Warszawa, 03.02.2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #8

Praca zdalna – jak porozumieć się odnośnie do jej zasad?

 

• Trzech na czterech respondentów – według wyników badania ZPP Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej– jest zdania, że praca zdalna może być właściwym rozwiązaniem nie tylko w czasie trwania sytuacji kryzysowych.
• Zarówno zwolennicy jak i przeciwnicy pracy zdalnej wyrażają opinię, że zmiany regulacji dotyczących pracy zdalnej są spóźnione.
• Przedsiębiorcy obawiają się, że zmiana Kodeksu pracy, wprowadzająca regulacje dotyczące pracy zdalnej, może zburzyć wypracowane w okresie pandemii mechanizmy pozwalające skutecznie realizować świadczenie obowiązku pracy na odległość.
• Istnieją przypadki, w których pracodawca – co do zasady – nie może odmówić pracownikowi możliwości wykonywania pracy w formule zdalnej.
• Przedsiębiorcy, biorący udział w webinarium nr 8, obawiają się, że praca w formule zdalnej może być źródłem licznych czynników zaburzających realny czas pracy zatrudnionego. Wśród nich wymienia się jednoczesną opiekę nad dzieckiem i wykonywanie obowiązków pracowniczych.
• Uczestnicy webinarium nr 8 wyrażają obawy dotyczące tego, że nowe obowiązki pracodawcy dotyczące konieczności zapewnienia narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz opłacania bieżących kosztów związanych ze świadczeniem pracy „na odległość” mogą okazać niewspółmiernie wysokie względem dzisiejszych kosztów pracodawcy.
• Pracodawcy, biorący udział w webinarium nr 8 zwracali uwagę na trudności związane z przeprowadzeniem skutecznego procesu wdrożeniowego względem pracownika wykonującego swoje obowiązku wyłącznie zdalnie.
• Przy określaniu porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej pracodawca nie może pominąć w negocjacjach strony zakładowych organizacji związkowych, o ile takowe funkcjonują w przedsiębiorstwie. W negocjacjach ujęte powinny zostać wszelkie określone w nowelizacji Kodeksu pracy elementy, które dziś budzą wątpliwości pracodawców, co podkreślali oni podczas udziału w webinarium nr 8.
• 52 procent badanych – według przygotowanego przez ClickMeeting raportu – nie słyszało o zmianach dotyczących wprowadzenia nowych regulacji względem pracy zdalnej. Stwarza to konieczność przeprowadzenia szerokiej kampanii informacyjnej.

 

Praca zdalna upowszechniła się w okresie pandemii i – w wielu przypadkach – pozostała z polskimi przedsiębiorcami i pracownikami na dłużej. Podkreślić należy, że – w odniesieniu do wielu sektorów – ta forma świadczenia pracy stała się podstawową metodą wykonywania obowiązków. Za przykład posłużyć tu może branża IT, gdzie w formule zdalnej pracuje dziś ponad 74 procent zatrudnionych, a znaczna część z nich wybór pracodawcy uzależnia właśnie od możliwości wykonywania pracy na odległość.

Na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców powstało badanie Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowane w ramach dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej.

Wnioski z badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

Wyniki badania wskazują, że praca zdalna stałą się integralną częścią dookreślającą nowoczesny kształt rynku pracy. ¾ respondentów jest bowiem zdania, że praca zdalna to rozwiązanie pożądane nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Aż siedmiu na dziesięciu badanych twierdzi natomiast, że świadczenie obowiązku pracy bez konieczności codziennych odwiedzin biura lub innego rodzaju zakładu niesie ze sobą korzyści zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Wreszcie – dziś, czyli w okresie obejmującym czas po lockdownach, jeden na dziesięciu zatrudnionych wciąż pracuje wyłącznie bądź głównie na odległość. W Polsce praca zdalna ma zarówno zwolenników jak przeciwników. Ci drudzy wskazują choćby jej negatywny wpływ na kontakty interpersonalne czy zdrowie psychiczne. Pracodawcy podkreślają tu także konieczność wprowadzenia mechanizmów dookreślających przepisy, wskazując przy tym, że obecnie projektowane regulacje przyczynią się do wzrostu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zwolennicy pracy zdalnej wskazują jednoznacznie na zwiększoną możliwość korzystania z dobrodziejstw rynku pracy i zatrudnienia specjalistów bez względu na miejsce zamieszkania. Atutem ma być także elastyczne czasowo podejście stricte projektowe, które pozwala na pełniejsze skupienie się na realizacji powierzonego zadania. Aż siedmiu na dziesięciu pracowników, bazując na wynikach badania zrealizowanego na zlecenie ZPP, zdecydowanie podkreśla, ze ta forma zatrudnienia może nieść korzyści zarówno pracodawcy jak i pracownikowi. Badani w odsetku 60 procent wskazali, że byliby skłonni rozważyć zmianę miejsca pracy, jeśli takowa wiązałaby się z możliwością uzyskania bardziej zadowalających warunków pracy zdalnej. 47 procent respondentów jest natomiast zdania, że, przy zachowaniu powyższego warunku, byłoby skłonnych do przebranżowienia.

Elementem łączącym zarówno przeciwników jak i zwolenników świadczenia pracy na odległość jest opinia, że projektowane w tym zakresie regulacje – choć przybrały już ramy projektu ustawy – są zdecydowanie spóźnione (na dzień publikacji niniejszego raportu ustawa została już przyjęta przez Parlament i podpisana przez Prezydenta). Przedsiębiorcy obawiają się także, że nowe przepisy zburzą wypracowane w okresie pandemii koronawirusa i już skutecznie funkcjonujące w firmach mechanizmy. Dostosowanie modelu pracy do potrzeb pracy zdalnej pochłonęło bowiem znaczące koszty, które często przekute zostały w zwiększoną efektywność pracy.

Wiele wątpliwości budzą także przepisy dotyczące możliwości zlecenia bądź odmowy świadczenia pracy w formule zdalnej oraz porozumienia celem ustalenia procedur właściwych dla tej formy świadczenia obowiązku pracy.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Zgodnie z projektem ustawy pracodawca może zlecić wykonywanie świadczenia w formule zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Sytuacja ta jest możliwa, o ile pracownik złoży pracodawcy stosowane oświadczenie, w którym potwierdzi on, ze posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma tu jednak możliwość cofnięcia zlecenia pracy zdalnej z dwudniowym wyprzedzeniem.

Istnieje jednak szereg przypadków, w których pracodawca nie możliwości odmowy względem wniosku pracownika o udzielenie zezwolenia na wykonywanie pracy na odległość. Dotyczy to – w myśl przepisów ustawy – wniosków złożonych przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ustawodawca przewidział także szeroką gamę profesji, których – z racji ich cech immanentnych – nie można obejmować formułą pracy zdalnej, Mowa tu choćby o zawodach szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, pracy z czynnikami chemicznymi, które mogą stanowić zagrożenie w myśl przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zawodach związanych z wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz substancji stwarzających uciążliwości zapachowe. Zakazane jest także zlecanie pracy zdalnej w kontekście zawodów powodujących „intensywne brudzenie”.

Projektodawca przewidział także możliwość świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie, przy założeniu, że nie przekracza ona 24 dni w roku kalendarzowym.

Pracodawcy biorący udział w organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców webinariach zwracając uwagę na fakt, że przepisy dotyczące niemożności odmowy względem wniosku o udzielenie zgody na pracę zdalną mogą prowadzić do sytuacji patologicznych, które przełożyć mogą się na paraliż funkcjonowania miejsca pracy. Trudności te potęgować może fakt wyłącznie iluzorycznego kształtu przepisów regulujących możliwość przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej. Przedsiębiorcy podkreślają, że jako pracodawcy nie mogą przeprowadzić kontroli bez wcześniejszego uzgodnienia jej terminu i zakresu z pracownikiem oraz że sama kontrola nie może naruszać prywatności nie tylko samego pracownika, przebywającego przecież w miejscu pracy, ale także pozostałych osób znajdujących się w lokalu. Ewentualna niechęć zatrudnionego do przeprowadzenia kontroli może skutkować – na co zgodnie zwracają uwagę uczestnicy webinariów – brakiem możliwości przeprowadzenia kontroli, a w efekcie ograniczeniem możliwości sprawowania nadzoru nad faktycznym wykonywaniem obowiązków.

Pewnym wyjściem mogą być funkcjonujące z powodzeniem przepisy dotyczące telepracy, która pozwala na kontrolę z użyciem narzędzi elektronicznych. Część z doświadczeń związanych z telepracą została już wykorzystana przez firmy, które posłużyły się nimi do tworzenia wewnętrznych mechanizmów nieuregulowanych ramami ustawowymi, a które z powodzeniem sprawdzały się w warunkach pandemii i po zakończeniu jej szczytowego momentu.

Porozumienie dotyczące pracy zdalnej – ważna rola zakładowych organizacji związkowych. Remedium na wątpliwości pracodawców wyrażone w webinarium nr 8?

W projektowanej ustawie autorzy wskazują na ważną rolę zakładowych organizacji związkowych przy określaniu porozumienia dotyczącego zasad wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli w miejscu pracy funkcjonuje lub funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, pracodawca ma obowiązek ustalenia z nimi szczegółów dotyczących organizacji pracy na odległość. W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia uzgodnień z reprezentatywnymi organizacjami, z których każda zrzesza co najmniej 5 procent osób zatrudnionych u pracodawcy.

Po przedstawieniu przez pracodawcę proponowanej treści rozwiązań dotyczących regulacji określających zasady prowadzenia pracy w formule zdalnej, na zawarcie porozumienia w formie obowiązującej ustawodawca, w obecnym kształcie ustawy, przewidział okres 30 dni. Jeżeli do tego czasu nie uda się zawrzeć stosownego kompromisu, pracodawca zobowiązany jest określić zasady w regulaminie, uwzględniając przy tym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Na fasadowość tych rozwiązań uwagę zwraca reprezentatywna grupa związków zawodowych. Są one zdania, że pracodawca umyślnie prowadzić może do przekroczenia ustawowych terminów celem pominięcia uwag i postulatów zgłaszanych przez związkowców.

W odniesieniu do miejsc pracy, w których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, pracodawca zasady wykonywania pracy zdalnej określa w porozumieniu z przedstawicielami strony pracowników. Stworzenie stosownego regulaminu nie zawsze jest jednak konieczne. Praca zdalna może być bowiem wykonywana również wówczas, gdy pracodawca określił zasady jej wykonywania w porozumieniu zawartym z pracownikiem albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne pracownicy biorący udział w webinarium nr 8 wskazywali, że projektowane normy pracy zdalnej są na tyle restrykcyjne dla pracodawcy, że obawiają się oni, czy nie będą się oni wycofywali z oferowania pracy zdalnej. Pracownicy wskazywali, że są skłonni sami opłacać koszty pracy zdalnej z domu, byleby mieć w ogóle możliwość wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Projektowane przepisy, choć korzystne dla pracowników, mogą budzić ich obawy.

Dookreślenie zasad dotyczących pracy zdalnej powinno być, na co zgodnie wskazują uczestnicy webinarium nr 8, przystosowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Część przeciwników pracy zdalnej jest zdania, że rezygnacja z korzystania z powierzchni biurowej – częściowo lub całkowicie – to rozwiązanie utopijne. Zwolennicy pracy zdalnej podnosili tu jednak argument, że w odniesieniu do niektórych przedsiębiorstw, praca zdalna to rozwiązanie najbardziej opłacalne. Ich zdaniem ustawowa konieczność zapewnienia narzędzi i pokrycie bieżących kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika świadczenia w formule zdalnej generuje niższe nakłady środków finansowych, aniżeli stałe utrzymywanie biura. Także pozostałe opłaty, zdaniem rozmówców, są niższe w przypadku świadczenia pracy na odległość. Praktycy biorący udział w webinarium nr 8 podkreślali również, że udzielenie zgody na pracę zdalną rodzi ryzyko względem osób, które cechuje niesamodzielność i trudności z organizacją czasu pracy. Pracodawcy podkreślali, że praca z dala od biura generuje znaczącą liczbę dystraktorów – szczególnie gdy praca zdalna łączona jest z opieką nad dziećmi. Jest to trudne – zdaniem uczestników – zwłaszcza w okresie ferii czy wakacji, czyli wówczas, gdy dzieci przebywają w domu wraz z pracownikiem-rodzicem-opiekunem.

Część uczestników webinarium nr 8 jest zdania, że obligatoryjny charakter niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej negatywnie wpływa na wolność pracodawcy względem prowadzenia działalności gospodarczej, w związku z czym zapisy ustawowe mające charakter „nakazu” powinny zyskać rangę przepisów fakultatywnych, opcjonalnych, dookreślonych w porozumieniu między zatrudniającym, a zatrudnionym czy kandydatem.

Obawy przełożonych wielokrotnie budziła także kwestia wdrożenia nowego pracownika, który swoje obowiązki wykonywać będzie w formule zdalnej. Kłopotliwe są tu kwestie szkoleniowe, czy przysposobienie pracownika z zakresu zasad BHP. Przeciwnicy pracy zdalnej, biorący udział w webinarium nr 8 są także zdania, że brak codziennego bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami negatywnie odbija się na atmosferze w zespole i skutecznie utrudnia budowanie więzi międzyludzkich.

Wszelkie powyższe kwestie powinny być, zdaniem uczestników webinarium nr 8, obiektem szczegółowego porozumienia między pracownikiem, a pracodawcą.

Niepokojąca niewiedza

Przed projektodawcami ważne zadanie dotyczące konieczności przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej dotyczącej zmian w przepisach na temat pracy zdalnej. Z badania przeprowadzonego w październiku tego roku przez ClickMeeting wynika, że 52 procent Polaków nie słyszało o planowanych zmianach w Kodeksie pracy, a 22 procent respondentów określa swoją wiedzę na ten temat jako niepełną, ponieważ w ich odczuciu nie dotarły do nich wszystkie niezbędne informacje. Zaledwie 26 procent badanych jest pewnych, że dotarła do nich pełna informacja o planowanej nowelizacji.

Niemniej cytowane badanie przeprowadzone przez ClickMeeting daje pewien obraz nastrojów dotyczących zmian w przepisach zarówno po stronie pracodawców jak i pracowników. 26 procent pracodawców deklaruje bowiem, że planowane zmiany w Kodeksie pracy będą dla nich korzystne. 13 procent z nich wskazało odpowiedź przeciwną, a 51 procent nie ma w tej kwestii sprecyzowanego zdania. Zdecydowanie bardziej optymistyczne są tu nastroje pracodawców. Wśród nich 40 procent ocenia projektowaną nowelizację jako pozytywną dla siebie, 13 procent uznaje ja za niekorzystną, a 48 procent przyznało, że nie ma w tym temacie zdania.

 

Zobacz: 03.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #8

 

Warszawa, 19 stycznia 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #7

Opinie o pracy zdalnej pracodawców w zależności od branży, w której działa ich przedsiębiorstwo

 

• W marcu 2020 r., kiedy to w Polsce wybuchła pandemia COVID-19, nie istniały żadne prawne procedury dla pracy zdalnej. Niemniej jeszcze przed pandemią w niektórych przedsiębiorstwach pracodawcy wdrażali pracę zdalną dla określonych zespołów czy departamentów. Po wejściu w życie obostrzeń covidowych rozwiązania tego rodzaju należało wprowadzać powszechnie. Często doświadczenia z pracą zdalną przed pandemią pomogły firmom poradzić sobie z tym wyzwaniem.
• Poza kwestiami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, skuteczność i efektywność pracy zdalnej zależą też od indywidualnych cech pracownika i możliwości dostosowania jego środowiska domowego do modelu pracy.
• Pandemia przyniosła dużą zmianę w podejściu do narzędzi pracy zdalnej. Obecnie spotkania online stały się normą, a nie niespotykanym wyjątkiem. Pandemia zdecydowanie zwiększyła akceptacje tego rodzaju rozwiązań. W ocenie przedsiębiorców jest to zjawisko zdecydowanie pozytywne. Przede wszystkim zauważają oni, że używanie komunikatorów internetowych dających możliwość spotkań online likwiduje koszty czasowe i organizacyjne.

Wstęp

W dniu 15 grudnia 2022 r. odbyło się siódme webinarium poświęcone pracy zdalnej przeprowadzone w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. W trakcie dyskusji poruszono przede wszystkim kwestie poglądów na temat modelu pracy zdalnej przedsiębiorców reprezentujących różne branże.

Webinarium było również okazją o wymiany doświadczeń oraz dyskusji na temat potencjalnych szans i zagrożeń wynikających z powszechnego stosowania modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Dotychczas przedsiębiorcy, mając na uwadze indywidualną sytuację ich firm oraz specyfikę branży, w której funkcjonują przedstawiali zróżnicowane opinie. W dużej mierze na opinie te wpływały dotychczasowe doświadczenia w stosowaniu tego rozwiązania w danej firmie.

Praca zdalna w opinii przedsiębiorców

Badania ZPP oraz dotychczasowe doświadczenia z przeprowadzonych webinariów pokazują, że zdecydowana większość pracowników ceni sobie pracę zdalną. Co prawda po okresie pandemii aż 8 na 10 pracowników pracujących zdalnie powróciło do pracy stacjonarnej, to popularność modelu zdalnego i hybrydowego znacząco wzrosła w porównaniu do okresu sprzed pandemii. Około trzy czwarte pracowników uważa, że praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym nie tylko w czasie kryzysów takich jak pandemia, a 7 na dziesięciu ankietowanych wskazało, że jest ona korzystna zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Praca zdalna dla wielu osób jest tak dużym udogodnieniem, że spośród osób chcących ją wykonywać aż 60% rozważyłoby zmianę pracy, jeśli nowy pracodawca zapewniłby im lepsze warunki pracy zdalnej, a aż 47% jest skłonna się w tym celu przekwalifikować.

