż funkcjonowania miejsca pracy. Trudności te potęgować może fakt wyłącznie iluzorycznego kształtu przepisów regulujących możliwość przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej. Przedsiębiorcy podkreślają, że jako pracodawcy nie mogą przeprowadzić kontroli bez wcześniejszego uzgodnienia jej terminu i zakresu z pracownikiem oraz że sama kontrola nie może naruszać prywatności nie tylko samego pracownika, przebywającego przecież w miejscu pracy, ale także pozostałych osób znajdujących się w lokalu. Ewentualna niechęć zatrudnionego do przeprowadzenia kontroli może skutkować – na co zgodnie zwracają uwagę uczestnicy webinariów – brakiem możliwości przeprowadzenia kontroli, a w efekcie ograniczeniem możliwości sprawowania nadzoru nad faktycznym wykonywaniem obowiązków.

Pewnym wyjściem mogą być funkcjonujące z powodzeniem przepisy dotyczące telepracy, która pozwala na kontrolę z użyciem narzędzi elektronicznych. Część z doświadczeń związanych z telepracą została już wykorzystana przez firmy, które posłużyły się nimi do tworzenia wewnętrznych mechanizmów nieuregulowanych ramami ustawowymi, a które z powodzeniem sprawdzały się w warunkach pandemii i po zakończeniu jej szczytowego momentu.

Porozumienie dotyczące pracy zdalnej – ważna rola zakładowych organizacji związkowych. Remedium na wątpliwości pracodawców wyrażone w webinarium nr 8?

W projektowanej ustawie autorzy wskazują na ważną rolę zakładowych organizacji związkowych przy określaniu porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli w miejscu pracy funkcjonuje lub funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, pracodawca ma obowiązek ustalenia z nimi szczegółów dotyczących organizacji pracy na odległość. W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia uzgodnień z reprezentatywnymi organizacjami, z których każda zrzesza co najmniej 5 procent osób zatrudnionych u pracodawcy.

Po przedstawieniu przez pracodawcę proponowanej treści rozwiązań dotyczących regulacji określających zasady prowadzenia pracy w formule zdalnej, na zawarcie porozumienia w formie obowiązującej ustawodawca, w obecnym kształcie ustawy, przewidział okres 30 dni. Jeżeli do tego czasu nie uda się zawrzeć stosownego kompromisu, pracodawca zobowiązany jest określić zasady w regulaminie, uwzględniając przy tym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Na fasadowość tych rozwiązań uwagę zwraca reprezentatywna grupa związków zawodowych. Są one zdania, że pracodawca umyślnie prowadzić może do przekroczenia ustawowych terminów celem pominięcia uwag i postulatów zgłaszanych przez związkowców.

W odniesieniu do miejsc pracy, w których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, pracodawca zasady wykonywania pracy zdalnej określa w porozumieniu z przedstawicielami strony pracowników. Stworzenie stosownego regulaminu nie zawsze jest jednak konieczne. Praca zdalna może być bowiem wykonywana również wówczas, gdy pracodawca określił zasady jej wykonywania w porozumieniu zawartym z pracownikiem albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne pracownicy biorący udział w webinarium nr 8 wskazywali, że projektowane normy pracy zdalnej są na tyle restrykcyjne dla pracodawcy, że obawiają się oni, czy nie będą się oni wycofywali z oferowania pracy zdalnej. Pracownicy wskazywali, że są skłonni sami opłacać koszty pracy zdalnej z domu, byleby mieć w ogóle możliwość wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Projektowane przepisy, choć korzystne dla pracowników, mogą budzić ich obawy.

Dookreślenie zasad dotyczących pracy zdalnej powinno być, na co zgodnie wskazują uczestnicy webinarium nr 8, przystosowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Część przeciwników pracy zdalnej jest zdania, że rezygnacja z korzystania z powierzchni biurowej – częściowo lub całkowicie – to rozwiązanie utopijne. Zwolennicy pracy zdalnej podnosili tu jednak argument, że w odniesieniu do niektórych przedsiębiorstw, praca zdalna to rozwiązanie najbardziej opłacalne. Ich zdaniem ustawowa konieczność zapewnienia narzędzi i pokrycie bieżących kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika świadczenia w formule zdalnej generuje niższe nakłady środków finansowych, aniżeli stałe utrzymywanie biura. Także pozostałe opłaty, zdaniem rozmówców, są niższe w przypadku świadczenia pracy na odległość. Praktycy biorący udział w webinarium nr 8 podkreślali również, że udzielenie zgody na pracę zdalną rodzi ryzyko względem osób, które cechuje niesamodzielność i trudności z organizacją czasu pracy. Pracodawcy podkreślali, że praca z dala od biura generuje znaczącą liczbę dystraktorów – szczególnie gdy praca zdalna łączona jest z opieką nad dziećmi. Jest to trudne – zdaniem uczestników – zwłaszcza w okresie ferii czy wakacji, czyli wówczas, gdy dzieci przebywają w domu wraz z pracownikiem-rodzicem-opiekunem.

Część uczestników webinarium nr 8 jest zdania, że obligatoryjny charakter niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej negatywnie wpływa na wolność pracodawcy względem prowadzenia działalności gospodarczej, w związku z czym zapisy ustawowe mające charakter „nakazu” powinny zyskać rangę przepisów fakultatywnych, opcjonalnych, dookreślonych w porozumieniu między zatrudniającym, a zatrudnionym czy kandydatem.

Obawy przełożonych wielokrotnie budziła także kwestia wdrożenia nowego pracownika, który swoje obowiązki wykonywać będzie w formule zdalnej. Kłopotliwe są tu kwestie szkoleniowe, czy przysposobienie pracownika z zakresu zasad BHP. Przeciwnicy pracy zdalnej, biorący udział w webinarium nr 8 są także zdania, że brak codziennego bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami negatywnie odbija się na atmosferze w zespole i skutecznie utrudnia budowanie więzi międzyludzkich.

Wszelkie powyższe kwestie powinny być, zdaniem uczestników webinarium nr 8, obiektem szczegółowego porozumienia między pracownikiem, a pracodawcą.

Niepokojąca niewiedza

Przed projektodawcami ważne zadanie dotyczące konieczności przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej dotyczącej zmian w przepisach na temat pracy zdalnej. Z badania przeprowadzonego w październiku tego roku przez ClickMeeting wynika, że 52 procent Polaków nie słyszało o planowanych zmianach w Kodeksie pracy, a 22 procent respondentów określa swoją wiedzę na ten temat jako niepełną, ponieważ w ich odczuciu nie dotarły do nich wszystkie niezbędne informacje. Zaledwie 26 procent badanych jest pewnych, że dotarła do nich pełna informacja o planowanej nowelizacji.

Niemniej cytowane badanie przeprowadzone przez ClickMeeting daje pewien obraz nastrojów dotyczących zmian w przepisach zarówno po stronie pracodawców jak i pracowników. 26 procent pracodawców deklaruje bowiem, że planowane zmiany w Kodeksie pracy będą dla nich korzystne. 13 procent z nich wskazało odpowiedź przeciwną, a 51 procent nie ma w tej kwestii sprecyzowanego zdania. Zdecydowanie bardziej optymistyczne są tu nastroje pracodawców. Wśród nich 40 procent ocenia projektowaną nowelizację jako pozytywną dla siebie, 13 procent uznaje ja za niekorzystną, a 48 procent przyznało, że nie ma w tym temacie zdania.