W przeciwieństwie do pracowników, pracodawcy mają bardzo zróżnicowane poglądy dotyczące pracy zdalnej, choć żaden z uczestników webinariów nie oceniał tej formy jednoznacznie negatywnie. Przedsiębiorcy wskazywali, że najbardziej problematyczny było okres, w którym w Polsce wybuchła pandemia COVID-19. Nie istniały żadne prawne regulacje dla pracy zdalnej, a znajdujące się w Kodeksie pracy rozwiązania w zakresie „telepracy” nie odpowiadały potrzebom pandemicznej rzeczywistości. Niemniej w niektórych przedsiębiorstwach pracodawcy wdrażali pracę zdalną jeszcze przed pandemią dla określonych zespołów czy departamentów. Te firmy, które miały już doświadczenia z pracą zdalną z początkowymi trudnościami związanymi z obostrzeniami pandemicznymi poradziły sobie przeważnie lepiej niż pozostali. Wskazać jednak należy, że zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie w wielu branżach nie ma możliwości stosowania pracy zdalnej (np. w produkcji, czy handlu bezpośrednim).

Pandemia doprowadziła do pojawienia się istotnych zmian na rynku pracy. Uczestnicy webinarium wskazują, że w procesie rekrutacji na wiele stanowisk zawsze pojawiają się pytania o możliwość wykonywania pracy zdalnej bądź hybrydowej. Wielu pracowników wprost warunkuje swoją gotowość do pracy na danym stanowisku od możliwości wykonywania jej, przynajmniej częściowo, zdalnie. Oczekiwania pracowników są na tyle duże, że pracodawcy chcąc o nich konkurować zwiększa możliwość zdalnego wykonywania obowiązków w swoich firmach. Często wprowadzają taką możliwość nie tylko na określonych stanowiskach, a w całych działach bądź zespołach.

Podczas webinarium wskazywano również, że efektywność pracy zdalnej, poza branżą i specyfiką działalności danego biznesu, zależy od modelu rozliczania efektów pracy, który przyjęło przedsiębiorstwo oraz indywidualnych cech pracownika. Zauważano, że coraz częściej pracownicy są rozliczani w modelu projektowo – zadaniowym, który jest efektywniejszy przy formie pracy zdalnej. Co więcej, praca zdalna daje elastyczność – rozwija podejście zadaniowe w procesie organizacji firmy i likwiduje bezproduktywne godziny, w czasie których pracownik zmuszony jest do pozostawania w biurze, a jednocześnie nie wykonuje efektywnej pracy na rzecz pracodawcy. Bezproduktywne godziny wydają się jedną z największych wad „fordowskiego modelu pracy”. Niemniej uczestnicy webinariów podkreślają, że to, czy praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym należy rozważać bardziej w odniesieniu do konkretnych branż, a nawet konkretnych miejsc pracy. W grę wchodzą także indywidualne cechy charakteru pracownika. Niektóre osoby potrafią być wydajne w modelu zdalnym, inne lepiej skupiają się na pracy będąc w biurze.

Poza kwestiami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, skuteczność i efektywność pracy zdalnej w dużej mierze zależą też od możliwości dostosowania jego środowiska domowego do  tego modelu pracy. Często warunki lokalowe i rodzinne utrudniają, a nawet uniemożliwiają efektywną pracę zdalną.

W opinii uczestników webinarium jedną z dziedzin, w której praca zdalna może być wykonywana efektywnie jest consulting. Przedstawiciele tej branży zauważyli, że wiele czynności i obowiązków może być wykonywane zdalnie i mogą być one dobrym uzupełnieniem tej części obowiązków, która musi być wykonywana stacjonarnie. Nie ma większego problemu z pracą na dokumentach online, przeprowadzaniem analiz i tworzeniem różnego rodzaju opinii. Obecnie wiele z tych czynności zostało już przeniesionych do środowiska online, co w praktyce zoptymalizowało czas pracy. Są jednak czynności, które wymagają np. osobistego kontaktu z klientem.

Kolejną branżą, w której praca zdalna wydaje się bardzo dobrze sprawdzać jest księgowość, rachunkowość i niektóre usługi finansowe. Jak wskazali przedstawiciele tej branży obecni na webinarium, księgowość już przed pandemią korzystała z pracy zdalnej. W tych branżach kontakt z klientem online sprawdza się bardzo dobrze i jest wygodny dla obu stron. Na rynku istnieją całe firmy oparte na tym modelu świadczenia usług. Niemniej nawet w tych firmach często przynajmniej część stanowisk pracy musi wykonywać ją zdalnie. Oferując np. usługę „wirtualnego biura” dla firm pod konkretnym adresem musi być obecny pracownik, który będzie chociażby ewidencjonować i przekazywać korespondencję.

Przedsiębiorcy wskazywali, że jednym z najważniejszych doświadczeń z okresu pandemii jest fakt, że obrót i archiwizacja dokumentów może być bez problemu dokonywana w środowisku online. Między innymi w księgowości okazało się, że dokument ,,nie musi być na papierze” i jest możliwa praca również na dokumentach w formie elektronicznej. Mimo, że taka praktyka istniała jeszcze przed pandemią, ale nie była bardzo popularna. Dużą rolę w tym zakresie odebrały urzędy, które zaczęły znacznie powszechniej honorować dokumenty elektroniczne. Jak wskazują przedsiębiorcy, urzędy nie tylko zaczęły przyjmować akceptować dokumenty cyfrowe, ale też same zaczęły na nich pracować oraz kontaktować się w tej formie z klientami.

Przedstawiciele branży księgowej wskazują, że praca zdalna umożliwia im:

– rozbudowanie partnerskich relacji z klientami i wewnątrz organizacji;

– zniwelowanie problemu łączenia pracy w terenie z przebywaniem w biurze;

– szersze możliwości pozyskania pracowników na rynku pracy (chociażby brak ograniczeń terytorialnych).

Ułatwienia dla przedsiębiorców, które wiążą się z pracą zdalną i elektronicznymi narzędziami pracy

Kolejnym niezwykle ważnym aspektem poruszanym przez uczestników spotkania jest fakt, że pandemia doprowadziła do spopularyzowania używania narzędzi i komunikatorów internetowych. Obecnie spotkania online stały się normą, a nie rzadko spotykanym wyjątkiem. Pandemia zdecydowanie zwiększyła akceptacje tego rozwiązania, co powoduje oszczędność czasu i pieniędzy wielu firm. Nie trzeba już jeździć kilku godzin na spotkania, które trwają godzinę, można po prostu otworzyć laptopa i uruchomić odpowiednie narzędzia. Co ważne, jest to możliwe zarówno w biurze, jak i w zaciszu własnego domu. Praktyka ta jest niezwykle ceniona przez przedsiębiorców.

Popularyzacja narzędzi internetowych dała też przedsiębiorcom dodatkowe możliwości rozwoju firmy. Dzięki nim można zacząć działać nie tylko na lokalnym rynku, ale znacznie szerzej. Przedsiębiorstwa mogą między innymi poszukiwać kontrahentów oraz pracowników z różnych części kraju, a nawet świata.

Goście webinarium wskazują, że ciekawym rozwiązaniem jest też między możliwość outsorcingu niektórych czynności w firmie. Dzięki działającym zdalnie firmom inni przedsiębiorcy mogą między innymi zlecić im prowadzenie całej księgowości, czy np. zatrudnić „zdalną asystentkę”. Współcześnie nawet sekretariat nie zawsze musi być fizycznie obecny w siedzibie firmy. Jeśli jego działanie ogranicza się np. do odbierania telefonów, czy umawiania spotkań, to takiego pracownika można z powodzeniem zatrudnić online. Co więcej istnieją już usługi polegające na tym, że jedna osoba działa w tym zakresie na zlecenie wielu firm. Taki zdalny sekretariat/asystent uzyskuje wynagrodzenie o wielu podmiotów, a jednocześnie optymalizuje swoją pracę.

Pracodawcy zauważają wiele pozytywnych przesłanek stosowania tej formy pracy, zarówno dla pracodawcy (ograniczenie kosztów biura, czy wynajmu), jak i dla pracownika (ograniczenie kosztów dojazdu i oszczędność czasu). Mając to na względzie podkreślają, że wdrażanie pracy zdalnej ma istotne znaczenie we współczesnych realiach rynku pracy.

Trudności dotyczące czasu pracy w modelu zdalnym

Jak wskazują uczestnicy webinarium praca zdalna mimo licznych zalet wiąże się również z pewnymi problemami. Jednym z największych jest motywacja i zaangażowanie pracownika, które w wielu przy przypadkach w trakcie pracy zdalnej jest zdecydowanie niższe. Wskazywano, że często mimo, że pracownik powinien być dostępny w określonych godzinach, to w tym czasie zajmuje się prywatnymi sprawami, a potem stara się nadrabiać ten czas w innych godzinach niż pracuje biuro. Zdarza się, że mimo, że biuro pracuje między 8:00 a 16:00, to pracownik rozpoczyna zajmowanie się obowiązkami koło godzin południowych.

Przekładanie wykonywania obowiązków może być problematyczne w kontekście czasu pracy pracownika oraz potencjalnych problemów wynikających między innymi z ewidencjonowania czasu pracy oraz z nadgodzinami, kwestią ubezpieczeń społecznych czy kontrolowania pracy przez Państwową Inspekcję Pracy. Zagadnienie to pokazuje, jak ważne w pracy zdalnej są indywidualne cennych pracownika, w tym jego samodyscyplina. Czasem rozwiązaniem jest zmiana systemu czasu pracy np. na zadaniowy, ale nie zawsze jest to możliwe.

Wypadki przy pracy

Jednym z zagadnień, które sprawia przedsiębiorcom trudności, jest kwestia odpowiedzialności za bezpieczne warunki pracy, a w szczególności za wypadki przy pracy. Pracodawca nie jest w stanie wpłynąć na miejsce pracy zdalnej, zatem niektóre sytuacje (szczególnie wypadki) mogą być problematyczne w zakwalifikowaniu oraz wskazaniu odpowiedzialności. Nawet przeprowadzenie kontroli (która jest niewygodna i kosztowna dla samych pracodawców) pozwala sprawdzić, jak wygląda kwestia przestrzegania norm na daną chwilę, a już godzinę po jej przeprowadzeniu miejsce pracy może być dalekie od spełnienia warunków, które można określić jako bezpieczne. Problemem jest również wykonywanie pracy z różnych miejsc, z kawiarni, a nawet z innych krajów. W tych sytuacjach pracodawca nie ma możliwości wpływu na warunki pracy.

 

Zobacz: 19.01.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #7

Warszawa, 16 stycznia 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #6

Zdalne usługi medyczne oraz e-nauka i praca zdalna w szkolnictwie wyższym

 

• Praca zdalna może być z powodzeniem stosowana w telemedycynie. Pracodawcy w tej branży wskazują, że w pewnych sytuacjach nie ma potrzeby bezpośredniego kontaktu pacjenta z pracownikiem służby zdrowia. Czasem wystarczy rozmowa za pośrednictwem środków elektronicznych.
• Praca zdalna w telemedycynie może być równie efektywna, co praca stacjonarna.
• Praca zdalna umożliwia większą aktywizację zawodową niektórych grup osób, np. rodziców i osób dotkniętych niepełnosprawnościami ruchowymi.
• Pracownicy w branży medycznej coraz częściej oczekują możliwości wykonywania pracy zdalnej bądź hybrydowej.
• W trakcie pandemii szkolnictwo wyższe w całości musiało przejść na pracę zdalną, która okazała się efektywnym rozwiązaniem. To rozwiązanie jest cenione przez studentów, niemniej wielu wykładowców zdecydowanie woli kontakt ze słuchaczami „na żywo”.
• Zdalne szkolnictwo może być szansą dla mieszkańców mniejszych miejscowości oddalonych od ośrodków akademickich. Studenci nie muszą bowiem dojeżdżać na uczelnie, czy wynajmować kosztownych mieszkań i pokojów w akademikach.
• Zdalna nauka może wpływać negatywnie zarówno na studentów, jak i nauczycieli. Zdecydowanie utrudnia ona relacje międzyludzkie.

Opracowanie powstało w ramach cyklu publikacji towarzyszących projektowi „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“. Projekt wspierany jest przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Ochrona zdrowia przyjęła wiele rozwiązań z zakresu e-usług i pracy zdalnej.

W opinii Adama Niedzielskiego, Ministra Zdrowia – „Rozwój cyfryzacji w ochronie zdrowia to ogólnoświatowy trend. Celem wprowadzenia e-usług jest przede wszystkim ułatwienie pacjentom dostępu do świadczeń medycznych, a także optymalizacja zasobów systemu zdrowotnego”.

W ramach wspomnianej optymalizacji wdrożono w ostatnim czasie w Polsce szereg rozwiązań, które z pewnością zredukowały natężenie ruchu w placówkach medycznych, jednocześnie umożliwiając wrażania na większą skalę pracy zdalnej w służbie zdrowia.

Według danych Ministerstwa Zdrowia z Internetowych Kont Pacjenta (IKP) korzysta już ponad 16 mln pacjentów. Aby mieć dostęp do platformy wystarczy posiadać numer PESEL. W IKP dostępne są informacje o: wystawionych e-receptach, e-skierowaniach i e-zwolnieniach lekarskich. IKP agreguje również historię wizyt lekarskich odbytych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego, a także informacje o dawkowaniu leków przepisanych podczas wizyt. Przez IKP uprawnione osoby mogą też monitorować informacje o stanie zdrowia ubezpieczonego dziecka czy osoby, która udzieliła do tego upoważnienia. Za pośrednictwem IKP można również wypełnić wniosek o elektroniczną kartę medyczną EKUZ oraz deklarację o wyborze lekarza POZ oraz pielęgniarki lub położnej. IKP sugeruje też celowane badania profilaktyczne.

W wersji mobilnej – „moje IKP” – pacjenci mogą skorzystać m.in. z funkcji przypominania o braniu leków, a także mają dostęp do numerów alarmowych. W niedalekiej przyszłości planowane jest uruchomienie centralnej e-rejestracji na świadczenia. Tym samym zredukowany zostanie kontakt z poszczególnymi przychodniami czy szpitalami – gdyż grafiki świadczeń medycznych będzie obsługiwał system i spięta z nim aplikacja IKP. Obecnie usługa dostępna jest pilotażowo w części podmiotów.

Poza godzinami pracy Podstawowej Opieki Zdrowotnej (POZ) – w nocy, w weekendy i święta – dostępna jest dziś pomoc medyczna przez telefon. Osoby kontaktujące się numerem 800 137 200 lub korzystające z formularza na stronie: https://www.gov.pl/web/zdrowie/tpk uzyskują kontakt z pielęgniarką lub lekarzem. Każdego dnia, jak deklaruje Ministerstwo Zdrowia, z Teleplatformy Pierwszego Kontaktu (TPK) korzysta ponad 500 osób. Czas od wypełnienia formularza przez pacjenta do udzielenia mu teleporady to obecnie maksymalnie trzy godziny.

Porady w ramach TPK udzielane są w języku polskim, angielskim, ukraińskim oraz migowym. Za pośrednictwem TPK wystawiono dotychczas:

•   prawie 19 tys. e-recept;
•   ponad 14 tys. e-skierowań, w większości na test w kierunku SARS-CoV-2,
•   ponad 8 tys. e-zwolnień lekarskich.

W sierpniu 2022 r. na stronie TPK uruchomiono również tzw.: „symptom checker” – czyli zdalny wywiad lekarski, który pacjent wykonuje samodzielnie. Pozwala on na wstępne rozpoznanie schorzenia. W przyszłości przed każdą wizytą u lekarza pacjent będzie przeprowadzał wstępny zdalny wywiad. Przyspieszy on diagnozę, pozwoli szybciej wdrożyć odpowiednie leczenie i skróci kolejki do lekarza.

Dzięki wdrożeniu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) i wprowadzeniu obowiązku raportowania zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM) kadra medyczna – ale i pacjenci – mają dostęp do informacji o udzielonych świadczeniach i dokumentacji, która wcześniej była rozproszona w różnych placówkach – w szpitalach, przychodniach, u lekarzy specjalistów. W EDM znajdziemy wyniki badań laboratoryjnych, opisy badań diagnostycznych, karty leczenia szpitalnego, informację od specjalisty dla lekarza kierującego, informację o świadczeniu na SOR. Lekarz na podstawie aktualnych wyników badań i historii choroby może zdalnie postawić diagnozę i zaplanować leczenie.

Wdrożenie EDM i elektronicznego raportowania zdarzeń medycznych w placówkach POZ to wstęp do dwóch projektów: e-Gabinet+ oraz e-Usługi POZ, finansowanych ze środków instrumentu REACT-EU w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014–2020. Obejmą one łącznie co najmniej 2 tys. placówek POZ w Polsce.

Wraz z realizacją zdalnych świadczeń służby zdrowia coraz powszechniejsze stają się usługi takie jak PulsoCare, e-stetoskop, e-spirometr, opaski telemedyczne. Narzędzia te umożliwiają stały monitoring parametrów pacjenta oraz reagowanie na alerty przekazywane z urządzeń monitorujących. W planach jest również zdalne monitorowanie dzieci i młodzieży z pierwotnymi i wtórnymi niedoborami odporności, wykorzystanie plastrów EKG w opiece specjalistycznej oraz organizacja zdalnych konsultacji kardiologicznych i onkologicznych z wykorzystaniem platformy telemedycznej.

Przed nami również wdrożenie tzw. Patient Summary, czyli Karty Pacjenta. Rozwiązanie to jest obligatoryjne dla wszystkich Państw Wspólnoty i ułatwić ma pacjentowi korzystanie z usług medycznych w całej Unii Europejskiej. Dzięki Karcie personel medyczny będzie miał elektroniczny dostęp do niezbędnych informacji o pacjencie.

W ślad za Kartą Pacjenta podąża projekt e-recepty transgranicznej, na którą Polska uzyskała już zgodę Komisji Europejskiej. Umożliwi ona zagranicznym pacjentom realizowanie e-recepty w polskiej aptece, a polskim za granicą. Co z kolei przybliża nas do wizji zdalnej realizacji recept połączonej z wysyłką produktów medycznych do pacjenta.