 

Zobacz: 03.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #8

 

Warszawa, 19 stycznia 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #7

Opinie o pracy zdalnej pracodawców w zależności od branży, w której działa ich przedsiębiorstwo

 

• W marcu 2020 r., kiedy to w Polsce wybuchła pandemia COVID-19, nie istniały żadne prawne procedury dla pracy zdalnej. Niemniej jeszcze przed pandemią w niektórych przedsiębiorstwach pracodawcy wdrażali pracę zdalną dla określonych zespołów czy departamentów. Po wejściu w życie obostrzeń covidowych rozwiązania tego rodzaju należało wprowadzać powszechnie. Często doświadczenia z pracą zdalną przed pandemią pomogły firmom poradzić sobie z tym wyzwaniem.
• Poza kwestiami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, skuteczność i efektywność pracy zdalnej zależą też od indywidualnych cech pracownika i możliwości dostosowania jego środowiska domowego do modelu pracy.
• Pandemia przyniosła dużą zmianę w podejściu do narzędzi pracy zdalnej. Obecnie spotkania online stały się normą, a nie niespotykanym wyjątkiem. Pandemia zdecydowanie zwiększyła akceptacje tego rodzaju rozwiązań. W ocenie przedsiębiorców jest to zjawisko zdecydowanie pozytywne. Przede wszystkim zauważają oni, że używanie komunikatorów internetowych dających możliwość spotkań online likwiduje koszty czasowe i organizacyjne.

Wstęp

W dniu 15 grudnia 2022 r. odbyło się siódme webinarium poświęcone pracy zdalnej przeprowadzone w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. W trakcie dyskusji poruszono przede wszystkim kwestie poglądów na temat modelu pracy zdalnej przedsiębiorców reprezentujących różne branże.

Webinarium było również okazją o wymiany doświadczeń oraz dyskusji na temat potencjalnych szans i zagrożeń wynikających z powszechnego stosowania modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Dotychczas przedsiębiorcy, mając na uwadze indywidualną sytuację ich firm oraz specyfikę branży, w której funkcjonują przedstawiali zróżnicowane opinie. W dużej mierze na opinie te wpływały dotychczasowe doświadczenia w stosowaniu tego rozwiązania w danej firmie.

Praca zdalna w opinii przedsiębiorców

Badania ZPP oraz dotychczasowe doświadczenia z przeprowadzonych webinariów pokazują, że zdecydowana większość pracowników ceni sobie pracę zdalną. Co prawda po okresie pandemii aż 8 na 10 pracowników pracujących zdalnie powróciło do pracy stacjonarnej, to popularność modelu zdalnego i hybrydowego znacząco wzrosła w porównaniu do okresu sprzed pandemii. Około trzy czwarte pracowników uważa, że praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym nie tylko w czasie kryzysów takich jak pandemia, a 7 na dziesięciu ankietowanych wskazało, że jest ona korzystna zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Praca zdalna dla wielu osób jest tak dużym udogodnieniem, że spośród osób chcących ją wykonywać aż 60% rozważyłoby zmianę pracy, jeśli nowy pracodawca zapewniłby im lepsze warunki pracy zdalnej, a aż 47% jest skłonna się w tym celu przekwalifikować.

W przeciwieństwie do pracowników, pracodawcy mają bardzo zróżnicowane poglądy dotyczące pracy zdalnej, choć żaden z uczestników webinariów nie oceniał tej formy jednoznacznie negatywnie. Przedsiębiorcy wskazywali, że najbardziej problematyczny było okres, w którym w Polsce wybuchła pandemia COVID-19. Nie istniały żadne prawne regulacje dla pracy zdalnej, a znajdujące się w Kodeksie pracy rozwiązania w zakresie „telepracy” nie odpowiadały potrzebom pandemicznej rzeczywistości. Niemniej w niektórych przedsiębiorstwach pracodawcy wdrażali pracę zdalną jeszcze przed pandemią dla określonych zespołów czy departamentów. Te firmy, które miały już doświadczenia z pracą zdalną z początkowymi trudnościami związanymi z obostrzeniami pandemicznymi poradziły sobie przeważnie lepiej niż pozostali. Wskazać jednak należy, że zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie w wielu branżach nie ma możliwości stosowania pracy zdalnej (np. w produkcji, czy handlu bezpośrednim).

Pandemia doprowadziła do pojawienia się istotnych zmian na rynku pracy. Uczestnicy webinarium wskazują, że w procesie rekrutacji na wiele stanowisk zawsze pojawiają się pytania o możliwość wykonywania pracy zdalnej bądź hybrydowej. Wielu pracowników wprost warunkuje swoją gotowość do pracy na danym stanowisku od możliwości wykonywania jej, przynajmniej częściowo, zdalnie. Oczekiwania pracowników są na tyle duże, że pracodawcy chcąc o nich konkurować zwiększa możliwość zdalnego wykonywania obowiązków w swoich firmach. Często wprowadzają taką możliwość nie tylko na określonych stanowiskach, a w całych działach bądź zespołach.

Podczas webinarium wskazywano również, że efektywność pracy zdalnej, poza branżą i specyfiką działalności danego biznesu, zależy od modelu rozliczania efektów pracy, który przyjęło przedsiębiorstwo oraz indywidualnych cech pracownika. Zauważano, że coraz częściej pracownicy są rozliczani w modelu projektowo – zadaniowym, który jest efektywniejszy przy formie pracy zdalnej. Co więcej, praca zdalna daje elastyczność – rozwija podejście zadaniowe w procesie organizacji firmy i likwiduje bezproduktywne godziny, w czasie których pracownik zmuszony jest do pozostawania w biurze, a jednocześnie nie wykonuje efektywnej pracy na rzecz pracodawcy. Bezproduktywne godziny wydają się jedną z największych wad „fordowskiego modelu pracy”. Niemniej uczestnicy webinariów podkreślają, że to, czy praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym należy rozważać bardziej w odniesieniu do konkretnych branż, a nawet konkretnych miejsc pracy. W grę wchodzą także indywidualne cechy charakteru pracownika. Niektóre osoby potrafią być wydajne w modelu zdalnym, inne lepiej skupiają się na pracy będąc w biurze.

Poza kwestiami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, skuteczność i efektywność pracy zdalnej w dużej mierze zależą też od możliwości dostosowania jego środowiska domowego do  tego modelu pracy. Często warunki lokalowe i rodzinne utrudniają, a nawet uniemożliwiają efektywną pracę zdalną.

W opinii uczestników webinarium jedną z dziedzin, w której praca zdalna może być wykonywana efektywnie jest consulting. Przedstawiciele tej branży zauważyli, że wiele czynności i obowiązków może być wykonywane zdalnie i mogą być one dobrym uzupełnieniem tej części obowiązków, która musi być wykonywana stacjonarnie. Nie ma większego problemu z pracą na dokumentach online, przeprowadzaniem analiz i tworzeniem różnego rodzaju opinii. Obecnie wiele z tych czynności zostało już przeniesionych do środowiska online, co w praktyce zoptymalizowało czas pracy. Są jednak czynności, które wymagają np. osobistego kontaktu z klientem.

Kolejną branżą, w której praca zdalna wydaje się bardzo dobrze sprawdzać jest księgowość, rachunkowość i niektóre usługi finansowe. Jak wskazali przedstawiciele tej branży obecni na webinarium, księgowość już przed pandemią korzystała z pracy zdalnej. W tych branżach kontakt z klientem online sprawdza się bardzo dobrze i jest wygodny dla obu stron. Na rynku istnieją całe firmy oparte na tym modelu świadczenia usług. Niemniej nawet w tych firmach często przynajmniej część stanowisk pracy musi wykonywać ją zdalnie. Oferując np. usługę „wirtualnego biura” dla firm pod konkretnym adresem musi być obecny pracownik, który będzie chociażby ewidencjonować i przekazywać korespondencję.

Przedsiębiorcy wskazywali, że jednym z najważniejszych doświadczeń z okresu pandemii jest fakt, że obrót i archiwizacja dokumentów może być bez problemu dokonywana w środowisku online. Między innymi w księgowości okazało się, że dokument ,,nie musi być na papierze” i jest możliwa praca również na dokumentach w formie elektronicznej. Mimo, że taka praktyka istniała jeszcze przed pandemią, ale nie była bardzo popularna. Dużą rolę w tym zakresie odebrały urzędy, które zaczęły znacznie powszechniej honorować dokumenty elektroniczne. Jak wskazują przedsiębiorcy, urzędy nie tylko zaczęły przyjmować akceptować dokumenty cyfrowe, ale też same zaczęły na nich pracować oraz kontaktować się w tej formie z klientami.

Przedstawiciele branży księgowej wskazują, że praca zdalna umożliwia im:

– rozbudowanie partnerskich relacji z klientami i wewnątrz organizacji;

– zniwelowanie problemu łączenia pracy w terenie z przebywaniem w biurze;

– szersze możliwości pozyskania pracowników na rynku pracy (chociażby brak ograniczeń terytorialnych).

Ułatwienia dla przedsiębiorców, które wiążą się z pracą zdalną i elektronicznymi narzędziami pracy

Kolejnym niezwykle ważnym aspektem poruszanym przez uczestników spotkania jest fakt, że pandemia doprowadziła do spopularyzowania używania narzędzi i komunikatorów internetowych. Obecnie spotkania online stały się normą, a nie rzadko spotykanym wyjątkiem. Pandemia zdecydowanie zwiększyła akceptacje tego rozwiązania, co powoduje oszczędność czasu i pieniędzy wielu firm. Nie trzeba już jeździć kilku godzin na spotkania, które trwają godzinę, można po prostu otworzyć laptopa i uruchomić odpowiednie narzędzia. Co ważne, jest to możliwe zarówno w biurze, jak i w zaciszu własnego domu. Praktyka ta jest niezwykle ceniona przez przedsiębiorców.

Popularyzacja narzędzi internetowych dała też przedsiębiorcom dodatkowe możliwości rozwoju firmy. Dzięki nim można zacząć działać nie tylko na lokalnym rynku, ale znacznie szerzej. Przedsiębiorstwa mogą między innymi poszukiwać kontrahentów oraz pracowników z różnych części kraju, a nawet świata.

Goście webinarium wskazują, że ciekawym rozwiązaniem jest też między możliwość outsorcingu niektórych czynności w firmie. Dzięki działającym zdalnie firmom inni przedsiębiorcy mogą między innymi zlecić im prowadzenie całej księgowości, czy np. zatrudnić „zdalną asystentkę”. Współcześnie nawet sekretariat nie zawsze musi być fizycznie obecny w siedzibie firmy. Jeśli jego działanie ogranicza się np. do odbierania telefonów, czy umawiania spotkań, to takiego pracownika można z powodzeniem zatrudnić online. Co więcej istnieją już usługi polegające na tym, że jedna osoba działa w tym zakresie na zlecenie wielu firm. Taki zdalny sekretariat/asystent uzyskuje wynagrodzenie o wielu podmiotów, a jednocześnie optymalizuje swoją pracę.

Pracodawcy zauważają wiele pozytywnych przesłanek stosowania tej formy pracy, zarówno dla pracodawcy (ograniczenie kosztów biura, czy wynajmu), jak i dla pracownika (ograniczenie kosztów dojazdu i oszczędność czasu). Mając to na względzie podkreślają, że wdrażanie pracy zdalnej ma istotne znaczenie we współczesnych realiach rynku pracy.

Trudności dotyczące czasu pracy w modelu zdalnym

Jak wskazują uczestnicy webinarium praca zdalna mimo licznych zalet wiąże się również z pewnymi problemami. Jednym z największych jest motywacja i zaangażowanie pracownika, które w wielu przy przypadkach w trakcie pracy zdalnej jest zdecydowanie niższe. Wskazywano, że często mimo, że pracownik powinien być dostępny w określonych godzinach, to w tym czasie zajmuje się prywatnymi sprawami, a potem stara się nadrabiać ten czas w innych godzinach niż pracuje biuro. Zdarza się, że mimo, że biuro pracuje między 8:00 a 16:00, to pracownik rozpoczyna zajmowanie się obowiązkami koło godzin południowych.

Przekładanie wykonywania obowiązków może być problematyczne w kontekście czasu pracy pracownika oraz potencjalnych problemów wynikających między innymi z ewidencjonowania czasu pracy oraz z nadgodzinami, kwestią ubezpieczeń społecznych czy kontrolowania pracy przez Państwową Inspekcję Pracy. Zagadnienie to pokazuje, jak ważne w pracy zdalnej są indywidualne cennych pracownika, w tym jego samodyscyplina. Czasem rozwiązaniem jest zmiana systemu czasu pracy np. na zadaniowy, ale nie zawsze jest to możliwe.

Wypadki przy pracy

Jednym z zagadnień, które sprawia przedsiębiorcom trudności, jest kwestia odpowiedzialności za bezpieczne warunki pracy, a w szczególności za wypadki przy pracy. Pracodawca nie jest w stanie wpłynąć na miejsce pracy zdalnej, zatem niektóre sytuacje (szczególnie wypadki) mogą być problematyczne w zakwalifikowaniu oraz wskazaniu odpowiedzialności. Nawet przeprowadzenie kontroli (która jest niewygodna i kosztowna dla samych pracodawców) pozwala sprawdzić, jak wygląda kwestia przestrzegania norm na daną chwilę, a już godzinę po jej przeprowadzeniu miejsce pracy może być dalekie od spełnienia warunków, które można określić jako bezpieczne. Problemem jest również wykonywanie pracy z różnych miejsc, z kawiarni, a nawet z innych krajów. W tych sytuacjach pracodawca nie ma możliwości wpływu na warunki pracy.

 

Zobacz: 19.01.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #7

Warszawa, 16 stycznia 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #6

Zdalne usługi medyczne oraz e-nauka i praca zdalna w szkolnictwie wyższym

 

• Praca zdalna może być z powodzeniem stosowana w telemedycynie. Pracodawcy w tej branży wskazują, że w pewnych sytuacjach nie ma potrzeby bezpośredniego kontaktu pacjenta z pracownikiem służby zdrowia. Czasem wystarczy rozmowa za pośrednictwem środków elektronicznych.
• Praca zdalna w telemedycynie może być równie efektywna, co praca stacjonarna.
• Praca zdalna umożliwia większą aktywizację zawodową niektórych grup osób, np. rodziców i osób dotkniętych niepełnosprawnościami ruchowymi.
• Pracownicy w branży medycznej coraz częściej oczekują możliwości wykonywania pracy zdalnej bądź hybrydowej.
• W trakcie pandemii szkolnictwo wyższe w całości musiało przejść na pracę zdalną, która okazała się efektywnym rozwiązaniem. To rozwiązanie jest cenione przez studentów, niemniej wielu wykładowców zdecydowanie woli kontakt ze słuchaczami „na żywo”.
• Zdalne szkolnictwo może być szansą dla mieszkańców mniejszych miejscowości oddalonych od ośrodków akademickich. Studenci nie muszą bowiem dojeżdżać na uczelnie, czy wynajmować kosztownych mieszkań i pokojów w akademikach.
• Zdalna nauka może wpływać negatywnie zarówno na studentów, jak i nauczycieli. Zdecydowanie utrudnia ona relacje międzyludzkie.

Opracowanie powstało w ramach cyklu publikacji towarzyszących projektowi „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“. Projekt wspierany jest przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Ochrona zdrowia przyjęła wiele rozwiązań z zakresu e-usług i pracy zdalnej.

W opinii Adama Niedzielskiego, Ministra Zdrowia – „Rozwój cyfryzacji w ochronie zdrowia to ogólnoświatowy trend. Celem wprowadzenia e-usług jest przede wszystkim ułatwienie pacjentom dostępu do świadczeń medycznych, a także optymalizacja zasobów systemu zdrowotnego”.

W ramach wspomnianej optymalizacji wdrożono w ostatnim czasie w Polsce szereg rozwiązań, które z pewnością zredukowały natężenie ruchu w placówkach medycznych, jednocześnie umożliwiając wrażania na większą skalę pracy zdalnej w służbie zdrowia.

Według danych Ministerstwa Zdrowia z Internetowych Kont Pacjenta (IKP) korzysta już ponad 16 mln pacjentów. Aby mieć dostęp do platformy wystarczy posiadać numer PESEL. W IKP dostępne są informacje o: wystawionych e-receptach, e-skierowaniach i e-zwolnieniach lekarskich. IKP agreguje również historię wizyt lekarskich odbytych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego, a także informacje o dawkowaniu leków przepisanych podczas wizyt. Przez IKP uprawnione osoby mogą też monitorować informacje o stanie zdrowia ubezpieczonego dziecka czy osoby, która udzieliła do tego upoważnienia. Za pośrednictwem IKP można również wypełnić wniosek o elektroniczną kartę medyczną EKUZ oraz deklarację o wyborze lekarza POZ oraz pielęgniarki lub położnej. IKP sugeruje też celowane badania profilaktyczne.