Coraz więcej słyszy się też o wdrażaniu projektów telediagnostycznych. Dla przykładu, na zlecenie Ministerstwa Zdrowia, od września 2022 do grudnia 2023 r. na terenie województwa lubelskiego realizowany będzie pilotażowy program badań przesiewowych „Telediagnostyka w badaniach okulistycznych – zastosowanie telemedycyny w wykrywaniu retinopatii cukrzycowej i cukrzycowego obrzęku plamki”. Badania obejmą 5 tys. dorosłych osób.

Projekty związane z optymalizacją ambulatoryjnej e-opieki specjalistycznej, podnoszeniem poziomu cyberbezpieczeństwa podmiotów leczniczych oraz rozwojem sztucznej inteligencji w medycynie będą wyrastały jak grzyby po deszczu. Takie jest oczekiwanie pacjentów, umożliwia to też postęp naukowy i techniczny. Opisane rozwiązania objęły usługi publiczne. Tymczasem, prywatne zakłady opieki zdrowotnej, starają się wyznaczać trendy w e-usługach medycznych, co jest jednym ze sposobów na przyciągnięcie klientów. Ale też i wynika z oczekiwań zatrudnionej kadry. Pandemia COVID-19 pokazała, że znaczna część usług, w tybie awaryjnym, musiała być realizowana bez fizycznego kontaktu z pacjentem. Coś co początkowo wydawało się być niespecjalnie możliwe w efekcie zainspirowało szereg rozwiązań, których dziś jesteśmy świadkami.

Opisane w pierwszej części artykułu usługi znacząco ograniczyły potrzebę rutynowych wizyt lekarskich (np. wyłącznie w celu odnowienia recepty), zredukowały obciążenie punktów informacyjnych i rejestracyjnych w placówkach medycznych. Ograniczyły obieg papierowych dokumentów, a nawet konieczność wprowadzania danych do systemu przez pracownika – gdyż wiele procesów jest w stanie obsłużyć system w oparciu o informacje podane przez samego pacjenta. To naturalnie przełożyło się na zwiększenie liczby pracowników w sektorze medycznym, którzy wykonują swoje zadania zdalnie.

Głos pracodawców w służbie zdrowia. 

Podczas jednej z dyskusji webinarowych, realizowanych w ramach projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“ przedstawicielka placówki świadczącej prywatne usługi w obrębie ochrony zdrowia zaznaczyła:

– Nie zaobserwowaliśmy spadku efektywności podczas pracy zdalnej, co dowodzi że ten model współpracy jest korzystny i dla pracodawców i pracowników. Z jednego końca Polski można pracować w drugim miejscu – to ewidentne szanse dla obu stron, poszukujących pracy, ale i poszukujących wykwalifikowanej kadry.

Przedstawiciele branży medycznej podkreślają naturalnie, że pacjent jest i będzie na miejscu, a więc trzeba zaopiekować się nim również fizycznie w placówce medycznej. Pracownicy pracujący z dokumentacją papierową również muszą pracować stacjonarnie, inaczej dochodzi do zaległości lub pojawiały się błędy.

Niemniej jednak aktywizacja dodatkowych grup zawodowych – jak choćby kobiet w ciąży, czy opiekujących się małymi dziećmi, a także osób z ograniczeniami ruchowymi jest przy pracy zdalnej faktem. Rodzice posiadający małe dzieci, które jednak często łapią infekcje, do niedawna w takich przypadkach przebywali na zwolnieniu i byli wyłączeni ze świadczenia pracy. Dziś praca ta może być wykonywana z domu, z porównywalną efektywnością. Ogranicza to stres pracownika i stwarza mu dodatkowe możliwości organizacji własnych zadań. Pracodawca zyskuje ciągłość działania.

Sektor opieki zdrowotnej równocześnie identyfikuje pewne ryzyka związane z projektowanymi obecnie przepisami regulującymi pracę zdalną, w tym zasady BHP mające w przyszłości obowiązywać osoby pracujące z domu. W świetle nowych regulacji bowiem należy zachować bezpieczeństwo pracy w miejscu pracy (domu pracownika) – z drugiej zaś pracodawca ma ograniczone możliwości sprawdzenia/weryfikacji na ile faktycznie spełnione są te warunki. W tym obszarze planowane regulacje budzą wątpliwość. Zgodnie z tymi samymi przepisami nie można też naruszać strefy prywatnej pracownika, co powoduje że w obrębie rozwiązań nt. higieny i bezpieczeństwa pracy obserwowanych jest sporo wyzwań.

Równie kontrowersyjna póki co dla pracodawców z branży medycznej jest również propozycja wprowadzenia przymusu udzielenia pracy zdalnej niektórym grupom pracowników. – Co w sytuacji gdy pracownik/pracownica nie jest efektywna przy pracy zdalnej? Pracodawca będąc zmuszonym do udzielenia pracy zdalnej traci narzędzia zarządcze. Obecnie manager może koordynować pracę zespołu w tym zakresie i dostosowywać rozwiązania do sytuacji i możliwości zespołu. Jeśli zmienią się przepisy to może to być negatywne dla efektywności pracowników. – komentowała nasza rozmówczyni. Dodając jednocześnie, że: – Dziś pracownicy wprost oczekują pracy zdalnej lub przynajmniej hybrydowej. Często nie decydują się na pracę jeśli nie mogą tego uzyskać. Przed dwoma laty to w ogóle nie było możliwe, takie zjawisko nie występowało.

E-nauczanie mimo, że powszechne stanowi wyzwanie.

Pandemia koronawirusa sprawiła, że również uczelnie wyższe musiały błyskawicznie zareagować i w pełnym wymiarze przejść na nauczanie zdalne. Wyzwań nie brakowało, w tym na wydziałach o znacznym udziale ćwiczeń praktycznych w procesie kształcenia. Niemniej w obliczu COVID-19 eksperyment się sprawdził. Jak podsumowała w relacji jedna z warszawskich uczelni: – „Nauka jest realizowana zgodnie z planem zajęć, a platforma e-learningowa działa bardzo dobrze. (…) Zwiększona została także liczba dyżurów online dziekana i prodziekanów tak, aby ułatwić wzajemną komunikację. Także prace zaliczeniowe i testy są realizowane zdalnie. Nawet zajęcia z anatomii i tzw. „szpilki” są przeprowadzane online w czasie rzeczywistym, oczywiście z zachowaniem pełnej poufności na platformie z ograniczonym jedynie do wybranej grupy dostępem.”.

Szkolnictwo wyże wprowadzało kursy zdalnego nauczania już kilkanaście lat temu. Był to naturalny kierunek rozwoju kształcenia. Dziś jednak pojawia się pytanie, czy po pandemii koronawirusa, kiedy to cała społeczność akademicka została przeniesiona do „online’u”, zdalne nauczanie ma szanse zdominować studia stacjonarne.

Nasz rozmówca, popularny wśród studentów wykładowca uczelni w Białej Podlaskiej ma co do tego wątpliwości: – „Perspektywa akademicka jest nieco inna niż przedsiębiorców. Około 2 lata temu mieliśmy szczyt zachorowań na COVID i kulminację sytuacji kiedy musieliśmy sprostać technologicznie nowemu wyzwaniu. Tamten okres, około 1,5 roku kojarzy i się z dużą anonimowością słuchaczy i brakiem kontroli tego co dzieje się po drugiej stronie ekranu. Byliśmy jako dydaktycy na wszystkich szczeblach edukacji w jednakowej sytuacji. Przez 15 tyg. prowadziliśmy zdalnie zajęcia, później trzeba było zrealizować sesję egzaminacyjną. Osobiście zdecydowanie wolę pracować na żywo, mając bezpośredni kontakt ze studentem. Rozmawiałem z innymi nauczycielami akademickimi i ich opinie były zbliżone, większość woli pracować w trybie stacjonarnym. Z kolei opinie studentów są przeciwne – wolą pracę zdalną, ten tryb jest dla nich bardzie komfortowy.”.

Z pewnością postrzeganie zdalnego nauczania przez studentów jest również zróżnicowane, niemniej wśród powodów dla których część z nich preferuje tę formę mogą wiązać się chociażby aspekty ekonomiczne. – „Dla studentów spoza ośrodków miejskich wynajem stancji, zamieszkanie w akademiku – to są koszty. Widzę analogię do biznesu i wynajmu powierzchni biurowych. Nauka online obniża koszty. Tryb hybrydowy – 2 tyg. na żywo i 2 tyg. online powodował że studenci byli zdezorientowani, bo nie wiedzieli co zrobić z najmem tymczasowych miejsc zamieszkania.” – dodał nasz rozmówca.

Jako kierownik zakładu finansów i rachunkowości nasz rozmówca co roku bierze udział w aktualizacji planu studiów na kolejny rok akademicki. Członkowie zespołów jakości kształcenia w ostatnim czasie mieli szansę wprowadzenia do toku studiów zajęć w formie online. Przed COVIDem nikt o tym nie myślał. Od bieżącego roku akademickiego wybrane przedmioty są realizowane online. Dotyczy to głównie zajęć wykładowych, gdzie przekazywany jest materiał teoretyczny.

Niemożliwe jest nauczenie np. studentów pielęgniarstwa zawodu w całości online. Jednak tam, gdzie przekazywana jest wiedza teoretyczna to w opinii wykładowców nie ma większej różnicy forma nauczania. Akademicy w większości od lat wykorzystują środki wizualne i to się nie zmieniło – niezależnie od tego czy prowadzą zajęcia w trybie stacjonarnym czy online. W zajęciach praktycznych póki co przewagę wciąż mają zajęcia stacjonarne, choć nasi rozmówcy zaznaczają, że wraz z rozwojem technologii nie jest wykluczone, że i ten aspekt zmieni się w przyszłości. Wszak są już dostępne metody prowadzenia zdalnie zabiegów np. chirurgicznych, gdzie operator steruje urządzeniem z dala od sali operacyjnej.

Z pewnością jednak w dobie e-learningu cierpią kontakty międzyludzkie. Wpływ na psychikę studentów i wykładowców jest bardzo duży. Uniemożliwiona jest socjalizacja, spada efektywność, spada motywacja, a w konsekwencji zagrożone jest zdrowie psychiczne.

Jak to odcięcie od kontaktu ze społecznością akademicką wpływa na samopoczucie opowiadał rozmówca webinaru ZPP: – „Z perspektywy wykładowcy mogę potwierdzić, że długotrwałe przebywanie w izolacji i prowadzenie zajęć online powodowało uczucie wyobcowania. Nie dostawałem informacji zwrotnej, musiałem ją wymuszać. Wyświetlałem slajdy, schematy, opowiadałem o różnych zagadnieniach, a po drugiej stronie była cisza. Pojawiały się myśli czy to nie jest monolog, czy mam odbiorców. Starałem się weryfikować regularnie tę stronę odbiorczą. Studenci prawie nigdy nie włączają kamerek. Nie mogłem mieć pewności czy słucha mnie 2 czy 32 osoby. I tak potrafiłem nauczać przez 3 dni, po 8-9 godzin dziennie. Po kilku tygodniach czułem się źle – te myśli negatywne kumulowały się w głowie.”.

Wykładowcy przyznają, że ze strony studentów wyglądać to mogło podobnie. Zaspokajanie ich potrzeb w obszarze socjalizacji praktycznie nie było możliwe. W okresie pandemii COVID-19 roczniki, które rozpoczęły naukę w 2020 roku jeszcze na drugim roku studiów w ogóle się nie znali, nie identyfikowali członków swojej grupy wykładowej. Studenci Ci spotkali się po raz pierwszy fizycznie będąc już mocno zaawansowanymi w toku nauczania, niemal w połowie.

Akademicy zaznaczają też, że nie wyobrażają sobie aby w obszarach wymagających zajęć warsztatowych i fizycznej obecności student otrzymał dyplom nie przechodząc praktycznych egzaminów. Droga weryfikacji przyszłych absolwentów musi być rzetelna niezależnie od trybu nauczania: online czy stacjonarnie – podkreślają.

– „Prosić o włącznie kamery można było, ale środków perswazji nie ma w stosunku do studentów. Sprawdzanie listy obecności, czy zadawanie pytań ankietowych w trakcie pozwalało zweryfikować liczbę studentów. Ale student mógł „zaginąć akcji” w trakcie zajęć. Z reguły 2/3 z grupy studentów zalogowanych przy ekranie zwykle było, ale to tylko do pewnego stopnia moja obserwacja, a do pewnego – jedynie przypuszczenie” – zaznaczył nasz rozmówca.

W opinii doświadczonych pracowników naukowych i wykładowców wykorzystanie pracy zdalnej w szkolnictwie wyższym będzie się rozwijać, ale zawsze będzie miało charakter cząstkowy, uzupełniający. Charakter relacji nauczyciel-uczeń powoduje konieczność bliskości instruktora, wykładowcy – pewnych umiejętności trzeba nauczyć bezpośrednio. Przy istniejącej dziś technologii jest właśnie tak – postęp technologiczny będzie wmuszał reformy, w tym w szkolnictwie wyższym, ale przejście w 100% na zdalne nauczanie wydaje się dziś mało prawdopodobne.

Choć w przypadku niektórych kursów i szkoleń już dziś odbywają się one w całości zdalnie, bądź studenci mają wybór. Dla przykładu, na dużej części studiów podyplomowych forma zdalna po pandemii została utrzymana – np. w weekendy wykłady są realizowane w formie online. Co z perspektywy osób aktywnych zawodowo jest rozwiązaniem zdecydowanie preferowanym.

Sytuacja jest też zróżnicowana zależnie od tematyki studiów. Dla przykładu w branży logistyczno-transportowej studenci mają wybór między trybem stacjonarnym i zdalnym. Nie ma póki co danych które dają lepszą frekwencję, ale z pewnością możliwość dokonania wyboru jest dobrze odbierana. Mobilność zwiększa możliwości udziału studentów w zajęciach, zwiększa optymalne zarządzanie przez nich czasem. Z tego powodu część studentów oczekuje dziś możliwość zdalnego kształcenia i w tym sensie jest to naturalny kierunek rozwoju uczelni.

Warszawa, Wrocław, Kraków, Trójmiasto, Poznań – a więc duże centra outsoursingowe, ale i ośrodki akademickie – zaobserwowano w nich większy udział pracy zdalnej i zdalnego nauczania w stosunku do mniejszych ośrodków miejskich. Jest to wprost związane z obniżaniem kosztów działalności po stronie pracodawcy, czy uczelni, ale też ma dodatni wpływ na budżet pracownika czy studenta.

Jak wskazano w Raporcie Fundacji Edukacyjnej “Perspektywy” i Komisji ds. Współpracy Międzynarodowej KRASP “Internacjonalizacja w czasach pandemii” z kwietnia 2021 roku, żadna z aż 70 badanych instytucji nie zdecydowała się na całkowity powrót do nauki stacjonarnej. Głównym powodem tej sytuacji była obserwacja, że po wypracowaniu odpowiednich standardów kształcenia zdalnego forma ta jest równie efektywna, co studia stacjonarne.

Studia online to wybór coraz większej liczby studentów, którzy łączą pracę, naukę, obowiązki domowe i życie towarzyskie. Zdobywanie wiedzy zdalnie  wspiera podzielność uwagi, wielozadaniowość i zorganizowanie. Jakość materiałów nie odbiega od wersji stacjonarnej/analogowej. Wręcz przeciwnie – zdecydowanie łatwiej jest nieobecnym pozyskać materiały z zajęć – podczas gdy w przeszłości często musieli kopiować cudze, odręczne notatki. Wraz z upowszechnianiem się stabilnego Internetu na terytorium całego kraju zdalne nauczanie staje się też dostępne dla osób dotychczas wykluczonych, czy to z powodów ekonomicznych, w wyniku ograniczeń ruchowych, czy też innych zobowiązań, które uniemożliwiały udział w studiach stacjonarnych.

W świcie zdalnej nauki i pracy dostrzec można wiele zalet. Niestety nie da się nie zauważyć również wad – z których podstawowa to uszczerbek na relacjach międzyludzkich. Wydaje się więc, że o ile sama forma nauczania i pracy w wersji online jest cywilizacyjnym dorobkiem i naturalną ewolucją tychże aktywności, tak w obecnych czasach znacznie więcej uwagi przykładać musimy do sfery emocjonalnej pracownika i studenta – po to by po kontakcie z uczelnią, czy danym pracodawcą osoby te czuły się zbudowane, wzmocnione, miały szanse na rozwój swoich umiejętności, a zarazem ich zdrowie psychiczne było zaopiekowane. 

Źródła:

• Webinar zorganizowany w ramach projektu: „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“
• E-usługi w systemie ochrony zdrowia – wGospodarce.pl – Gazeta Bankowa, 12.12.2022 r.
• Nauka zdalna na medycynie – Odległość nie gra roli – Opinieouczelniach.pl
• Czy studia w pełni zdalne po pandemii nadal są możliwe? – Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego (studia-online.pl)

 

Zobacz: 16.01.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #6

 

Warszawa, 4 stycznia 2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #5

Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych

 

• Pandemia wpłynęła na zwiększenie popularności pracy zdalnej. W wielu branżach stała się ona standardem, ale w innych powszechne jej stosowanie jest niemożliwe z uwagi na charakter pracy.
• W Parlamencie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, która wprowadza regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać w 2023 roku. Część z proponowanych rozwiązań budzi jednak kontrowersje.
• Większość uczestników webinarium uważa, że w pewnych szczególnych sytuacjach powinno się umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie, o ile istnieją do tego warunki i nie będzie to sprzeczne z interesem przedsiębiorcy.
• Przedstawiciele różnych branż zauważają zarówno pozytywne, jak i negatywne jej skutki. Czasem doświadczenia pracodawców są całkowicie odmienne. Niektórzy uczestnicy webinarium wskazują np., że może ona prowadzić do zwiększenia, a inni, że do zmniejszenia efektywności pracy.
• Uczestnicy webinarium krytykowali niektóre propozycje rozwiązań prawnych, np. w zakresie kontroli przez pracodawcę pracy zdalnej, przestrzegania przepisów BHP i bezpieczeństwa informacji. Wskazują, że praktyczne realizowanie takiej kontroli jest bardzo trudne i wiąże się z nadmiernym obciążeniem przedsiębiorców. Wysnuwają własne pomysły dotyczące tego, w jaki sposób taka kontrola mogłaby być realizowana.