W wersji mobilnej – „moje IKP” – pacjenci mogą skorzystać m.in. z funkcji przypominania o braniu leków, a także mają dostęp do numerów alarmowych. W niedalekiej przyszłości planowane jest uruchomienie centralnej e-rejestracji na świadczenia. Tym samym zredukowany zostanie kontakt z poszczególnymi przychodniami czy szpitalami – gdyż grafiki świadczeń medycznych będzie obsługiwał system i spięta z nim aplikacja IKP. Obecnie usługa dostępna jest pilotażowo w części podmiotów.

Poza godzinami pracy Podstawowej Opieki Zdrowotnej (POZ) – w nocy, w weekendy i święta – dostępna jest dziś pomoc medyczna przez telefon. Osoby kontaktujące się numerem 800 137 200 lub korzystające z formularza na stronie: https://www.gov.pl/web/zdrowie/tpk uzyskują kontakt z pielęgniarką lub lekarzem. Każdego dnia, jak deklaruje Ministerstwo Zdrowia, z Teleplatformy Pierwszego Kontaktu (TPK) korzysta ponad 500 osób. Czas od wypełnienia formularza przez pacjenta do udzielenia mu teleporady to obecnie maksymalnie trzy godziny.

Porady w ramach TPK udzielane są w języku polskim, angielskim, ukraińskim oraz migowym. Za pośrednictwem TPK wystawiono dotychczas:

•   prawie 19 tys. e-recept;
•   ponad 14 tys. e-skierowań, w większości na test w kierunku SARS-CoV-2,
•   ponad 8 tys. e-zwolnień lekarskich.

W sierpniu 2022 r. na stronie TPK uruchomiono również tzw.: „symptom checker” – czyli zdalny wywiad lekarski, który pacjent wykonuje samodzielnie. Pozwala on na wstępne rozpoznanie schorzenia. W przyszłości przed każdą wizytą u lekarza pacjent będzie przeprowadzał wstępny zdalny wywiad. Przyspieszy on diagnozę, pozwoli szybciej wdrożyć odpowiednie leczenie i skróci kolejki do lekarza.

Dzięki wdrożeniu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) i wprowadzeniu obowiązku raportowania zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM) kadra medyczna – ale i pacjenci – mają dostęp do informacji o udzielonych świadczeniach i dokumentacji, która wcześniej była rozproszona w różnych placówkach – w szpitalach, przychodniach, u lekarzy specjalistów. W EDM znajdziemy wyniki badań laboratoryjnych, opisy badań diagnostycznych, karty leczenia szpitalnego, informację od specjalisty dla lekarza kierującego, informację o świadczeniu na SOR. Lekarz na podstawie aktualnych wyników badań i historii choroby może zdalnie postawić diagnozę i zaplanować leczenie.

Wdrożenie EDM i elektronicznego raportowania zdarzeń medycznych w placówkach POZ to wstęp do dwóch projektów: e-Gabinet+ oraz e-Usługi POZ, finansowanych ze środków instrumentu REACT-EU w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014–2020. Obejmą one łącznie co najmniej 2 tys. placówek POZ w Polsce.

Wraz z realizacją zdalnych świadczeń służby zdrowia coraz powszechniejsze stają się usługi takie jak PulsoCare, e-stetoskop, e-spirometr, opaski telemedyczne. Narzędzia te umożliwiają stały monitoring parametrów pacjenta oraz reagowanie na alerty przekazywane z urządzeń monitorujących. W planach jest również zdalne monitorowanie dzieci i młodzieży z pierwotnymi i wtórnymi niedoborami odporności, wykorzystanie plastrów EKG w opiece specjalistycznej oraz organizacja zdalnych konsultacji kardiologicznych i onkologicznych z wykorzystaniem platformy telemedycznej.

Przed nami również wdrożenie tzw. Patient Summary, czyli Karty Pacjenta. Rozwiązanie to jest obligatoryjne dla wszystkich Państw Wspólnoty i ułatwić ma pacjentowi korzystanie z usług medycznych w całej Unii Europejskiej. Dzięki Karcie personel medyczny będzie miał elektroniczny dostęp do niezbędnych informacji o pacjencie.

W ślad za Kartą Pacjenta podąża projekt e-recepty transgranicznej, na którą Polska uzyskała już zgodę Komisji Europejskiej. Umożliwi ona zagranicznym pacjentom realizowanie e-recepty w polskiej aptece, a polskim za granicą. Co z kolei przybliża nas do wizji zdalnej realizacji recept połączonej z wysyłką produktów medycznych do pacjenta.

Coraz więcej słyszy się też o wdrażaniu projektów telediagnostycznych. Dla przykładu, na zlecenie Ministerstwa Zdrowia, od września 2022 do grudnia 2023 r. na terenie województwa lubelskiego realizowany będzie pilotażowy program badań przesiewowych „Telediagnostyka w badaniach okulistycznych – zastosowanie telemedycyny w wykrywaniu retinopatii cukrzycowej i cukrzycowego obrzęku plamki”. Badania obejmą 5 tys. dorosłych osób.

Projekty związane z optymalizacją ambulatoryjnej e-opieki specjalistycznej, podnoszeniem poziomu cyberbezpieczeństwa podmiotów leczniczych oraz rozwojem sztucznej inteligencji w medycynie będą wyrastały jak grzyby po deszczu. Takie jest oczekiwanie pacjentów, umożliwia to też postęp naukowy i techniczny. Opisane rozwiązania objęły usługi publiczne. Tymczasem, prywatne zakłady opieki zdrowotnej, starają się wyznaczać trendy w e-usługach medycznych, co jest jednym ze sposobów na przyciągnięcie klientów. Ale też i wynika z oczekiwań zatrudnionej kadry. Pandemia COVID-19 pokazała, że znaczna część usług, w tybie awaryjnym, musiała być realizowana bez fizycznego kontaktu z pacjentem. Coś co początkowo wydawało się być niespecjalnie możliwe w efekcie zainspirowało szereg rozwiązań, których dziś jesteśmy świadkami.

Opisane w pierwszej części artykułu usługi znacząco ograniczyły potrzebę rutynowych wizyt lekarskich (np. wyłącznie w celu odnowienia recepty), zredukowały obciążenie punktów informacyjnych i rejestracyjnych w placówkach medycznych. Ograniczyły obieg papierowych dokumentów, a nawet konieczność wprowadzania danych do systemu przez pracownika – gdyż wiele procesów jest w stanie obsłużyć system w oparciu o informacje podane przez samego pacjenta. To naturalnie przełożyło się na zwiększenie liczby pracowników w sektorze medycznym, którzy wykonują swoje zadania zdalnie.

Głos pracodawców w służbie zdrowia. 

Podczas jednej z dyskusji webinarowych, realizowanych w ramach projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“ przedstawicielka placówki świadczącej prywatne usługi w obrębie ochrony zdrowia zaznaczyła:

– Nie zaobserwowaliśmy spadku efektywności podczas pracy zdalnej, co dowodzi że ten model współpracy jest korzystny i dla pracodawców i pracowników. Z jednego końca Polski można pracować w drugim miejscu – to ewidentne szanse dla obu stron, poszukujących pracy, ale i poszukujących wykwalifikowanej kadry.

Przedstawiciele branży medycznej podkreślają naturalnie, że pacjent jest i będzie na miejscu, a więc trzeba zaopiekować się nim również fizycznie w placówce medycznej. Pracownicy pracujący z dokumentacją papierową również muszą pracować stacjonarnie, inaczej dochodzi do zaległości lub pojawiały się błędy.

Niemniej jednak aktywizacja dodatkowych grup zawodowych – jak choćby kobiet w ciąży, czy opiekujących się małymi dziećmi, a także osób z ograniczeniami ruchowymi jest przy pracy zdalnej faktem. Rodzice posiadający małe dzieci, które jednak często łapią infekcje, do niedawna w takich przypadkach przebywali na zwolnieniu i byli wyłączeni ze świadczenia pracy. Dziś praca ta może być wykonywana z domu, z porównywalną efektywnością. Ogranicza to stres pracownika i stwarza mu dodatkowe możliwości organizacji własnych zadań. Pracodawca zyskuje ciągłość działania.

Sektor opieki zdrowotnej równocześnie identyfikuje pewne ryzyka związane z projektowanymi obecnie przepisami regulującymi pracę zdalną, w tym zasady BHP mające w przyszłości obowiązywać osoby pracujące z domu. W świetle nowych regulacji bowiem należy zachować bezpieczeństwo pracy w miejscu pracy (domu pracownika) – z drugiej zaś pracodawca ma ograniczone możliwości sprawdzenia/weryfikacji na ile faktycznie spełnione są te warunki. W tym obszarze planowane regulacje budzą wątpliwość. Zgodnie z tymi samymi przepisami nie można też naruszać strefy prywatnej pracownika, co powoduje że w obrębie rozwiązań nt. higieny i bezpieczeństwa pracy obserwowanych jest sporo wyzwań.

Równie kontrowersyjna póki co dla pracodawców z branży medycznej jest również propozycja wprowadzenia przymusu udzielenia pracy zdalnej niektórym grupom pracowników. – Co w sytuacji gdy pracownik/pracownica nie jest efektywna przy pracy zdalnej? Pracodawca będąc zmuszonym do udzielenia pracy zdalnej traci narzędzia zarządcze. Obecnie manager może koordynować pracę zespołu w tym zakresie i dostosowywać rozwiązania do sytuacji i możliwości zespołu. Jeśli zmienią się przepisy to może to być negatywne dla efektywności pracowników. – komentowała nasza rozmówczyni. Dodając jednocześnie, że: – Dziś pracownicy wprost oczekują pracy zdalnej lub przynajmniej hybrydowej. Często nie decydują się na pracę jeśli nie mogą tego uzyskać. Przed dwoma laty to w ogóle nie było możliwe, takie zjawisko nie występowało.

E-nauczanie mimo, że powszechne stanowi wyzwanie.

Pandemia koronawirusa sprawiła, że również uczelnie wyższe musiały błyskawicznie zareagować i w pełnym wymiarze przejść na nauczanie zdalne. Wyzwań nie brakowało, w tym na wydziałach o znacznym udziale ćwiczeń praktycznych w procesie kształcenia. Niemniej w obliczu COVID-19 eksperyment się sprawdził. Jak podsumowała w relacji jedna z warszawskich uczelni: – „Nauka jest realizowana zgodnie z planem zajęć, a platforma e-learningowa działa bardzo dobrze. (…) Zwiększona została także liczba dyżurów online dziekana i prodziekanów tak, aby ułatwić wzajemną komunikację. Także prace zaliczeniowe i testy są realizowane zdalnie. Nawet zajęcia z anatomii i tzw. „szpilki” są przeprowadzane online w czasie rzeczywistym, oczywiście z zachowaniem pełnej poufności na platformie z ograniczonym jedynie do wybranej grupy dostępem.”.

Szkolnictwo wyże wprowadzało kursy zdalnego nauczania już kilkanaście lat temu. Był to naturalny kierunek rozwoju kształcenia. Dziś jednak pojawia się pytanie, czy po pandemii koronawirusa, kiedy to cała społeczność akademicka została przeniesiona do „online’u”, zdalne nauczanie ma szanse zdominować studia stacjonarne.

Nasz rozmówca, popularny wśród studentów wykładowca uczelni w Białej Podlaskiej ma co do tego wątpliwości: – „Perspektywa akademicka jest nieco inna niż przedsiębiorców. Około 2 lata temu mieliśmy szczyt zachorowań na COVID i kulminację sytuacji kiedy musieliśmy sprostać technologicznie nowemu wyzwaniu. Tamten okres, około 1,5 roku kojarzy i się z dużą anonimowością słuchaczy i brakiem kontroli tego co dzieje się po drugiej stronie ekranu. Byliśmy jako dydaktycy na wszystkich szczeblach edukacji w jednakowej sytuacji. Przez 15 tyg. prowadziliśmy zdalnie zajęcia, później trzeba było zrealizować sesję egzaminacyjną. Osobiście zdecydowanie wolę pracować na żywo, mając bezpośredni kontakt ze studentem. Rozmawiałem z innymi nauczycielami akademickimi i ich opinie były zbliżone, większość woli pracować w trybie stacjonarnym. Z kolei opinie studentów są przeciwne – wolą pracę zdalną, ten tryb jest dla nich bardzie komfortowy.”.

Z pewnością postrzeganie zdalnego nauczania przez studentów jest również zróżnicowane, niemniej wśród powodów dla których część z nich preferuje tę formę mogą wiązać się chociażby aspekty ekonomiczne. – „Dla studentów spoza ośrodków miejskich wynajem stancji, zamieszkanie w akademiku – to są koszty. Widzę analogię do biznesu i wynajmu powierzchni biurowych. Nauka online obniża koszty. Tryb hybrydowy – 2 tyg. na żywo i 2 tyg. online powodował że studenci byli zdezorientowani, bo nie wiedzieli co zrobić z najmem tymczasowych miejsc zamieszkania.” – dodał nasz rozmówca.

Jako kierownik zakładu finansów i rachunkowości nasz rozmówca co roku bierze udział w aktualizacji planu studiów na kolejny rok akademicki. Członkowie zespołów jakości kształcenia w ostatnim czasie mieli szansę wprowadzenia do toku studiów zajęć w formie online. Przed COVIDem nikt o tym nie myślał. Od bieżącego roku akademickiego wybrane przedmioty są realizowane online. Dotyczy to głównie zajęć wykładowych, gdzie przekazywany jest materiał teoretyczny.

Niemożliwe jest nauczenie np. studentów pielęgniarstwa zawodu w całości online. Jednak tam, gdzie przekazywana jest wiedza teoretyczna to w opinii wykładowców nie ma większej różnicy forma nauczania. Akademicy w większości od lat wykorzystują środki wizualne i to się nie zmieniło – niezależnie od tego czy prowadzą zajęcia w trybie stacjonarnym czy online. W zajęciach praktycznych póki co przewagę wciąż mają zajęcia stacjonarne, choć nasi rozmówcy zaznaczają, że wraz z rozwojem technologii nie jest wykluczone, że i ten aspekt zmieni się w przyszłości. Wszak są już dostępne metody prowadzenia zdalnie zabiegów np. chirurgicznych, gdzie operator steruje urządzeniem z dala od sali operacyjnej.

Z pewnością jednak w dobie e-learningu cierpią kontakty międzyludzkie. Wpływ na psychikę studentów i wykładowców jest bardzo duży. Uniemożliwiona jest socjalizacja, spada efektywność, spada motywacja, a w konsekwencji zagrożone jest zdrowie psychiczne.

Jak to odcięcie od kontaktu ze społecznością akademicką wpływa na samopoczucie opowiadał rozmówca webinaru ZPP: – „Z perspektywy wykładowcy mogę potwierdzić, że długotrwałe przebywanie w izolacji i prowadzenie zajęć online powodowało uczucie wyobcowania. Nie dostawałem informacji zwrotnej, musiałem ją wymuszać. Wyświetlałem slajdy, schematy, opowiadałem o różnych zagadnieniach, a po drugiej stronie była cisza. Pojawiały się myśli czy to nie jest monolog, czy mam odbiorców. Starałem się weryfikować regularnie tę stronę odbiorczą. Studenci prawie nigdy nie włączają kamerek. Nie mogłem mieć pewności czy słucha mnie 2 czy 32 osoby. I tak potrafiłem nauczać przez 3 dni, po 8-9 godzin dziennie. Po kilku tygodniach czułem się źle – te myśli negatywne kumulowały się w głowie.”.