Wstęp

Popularność pracy zdalnej zdecydowanie wzrosła, czego przyczyną była pandemia Covid-19 oraz wprowadzane w tym czasie obostrzenia. Niestety, nie każdy przedsiębiorca miał możliwość całkowitego przeniesienia działalności na płaszczyznę wirtualną, jednak wielu zaczęło dążyć do zwiększenia znaczenia tej formy pracy w ich firmach. Doświadczenia wielu pracodawców wskazują, że praca zdalna sprawdza się nie tylko w branży kreatywnej i usługowej, ale również w wielu innych, choćby w przemyśle – w tym zakresie, na tych stanowiskach, które np. nie wymagają obecności pracownika przy linii produkcyjnej. W trakcie webinarium przedsiębiorcy będący przedstawicielami różnych branż przedstawili swoją perspektywę pracy zdalnej po pandemii, a także ustosunkowali się do niektórych propozycji rozwiązań zawartych w projekcie ustawy wprowadzającej normy w tym zakresie do Kodeksu pracy.

Efektywność pracowników w trakcie pracy zdalnej

Opinie co do efektywności pracy zdalnej są podzielone. W znacznej mierze wynikają one z dotychczasowych doświadczeń poszczególnych pracodawców, szczególnie z okresu pandemii. Bezdyskusyjne jest natomiast, że nie każda praca jest w ogóle możliwa do wykonywania zdalnie, a tym samym w wielu branżach może być ona stosowana jedynie sporadycznie, dla niektórych stanowisk. Forma ta sprawdza się zdecydowanie lepiej w branżach kreatywnych i usługowych, niż np. w przemyśle, gdzie przynajmniej pewna część pracowników musi pracować fizycznie w siedzibie firmy. Ponadto wydajność pracy zdalnej jest zależna od wielu czynników, m.in. branży przedsiębiorstwa, indywidualnych cech charakteru pracownika, czy nawet jego warunków domowych.

Skuteczny pracownik zdalny musi wyróżniać się pewnymi cechami, które umożliwiają większą samodyscyplinę, skupienie oraz samodzielność pracy. Osoba, której z trudnością przychodzi praca bez atmosfery miejsca pracy, nie będzie czuła wystarczającej motywacji do pracy z zacisza domowego oraz będzie rozkojarzona. W rezultacie wykona mniej pracy lub pracę gorszej jakości. Wykonując pracę spoza siedziby pracodawcy trzeba posiadać odpowiednią motywację i umiejętność oddzielenia pracy od obowiązków domowych.

Biorąc pod uwagę wyniki badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowanego na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, zauważymy, że 14 procent ankietowanych pracowników udzieliło odpowiedzi, według której praca zdalna pozwala lepiej się skupić oraz jest bardziej efektywna, natomiast 20 procent udzieliło odpowiedzi, że praca zdalna jest raczej nieefektywna i rozleniwia. Zatem postrzeganie efektywności pracy zdalnej przez samych pracowników jest odmienne. Wskazać również należy, że co do zasady pracownicy mający doświadczenia pracy zdalnej w ostatnich miesiącach udzielają odpowiedzi bardziej pozytywnych niż pozostali ankietowani.

Wysoka produktywność pracowników zdalnych jest możliwa między innymi w przedsiębiorstwach branży kreatywnej. Praktyka jednego z uczestników webinarium działającego na rynku prasowym wskazuje, że wybuch pandemii był chwilą, w której wydawanie gazety w formie papierowej przestało przynosić oczekiwane zyski. W obliczu coraz większej ilości obostrzeń spadło zainteresowanie fizycznym, a wzrosło elektronicznym nośnikiem informacji. W tym momencie kluczowym stało się znalezienie nowej formuły komunikacji z czytelnikami. Wszystko to spowodowało, że wprowadzony jeszcze przed pandemią plan transformacji cyfrowej musiał zostać znacząco przyspieszony. Codzienne osobiste spotkania okazują się zbędne, ponieważ mogą zostać z powodzeniem przeniesione na platformy do komunikacji na odległość. Praca w systemie zdalnym umożliwia pracownikom lepsze skupienie się oraz ograniczenie czasu spędzonego na zbędne i kosztowne czynności, na przykład dojazd do pracy.  Niekiedy możliwy jest również samodzielny dobór godzin pracy, dzięki któremu pracownik lepiej gospodaruje swoim czasem i osiąga lepsze wyniki.

Możliwości pracy zdalnej w branży przemysłowej/produkcyjnej jest znacznie ograniczona. Swoje doświadczenia w tym zakresie przedstawił kolejny przedsiębiorca będący gościem webinarium. Niewykonalne (przynajmniej w tej chwili i w powszechnym zakresie) jest wytwarzanie w sposób zdalny, natomiast produkcja nie ogranicza się tylko do tej czynności. W czasie pandemii w sposób zdalny funkcjonowały między innymi działy handlowe, obsługi sprzedaży, „kreatywne” oraz inne, które nie wymagają fizycznej obecności w zakładzie produkcyjnym. Ograniczenie kontaktów osobistych było konieczne ze względu na wprowadzone regulacje, a także oczekiwania klientów. Wprowadzono odpowiednie narzędzia pracy, które pozwalały ograniczać do minimum kontakty osobiste między pracownikami oraz klientami. Organizacja różnego rodzaju spotkań w sprawach zarządzania firmą również okazała się możliwa do realizacji na odległość. W trakcie pandemii spotkania znacząco zmieniły swoją formę, stały się lepiej zorganizowane i krótsze, a przepływ informacji uległ polepszeniu.

Jak wskazują uczestnicy webinarium, kwestią czasu jest automatyzacja i robotyzacja pracy, również w zakładach produkcyjnych, w takim stopniu, aby umożliwić niektórym z pracowników pracę zdalną. Takowe plany były rozwijane jeszcze przed pandemią i bez wątpienia widoczny jest postęp w tym zakresie. Według opinii jednego z uczestników webinarium nie jest to zagrożenie dla stanu zatrudnienia, a wręcz przeciwnie, szansa dla pracowników do przebranżowienia się na niekoniecznie fizyczną pracę.

Obecne zainteresowanie pracą zdalną wśród pracowników

Nawet po okresie pandemicznym wciąż pozostaje pewna część pracowników, którzy pracują zdalnie. Forma ta jest określana przez pracowników jako wygodna i często generująca niższe koszty. Pomimo sporego zainteresowania ilość pracowników zdalnych jest niższa niż w trakcie obowiązywania obostrzeń związanych z pandemią. Obecnie są to przede wszystkim ci pracownicy, dla których praca zdalna jest możliwa do wykonywania w sposób tak samo lub bardziej efektywny niż stacjonarnie. Na odległość swoje obowiązki często wykonują także ci, którzy mają szczególne potrzeby osobiste związane z sytuacją rodzinną bądź zdrowotną.

Pracownicy zwracają dużą uwagę na możliwość (lub jej brak) pracy zdalnej już na etapie rekrutacji na dane stanowisko. Oferty pracy pojawiające się obecnie na rynku przeważnie wskazują, jaka jest przewidywana forma pracy – stacjonarna, hybrydowa czy zdalna.

Uczestnicy webinarium wskazują, że relacje międzyludzkie w przedsiębiorstwach ulegają pogorszeniu. Praca zdalna nie jest więc pozbawiona minusów. Kontakt oraz wymiana informacji wyłącznie elektronicznie zaburza komunikację i bez wątpienia różni się od spotkań bezpośrednich. Niektórzy uczestnicy webinarium twierdzą, że ludzie są niejako stworzeni do tego, aby funkcjonować i współpracować w grupach. Kontakt wzrokowy pomaga zachować higienę psychiczną oraz higienę pracy w zespole. Ponownie pojawia się zagadnienie cech indywidualnych pracownika, ponieważ praca zespołowa będzie na niektórych działać w sposób dyscyplinujący, a na innych rozpraszający. Istnieją również przedsiębiorstwa, w których współpraca zespołu nie jest istotna i może być w całości zastąpiona pracą indywidualną bez negatywnych skutków.

Zwrócono uwagę, że przedstawiciele „pokolenia Z” (osób urodzonych od roku 1995 do roku 2012) częściej skłaniają się ku pracy zdalnej, a stanowią oni coraz większy procent pracowników. Jako pokoleniu dorastającemu w świecie technologii łatwiej przychodzi im praca zdalna. Kwestią do dalszej analizy i obserwacji pozostaje to, czy będzie to utrzymujący się trend, czy może w pewnym momencie praca stacjonarna zostanie przez nich doceniona, choćby ze względu na możliwość utrzymywania kontaktów międzyludzkich poza światem wirtualnym.

Ocena uczestników webinarium rozwiązań prawnych zawartych w projekcie ustawy wprowadzającej pracę zdalną do Kodeksu pracy.

Obowiązek udzielenia możliwości pracy zdalnej w szczególnych przypadkach

Uczestnicy webinarium zauważają pewne zagrożenie w regulacji, która miałaby nakładać na pracodawcę obowiązek udzielenia możliwości pracy zdalnej niektórym grupom pracowników. Choć wskazują także na korzystne aspekty takiego rozwiązania np. fakt, że dzięki temu pracownik nie byłby zmuszony do przejścia na urlop, lecz mógłby kontynuować pracę i pogodzić ją ze szczególną okolicznością, w której się znajduje.

Przykładowo, jeżeli opieka nad chorującym bliskim jest możliwa do pogodzenia z pracą zdalną, to na pewno będzie korzystniejszym rozwiązaniem dla obu stron, niż całkowita rezygnacja danego pracownika z pracy. Wobec tego przedsiębiorcy wychodzą naprzeciw potrzebom pracownika i umożliwiają pogodzenie pracy z obowiązkami poza nią.

Kwestia kontroli pracy zdalnej

Egzekwowanie uprawnienia pracodawcy do kontroli przestrzegania zasad pracy zdalnej, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania norm bezpieczeństwa i ochrony informacji jest znacznie utrudnione w warunkach pracy zdalnej. Praca w takiej formie wymaga budowania większego zaufania pracodawców do pracowników.

Za niezbędne szeroko uznaje się stworzenie systemu kontroli czy monitorowania pracy w taki sposób, aby upewnić się, że interes pracodawcy nie będzie zagrożony. Wielu przedsiębiorców wprowadza mechanizmy kontroli pracy. Przeważnie polegają na instalacji oprogramowania czy aplikacji umożliwiających monitorowanie aktywności na komputerze, z którego pracownik korzysta w czasie pracy.

W myśl projektowanych przepisów mających wprowadzić pracę zdalną do Kodeksu pracy i które mają wejść w życie już w 2023 roku pracodawca będzie miał możliwość kontroli pracownika we wskazanym powyżej zakresie. Kontrola będzie odbywać się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika, z poszanowaniem prywatności pracownika. Uczestnicy webinarium jednogłośnie stwierdzili, że fizyczna i osobista kontrola pracy zdalnej nie jest odpowiednią formą, a nawet wysnuli własne, przeciwstawne pomysły.

Niektórzy pracodawcy nie widzą potrzeby kontroli i monitoringu pracy zdalnej, lecz brakuje im możliwości utrzymywania kontaktu wzrokowego. Komunikacja przebiega w prostszy sposób, gdy istnieje możliwość zobaczenia, czy pracownik jest akurat zajęty zadaniem, rozmową czy też ma po prostu przerwę. Rozwiązaniem może być stosowanie systemu wizyjnego, dzięki któremu pracownik i pracodawca mogą połączyć się do rozmowy. Celem takowego rozwiązania nie jest nadzór, lecz ułatwienie pracy obu stronom. Ważne jest również, by istniała możliwość rozmowy bez wcześniejszego umawiania się na spotkanie, by można było skonsultować pewne kwestie, czy wprost „pokazać coś” w sposób szybki i bezproblemowy na odległość. Takie rozwiązanie jest dużym ułatwieniem w pracy zdalnej.

Niewątpliwie zaletą pracy stacjonarnej jest możliwość komunikacji na miejscu oraz praktycznie bez zwłoki. Zazwyczaj wystarczy udać się do sąsiedniego pomieszczenia. Pracodawcy wskazują, że prościej jest zakomunikować swoje potrzeby utrzymując kontakt wzrokowy, niż gdy należy wysłać maila, zadzwonić czy umówić się na spotkanie na platformie komunikacyjnej.

W opinii uczestników webinarium nie powinno się narzucać na pracodawcę obowiązku, według którego miałby on fizycznie wejść do domu pracownika i poddawać inspekcji jego domowe stanowisko pracy. Taka sytuacja, nawet po uprzednim umówieniu dogodnego terminu spotkania, może budzić zastrzeżenia co do zachowania prywatności pracownika. Jednocześnie można wysnuć wyobrażenie, że kontrola planowana w czasie nie odnosiłaby zamierzonych skutków.

Większość uczestników webinarium wierzy, że o wiele skuteczniejszym rozwiązaniem byłoby umożliwienie przeprowadzania kontroli zdalnej. Jest to możliwe, najprościej, przy użyciu kamery. Ukazanie widoku ekranu, pracownika, a także jego stanowiska pracy, tzn. biurka i jego okolic, byłoby stosunkowo szybkie i nieskomplikowane.

Z drugiej strony pojawia się opinia całkowicie negatywna, według której obowiązek kontroli pracy zdalnej – zarówno fizycznie, jak i przy użyciu kamery – byłby wyłącznie dokładaniem obowiązków pracodawcom. Podkreślany jest argument, iż taka kontrola prawdopodobnie nie przynosiłaby oczekiwanych skutków.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy są niezadowoleni z tej propozycji regulacji prawnej. Niesie ona za sobą utrudnienia i niedogodności dla obu stron, a także pozostawia pracodawcę przed dylematem jak dokonać kontroli bez żadnych naruszeń. Tworzy się dodatkowy obowiązek, którego egzekwowanie nie jest do końca jasne.

Uczestnicy webinarium będący przedsiębiorcami zgodzili się co do tego, że najkorzystniejsze byłoby skonstruowanie przepisów w ten sposób, aby pracownik wziął na siebie odpowiedzialność i aby była ona sankcjonowana. Rolą pracodawcy w takim procesie miałoby być zapewnienie niezbędnych informacji, a nawet, jeżeli obie strony wyraziłyby do tego chęć, umożliwienie udziału w odpowiednim szkoleniu. Przygotowany w ten sposób pracownik musiałby jedynie właściwie przygotować stanowisko pracy, podpisać stosowne oświadczenie woli oraz przystąpić do pracy zdalnej. Z badań ZPP wynika, że pracownicy pracujący zdalnie byliby skłonni przystać na takie rozwiązanie i przyjąć na siebie odpowiedzialność.

Według aż 65 procent badanych to pracownik podczas pracy zdalnej musi dołożyć wszelkich starań, aby jego praca była wykonywana zgodnie z zasadami BHP. Pracodawca ma w tym zakresie ograniczoną możliwość interwencji, a tym samym powinien mieć mniejsze obowiązki. Jednocześnie ma prawo kontrolować przestrzeganie BHP przez pracownika, ale nie ma do tego bezwzględnego obowiązku. W takim rozwiązaniu, w przypadku nieszczęśliwych wypadków, pracownikowi należą się świadczenia, jednak w momencie, kiedy wypadek nastąpił na skutek uchybienia ze strony pracownika, pracodawca nie powinien ponosić za to odpowiedzialności.

Podsumowanie

Pomimo zakończenia pandemii praca zdalna wciąż zachowuje sporą popularność, zwłaszcza wśród młodych ludzi. Przedsiębiorcy uczestniczący w webinarium są pozytywnie nastawieni do pracy zdalnej, jednak widzą w niej również pewne zagrożenia – zwłaszcza w zakresie efektywności pracy, a także ograniczenia relacji międzyludzkich.

Uczestnicy webinarium wskazują, że w wielu branżach praca zdalna jest już praktycznie normą i może ona przynosić nawet lesze rezultaty niż stacjonarna. Z oczywistych jednak względów w wielu innych branżach np. w produkcji nie może ona być powszechnie stosowana.

Choć regulacje dotyczące pracy zdalnej są oczekiwane przez przedsiębiorców, to wskazują oni jednak na liczne wątpliwości w tym zakresie. Jednogłośnie skrytykowane zostało rozwiązanie prawne, które miałoby wprowadzać fizyczną kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Należy odpowiednio dostosowywać regulacje ustawowe do mechanizmów, które już szeroko funkcjonują na rynku, nie zaś wprowadzać swego rodzaju rewolucję. Tymczasem propozycje zawarte w projekcie ustawy zdaniem uczestników webinarium są mocno osadzone w realiach pandemicznych i w wielu aspektach są kontrowersyjne.

 

Zobacz: 04.01.2023 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #5

 

Warszawa, 2 stycznia 2023 r. 

 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #4 

Praca zdalna – propozycje regulacyjne, a oczekiwania przedsiębiorców i pracowników

 

• Pracodawcy stoją na stanowisku, że regulacje prawne dookreślające zasady pracy zdalnej powinny przybrać formę ram ogólnych, nie zaś ścisłych regulacji po to, by nie zaprzepaścić szans związanych z wykorzystaniem już wypracowanych dobrych praktyk w tym zakresie.
• Zgodnie z nowym kształtem ustawy definiującym zasady funkcjonowania pracy zdalnej pracodawca ma pełne prawo do przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej zarówno w kontekście weryfikacji czasu pracy jak i przestrzegania procedur związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy czy bezpieczeństwem danych, jeśli takowa zostanie wcześniej uzgodniona z pracownikiem i nie będzie naruszała zasad prywatności.
• Praca zdalna znosi bariery terytorialne w kontekście zatrudnienia, co daje pracodawcom możliwość korzystania z usług specjalistów i innych wykwalifikowanych pracowników na terenie całego kraju oraz poza jego granicami.
• Jednym z obowiązków pracodawcy określonym w nowym prawodawstwie, które zacznie obowiązywać najprawdopodobniej już od 2023 roku, jest kwestia zapewnienia pracownikowi wszelkich niezbędnych do wykonywania obowiązków narzędzi. Pracodawca jest również zobowiązany do ustalenia wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu względem zużycia energii czy opłat telekomunikacyjnych związanych z obowiązkiem wykonywania pracy w formule zdalnej.

Praca zdalna ma w Polsce zarówno zwolenników jak i przeciwników. Ta forma świadczenia pracy upowszechniła się w Polsce w dobie pandemii koronawirusa i w wielu przypadkach pozostała jednym z podstawowych rozwiązań wykorzystywanych w przedsiębiorstwach celem wykonywania obowiązków pracowniczych.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców zlecił wykonanie badania, którego celem było dookreślenie zagadnień związanych z doświadczeniami i oczekiwaniami pracodawców i pracowników w kontekście pracy zdalnej i tego jak wygląda organizacja pracy po pandemii. ZPP, w ramach realizacji tego zadania, prowadzi projekt Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej. Pierwszym etapem projektu było przeprowadzenie badania ilościowego i jakościowego, które powierzono profesjonalnej firmie badawczej zatytułowanego Oczekiwania, potrzeby oraz postawy pracodawców i pracowników dotyczące pracy zdalnej[1].

Wyniki badania wskazują, że dziś, w okresie po lockdownie, 1 na 10 pracowników wciąż wykonuje swoje zadania w formule zdalnej. Jednocześnie 80 procent badanych wskazało, że swoje obowiązki wykonuje tylko lub głównie stacjonarnie. Sytuacja jest tu jednak zróżnicowana w odniesieniu do konkretnych branż.

Tak na przykład wykonywanie pracy zdalnej w zasadzie niemożliwe jest w kontekście zawodów opartych na pracy fizycznej, usługach kurierskich (w przypadku samych kurierów), przedstawicieli zawodów takich jak fryzjer, kosmetolog i innych o podobnej specyfice. Na drugim biegunie znajdują się jednak zawody, w których praca zdalna stała się jedną z głównych form świadczenia pracy. W przypadku branży IT, jak wynika z badania przeprowadzonego przez No Fluff Jobs z czerwca tego roku, aż 74,6 procent przedstawicieli tego sektora pracuje wyłącznie zdalnie, a 56 procent – w przypadku braku możliwości wykonywania pracy na odległość, rozpoczęłoby poszukiwania nowego pracodawcy. 55 procent badanych gotowych jest rozpocząć poszukiwania nowego pracodawcy nawet w przypadku zmiany formuły zdalnej na hybrydową. Dysproporcje są znaczące, co stwarza konieczność wprowadzenia pewnych regulacji.

Pracodawcy są zdania, że przepisy prawa dookreślające zasady pracy zdalnej, powinny przybrać formę ram ogólnych, nie zaś ścisłych regulacji po to, by nie zaprzepaścić szans związanych z wykorzystaniem już wypracowanych dobrych praktyk w tym zakresie.

Zagadnieniami, które w największej mierze interesują pracodawców – jak wynika z prowadzonych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców webinariów – są kwestie związane z weryfikowaniem czasu pracy pracownika, szansami na zatrudnienie specjalistów z odległych miejsc, kwestiami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisami dotyczącymi narzędzi, które pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi.

Po pierwszych przepisach przyjętych w czasach pandemii przyszedł czas na ustawowe uregulowanie kwestii pracy zdalnej. Wraz z początkiem roku 2023 w życie wejdzie Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, który dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu. Jakie znaczenie dla pracy zdalnej w interesujących pracodawców obszarach ma nowe prawo?

Weryfikowanie czasu pracy pracownika

Jedną z podstawowych kwestii, którą zainteresowanie wyrażali biorący udział w webinariach ZPP przedsiębiorcy, były regulacje dotyczące weryfikacji czasu pracy pracownika podczas wykonywania zadań w formule zdalnej.

Pamiętać należy, że zgodnie z ustawą, która zacznie obowiązywać już w roku 2023, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a samo uzgodnienie możliwości wykonywania pracy zdalnej ustalone powinno zostać między pracodawcą, a pracownikiem podczas podpisywania umowy lub w trakcie jej trwania.

Zgodnie z ustawą pracodawca może przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej, ale nie tylko. Pracodawca może też skontrolować pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przeprowadzić kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Sama kontrola musi zostać zapowiedziana, a jej charakter uzgodniony z pracownikiem. Pracodawca jest tu zobowiązany do dostosowania sposobu przeprowadzenia kontroli do miejsca i rodzaju wykonywania pracy zdalnej. Ważne jest także, aby kontrola w żaden sposób nie naruszała prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną, ale nie tylko jego. Dbałość o prywatność dotyczy także innych osób przebywających pod wskazanym adresem, dlatego kontrola nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń.

Co jednak w sytuacji, w której pracodawca stwierdzi naruszenia przepisów czy zasad BHP? Wówczas w pierwszej kolejności zobowiązuje on pracownika do usunięcia usterek, wyznaczając przy tym termin na ich naprawienie. Jeśli sytuacja nie ulegnie poprawie, pracodawca ma pełne prawo do cofnięcia zgody na wykonywanie pracy w formule zdalnej. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Pracodawcy zwracają uwagę na fasadowość przepisów, wskazując przede wszystkim na konieczność uzgodnienia warunków kontroli z pracownikiem. Ich zdaniem taka forma sprawdzenia przestrzegania przepisów czy procedur nie będzie kontrolować stanu faktycznego. W teorii, na co również uwagę zwracają pracodawcy, przepisy dotyczące zakłócania prywatności w praktyce uniemożliwić mogą wykonywanie kontroli.

Praca zdalna, czyli szansa na zatrudnienie specjalistów

Jak wskazują pracodawcy praca zdalna może być szansą na zatrudnienie specjalistów nie tylko z rynku lokalnego, ale także spoza obszaru funkcjonowania firmy. Ta formuła świadczenia pracy w praktyce znosi bariery terytorialne, pozwalając na zatrudnienie osób z innego powiatu, województwa, czy nawet kraju bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Jak pokazuje przykład choćby branży IT czy e-commerce, ta forma współpracy poszerza grono dostępności potencjalnych wysoko wykwalifikowanych pracowników.

Otwiera się tu pewna furtka, której znaczenie – względem projektowanych przepisów – podnoszą zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Otóż, jak wynika z badania Oczekiwania, potrzeby oraz postawy pracodawców i pracowników dotyczące pracy zdalnej, 25 procent pytanych postuluje, aby praca zdalna mogła być wykorzystywana nie tylko w miejscu zamieszkania, ale w każdym innym. Trzeba podkreślić, że część przedsiębiorstw funkcjonujących na gruncie prawa polskiego – szczególnie firm o zasięgu międzynarodowym – nie przywiązuje większej wagi do miejsca świadczenia pracy, oczekując wyłącznie podejścia nastawionego na realizację projektu.

Rodzi to pewne wątpliwości związane z brakiem możliwości przeprowadzenia potencjalnej kontroli przestrzegania procedur np. BHP w miejscu pracy czy faktycznego czasu poświęconego na wykonywanie obowiązków, ale przykład branży IT pokazuje, że trudności te nie muszą stanowić problemu, o ile zostaną ujęte we właściwe ramy prawne. To istotne tym bardziej, że respondenci w badaniu ZPP wskazywali na fakt, że miejsce wykonywania pracy zdalnej nie ma znaczenia i „może być ono w kraju bądź za poza jego granicami”, o ile uprzednio uzgodniono to z pracodawcą. Pogląd ten podzielało 50 procent badanych.

Bezpieczeństwo i higiena pracy w kontekście pracy zdalnej

Jak wspomniano pracodawca ma pełne prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika także w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – o ile działanie to  nie narusza zasad prywatności i zostało uzgodnione z pracownikiem.

Pracownicy czują jednak pewną odpowiedzialność w związku z wykonywaniem pracy z dala od biura czy zakładu. 2 na 3 respondentów w badaniu Oczekiwania, potrzeby oraz postawy pracodawców i pracowników dotyczące pracy zdalnej wskazało, że to „pracownik musi dołożyć wszelkich starań, aby praca była wykonywana zgodnie z zasadami BHP”. Co warte podkreślenia pracownicy niemal zgodnie uważają, że w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy, „pracownikowi powinny należeć się te same świadczenia co w przypadku pracy stacjonarnej, chyba że wypadek nastąpił na skutek zaniedbania pracownika”.

Co ważne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik zobowiązany jest do potwierdzenia w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz, że zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Dlatego też, jak stanowi ustawa, która zacznie obowiązywać już od przyszłego roku, dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Praca zdalna, a narzędzia, które pracownikowi zapewnić musi pracodawca

Jednym z obowiązków zatrudniającego określonym w nowym prawodawstwie, które zacznie obowiązywać już od 2023 roku, jest kwestia zapewnienia pracownikowi wszelkich niezbędnych do wykonywania obowiązków narzędzi.

Przeciwnicy pracy zdalnej zwracają uwagę na fakt, że wydanie zgody na tę formę świadczenia wiąże się bezpośrednio z przygotowaniem potencjalnie dwóch miejsc pracy dla zatrudnionego – jednego w samym biurze czy zakładzie i drugiego poza nim. Niedookreślona – zdaniem pracodawców biorących udział w webinariach organizowanych przez ZPP – pozostaje także lista sprzętów i innego niezbędnego wyposażenia, którego zorganizowanie leży po stronie zatrudniającego. Kwestią problematyczną – z punktu widzenia pracodawców – jest także ekwiwalent, który przysługuje pracownikowi wykonującemu pracę zdalną.

Tę tematykę w znacznej mierze regulują przepisy Rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw dookreślającego zasady świadczenia pracy na odległość.

W myśl nowej ustawy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi, który uzyskał pozwolenie na świadczenie pracy w formule zdalnej, wszelkich materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, ale nie tylko. Po stronie zatrudniającego leży także zorganizowanie zdalnej instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy. To pracodawca pokrywa także wszelkie koszty serwisu, instalacji czy konserwacji sprzętu, ale nie tylko te – w jego gestii leży także uregulowanie kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych związanych z wykonywaniem pracy.

Pracodawcy biorący udział w organizowanych przez ZPP webinariach zwracali tu uwagę na trudności związane z faktycznym dokonaniem rozróżnienia kwestii związanych choćby z wydatkami na media wynikającymi z wykonywania obowiązków służbowych i życia prywatnego. Tę niejasność ustawodawca proponuje rozwiązać za pomocą ekwiwalentu przysługującego pracownikowi, który może przyjąć formę ryczałtową.

Jest to zgodne z wynikami badania ZPP. 57 procent respondentów wskazało, że „zapewnienie narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej powinien być odpowiedzialny pracodawca”, a 47 procent badanych jest także zdania, że to „pracodawcy powinni pokrywać koszty mediów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (internet, energia elektryczna itp.)”.

I tak strony mogą ustalić szczegółowe zasady wykorzystywania sprzętu i innych niezbędnych narzędzi przez pracownika wykonującego obowiązki w formule zdalnej. Szczegółowego ustalenia wymaga także kwestia ekwiwalentu pieniężnego, który może być jednak zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Jak mówią przepisy Rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw „Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

Podsumowanie

Proponowane ramy ustawowego uregulowania pracy zdalnej to – z cała pewnością, na co zgodnie wskazują przedsiębiorcy – działanie spóźnione, ale mimo wszystko potrzebne. Biorąc pod uwagę zróżnicowanie rynku pod względem korzystania z pracy zdalnej i przychylność wielu sektorów względem kontynuowania tej formuły świadczenia pracy, spodziewać należy się jeszcze licznych nowelizacji ustawy w omawianym zakresie. Jako taka nie powinna ona bowiem niweczyć już wypracowanych i sprawnie funkcjonujących w wielu przedsiębiorstwach schematów.

[1] https://zpp.net.pl/oczekiwania-potrzeby-oraz-postawy-pracodawcow-i-pracownikow-dotyczace-pracy-zdalnej-prezentacja-wynikow-badania-zpp/, [dostęp online: 13.12.2022 r.]

Zobacz: 02.01.2023 Raport Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #4

 

Warszawa, 28 grudnia 2022 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #3

Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w kontekście pracy zdalnej

 

• Praca zdalna zyskała na znaczeniu podczas pandemii, wciąż jednak wiele branż kontynuuje świadczenie pracy w tej formie. Wiele wskazuje na to, że praca zdalna w kolejnych latach pozostanie jedną z podstawowych form wykonywania obowiązków służbowych.
• W Parlamencie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzającą regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać 2023 roku.
• Administrator danych ma obowiązek prowadzenia regularnych analiz ryzyka związanego z przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa danych podczas wykonywania pracy w formule zdalnej.
• Komunikacja w przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji w ramach pracy zdalnej odbywać powinna się bezpiecznymi kanałami służbowymi. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie do celów komunikacyjnych prywatnych skrzynek poczty elektronicznej, prywatnych komunikatorów czy sprzętu, nie będącego sprzętem służbowym.
• Eksperci z zakresu ochrony danych podkreślają, że potencjalnie niebezpiecznym działaniem może być niewłaściwe korzystanie z dokumentacji papierowej w kontekście pracy zdalnej. Zaleca się regularne niszczenie zbędnych drukowanych dokumentów lub przechowywanie ich w bezpiecznym, przeznaczonym do tego celu, miejscu.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego zlecił zrealizowanie badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

Praca zdalna zyskała na znaczeniu w okresie pandemii koronawirusa, choć wiele przedsiębiorstw wykorzystywało związane z nią możliwości jeszcze przed rokiem 2020. Szczególnym przypadkiem są tu branże IT oraz e-commerce, w których praca zdalna była i jest pożądana przez pracowników, co spotyka się często z pozytywnym odbiorem ze strony pracodawców. Faktem jest – co w webinariach organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców podkreślali przedstawiciele firm reprezentujących wspomniane branże – że praca zdalna, w wielu przypadkach, stała się dla nich jedną z podstawowych form świadczenia pracy.

Co istotne co szósty badany chcący pracować w formule zdalnej jest skłonny rozważyć zmianę pracodawcy, a aż 47 procent jest gotowe przekwalifikować się, jeśli miałoby wiązać się to z uzyskaniem lepszych warunków pracy zdalnej. Sytuacja jest jednak szczególna w odniesieniu do specjalistów z branży IT. Z badania zrealizowanego przez No Fluff Jobs wynika, że (dane z czerwca 2022 r.) aż 74,6 procenta specjalistów branży IT w Polsce pracuje wyłącznie zdalnie, a 96 procent z nich nie chce wracać do formuły pracy stacjonarnej. Aż 56 procent respondentów wskazało, że w przypadku braku możliwości kontynuowania pracy w formule zdalnej, gotowych jest do zmiany miejsca zatrudnienia na takie, które nie będzie wymagało stałej obecności w biurze. Dane te w odniesieniu do pracy hybrydowej również nie pozostawiają pracodawcom pola manewru – aż 55 procent badanych zadeklarowało bowiem, że nawet w przypadku przejścia z pracy zdalnej na formułę hybrydową będzie szukać nowego miejsca pracy.

To zatem branża IT – choć nie tylko ona, ale także wszelkie inne rodzaje działalności wykorzystujące model zdalny – powinna być szczególnie zainteresowana wdrażaniem i doskonaleniem procedur dotyczących bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Będzie to szczególnie ważne już od 2023 roku, kiedy to w życie wejdzie nowelizacja Kodeksu pracy regulująca kwestie związane z pracą zdalną.

Prawne novum

Sejm RP przyjął nowelizację Kodeksu pracy wprowadzającą regulacje dotyczące pracy zdalnej. W myśl przepisów, które wejdą w życie już w 2023 roku możliwość prowadzenia pracy zdalnej będzie mogła zostać określona zarówno przy zawieraniu umowy jak i podczas trwania okresu zatrudnienia. Pracownik będzie miał także prawo zawnioskowania o wykonywanie pracy zdalnej w formie okazjonalnej. Pracodawca, poza szczególnymi przypadkami, nie będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnej pracownikowi w ciąży, rodzicom dzieci do 4. życia lub wymagającym szczególnej opieki w myśl zasad określonych w ustawie, czy osobom sprawującym opiekę nad innymi członkami rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W myśl nowych przepisów pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi: niezbędnych do wykonywania pracy w formule zdalnej materiałów i narzędzi; serwisu i konserwacji narzędzia pracy; pokrycia wyszczególnionych w ustawie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej czy szkoleń i pomocy technicznej. Pracodawca zyska także możliwość skontrolowania pracy zdalnej, przy założeniu, że kontrola ta nie naruszy prywatności pracownika.

Kierunek zmian w prawie, zmierzający do maksymalnego dookreślenia zasad rządzących pracą zdalną, każe myśleć o tej formie świadczenia pracy jako o formule długookresowej. Pociąga to za sobą konieczność wykreowania procedur dotyczących bezpieczeństwa informacyjnego i ochrony danych.

Przetwarzanie danych osobowych, a praca zdalna

Podstawowym zadaniem administratora, którym w tym przypadku może być na przykład pracodawca, polega na wdrożeniu środków technicznych zgodnych z RODO. Muszą one uwzględniać charakter, zakres i cel przetwarzania oraz uwzględniać ryzyka. Ważnym zdaniem z punkt widzenia administratora danych jest tu bieżąca aktualizacja, która swoim zasięgiem obejmować powinna analizę ryzyka związaną choćby ze zmianą formy wykonywania pracy – tak jak miało to miejsce w przypadku pracy zdalnej.

Jak pokazuje praktyka, wiele procedur dotyczących organizacji pracy zdalnej, z uwagi na dynamiczny rozwój pandemii, wdrażanych było bez dokonania właściwych analiz problematyki bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Doświadczenia przedsiębiorców na tym polu wielokrotnie wskazywały na realną zmianę sposobów przetwarzania danych i na wykorzystywanie do tego nowych narzędzi. Praca zdalna wymusiła na pracownikach szybkie zaadaptowanie do realizacji zadań środowiska zewnętrznego i nowych narzędzi wymiany plików czy choćby aplikacji służących celom komunikacyjnym. 

Dziś przedsiębiorstwa czy instytucje, które wdrożyły model pracy zdalnej, postanowiły nadal wykorzystywać go do realizacji zadań, czy dopiero planują jego zaimplementowanie, stoją w obliczu obowiązku przeprowadzenia procesu weryfikacji ryzyka, którego następstwem powinien być dobór właściwych narzędzi technicznych i organizacyjnych celem zapewnienia bezpieczeństwa informacji i ochrony danych.

Komunikacja i gromadzenie danych, a bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w kontekście pracy zdalnej

Komunikacja to podstawowy element, który brany powinien być w kontekście bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Komunikowanie się w ramach przedsiębiorstw, organizacji czy instytucji przy zachowaniu minimum ryzyka to dziś wyzwanie dla wielu podmiotów. O ile w warunkach pracy stacjonarnej, kontakt z administratorem czy osobami odpowiedzialnymi za wsparcie techniczne jest relatywnie łatwy, o tyle w przypadku pracy zdalnej może być – i jak pokazuje praktyka często jest – znacznie utrudniony.

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym do komunikacji jest poczta elektroniczna. Może być ona źródłem potencjalnych zagrożeń związanych z wyciekiem danych. Ataki phishingowe, hakerskie, próby wyłudzenia danych czy inne niebezpieczne zjawiska w kontekście pracy zdalnej mogą intensyfikować się wraz z upowszechnianiem się tej formy zatrudnienia. Dzieje się tak dlatego, że pracownik pracujący w określonej odległości od biura staje się potencjalnie łatwym celem.

Pracodawcy powinni w tym kontekście zadbać, by ich pracownicy odbyli odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Podstawą jest korzystanie ze służbowych skrzynek mailowych wygenerowanych przez specjalistów w środowisku świadczenia pracy. Absolutnie niedopuszczalne powinno być – co jednak wciąż ma miejsce – korzystanie z prywatnych kont e-mail. Pracownicy powinni zdobyć wiedzę, która pozwoli im rozpoznać zagrożenia i przeciwdziałać im. Mowa tu o szeregu absolutnie fundamentalnych zasad takich jak choćby zakaz otwierania wiadomości wysłanych z nieznanych lub podejrzanych adresów czy domen, zakaz pobierania załączników lub pobieraniem plików, które takie wiadomości zawierają czy wczytywanie linków niewiadomego pochodzenia. Przestrzeganie tych zasad może uchronić nas przed pobraniem choćby niebezpiecznego oprogramowania, które może doprowadzić do wycieku np. danych wrażliwych. Korzystanie z prywatnych skrzynek e-mail wiąże się także ze zwykle niższym poziomem zabezpieczeń, którymi dysponujemy w środowisku sieci domowej.

W wielu przypadkach – zarówno przy korzystaniu ze skrzynek e-mail jak i na przykład używania środowiska chmurowego – sprawdzoną metodą jest zamieszczanie możliwie najczęściej plików zaszyfrowanych. Należy przy tym pamiętać, że hasło nie powinno być przesłane tym samym kanałem, którym wysłany został plik.

W przypadku korzystania z rozwiązań chmurowych to na administratorze spoczywa obowiązek analizy i zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Dlatego właśnie tak istotne jest, aby przed podjęciem decyzji o digitalizacji upewnić się, że wybrane przez nas narzędzie posiada odpowiedni poziom zabezpieczeń, który w sytuacji kryzysowej mógłby zapobiec wyciekowi danych czy ich utracie.

Bezpieczeństwo danych, a właściwy wybór urządzenia

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku skrzynek poczty elektronicznej, także korzystanie z urządzeń takich jak komputery, tablety czy telefony powinno odbywać wyłącznie przy użyciu sprzętu służbowego. Administrator powinien upewnić się, że urządzenia te zabezpieczone są silnymi hasłami lub uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Podjęcie decyzji o formule zdalnej jako o metodzie świadczenia pracy może być okazją do przeglądu zabezpieczeń i weryfikacji ich funkcjonalności.

Sprzęt służbowy powinien być zaopatrzony w możliwie najbardziej aktualne oprogramowanie, systemy tworzenia zapasowych kopii danych w czasie rzeczywistym czy zaktualizowany program antywirusowy. Sprzęt przeznaczony do pracy nie powinien być także wykorzystywany do spraw prywatnych.  Eksperci postulują także, aby pracownicy, po zakończeniu korzystania ze sprzętu służbowego, stosowali zasadę tak zwanego czystego biurka, polegającą na zablokowaniu dostępu do urządzenia po opuszczeniu swojego stanowiska. Podobne zasady dotyczą korzystania ze smartfonów, które – dzięki postępowi technologicznemu – z powodzeniem służyć mogą jako alternatywa dla standardowego sprzętu komputerowego. Pamiętać należy także, aby w przypadku korzystania z urządzeń służbowych, korzystać wyłącznie z zaufanych sieci. Dobrą metodą jest w tym przypadku także wdrożenie protokołu VPN. To szczególnie istotne w kontekście prób łączenia się z sieciami publicznymi. Eksperci radzą także, aby – mając wybór pomiędzy siecią publiczną, a możliwością udostępnienia internetu na przykład ze służbowego smartfona – skorzystać bezsprzecznie z drugiej opcji.

Bezpieczne zarządzanie dokumentacją papierową w kontekście pracy zdalnej

Eksperci z zakresu ochrony danych podkreślają, że potencjalnie niebezpiecznym działaniem może być niewłaściwe korzystanie z dokumentacji papierowej. O ile jest to możliwe, w kontekście pracy zdalnej zaniechać powinno się drukowania dokumentów. Dobrą praktyką jest także wykorzystywanie niszczarki lub przechowywanie dokumentacji w miejscach bezpiecznych. Także skanowanie powinno być odbywać się w sposób maksymalnie ograniczający możliwość wycieku informacji. Zaleca się, aby nie gromadzić w ten sposób zdigitalizowanych dokumentów w pamięci urządzeń przenośnych, a wyłącznie we wskazanym przez administratora środowisku chmurowym lub w pamięci zabezpieczonych dysków.

Podsumowanie

Pracodawcy, decydując się na pracę zdalną, powinni stworzyć pakiet dokumentów, które zawierać będą konieczne regulacje dotyczące organizacji pracy w formule zdalnej. Regulaminy określać powinny nie tylko zasady bezpieczeństwa opisane powyżej, ale także czas pracy, zasady raportowania, wskazane i zabronione metody komunikacji czy przesyłania i gromadzenia danych.

Kwestia ta dotyczy w szczególności branż, w których praca zdalna odgrywa i odgrywać będzie największą rolę, a więc w sektorze IT oraz e-commerce. Nie znaczy to jednak, że inne instytucje, przedsiębiorstwa czy organizacje zaniechać mają wdrażania procedur związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych. Potrzeby w tym zakresie były, są i pozostaną znaczące. Gdy pod uwagę weźmiemy wyniki badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowanego na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, zauważymy, że jeden na dziesięciu pracowników wykonuje swoje obowiązki właśnie w formule zdalnej, a aż ¾ wyraża opinię, że praca zdalna jest rozwiązaniem wskazanym nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Może to wieszczyć pewną zmianę względem okresu sprzed pandemii – efektem może być zauważalne przesunięcie formuły świadczenia pracy w kierunku pracy zdalnej. Wciąż także, jak wskazuje badanie ZPP, podnoszone są argumenty przemawiające za wdrażaniem zdalnej formuły świadczenia obowiązku pracy. 57 procent badanych wskazuje tu na oszczędność czasu, a 39 procent na oszczędność środków finansowych. Praca zdalna zwiększa też możliwości rekrutacyjne którymi dysponują pracodawcy, na co – jako niewątpliwą zaletę – wskazuje 54 procent respondentów. Znikają wówczas choćby bariery regionalne – także w kontekście zatrudniania pracowników spoza granic Polski. Aż 65 procent pytanych wskazało tu, że praca w formule zdalnej to także redukcja kosztów zatrudnienia dla pracodawcy.

Należy spodziewać się, że praca zdalna stawać się będzie – w myśl trendu globalizowania się procesów biznesowych – coraz bardziej obecna także na polskim rynku pracy. Stąd ustawowe sformalizowanie jej charakteru, nawet wyraźnie spóźnione, odczytane zostało przez środowiska pracowników i pracodawców jako działanie pożądane.

Zobacz: 28.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #3

 

Warszawa, 22 grudnia 2022 r. 

 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #2

POZYTYWNE I NEGATYWNE ASPEKTY PRACY ZDALNEJ WRAZ Z OCENĄ PROPONOWANYCH ROZWIĄZAŃ PRAWNYCH

Kluczowe tezy:

• Wszyscy uczestnicy webinarium jednoznacznie wskazywali, że w Polsce w ostatnich latach buduje się rynek pracownika. Firmy mają problem z pozyskaniem odpowiednich kadr. Praca zdalna daje szansę na aktywizacje niektórych grup zawodowych i umożliwia pozyskanie pracowników również poza lokalnym rynkiem;
• Uczestnicy webinarium odnosząc się do propozycji pracy zdalnej ujętych w projekcie nowelizacji Kodeksu pracy wskazywali, że taka aktywność ustawodawcy jest potrzebna (szczególnie przychylniej patrzą na to pracownicy i pracodawcy-rodzice). Przedsiębiorcy podnoszą jednak, że nowelizacja jest spóźniona, a normy prawne nie powinny kolidować z obowiązującą na rynku praktyką;
• Uczestnicy webinarium wskazują, że przepisy w zakresie kontroli pracy zdalnej pracownika oraz BHP są zbyt ogólne i nierealne do spełnienia ze względu na potencjalnie zbyt duże naruszenie strefy prywatnej pracownika oraz zbyt duże obciążenie pracodawcy kontrolowaniem pracowników.

Wstęp

W dniu 30 listopada 2022 r. odbyło się 2. webinarium poświęcone pracy zdalnej. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Celem webinarium było przedstawienie krótkiej analizy wyników badań przeprowadzonych w ramach projektu oraz skonfrontowanie ich z doświadczeniami i poglądami uczestników spotkania – przedsiębiorców, przedstawicieli urzędów pracy oraz pracowników. W trakcie dyskusji poruszono także kwestie proponowanych norm prawnych, które mają zostać wprowadzone do Kodeksu pracy[1]. Projekt ustawy został przyjęty przez Sejm i obecnie jest przedmiotem prac w Senacie.

Wnioski z badań ilościowych i jakościowych

Na wstępie webinarium przedstawione zostały najważniejsze wnioski z badania ilościowego i jakościowego ,,Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej” zrealizowanego przez spółkę Maison & Partners na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

W świetle analizy, pandemia spowodowała duży wzrost popularności pracy zdalnej. Pracownicy na ogół pozytywnie podchodzili do tego modelu, jednak szczególne zainteresowanie nim wykazywały osoby, które miały z nim styczność. 70% pracowników wskazuje na obopólne korzyści wynikające pracy zdalnej. Jako najczęstsze przykłady podaje się oszczędność czasu i paliwa dla pracowników oraz dostęp do szerszego rynku pracowników dla pracodawców. Największymi wadami pracy zdalnej według pracowników są wyższe koszty mediów domowych związanych w pracą w modelu zdalnym (wyższe opłaty za prąd, szybsze zużywanie się laptopów, telefonów) oraz negatywny wpływ na kontakty społeczne.

Jak pokazało badanie, co do zasady, pracownicy zdecydowanie są zwolennikami możliwości pracy w trybie zdalnym, tak pracodawcy są pod tym względem bardziej podzieleni. Jako główne negatywne czynniki wskazują na trudność z kontrolą pracownika, egzekwowaniem jego obowiązków oraz ogólny spadek efektywności pracy.

      Co więcej, pracodawcy zdecydowanie mniej pozytywnie wypowiadają się na temat proponowanych regulacji w zakresie nowelizacji Kodeksu pracy. Uważają, że propozycja ustawy jest spóźniona, a niektóre jej przepisy nie do wyegzekwowania. Generalnie panuje pogląd, że proponowane przepisy ,,umiejscowione” są w realiach pandemicznych (największych restrykcji w zakresie wykonywania działalności gospodarczej) i są głęboko niedostosowane do obecnej sytuacji na rynku. Pracownicy zdecydowanie apelują o ogólny i dyspozytywny charakter proponowanych norm prawnych (zdecydowanie sprzeciwiają się normom imperatywnym – wymuszającym na nich określone działania).

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej

Uczestnicy webinarium często wskazywali, że efektywność pracy zdalnej zależy od człowieka i branży. Jako przykład modelowych branż i osób dobrze działających w modelu zdalnym wskazywano IT oraz pracowników zajmujących się pracą z zakresu ,,nauk ścisłych”. Podkreślano również pozytywne nastawienie młodego pokolenia do pracy zdalnej. Młodzi zdecydowanie chętniej wykonują pracę zdalną, częściej oczekują jej od pracodawców, a jednocześnie potrafią być wydajni w tym modelu świadczenia usług.

Uczestnicy webinarium zauważyli, że efektywność może spaść z powodów warunków pracy w domu (dzieci, inne obowiązki). Praca zdalna wymaga zatem według nich większej umiejętności samokontroli i samoorganizacji. W trakcie pandemii wzrostowi efektywności pracowników nie pomagało zamknięcie szkół, a więc konieczność pracy i zajmowania się dziećmi praktycznie w tym samym czasie. Zdarzało się zatem, że jednocześnie w domu, a czasem w jednym pomieszczeniu, pracowało zdalnie dwoje dorosłych, którzy jednocześnie musieli się opiekować dziećmi (które również często uczyły się zdalnie). Dlatego też, w wielu przypadkach podczas pandemii zatarła się granica między pracą a obowiązkami domowymi. Po otwarciu szkół pracodawcy zauważyli natomiast wzrost efektywność. Wskazywano także, że w wielu przypadkach praca zdalna okazywała się bardziej efektywna z uwagi na brak rozpraszaczy organizacyjnych w biurze.

Wszyscy uczestnicy jednoznacznie wskazywali, że w Polsce w ostatnich latach buduje się rynek pracownika. Firmy mają problem z pozyskaniem odpowiednich kadr. Praca zdalna daje szansę na aktywizacje różnych grup zawodowych i na pozyskanie pracowników poza lokalnym rynkiem. Wskazywano, że szczególnie młode pokolenie szuka pracy zdalnej/hybrydowej. Zauważano jednak, że w niektórych branżach nie da się jednak w pełni wdrożyć takiego modelu pracy. Trudno bowiem wyobrazić sobie powszechne jego stosowanie w przemyśle, czy handlu bezpośrednim.

Opinia co do poszczególnych rozwiązań modelu pracy zdalnej w Kodeksie pracy

            Doświadczenia płynące z webinarium wskazują, że pracodawcy i pracownicy generalnie uważają, że wprowadzenie do Kodeksu pracy norm w zakresie pracy zdalnej jest potrzebne. Jednakże przedsiębiorcy zauważają, że nowelizacja jest spóźniona, a normy prawne nie powinny kolidować z obowiązującą praktyką na rynku.

            Zagadnienie, które w świetle wyników badań ZPP okazało się kontrowersyjne, jest pokrycie kosztów mediów przez pracodawcę. Obowiązek ten może przyjąć dwie formy – zapewnienie sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów mediów zużytych przez pracownika w domu (np. o koszty energii elektrycznej, czy łącza internetowego).

            Badanie wskazuje, że większość pracowników pozytywnie podchodzi do tej propozycji. Pracodawcy będący zwolennikami pracy zdalnej, mimo, że nie byli entuzjastami tych rozwiązań, to też nie sprzeciwiali się stanowczo tej propozycji. Natomiast generalni przeciwnicy modelu pracy zdalnej wyrażali stanowcze niezadowolenie dla tego rozwiązania.

Pracodawcy-uczestnicy webinarium zaznaczyli, że nie są gotowi na realizację tego przepisu prawnego z punktu widzenia infrastrukturalnego (umowy z operatorem itd.). Panował jednak powszechny konsensus, w ramach którego pracodawca powinien pokryć koszty wszystkich narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej, natomiast w przypadków kosztów mediów – tylko te ekstraordynaryjne, większe niż te, które pracownik i tak by zużył (np. jeżeli pracodawca wymaga posiada szybszego internetu niż pracownik posiada w domu bądź gdy praca zdalna wymaga szczególnie energochłonnych urządzeń elektrycznych, a nie zwykłego laptopa).

Choć członkowie webinarium uważają, że pracodawca powinien pokryć nadzwyczajnie zwiększone koszty mediów, to jednak zauważono, że np. koszty światła/prądu są z reguły marginalne (te kilkanaście złotych miesięcznie może zostać ujęte w wynagrodzeniu pracownika). Niemniej przy bardziej energochłonnych narzędziach pracy zdalnej rozliczenie powinno odbywać się na zasadzie ryczałtu. Wskazywano także na problem z weryfikacją ilości poboru prądu, internetu  itp. na cele służbowe i oddzieleniem ich od tych zużywanych w celach prywatnych.

            Kolejną kontrowersyjną kwestią zawartą w projekcie nowelizacji jest brak możliwości odmowy pracy zdalnej dla określonych grup społecznych (kobiety w ciąży, osoba wychowująca dzieci do lat 4), chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter pracy. W przeprowadzonym przez ZPP badaniu pracownicy generalnie pozytywnie oceniają tę propozycję (61% badanych). Pracodawcy w znacznej mierze byli przeciwni, choć pojawiały się również głosy poparcia dla tego rozwiązania, szczególnie wśród zwolenników pracy zdalnej.

Uczestnicy webinarium wskazywali, że obecnie proponowane brzmienie przepisu to w praktyce zmuszanie pracodawcy do określonych działań i stawianie go pod ścianą. Wskazywali na konieczność zachowania decyzji o zatwierdzeniu/odmowie pracy zdalnej w rękach pracodawcy. Odmowa udzielenia zgody na pracę zdalną ze względu na brak możliwości wykonywania jej w tym modelu uznali za rozwiązanie niewystarczające. Ważnym problemem wskazywanym przez uczestników webinariów jest kwestia efektywności i weryfikacji, czy rzeczywiście pracownik wykonuje swoje obowiązki.

W projekcie ustawy zagwarantowany jest mechanizm kontroli wykonywania obowiązków pracownika i warunków BHP w miejscu jego pracy zdalnej. Kontrola ta powinna być wykonywana przez pracodawcę. Uczestnicy webinarium oceniają ten przepis jednoznacznie źle, jako niemożliwy do zrealizowania w praktyce. Wskazują ponadto, że normy te niosą zbyt duże ryzyko naruszenia strefy prywatnej pracownika oraz stanowić będą zbyt duże obciążenie pracodawcy kontrolowaniem pracowników. Co istotne w badaniu ZPP liczne grono pracowników jest podobnego zdania.

Wskazywano również, że pracownicy nie będą zadowoleni z tego, że pracodawca będzie miał możliwość kontroli pracownika w jego własnym domu. Zwracano również uwagę, że dom nie musi być miejscem wykonywania pracy zdanej (może to być również np. kawiarnia). Pracodawcy wskazywali również na brak przepisów w zakresie tego, jak ma przebiegać rzeczona kontrola.

Kolejną ważną kwestią może okazać się ochrona danych osobowych. Prawdopodobieństwo wycieku danych w trakcie pracy zdalnej jest nieporównywalnie większe. Nie sposób oczekiwać od pracodawcy, aby tworzył etaty, jeździł i kontrolował pracę zdalną oraz przestrzeganie przepisów BHP wśród dużego grona pracowników zdalnych.

Niemniej kontrola pracy zdalnej przez niektórych jest uważana za możliwą – w końcu jest możliwość kontrolowania przez pracodawcę zwolnień lekarskich i unormowanie kontroli pracy zdalnej w ten sposób jest możliwą opcją. Natomiast kontrolowanie pracownika przez pracodawcę w zakresie BHP może okazać się zbyt skomplikowane.

Ostatnią kwestią poddaną dyskusji w ramach analizy rozwiązań w projekcie ustawy była praca zdalna na wniosek w postaci fakultatywnej możliwości udzielenia zgody na okazjonalną pracę zdalną pracownikowi (do 24 dni).

Proponowany przepis budzi kontrowersje wśród pracodawców. Przede wszystkim obawiają się oni nadmiernego wykorzystywania tej możliwości oraz stawiania ich przez pracowników niejako przed faktem dokonanym (np. wniosek o pracę zdalną na dany dzień, wysłany tego samego albo poprzedniego dnia w godzinach nocnych). Ponadto zauważano, że do pracy zdalnej można skierować wąskie grono osób pracujących biurowo. Wątpliwości budzi także forma wniosku, który może być złożony w postaci elektronicznej, co tym bardziej może sprzyjać żądaniom pracy zdalnej składanym niespodziewanie i na ostatnią chwilę.

Pracodawcy nadmieniali, że możliwość wykonywania pracy zdalnej to nie jest nowość – swoboda w tym zakresie zawsze istniała. Nie jest to zabronione. Sam przepis w swojej niedoskonałości (pracodawca zawsze może indywidualnie dojść do porozumienia z pracownikiem w tej kwestii) jest raczej sankcjonowaniem tego, że zawsze istniała możliwość dialogu.

Uczestnicy webinarium wskazywali również na zagrożenia – obawy, że pracownicy będą składać wnioski o 24 dni pracy zdalnej co roku w maksymalnym wymiarze oraz traktować to jako ,,przedłużenie urlopu”. Dodatkowo wskazywano, że uznaniowe przyznawanie pracy zdalnej może okazać się konfliktogenne, gdy jednym pracownikom udzieli się zgody, a innym z różnych względów (np. z powodu organizacji pracy) nie. Wszystko jednak wymaga dogadania się pracownika z pracodawcą.

Podsumowanie

Proponowane przepisy w zakresie pracy zdalnej budzą kontrowersje. Gdy mowa o ogólnych założeniach, konieczność jej uregulowania jest podkreślana zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Jednakże, gdy mowa jest o szczegółowych rozwiązań opinie stają się zdecydowanie bardziej podzielone. Pracodawcy biorący udział w webinarium wskazują, że regulacje ustawowe powinny być adekwatne do realiów rynkowych, nie powinny godzić w interesy pracodawców i pracowników oraz powinny stanowić pewnego rodzaju ramy sankcjonujące już istniejące rozwiązania, a nie mogą prowadzić do rewolucji.

[1] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.)

 

Zobacz: 22.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #2

 

Warszawa, 19 grudnia 2022 r. 

 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #1

POZYTYWNE I NEGATYWNE ASPEKTY PRACY ZDALNEJ WRAZ Z OCENĄ PROPONOWANYCH PRAWNYCH ROZWIĄZAŃ – PERSPEKTYWA URZĘDÓW I LOKALNYCH PRZEDSIĘBIORCÓW

 

Kluczowe tezy:

• większość uczestników tej części webinarium wskazywała na początkowe problemy organizacyjne pracy zdalnej oraz brak jasnych regulacji; początkowe problemy zostały jednak rozwiązane przez praktykę;
• dużym problemem w pracy zdalnej sektora usług publicznych było niedostosowanie narzędzi do pracy online; również klienci urzędów potrzebowali czasu na pozyskanie umiejętności cyfrowych, wiele osób rejestrowało się w aplikacji e-puap oraz pozyskiwało podpis elektroniczny do kontaktów z administracja publiczną;
• problemem w przejściu na pracę online był również brak możliwości bezpośredniej pomocy w przypadku pytań formalnych petenta, nie można było bezpośrednio pomagać przy np. wypełnianiu dokumentów, brakach w składanej dokumentacji, co wydłużało proces obsługi i powodowało konieczność poświęcenia większej ilości czasu na pojedynczą sprawę; problemem był też utrudniony kontakt telefoniczny urzędnik-petent;
• zdaniem wielu uczestników webinarium praca zdalna zaburza „work-life balance”;
• pandemia sprawiła, że ludzie częściej chcieli uregulować sprawy administarcyjno-urzędowe – ilość klientów urzędów w tym okresie wzrosła;
• trudności powodowały również warunki pracy w domu, zarówno problemy techniczne, jak i psychologiczne związane z izolacją, małą przestrzenią pracy, sprawami rodzinnymi;
• charakterystyczne dla pracy zdalnej były oszczędności czasu i pieniędzy na dojazdy do pracy i do klienta;
• praca zdalna charakteryzowała się też większą ilością rozmów telefonicznych;
• poprzez udogodnienia w obsłudze online ułatwiono dostęp do urzędów osobom niepełnosprawnym i matkom z dziećmi;
• kontakt telefoniczny i cyfrowy był dla niektórych bardziej stresujący – zwłaszcza dla seniorów;
• w urzędach pracy nie pojawiały się dodatkowe oferty pracy zdalnej, ale były oczekiwania staży w formie pracy zdalnej, co hamował brak ustawowych możliwości do ich wdrożenia;
• obecnie, gdy niemożliwe jest spotkanie osobiste usługodawca-usługobiorca łatwiej jest zaproponować spotkanie online niż przed pandemią, narzędzia do pracy na odległość stały się znacznie bardziej popularne;
• nawet gdy pracownik nie wykonuje pracy zdalnej komfortem jest, że może mieć możliwość jej wykonywania, gdy jest taka potrzeba.

Wstęp

W dniu 30 listopada 2022 r. odbyło się pierwsze z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone badania ilościowe, jak i jakościowe na grupie prawie 1100 pracowników pozyskując ich opinię na temat pracy zdalnej. Również zrealizowane zostały wywiady pogłębione na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno małe, jak i duże firmy. Następnie w cyklu 16 webinariów wyniki badań skonfrontowaliśmy z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów postaramy się wypracować rekomendację i przedstawić opinię zarówno pracodawców, jak i pracowników w zakresie pracy zdalnej.

Celem webinariów jest poznanie opinii jego uczestników na temat pracy zdalnej. W pierwszym spotkaniu rozmawialiśmy przede wszystkim z urzędnikami (pracownikami oraz osobami pełniącymi funkcje kierownicze w urzędach), ale także z lokalnymi przedsiębiorcami oraz lokalnymi organizacjami pracodawców.

Wnioski z badań ilościowych i jakościowych

Na samym początku webinarium przedstawione zostały najważniejsze wnioski z badania ilościowego i jakościowego ,,Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej” zrealizowanego przez spółkę Maison & Partners na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Z przeprowadzonych badań wynika, że 8 na 10 ankietowanych, którzy pracowali zdalnie w czasie pandemii, wróciło do pracy stacjonarnej. Niemniej jednak ilość osób, która wykonuje pracę zdalną, wciąż jest zdecydowanie wyższa niż przed okresem pandemii. Co więcej, praca zdalna jest bardzo ceniona przez samych pracowników. 3/4 pracowników uważa, że jest ona rozwiązaniem bardzo dobrym nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Natomiast 7 na 10 pracowników, szczególnie w grupie osób, które pracowały wcześniej zdalnie uważa, że ta forma wykonywania obowiązków przynosi korzyści nie tylko im, ale również pracodawcy.

Z kolei w przypadku badania jakościowego przeprowadzonego na pracodawcach byli zarówno zwolennicy, jak i przeciwnicy pracy zdalnej. Część z ankietowanych przedsiębiorców wskazywała, że faktycznie praca zdalna jest tak samo efektywna, a czasami nawet bardziej niż praca stacjonarna. Firmy te chętnie ją chwalą i stosują nawet w obecnym czasie. Natomiast istnieje również istotna grupa pracodawców, którzy mają negatywne doświadczenia z zastosowaniem pracy zdalnej.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej.

Należy mieć na uwadze, że regiony mniej zurbanizowane mają zupełnie inną specyfikę niż na przykład aglomeracje, gdzie jest wysoce rozwinięty sektor BPO, (czyli Business Process Outsourcing) tam więc  praca zdalna ma dobry grunt i trwa do dziś. Natomiast poza miastami sektor BPO owszem jest, ale nie jest aż tak znaczący na rynku.

Sukces  pracy zdalnej zależy od rodzaju działalności gospodarczej i tak w przypadku firmy produkcyjnej, trudno przerzucić produkcję na pracę zdalną. W zakładzie produkcyjnym, gdzie jest potrzebna osoba na danym stanowisku, czy też w punktach handlowych, w których sprzedawca musi zapakować towar trudno mówić o możliwości wykonywania pracy zdalnie. Wskazano natomiast, że model ten sprawdził się w kancelariach, firmach marketingowych, czy reklamowych. W księgowości na przykład nie ma przeciwwskazań do obsługi zdalnej. Również branża IT według uczestników webinarium jest bardzo odporna na restrykcje pandemiczne i praca online nie stanowi tam problemu.

Należy zwrócić uwagę, że pomimo funkcjonowania e-pułapów i urzędów cyfrowych, są pewne usługi których w urzędach zdalnie wykonać nie można. Urzędnicy mają jednak obawy, że ze względu na oszczędności mogące wynikać z wyprowadzenia pracowników poza siedzibę urzędu, ktoś wpadnie na pomysł, żeby wprowadzić na stałe pracę zdalną w urzędach.

W urzędach pracy co do zasady nie pojawiają się oferty, które dotyczą tylko pracy zdalnej, natomiast są określone stanowiska, które umożliwiają jej wykonywanie. Poszukujący pracy natomiast bardzo chętnie skorzystaliby z modelu hybrydowego bądź zdalnego, żeby obniżyć koszty dojazdu. Szczególnie, że wynagrodzenia nie rekompensują im tych kosztów. Są stanowiska takie, które pozwalają na wykonywanie pracy zdalnej, ale zastosowanie takiej możliwości zależy od uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą.

Co ważne oferty pracy, które przyjmuje urząd pracy, muszą być ofertami zgodnymi z zapisami kodeksu pracy, czyli pracą, która spełnia te określone warunki. Jeżeli praca zdalna nie będzie spełniała wszystkich kryteriów zawartych w kodeksie pracy, to taka oferta się nie pojawi. Przedsiębiorcy którzy korzystali z zatrudnienia poprzez formę aktywnego wsparcia przez urząd pracy nie mieli możliwości, żeby ich pracownicy przeszli na pracę zdalną.

Urzędy pracy odnotowały oczekiwania przedsiębiorców co do staży w formie pracy zdalnej. Jednak tutaj brakuje rozwiązań ustawowych, ponieważ interpretacja Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wskazuje, że na stażysta musi mieć bezpośredni dostęp do opiekuna i to właśnie uniemożliwia obecnie realizację stażu w formie zdalnej. Dlatego też wnioski przedsiębiorców dotyczące finansowania pracy stażystów działających zdalnie, które wpłynęły bez konsultacji z urzędnikami, wzbudzały wątpliwości w zakresie racjonalności wydatkowania środków publicznych.

Jeden z przedsiębiorców, który oferuje usługi z branży zdrowotnej część zadań mógł wykonywać w formie online, a część wymagała kontaktu fizycznego z klientem i nie była w czasach ścisłej pandemii oferowana. Przez pierwsze 3 miesiące pandemii praca online była realizowana planowo, jednakże gdy zniknęły obostrzenia usługobiorcy woleli kontakt osobisty i cenili go sobie. Jeżeli chodzi natomiast o konsultacje usług online z klientami zagranicznymi tu nie było zmiany. Co ciekawe pandemia spowodowała pewną elastyczność pracy, np. obecnie odwołaną wizytę można zrealizować online w tych samych godzinach.

„Work Life Balance”, a wyłączenie cyfrowe

Wśród uczestników webinarium pojawiły się zdania, że praca zdalna zaburza „work life balance”, który jest niezbędny do normalnego życia. Pracownicy niektórych urzędów musieli informować o rozpoczęciu i zakończeniu pracy zdalnej. Jednocześnie po godzinach pracy przychodziły maile bądź dzwonił służbowy telefon, co powodowało, że pod wpływem poczucia obowiązku wracali do pracy już po formalnym jej zakończeniu. Wtedy praca przeciągała się do późnych godzin.

Są urzędnicy, którzy do dziś wykonują obowiązki w formie zdalnej. Są to osoby, które pracują głównie z aktami prawnymi. Ich obecność w biurze nie jest konieczna. Zdalnie pracują również osoby o obniżonej odporności, zmagające się z chorobami. Osoby te do pracy w formie stacjonarnej nie wróciły po zakończeniu pandemii. Otrzymały jednak niezbędne narzędzia, jak telefony służbowe. Jest z nimi stały kontakt mailowy i telefoniczny.

Praca urzędnika według uczestników webinarium opiera się na relacjach. Co do zasady, klient przychodzi do urzędu, aby uzyskać decyzję. Osobisty kontakt umożliwia uzyskanie podpowiedzi od urzędnika w kwestiach formalnych. Wiele osób preferuje kontakt osobisty, zwłaszcza osoby starsze, które wolą papierową formę komunikacji. Pokolenie „Z” ma w tym względzie zupełnie inne podejście od pokolenia starszego, oni są przyzwyczajeni do stosowania technologii cyfrowych i przeważnie są one dla nich całkowicie naturalne.

W czasie pandemii w urzędach musiała być zabezpieczona praca referatów i w zależności od intensywności zachorowań, przynajmniej jedna osoba w referacie musiała zostać w biurze. Zdarzały się sytuacje, ze całe wydziały były zamknięte z uwagi na zachorowanie całego personelu. Ale na przykład wydziały ds. meldunków musiały działać, bo ludzie cały czas się  meldowali. Ciekawym jest, że wzmożony ruch w referacie, sprawiał wrażenie, że ludzie starali się uregulować swoje sprawy meldunkowe, przychodzili częściej niż przed pandemią. W związku z tym, że była sytuacja covidowa, czyli pewien stan zagrożenia zaczęli porządkować swoje sprawy formalne.

Kolejną kwestią jest to, że też osoby, które są obsługiwane przez urzędy zostały pozbawione możliwości bezpośredniego skonsultowania się. Mniejsi przedsiębiorcy, których obsługują urzędy często nie mają pełnej wiedzy odnośnie dokumentów rozliczeniowych. Zdarzało się, że w trakcie pracy zdalnej ciężko było wytłumaczyć klientom urzędów telefonicznie lub online potrzebę poprawienia pewnych dokumentów, czy ewentualnych niezgodności. W momencie kontaktu bezpośredniego jest taka możliwość, żeby „pokazać pewne rzeczy palcem” i omówić drobne szczegóły. Przy pracy zdalnej pojawia się pewien szum informacyjny, który był utrudnieniem. Uczestnicy webinarium stwierdzili, że praca zdalna nie jest w pełni w stanie zastąpić bezpośredniego kontaktu.

Wśród przedsiębiorców biorących udział w webinarium pojawiały się głosy, że w czasie pandemii oni i ich pracownicy w pewnym momencie mieli już dość pracy zdalnej i potkań online:

„No nie róbcie już więcej webinariów, ponieważ już mamy tego naprawdę po dziurki w nosie. Nas praca zdalna gdzieś tam już w tym momencie przerosła, ponieważ jesteśmy do niej zmuszani. Siedzimy wszyscy w domu, wolimy poczekać, aż restrykcje zostaną zniesione i spotkamy się na żywo”.

Z zebranych doświadczeń wynikało, że przedsiębiorcy woleli wyjść, spotkać się na żywo i wrócić do normalności. Jeżeli chodzi o doświadczenia z przeprowadzanych wideokonferencji ciekawym było stwierdzenie jednego z uczestników webinarium, że podczas pandemii w tle wideokonferencji, często płakało jakieś dziecko i zdecydowanie trudno było wielu osobom godzić obowiązki domowe z pracą.

Ciekawym zjawiskiem odnotowanym na webinarium jest niechęć osób starszych do pracy z domu i chęć jak najszybszego powrotu do pracy stacjonarnej (firmy, urzędu). Osoby starsze pracujące w urzędach są zazwyczaj ludźmi o bardzo dużej wiedzy, posiadającymi odpowiednie uprawnienia do pracy na danym stanowisku. Młodsi z podobnymi uprawnieniami nie są zainteresowani pracą w urzędzie. Wprowadzając pracę zdalną przełożeni tych osób starają się tak organizować pracę „żeby wilk był syty i owca cała” i te osoby, które chciały i chcą pracować stacjonarnie, właśnie tak pracują.