Wykładowcy przyznają, że ze strony studentów wyglądać to mogło podobnie. Zaspokajanie ich potrzeb w obszarze socjalizacji praktycznie nie było możliwe. W okresie pandemii COVID-19 roczniki, które rozpoczęły naukę w 2020 roku jeszcze na drugim roku studiów w ogóle się nie znali, nie identyfikowali członków swojej grupy wykładowej. Studenci Ci spotkali się po raz pierwszy fizycznie będąc już mocno zaawansowanymi w toku nauczania, niemal w połowie.

Akademicy zaznaczają też, że nie wyobrażają sobie aby w obszarach wymagających zajęć warsztatowych i fizycznej obecności student otrzymał dyplom nie przechodząc praktycznych egzaminów. Droga weryfikacji przyszłych absolwentów musi być rzetelna niezależnie od trybu nauczania: online czy stacjonarnie – podkreślają.

– „Prosić o włącznie kamery można było, ale środków perswazji nie ma w stosunku do studentów. Sprawdzanie listy obecności, czy zadawanie pytań ankietowych w trakcie pozwalało zweryfikować liczbę studentów. Ale student mógł „zaginąć akcji” w trakcie zajęć. Z reguły 2/3 z grupy studentów zalogowanych przy ekranie zwykle było, ale to tylko do pewnego stopnia moja obserwacja, a do pewnego – jedynie przypuszczenie” – zaznaczył nasz rozmówca.

W opinii doświadczonych pracowników naukowych i wykładowców wykorzystanie pracy zdalnej w szkolnictwie wyższym będzie się rozwijać, ale zawsze będzie miało charakter cząstkowy, uzupełniający. Charakter relacji nauczyciel-uczeń powoduje konieczność bliskości instruktora, wykładowcy – pewnych umiejętności trzeba nauczyć bezpośrednio. Przy istniejącej dziś technologii jest właśnie tak – postęp technologiczny będzie wmuszał reformy, w tym w szkolnictwie wyższym, ale przejście w 100% na zdalne nauczanie wydaje się dziś mało prawdopodobne.

Choć w przypadku niektórych kursów i szkoleń już dziś odbywają się one w całości zdalnie, bądź studenci mają wybór. Dla przykładu, na dużej części studiów podyplomowych forma zdalna po pandemii została utrzymana – np. w weekendy wykłady są realizowane w formie online. Co z perspektywy osób aktywnych zawodowo jest rozwiązaniem zdecydowanie preferowanym.

Sytuacja jest też zróżnicowana zależnie od tematyki studiów. Dla przykładu w branży logistyczno-transportowej studenci mają wybór między trybem stacjonarnym i zdalnym. Nie ma póki co danych które dają lepszą frekwencję, ale z pewnością możliwość dokonania wyboru jest dobrze odbierana. Mobilność zwiększa możliwości udziału studentów w zajęciach, zwiększa optymalne zarządzanie przez nich czasem. Z tego powodu część studentów oczekuje dziś możliwość zdalnego kształcenia i w tym sensie jest to naturalny kierunek rozwoju uczelni.

Warszawa, Wrocław, Kraków, Trójmiasto, Poznań – a więc duże centra outsoursingowe, ale i ośrodki akademickie – zaobserwowano w nich większy udział pracy zdalnej i zdalnego nauczania w stosunku do mniejszych ośrodków miejskich. Jest to wprost związane z obniżaniem kosztów działalności po stronie pracodawcy, czy uczelni, ale też ma dodatni wpływ na budżet pracownika czy studenta.

Jak wskazano w Raporcie Fundacji Edukacyjnej “Perspektywy” i Komisji ds. Współpracy Międzynarodowej KRASP “Internacjonalizacja w czasach pandemii” z kwietnia 2021 roku, żadna z aż 70 badanych instytucji nie zdecydowała się na całkowity powrót do nauki stacjonarnej. Głównym powodem tej sytuacji była obserwacja, że po wypracowaniu odpowiednich standardów kształcenia zdalnego forma ta jest równie efektywna, co studia stacjonarne.

Studia online to wybór coraz większej liczby studentów, którzy łączą pracę, naukę, obowiązki domowe i życie towarzyskie. Zdobywanie wiedzy zdalnie  wspiera podzielność uwagi, wielozadaniowość i zorganizowanie. Jakość materiałów nie odbiega od wersji stacjonarnej/analogowej. Wręcz przeciwnie – zdecydowanie łatwiej jest nieobecnym pozyskać materiały z zajęć – podczas gdy w przeszłości często musieli kopiować cudze, odręczne notatki. Wraz z upowszechnianiem się stabilnego Internetu na terytorium całego kraju zdalne nauczanie staje się też dostępne dla osób dotychczas wykluczonych, czy to z powodów ekonomicznych, w wyniku ograniczeń ruchowych, czy też innych zobowiązań, które uniemożliwiały udział w studiach stacjonarnych.

W świcie zdalnej nauki i pracy dostrzec można wiele zalet. Niestety nie da się nie zauważyć również wad – z których podstawowa to uszczerbek na relacjach międzyludzkich. Wydaje się więc, że o ile sama forma nauczania i pracy w wersji online jest cywilizacyjnym dorobkiem i naturalną ewolucją tychże aktywności, tak w obecnych czasach znacznie więcej uwagi przykładać musimy do sfery emocjonalnej pracownika i studenta – po to by po kontakcie z uczelnią, czy danym pracodawcą osoby te czuły się zbudowane, wzmocnione, miały szanse na rozwój swoich umiejętności, a zarazem ich zdrowie psychiczne było zaopiekowane. 

Źródła:

• Webinar zorganizowany w ramach projektu: „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“
• E-usługi w systemie ochrony zdrowia – wGospodarce.pl – Gazeta Bankowa, 12.12.2022 r.
• Nauka zdalna na medycynie – Odległość nie gra roli – Opinieouczelniach.pl
• Czy studia w pełni zdalne po pandemii nadal są możliwe? – Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego (studia-online.pl)

 

Zobacz: 16.01.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #6

 

Warszawa, 4 stycznia 2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #5

Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych

 

• Pandemia wpłynęła na zwiększenie popularności pracy zdalnej. W wielu branżach stała się ona standardem, ale w innych powszechne jej stosowanie jest niemożliwe z uwagi na charakter pracy.
• W Parlamencie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, która wprowadza regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać w 2023 roku. Część z proponowanych rozwiązań budzi jednak kontrowersje.
• Większość uczestników webinarium uważa, że w pewnych szczególnych sytuacjach powinno się umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie, o ile istnieją do tego warunki i nie będzie to sprzeczne z interesem przedsiębiorcy.
• Przedstawiciele różnych branż zauważają zarówno pozytywne, jak i negatywne jej skutki. Czasem doświadczenia pracodawców są całkowicie odmienne. Niektórzy uczestnicy webinarium wskazują np., że może ona prowadzić do zwiększenia, a inni, że do zmniejszenia efektywności pracy.
• Uczestnicy webinarium krytykowali niektóre propozycje rozwiązań prawnych, np. w zakresie kontroli przez pracodawcę pracy zdalnej, przestrzegania przepisów BHP i bezpieczeństwa informacji. Wskazują, że praktyczne realizowanie takiej kontroli jest bardzo trudne i wiąże się z nadmiernym obciążeniem przedsiębiorców. Wysnuwają własne pomysły dotyczące tego, w jaki sposób taka kontrola mogłaby być realizowana.

Wstęp

Popularność pracy zdalnej zdecydowanie wzrosła, czego przyczyną była pandemia Covid-19 oraz wprowadzane w tym czasie obostrzenia. Niestety, nie każdy przedsiębiorca miał możliwość całkowitego przeniesienia działalności na płaszczyznę wirtualną, jednak wielu zaczęło dążyć do zwiększenia znaczenia tej formy pracy w ich firmach. Doświadczenia wielu pracodawców wskazują, że praca zdalna sprawdza się nie tylko w branży kreatywnej i usługowej, ale również w wielu innych, choćby w przemyśle – w tym zakresie, na tych stanowiskach, które np. nie wymagają obecności pracownika przy linii produkcyjnej. W trakcie webinarium przedsiębiorcy będący przedstawicielami różnych branż przedstawili swoją perspektywę pracy zdalnej po pandemii, a także ustosunkowali się do niektórych propozycji rozwiązań zawartych w projekcie ustawy wprowadzającej normy w tym zakresie do Kodeksu pracy.