Pokolenie, które teraz wchodzi na rynek pracy ceni sobie niezależność. Praca hybrydowa czy zdalna jest dla nich ważna. Dziś w niektórych sektorach, jeżeli firma nie oferuje pracy zdalnej lub hybrydowej staje się nieatrakcyjna dla poszukujących pracy. Teraz już szukając zatrudnienia jednym z priorytetów jest to, czy firma oferuje pracę w systemie hybrydowym bądź zdalnym. Dotyczy głównie jednak tego młodszego pokolenia – „Z”, czy też „Millenialsów”, bo oni są przyzwyczajeni do życia z technologią. Jest to pokolenie, które wkracza na rynek. Osoby te mają dużą wiedzę o technologii, już na poziomie studiów pracują online, wysyłają projekty. Duże przywiązanie do pracy zdalnej widać też w firmach reklamowych, branży BPO branży IT, centrach rozliczeń. W tych branżach wszystko można zrobić online, to jest dla nich absolutnie normalne. W urzędzie jest poczucie, że powinno się być na miejscu dopóki można.

Wskazać należy, że preferencje odnośnie wykonywania pracy zdalnej bądź stacjonarnej są bardzo indywidualne. Uczestnik webinarium będący przedsiębiorcą stwierdził, że woli pracę w zakładzie, uwielbia w nim przybywać. To jest absolutnie jego oaza i woli model stacjonarny bez dwóch zdań. Ma też małe dziecko i trudno mu się odnaleźć w domu i zorganizować sobie wszystko. Branża w której działa ten przedsiębiorca, pozwala mu wszystko sobie poukładać, by odnaleźć się w takim właśnie modelu.

Przeniesienie administracji i usług do świata online z perspektywy urzędu pracy

W momencie wybuchu pandemii urzędy pracy ograniczyły swobodę spotkań z przedsiębiorcami, którzy tej pomocy jednak potrzebowali, nie mówiąc już o osobach bezrobotnych. Natomiast urzędy nie były gotowe na to, żeby obsługiwać klientów online. Po jakimś czasie umożliwiono składanie wniosków w trybie on-line.

Czynnikiem, który rozwinął sposób kontaktu z przedsiębiorcami było to, że masa przedsiębiorców zaczęła rejestrować profile zaufane i podpisy elektroniczne. Przedsiębiorcy musieli się pewnych rzeczy nauczyć i to z czasem po prostu następowało. Dużym krokiem w przód była możliwość weryfikacji zaświadczeń w trybie online, którą wprowadził ZUS. Było to w swoim czasie pionierskie rozwiązanie. Przedsiębiorcy mieli ogromne problemy, żeby nam udostępnić pliki z podpisem elektronicznym. Z czasem coraz więcej wniosków napływało do urzędów online. To było duże ułatwienie. Problemem było natomiast to, że urzędy pracy są zdecentralizowane, a natomiast sam system jest już scentralizowany – jeżeli chodzi o strony internetowe i cały system elektronicznego obiegu dokumentów. Czyli jeżeli ktoś chciałby złożyć wniosek to urzędnik nie ma do niego dostępu i nie może go w żaden sposób edytować. To mocno utrudniło realizację pewnych spraw.

Urzędy w czasie pandemii zorganizowały pracę w większości z wykorzystaniem łącza telefonicznego. Były to rozmowy bezpośrednie z osobami z niepełnosprawnością, matkami które opiekowały się dziećmi. W tym czasie były bardzo przeciążone te linie telefoniczne. Uczestnik webinarium stwierdził, że biorąc pod uwagę kwartał, te połączenia w danym urzędzie można policzyć w dziesiątkach tysięcy.

Problemem z pewnością było to, że nie wszyscy (szczególnie osoby starsze) potrafią się odnaleźć w rzeczywistości technologicznej. Niektórzy po prostu nawet nie mają komputera, nie mają dostępu do Internetu. Ze strony urzędników była gotowość prowadzenia wsparcia dla osób potrzebujących.

Zapewnienie narzędzi i warunków pracy w domu

Na jakość pracy zdalnej wpływa wiele czynników m. in. sytuacja rodzinna danej osoby. Niektórzy nie mogą wykonywać pracy zdalnej z uwagi na warunki: brak sprawnego łącza internetowego, umiejętności posługiwania się komputerem, radzenia sobie ze stresem. Podczas wideokonferencji wiele osób nie mogło się połączyć. To była bardzo stresująca sytuacja. Pandemia spowodowała weryfikację umiejętności adaptacyjnych. Były tez osoby którym praca zdalna nie sprawiała problemów. Ważne w tym trudnym czasie braku relacji z drugą osobą, były umiejętności interpersonalne, empatia, umiejętność prowadzenia rozmów z klientem.

Urzędnicy są zdania, że jeżeli chodzi o kwestie sprzętowe, było u nich gorzej niż w sektorze prywatnym, bo nie każdy urzędnik ma laptopa. W tej chwili to się zmieniło. Zmiany wymusiła pandemia. Problem pojawiał się, też kiedy faktycznie osoba miała jedynie komputer stacjonarny i musiała go zabrać do domu.

Głównym wskazywanym problemem okazała się przede dostępność komputerów. Kolejnym problemem był brak możliwości dostarczenia dokumentacji w formie elektronicznej. Nie było też możliwości, żeby pracownicy brali dokumenty do domu, chociażby ze względu na bezpieczeństwo danych.

Ogólnym problemem był brak możliwości materialnego zapewnienia środków, który paraliżował pracę zdalną. Kierownictwo, często starało się wysłać na pracę zdalna tych pracowników, którzy choćby mieli laptopa.

Uczestnicy wskazali również problem zapewnienia tych samych warunków co w pracy tj. np. środków czystości, prądu, czy choćby kawy i herbaty. Podczas pracy z domu, korzysta się ze swojego prądu, swoich środków czystości. Do tego dochodzą wypadki w domu, które na pewno się zdarzają jednak nie wiadomo, czy traktować je jako wypadki przy pracy. Nie wszystkie stanowiska w domu są dostosowane do wymogów BHP, które obowiązują w zakładach pracy, czy w urzędach. Pojawiały się głosy które stwierdzały, że absolutnie praca zdalna powinna być wpisana w kodeksie jako forma wykonywania pracy, gdyż prąd i przysłowiowy papier toaletowy powinny być przez pracodawcę zapewniane. W firmach prywatnych, gdzie pracownicy mają „chillzony”, „playzony”, pół darmowe obiady, kawę, czekoladę itd. powinny być rekompensowane ich braki w czasie pracy zdalnej.

Z drugiej strony niebagatelne są oszczędności związane z dojazdami, które z pewnością pracodawcy stawiają jako kontrargument dla żądania rekompensat kosztów, czy strat poniesionych przez pracowników.

Osoby, które od lat pracują w formie zdalnej, o najwyższym możliwym wynagrodzeniu, czyli wszelkiego rodzaju analitycy biznesowi, analitycy internetowi, programiści – są przystosowani do tego. Natomiast w przypadku urzędników większość z nich mieszka na małej przestrzeni. Powoduje to, że pojawia się nawet tak prozaiczna kwestia, jak skręcenie nogi w przedpokoju, kiedy się idzie zrobić herbatę. Taka kwestia bezpieczeństwa pracy musiałaby być rozwiązana w projektowanych przepisach.

Wiele zgłoszeń, czy wniosków przyjmuje się dziś na oświadczenie, także przy składaniu dokumentów w urzędzie. Zakłada się, że człowiek jest dorosły i zna swoje prawa, tym bardziej się tego wymaga od funkcjonariusza publicznego. Biorący udział w webinarium zgodzili się, że podpis pracownika pod oświadczeniem, że zapewnia sobie tutaj właściwe warunki pracy i że zobowiązuje się przestrzegać na pracy zdalnej regulaminu pracy, powinien być wiążący. Niemniej jednak występują obawy, że w naszym systemie prawnym będzie to powodowało nadużycia po obu stronach. W jednym z urzędów kwestie czasu i miejsca wykonywania pracy rozwiązane były tak, że pracownicy mieli tabelę, w którą wpisywali, co robią w danej chwili. W momencie kiedy ktoś opuszczał stanowisko pisał, że opuszcza stanowisko pracy w konkretnym celu. Według uczestnika webinarium pomagało. Poza tym wskazano, że praca zazwyczaj jest normowana godzinowo, więc wypadki przy pracy zdalnej powinny być tylko w godzinach pracy.

Podsumowanie

Pandemia i w konsekwencji funkcjonująca obecnie praca zdalna pokazały, jak trudno było w początkowym jej okresie odnaleźć się pracownikom i pracodawcom. Stresujące było nieuregulowanie wielu kwestii oraz samodzielne radzenie sobie z nimi przełożonych i pracowników od których wymagano zachowań nie występujących w kodeksie pracy. Do tego zburzone zostały godziny pracy w urzędach i przedsiębiorstwach, co było ogromnym wyzwaniem dla psychiki pracowników. Jednak z czasem praktyka pokazała, jak bardzo przystosowaliśmy się do nowych warunków. Urzędy oraz przedsiębiorcy przenieśli się do świata online, gdzie zniwelowano wiele barier formalnych. Zdobyte doświadczenia pokazały czego w dalszej kolejności potrzebują pracownicy i pracodawcy i w jakim kierunku powinno zmierzać uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy.

 

Zobacz: 19.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #1

 

Warszawa, 30 czerwca 2022 r. 

 

CIT to podatek de facto dobrowolny, potrzeba kompleksowych zmian

 

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców od wielu miesięcy bada sposób w jaki duże, zagraniczne korporacje dokonują płatności podatku CIT w Polsce. W naszych poprzednich publikacjach wskazywaliśmy na fakt, że konstrukcja podatku dochodowego od osób prawnych umożliwia daleko idącą optymalizację podatkową i sprzyja działalności największych podmiotów, które są w stanie taką optymalizację efektywnie prowadzić. W konsekwencji podatek CIT stał się niemal dobrowolną daniną i wiele podmiotów odprowadza do budżetu państwa jedynie symboliczne kwoty, często znacznie niższe niż 1% uzyskiwanych w Polsce przychodów.

Tym razem ZPP wybrał 18 największych i najbardziej rozpoznawalnych spółek mających niemieckie korzenie i działających w naszym kraju. Korzystając z publicznie dostępnych danych znajdujących się na stronie Ministerstwa Finansów sprawdziliśmy jakie przychody uzyskiwały te spółki, jakie wykazywały koszty oraz w jakiej wysokości odprowadzały podatek CIT w okresie od 2012 do 2020 r., a zatem w całym okresie, za jaki dane ujawnione zostały na stronie MF. Poza danymi dotyczącymi płatności podatku CIT ZPP prześledził także dane dostępne na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów dotyczące wysokości udzielonej pomocy publicznej również w okresie od 2012 do 2020 r.

Analiza danych wskazuje, że spośród 18 analizowanych spółek jedynie 4 zapłaciły podatek CIT w badanym okresie powyżej 1% przychodów. Co interesujące, żadna z badanych firm z sektora motoryzacyjnego nie odprowadziła podatku powyżej tego progu. Dodatkowo, wiele z badanych firm uzyskało wielokrotnie większą pomoc publiczną w okresie badanych 9 lat działalności, niż odprowadziło podatku dochodowego do budżetu państwa.

– Dla międzynarodowych korporacji Polska to podatkowe El Dorado – twierdzi Cezary Kaźmierczak, prezes ZPP – Jest oczywiście dużo takich, które bardzo istotnie dokładają się do naszego budżetu. Wciąż jednak wielu korzysta z naszej infrastruktury i dostępu do polskiego rynku, płacąc niższy podatek dochodowy, niż niektóre gospodarstwa domowe. Dlatego od lat proponujemy prosty podatek przychodowy, który wyeliminuje takie sytuacje.

Dla przykładu, Volkswagen Motor Polska zapłacił podatek CIT w wysokości 0,003% (!) osiągniętego przychodu, a jednocześnie otrzymał największą spośród badanych podmiotów pomoc publiczną. Pomoc rzeczywista (brutto) dla tego przedsiębiorstwa wyniosła niemal 200 krotność zapłaconego podatku CIT, którego spółka odprowadziła około 1,5 miliona złotych (nominalnie pomoc ta była jeszcze większa – 1,5 miliarda złotych, a zatem 1000 krotnie więcej niż zapłacony w badanym okresie podatek).

Również inne firmy związane z grupą Volkswagen płaciły jedynie symboliczny CIT – Volkswagen Group Polska 0,392%, Volkswagen Poznań 0,648%, zaś Porsche Inter Auto Polska zapłaciło podatek wynoszący zaledwie jedną dziesiątą procenta przychodów.

Część z badanych spółek uzyskała także bardzo znaczącą pomoc publiczną. Poza wspomnianą już spółką Volkswagen Motor Polska inna spółka Volskwagena – Volkswagen Poznań – uzyskała ponad 187 milionów złotych realnej pomocy publicznej (644 miliony złotych nominalnie). Nadto wysoką pomoc publiczną brutto uzyskał ZF Automotive Systems Poland (92 miliony złotych) oraz BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego (ponad 81 milionów złotych).

Przeanalizowane przez nas dane wskazują na fakt, że również w przypadku niemieckich spółek działających w Polsce podatek CIT jest odprowadzany w większości przypadków w symbolicznej wysokości. Polska z pewnością cierpi na brak skutecznego i przejrzystego prawa podatkowego, w każdym jego obszarze. Obecny system prowadzi do powstawania kuriozalnych wprost przypadków, a utracone przychody budżetowe wynikające z luki CIT sięgają miliardów złotych każdego roku.

 

 

30.06.22 Raport ZPP: Podatki niemieckich spółek w Polsce

Warszawa, 6 czerwca 2022 r. 

 

Wnioski z najnowszego raportu ZPP monitorującego rynek EU-ETS – aktywność spekulantów na tym rynku jest niedoceniana

Europejski system handlu emisjami EU-ETS został uruchomiony w 2005 r. i był kilkukrotnie aktualizowany w kolejnych latach. Istnienie tego rynku miało być bodźcem dla państw członkowskich do wyboru bardziej zrównoważonych źródeł energii i dekarbonizacji gospodarki europejskiej. W ramach pakietu „Fit for 55” Komisja Europejska przyjęła wniosek ustawodawczy dotyczący przeglądu unijnego systemu handlu uprawnieniami do emisji (ETS) z zamierzeniem dostosowania go do celu polegającego na 55-procentowej redukcji emisji gazów cieplarnianych netto w UE do 2030 (w porównaniu do poziomów z 1990 roku).

Jednocześnie w ciągu ostatnich kilku miesięcy dynamika cen na EUA (European Union Allowance) wyraźnie się zwiększyła. Cena uprawnień do emisji (EUA) sprzedawanych w ramach unijnego systemu handlu uprawnieniami do emisji (ETS) wzrosła z poniżej 30 euro za tonę metryczną węgla w 2020 r. do ponad 90 euro na początku 2022 r.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców przez minionych kilka kwartałów systematycznie opracowywał i przekazywał członkom organizacji raport mający na celu cykliczną analizę specyfiki transakcji dokonywanych na rynku EU-ETS, w tym pod kątem aktywności spekulantów.

Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) – po licznych głosach krytycznych wobec spekulacyjnego podbijania cen uprawnień do emisji CO2 na rynku EU-ETS – w marcu br. wydał raport na temat kondycji rynku emisji dwutlenku węgla w Unii Europejskiej. Zgodnie z nim: „Analiza nie wykazała żadnych poważnych uchybień w funkcjonowaniu unijnego rynku uprawnień do emisji, na podstawie dostępnych danych. Jednak analiza rynku przeprowadzona przez ESMA doprowadziła do przedstawienia kilku zaleceń dotyczących poprawy przejrzystości i monitorowania tego rynku.“

I choć wnioski z raportu ESMA nie są zadowalające dla zwolenników wykluczenia spekulantów z rynku EU-ETS, autorzy sami przyznali, że w ostatnim czasie obserwuje się wzrost zainteresowania tym rynkiem przez podmioty takie jak fundusze inwestycyjne. To między innymi ich działalność spekulacyjna doprowadziła do intensywnego wzrostu cen tego instrumentu w minionych kilkunastu miesiącach, co z kolei przełożyło się na drastyczny skok cen energii.

Z Raportu ZPP pt. „EUA: FORMOWANIE SIĘ BANIEK SPEKULACYJNYCH A KONKURENCYJNOŚĆ POLSKI ORAZ EU” dobitnie wynika, że rynek EU-ETS jest obciążony bardzo dużym ryzykiem powstawania baniek cenowych. W trakcie minionego roku charakterystyka mikroekonomiczna rynku uprawnień do emisji CO2 nie uległa zmianie. Te same wady i słabości, na jakie zwracano uwagę od roku, są dalej obecne. Warto jednakże zauważyć zmianę narracji, jaka dokonała się w przeciągu ostatnich kilku miesięcy. Wiosną 2021 r. o możliwości formowania się bańki cenowej na uprawnieniach EUA wspominali nieliczni, a ich głosy były przez mainstream energetyczny ignorowane. Dzisiaj temat traktowany jest przez opinię zgoła odmiennie, coraz więcej ekspertów zauważa, że zjawisko to jest dziś realne.

W Parlamencie Europejskim trwa debata dot. ewentualnego wykluczenia podmiotów finansowych z EU-ETS, którą ZPP wspiera bezpośrednio – poprzez zaangażowanie wiceprezesa Marcina Nowackiego w prace Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (European Economic and Social Committee – EESC).

Raport jest ostatnim z cyklu kwartalnych monitoringów sytuacji na rynku uprawnień do emisji CO2. To czwarta odsłona dokumentu, dystrybuowana wyłącznie do członków ZPP. Obecna edycja zawiera  aktualizację modelowań ekonometrycznych za 1 kwartał 2022 roku. We wnioskach skupiliśmy się dodatkowo na tym, jak formowanie się baniek spekulacyjnych wpływa na konkurencyjność Polski oraz Unii Europejskiej. Będziemy dalej obserwować temat i śledzić zachowania na rynku oraz regulacje w tym zakresie. Zachęcamy więc do pozostania w kontakcie z nami. W przypadku zainteresowania raportem lub poruszonymi w nim zagadnieniami prosimy o wiadomość na adres biuro@zpp.net.pl.