Efektywność pracowników w trakcie pracy zdalnej

Opinie co do efektywności pracy zdalnej są podzielone. W znacznej mierze wynikają one z dotychczasowych doświadczeń poszczególnych pracodawców, szczególnie z okresu pandemii. Bezdyskusyjne jest natomiast, że nie każda praca jest w ogóle możliwa do wykonywania zdalnie, a tym samym w wielu branżach może być ona stosowana jedynie sporadycznie, dla niektórych stanowisk. Forma ta sprawdza się zdecydowanie lepiej w branżach kreatywnych i usługowych, niż np. w przemyśle, gdzie przynajmniej pewna część pracowników musi pracować fizycznie w siedzibie firmy. Ponadto wydajność pracy zdalnej jest zależna od wielu czynników, m.in. branży przedsiębiorstwa, indywidualnych cech charakteru pracownika, czy nawet jego warunków domowych.

Skuteczny pracownik zdalny musi wyróżniać się pewnymi cechami, które umożliwiają większą samodyscyplinę, skupienie oraz samodzielność pracy. Osoba, której z trudnością przychodzi praca bez atmosfery miejsca pracy, nie będzie czuła wystarczającej motywacji do pracy z zacisza domowego oraz będzie rozkojarzona. W rezultacie wykona mniej pracy lub pracę gorszej jakości. Wykonując pracę spoza siedziby pracodawcy trzeba posiadać odpowiednią motywację i umiejętność oddzielenia pracy od obowiązków domowych.

Biorąc pod uwagę wyniki badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowanego na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, zauważymy, że 14 procent ankietowanych pracowników udzieliło odpowiedzi, według której praca zdalna pozwala lepiej się skupić oraz jest bardziej efektywna, natomiast 20 procent udzieliło odpowiedzi, że praca zdalna jest raczej nieefektywna i rozleniwia. Zatem postrzeganie efektywności pracy zdalnej przez samych pracowników jest odmienne. Wskazać również należy, że co do zasady pracownicy mający doświadczenia pracy zdalnej w ostatnich miesiącach udzielają odpowiedzi bardziej pozytywnych niż pozostali ankietowani.

Wysoka produktywność pracowników zdalnych jest możliwa między innymi w przedsiębiorstwach branży kreatywnej. Praktyka jednego z uczestników webinarium działającego na rynku prasowym wskazuje, że wybuch pandemii był chwilą, w której wydawanie gazety w formie papierowej przestało przynosić oczekiwane zyski. W obliczu coraz większej ilości obostrzeń spadło zainteresowanie fizycznym, a wzrosło elektronicznym nośnikiem informacji. W tym momencie kluczowym stało się znalezienie nowej formuły komunikacji z czytelnikami. Wszystko to spowodowało, że wprowadzony jeszcze przed pandemią plan transformacji cyfrowej musiał zostać znacząco przyspieszony. Codzienne osobiste spotkania okazują się zbędne, ponieważ mogą zostać z powodzeniem przeniesione na platformy do komunikacji na odległość. Praca w systemie zdalnym umożliwia pracownikom lepsze skupienie się oraz ograniczenie czasu spędzonego na zbędne i kosztowne czynności, na przykład dojazd do pracy.  Niekiedy możliwy jest również samodzielny dobór godzin pracy, dzięki któremu pracownik lepiej gospodaruje swoim czasem i osiąga lepsze wyniki.

Możliwości pracy zdalnej w branży przemysłowej/produkcyjnej jest znacznie ograniczona. Swoje doświadczenia w tym zakresie przedstawił kolejny przedsiębiorca będący gościem webinarium. Niewykonalne (przynajmniej w tej chwili i w powszechnym zakresie) jest wytwarzanie w sposób zdalny, natomiast produkcja nie ogranicza się tylko do tej czynności. W czasie pandemii w sposób zdalny funkcjonowały między innymi działy handlowe, obsługi sprzedaży, „kreatywne” oraz inne, które nie wymagają fizycznej obecności w zakładzie produkcyjnym. Ograniczenie kontaktów osobistych było konieczne ze względu na wprowadzone regulacje, a także oczekiwania klientów. Wprowadzono odpowiednie narzędzia pracy, które pozwalały ograniczać do minimum kontakty osobiste między pracownikami oraz klientami. Organizacja różnego rodzaju spotkań w sprawach zarządzania firmą również okazała się możliwa do realizacji na odległość. W trakcie pandemii spotkania znacząco zmieniły swoją formę, stały się lepiej zorganizowane i krótsze, a przepływ informacji uległ polepszeniu.

Jak wskazują uczestnicy webinarium, kwestią czasu jest automatyzacja i robotyzacja pracy, również w zakładach produkcyjnych, w takim stopniu, aby umożliwić niektórym z pracowników pracę zdalną. Takowe plany były rozwijane jeszcze przed pandemią i bez wątpienia widoczny jest postęp w tym zakresie. Według opinii jednego z uczestników webinarium nie jest to zagrożenie dla stanu zatrudnienia, a wręcz przeciwnie, szansa dla pracowników do przebranżowienia się na niekoniecznie fizyczną pracę.

Obecne zainteresowanie pracą zdalną wśród pracowników

Nawet po okresie pandemicznym wciąż pozostaje pewna część pracowników, którzy pracują zdalnie. Forma ta jest określana przez pracowników jako wygodna i często generująca niższe koszty. Pomimo sporego zainteresowania ilość pracowników zdalnych jest niższa niż w trakcie obowiązywania obostrzeń związanych z pandemią. Obecnie są to przede wszystkim ci pracownicy, dla których praca zdalna jest możliwa do wykonywania w sposób tak samo lub bardziej efektywny niż stacjonarnie. Na odległość swoje obowiązki często wykonują także ci, którzy mają szczególne potrzeby osobiste związane z sytuacją rodzinną bądź zdrowotną.

Pracownicy zwracają dużą uwagę na możliwość (lub jej brak) pracy zdalnej już na etapie rekrutacji na dane stanowisko. Oferty pracy pojawiające się obecnie na rynku przeważnie wskazują, jaka jest przewidywana forma pracy – stacjonarna, hybrydowa czy zdalna.

Uczestnicy webinarium wskazują, że relacje międzyludzkie w przedsiębiorstwach ulegają pogorszeniu. Praca zdalna nie jest więc pozbawiona minusów. Kontakt oraz wymiana informacji wyłącznie elektronicznie zaburza komunikację i bez wątpienia różni się od spotkań bezpośrednich. Niektórzy uczestnicy webinarium twierdzą, że ludzie są niejako stworzeni do tego, aby funkcjonować i współpracować w grupach. Kontakt wzrokowy pomaga zachować higienę psychiczną oraz higienę pracy w zespole. Ponownie pojawia się zagadnienie cech indywidualnych pracownika, ponieważ praca zespołowa będzie na niektórych działać w sposób dyscyplinujący, a na innych rozpraszający. Istnieją również przedsiębiorstwa, w których współpraca zespołu nie jest istotna i może być w całości zastąpiona pracą indywidualną bez negatywnych skutków.

Zwrócono uwagę, że przedstawiciele „pokolenia Z” (osób urodzonych od roku 1995 do roku 2012) częściej skłaniają się ku pracy zdalnej, a stanowią oni coraz większy procent pracowników. Jako pokoleniu dorastającemu w świecie technologii łatwiej przychodzi im praca zdalna. Kwestią do dalszej analizy i obserwacji pozostaje to, czy będzie to utrzymujący się trend, czy może w pewnym momencie praca stacjonarna zostanie przez nich doceniona, choćby ze względu na możliwość utrzymywania kontaktów międzyludzkich poza światem wirtualnym.

Ocena uczestników webinarium rozwiązań prawnych zawartych w projekcie ustawy wprowadzającej pracę zdalną do Kodeksu pracy.

Obowiązek udzielenia możliwości pracy zdalnej w szczególnych przypadkach

Uczestnicy webinarium zauważają pewne zagrożenie w regulacji, która miałaby nakładać na pracodawcę obowiązek udzielenia możliwości pracy zdalnej niektórym grupom pracowników. Choć wskazują także na korzystne aspekty takiego rozwiązania np. fakt, że dzięki temu pracownik nie byłby zmuszony do przejścia na urlop, lecz mógłby kontynuować pracę i pogodzić ją ze szczególną okolicznością, w której się znajduje.

Przykładowo, jeżeli opieka nad chorującym bliskim jest możliwa do pogodzenia z pracą zdalną, to na pewno będzie korzystniejszym rozwiązaniem dla obu stron, niż całkowita rezygnacja danego pracownika z pracy. Wobec tego przedsiębiorcy wychodzą naprzeciw potrzebom pracownika i umożliwiają pogodzenie pracy z obowiązkami poza nią.

Kwestia kontroli pracy zdalnej

Egzekwowanie uprawnienia pracodawcy do kontroli przestrzegania zasad pracy zdalnej, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania norm bezpieczeństwa i ochrony informacji jest znacznie utrudnione w warunkach pracy zdalnej. Praca w takiej formie wymaga budowania większego zaufania pracodawców do pracowników.

Za niezbędne szeroko uznaje się stworzenie systemu kontroli czy monitorowania pracy w taki sposób, aby upewnić się, że interes pracodawcy nie będzie zagrożony. Wielu przedsiębiorców wprowadza mechanizmy kontroli pracy. Przeważnie polegają na instalacji oprogramowania czy aplikacji umożliwiających monitorowanie aktywności na komputerze, z którego pracownik korzysta w czasie pracy.

W myśl projektowanych przepisów mających wprowadzić pracę zdalną do Kodeksu pracy i które mają wejść w życie już w 2023 roku pracodawca będzie miał możliwość kontroli pracownika we wskazanym powyżej zakresie. Kontrola będzie odbywać się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika, z poszanowaniem prywatności pracownika. Uczestnicy webinarium jednogłośnie stwierdzili, że fizyczna i osobista kontrola pracy zdalnej nie jest odpowiednią formą, a nawet wysnuli własne, przeciwstawne pomysły.

Niektórzy pracodawcy nie widzą potrzeby kontroli i monitoringu pracy zdalnej, lecz brakuje im możliwości utrzymywania kontaktu wzrokowego. Komunikacja przebiega w prostszy sposób, gdy istnieje możliwość zobaczenia, czy pracownik jest akurat zajęty zadaniem, rozmową czy też ma po prostu przerwę. Rozwiązaniem może być stosowanie systemu wizyjnego, dzięki któremu pracownik i pracodawca mogą połączyć się do rozmowy. Celem takowego rozwiązania nie jest nadzór, lecz ułatwienie pracy obu stronom. Ważne jest również, by istniała możliwość rozmowy bez wcześniejszego umawiania się na spotkanie, by można było skonsultować pewne kwestie, czy wprost „pokazać coś” w sposób szybki i bezproblemowy na odległość. Takie rozwiązanie jest dużym ułatwieniem w pracy zdalnej.

Niewątpliwie zaletą pracy stacjonarnej jest możliwość komunikacji na miejscu oraz praktycznie bez zwłoki. Zazwyczaj wystarczy udać się do sąsiedniego pomieszczenia. Pracodawcy wskazują, że prościej jest zakomunikować swoje potrzeby utrzymując kontakt wzrokowy, niż gdy należy wysłać maila, zadzwonić czy umówić się na spotkanie na platformie komunikacyjnej.

W opinii uczestników webinarium nie powinno się narzucać na pracodawcę obowiązku, według którego miałby on fizycznie wejść do domu pracownika i poddawać inspekcji jego domowe stanowisko pracy. Taka sytuacja, nawet po uprzednim umówieniu dogodnego terminu spotkania, może budzić zastrzeżenia co do zachowania prywatności pracownika. Jednocześnie można wysnuć wyobrażenie, że kontrola planowana w czasie nie odnosiłaby zamierzonych skutków.

Większość uczestników webinarium wierzy, że o wiele skuteczniejszym rozwiązaniem byłoby umożliwienie przeprowadzania kontroli zdalnej. Jest to możliwe, najprościej, przy użyciu kamery. Ukazanie widoku ekranu, pracownika, a także jego stanowiska pracy, tzn. biurka i jego okolic, byłoby stosunkowo szybkie i nieskomplikowane.

Z drugiej strony pojawia się opinia całkowicie negatywna, według której obowiązek kontroli pracy zdalnej – zarówno fizycznie, jak i przy użyciu kamery – byłby wyłącznie dokładaniem obowiązków pracodawcom. Podkreślany jest argument, iż taka kontrola prawdopodobnie nie przynosiłaby oczekiwanych skutków.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy są niezadowoleni z tej propozycji regulacji prawnej. Niesie ona za sobą utrudnienia i niedogodności dla obu stron, a także pozostawia pracodawcę przed dylematem jak dokonać kontroli bez żadnych naruszeń. Tworzy się dodatkowy obowiązek, którego egzekwowanie nie jest do końca jasne.

Uczestnicy webinarium będący przedsiębiorcami zgodzili się co do tego, że najkorzystniejsze byłoby skonstruowanie przepisów w ten sposób, aby pracownik wziął na siebie odpowiedzialność i aby była ona sankcjonowana. Rolą pracodawcy w takim procesie miałoby być zapewnienie niezbędnych informacji, a nawet, jeżeli obie strony wyraziłyby do tego chęć, umożliwienie udziału w odpowiednim szkoleniu. Przygotowany w ten sposób pracownik musiałby jedynie właściwie przygotować stanowisko pracy, podpisać stosowne oświadczenie woli oraz przystąpić do pracy zdalnej. Z badań ZPP wynika, że pracownicy pracujący zdalnie byliby skłonni przystać na takie rozwiązanie i przyjąć na siebie odpowiedzialność.

Według aż 65 procent badanych to pracownik podczas pracy zdalnej musi dołożyć wszelkich starań, aby jego praca była wykonywana zgodnie z zasadami BHP. Pracodawca ma w tym zakresie ograniczoną możliwość interwencji, a tym samym powinien mieć mniejsze obowiązki. Jednocześnie ma prawo kontrolować przestrzeganie BHP przez pracownika, ale nie ma do tego bezwzględnego obowiązku. W takim rozwiązaniu, w przypadku nieszczęśliwych wypadków, pracownikowi należą się świadczenia, jednak w momencie, kiedy wypadek nastąpił na skutek uchybienia ze strony pracownika, pracodawca nie powinien ponosić za to odpowiedzialności.

Podsumowanie

Pomimo zakończenia pandemii praca zdalna wciąż zachowuje sporą popularność, zwłaszcza wśród młodych ludzi. Przedsiębiorcy uczestniczący w webinarium są pozytywnie nastawieni do pracy zdalnej, jednak widzą w niej również pewne zagrożenia – zwłaszcza w zakresie efektywności pracy, a także ograniczenia relacji międzyludzkich.

Uczestnicy webinarium wskazują, że w wielu branżach praca zdalna jest już praktycznie normą i może ona przynosić nawet lesze rezultaty niż stacjonarna. Z oczywistych jednak względów w wielu innych branżach np. w produkcji nie może ona być powszechnie stosowana.

Choć regulacje dotyczące pracy zdalnej są oczekiwane przez przedsiębiorców, to wskazują oni jednak na liczne wątpliwości w tym zakresie. Jednogłośnie skrytykowane zostało rozwiązanie prawne, które miałoby wprowadzać fizyczną kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Należy odpowiednio dostosowywać regulacje ustawowe do mechanizmów, które już szeroko funkcjonują na rynku, nie zaś wprowadzać swego rodzaju rewolucję. Tymczasem propozycje zawarte w projekcie ustawy zdaniem uczestników webinarium są mocno osadzone w realiach pandemicznych i w wielu aspektach są kontrowersyjne.

 

Zobacz: 04.01.2023 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #5