Warszawa, 28 grudnia 2022 r.

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #3

Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w kontekście pracy zdalnej

• Praca zdalna zyskała na znaczeniu podczas pandemii, wciąż jednak wiele branż kontynuuje świadczenie pracy w tej formie. Wiele wskazuje na to, że praca zdalna w kolejnych latach pozostanie jedną z podstawowych form wykonywania obowiązków służbowych.
• W Parlamencie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzającą regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać 2023 roku.
• Administrator danych ma obowiązek prowadzenia regularnych analiz ryzyka związanego z przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa danych podczas wykonywania pracy w formule zdalnej.
• Komunikacja w przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji w ramach pracy zdalnej odbywać powinna się bezpiecznymi kanałami służbowymi. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie do celów komunikacyjnych prywatnych skrzynek poczty elektronicznej, prywatnych komunikatorów czy sprzętu, nie będącego sprzętem służbowym.
• Eksperci z zakresu ochrony danych podkreślają, że potencjalnie niebezpiecznym działaniem może być niewłaściwe korzystanie z dokumentacji papierowej w kontekście pracy zdalnej. Zaleca się regularne niszczenie zbędnych drukowanych dokumentów lub przechowywanie ich w bezpiecznym, przeznaczonym do tego celu, miejscu.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego zlecił zrealizowanie badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej.

Praca zdalna zyskała na znaczeniu w okresie pandemii koronawirusa, choć wiele przedsiębiorstw wykorzystywało związane z nią możliwości jeszcze przed rokiem 2020. Szczególnym przypadkiem są tu branże IT oraz e-commerce, w których praca zdalna była i jest pożądana przez pracowników, co spotyka się często z pozytywnym odbiorem ze strony pracodawców. Faktem jest – co w webinariach organizowanych przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców podkreślali przedstawiciele firm reprezentujących wspomniane branże – że praca zdalna, w wielu przypadkach, stała się dla nich jedną z podstawowych form świadczenia pracy.

Co istotne co szósty badany chcący pracować w formule zdalnej jest skłonny rozważyć zmianę pracodawcy, a aż 47 procent jest gotowe przekwalifikować się, jeśli miałoby wiązać się to z uzyskaniem lepszych warunków pracy zdalnej. Sytuacja jest jednak szczególna w odniesieniu do specjalistów z branży IT. Z badania zrealizowanego przez No Fluff Jobs wynika, że (dane z czerwca 2022 r.) aż 74,6 procenta specjalistów branży IT w Polsce pracuje wyłącznie zdalnie, a 96 procent z nich nie chce wracać do formuły pracy stacjonarnej. Aż 56 procent respondentów wskazało, że w przypadku braku możliwości kontynuowania pracy w formule zdalnej, gotowych jest do zmiany miejsca zatrudnienia na takie, które nie będzie wymagało stałej obecności w biurze. Dane te w odniesieniu do pracy hybrydowej również nie pozostawiają pracodawcom pola manewru – aż 55 procent badanych zadeklarowało bowiem, że nawet w przypadku przejścia z pracy zdalnej na formułę hybrydową będzie szukać nowego miejsca pracy.

To zatem branża IT – choć nie tylko ona, ale także wszelkie inne rodzaje działalności wykorzystujące model zdalny – powinna być szczególnie zainteresowana wdrażaniem i doskonaleniem procedur dotyczących bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Będzie to szczególnie ważne już od 2023 roku, kiedy to w życie wejdzie nowelizacja Kodeksu pracy regulująca kwestie związane z pracą zdalną.

Prawne novum

Sejm RP przyjął nowelizację Kodeksu pracy wprowadzającą regulacje dotyczące pracy zdalnej. W myśl przepisów, które wejdą w życie już w 2023 roku możliwość prowadzenia pracy zdalnej będzie mogła zostać określona zarówno przy zawieraniu umowy jak i podczas trwania okresu zatrudnienia. Pracownik będzie miał także prawo zawnioskowania o wykonywanie pracy zdalnej w formie okazjonalnej. Pracodawca, poza szczególnymi przypadkami, nie będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnej pracownikowi w ciąży, rodzicom dzieci do 4. życia lub wymagającym szczególnej opieki w myśl zasad określonych w ustawie, czy osobom sprawującym opiekę nad innymi członkami rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W myśl nowych przepisów pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi: niezbędnych do wykonywania pracy w formule zdalnej materiałów i narzędzi; serwisu i konserwacji narzędzia pracy; pokrycia wyszczególnionych w ustawie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej czy szkoleń i pomocy technicznej. Pracodawca zyska także możliwość skontrolowania pracy zdalnej, przy założeniu, że kontrola ta nie naruszy prywatności pracownika.

Kierunek zmian w prawie, zmierzający do maksymalnego dookreślenia zasad rządzących pracą zdalną, każe myśleć o tej formie świadczenia pracy jako o formule długookresowej. Pociąga to za sobą konieczność wykreowania procedur dotyczących bezpieczeństwa informacyjnego i ochrony danych.

Przetwarzanie danych osobowych, a praca zdalna

Podstawowym zadaniem administratora, którym w tym przypadku może być na przykład pracodawca, polega na wdrożeniu środków technicznych zgodnych z RODO. Muszą one uwzględniać charakter, zakres i cel przetwarzania oraz uwzględniać ryzyka. Ważnym zdaniem z punkt widzenia administratora danych jest tu bieżąca aktualizacja, która swoim zasięgiem obejmować powinna analizę ryzyka związaną choćby ze zmianą formy wykonywania pracy – tak jak miało to miejsce w przypadku pracy zdalnej.

Jak pokazuje praktyka, wiele procedur dotyczących organizacji pracy zdalnej, z uwagi na dynamiczny rozwój pandemii, wdrażanych było bez dokonania właściwych analiz problematyki bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Doświadczenia przedsiębiorców na tym polu wielokrotnie wskazywały na realną zmianę sposobów przetwarzania danych i na wykorzystywanie do tego nowych narzędzi. Praca zdalna wymusiła na pracownikach szybkie zaadaptowanie do realizacji zadań środowiska zewnętrznego i nowych narzędzi wymiany plików czy choćby aplikacji służących celom komunikacyjnym. 

Dziś przedsiębiorstwa czy instytucje, które wdrożyły model pracy zdalnej, postanowiły nadal wykorzystywać go do realizacji zadań, czy dopiero planują jego zaimplementowanie, stoją w obliczu obowiązku przeprowadzenia procesu weryfikacji ryzyka, którego następstwem powinien być dobór właściwych narzędzi technicznych i organizacyjnych celem zapewnienia bezpieczeństwa informacji i ochrony danych.

Komunikacja i gromadzenie danych, a bezpieczeństwo informacji i ochrona danych w kontekście pracy zdalnej

Komunikacja to podstawowy element, który brany powinien być w kontekście bezpieczeństwa informacji i ochrony danych. Komunikowanie się w ramach przedsiębiorstw, organizacji czy instytucji przy zachowaniu minimum ryzyka to dziś wyzwanie dla wielu podmiotów. O ile w warunkach pracy stacjonarnej, kontakt z administratorem czy osobami odpowiedzialnymi za wsparcie techniczne jest relatywnie łatwy, o tyle w przypadku pracy zdalnej może być – i jak pokazuje praktyka często jest – znacznie utrudniony.

Podstawowym narzędziem wykorzystywanym do komunikacji jest poczta elektroniczna. Może być ona źródłem potencjalnych zagrożeń związanych z wyciekiem danych. Ataki phishingowe, hakerskie, próby wyłudzenia danych czy inne niebezpieczne zjawiska w kontekście pracy zdalnej mogą intensyfikować się wraz z upowszechnianiem się tej formy zatrudnienia. Dzieje się tak dlatego, że pracownik pracujący w określonej odległości od biura staje się potencjalnie łatwym celem.

Pracodawcy powinni w tym kontekście zadbać, by ich pracownicy odbyli odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Podstawą jest korzystanie ze służbowych skrzynek mailowych wygenerowanych przez specjalistów w środowisku świadczenia pracy. Absolutnie niedopuszczalne powinno być – co jednak wciąż ma miejsce – korzystanie z prywatnych kont e-mail. Pracownicy powinni zdobyć wiedzę, która pozwoli im rozpoznać zagrożenia i przeciwdziałać im. Mowa tu o szeregu absolutnie fundamentalnych zasad takich jak choćby zakaz otwierania wiadomości wysłanych z nieznanych lub podejrzanych adresów czy domen, zakaz pobierania załączników lub pobieraniem plików, które takie wiadomości zawierają czy wczytywanie linków niewiadomego pochodzenia. Przestrzeganie tych zasad może uchronić nas przed pobraniem choćby niebezpiecznego oprogramowania, które może doprowadzić do wycieku np. danych wrażliwych. Korzystanie z prywatnych skrzynek e-mail wiąże się także ze zwykle niższym poziomem zabezpieczeń, którymi dysponujemy w środowisku sieci domowej.

W wielu przypadkach – zarówno przy korzystaniu ze skrzynek e-mail jak i na przykład używania środowiska chmurowego – sprawdzoną metodą jest zamieszczanie możliwie najczęściej plików zaszyfrowanych. Należy przy tym pamiętać, że hasło nie powinno być przesłane tym samym kanałem, którym wysłany został plik.

W przypadku korzystania z rozwiązań chmurowych to na administratorze spoczywa obowiązek analizy i zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. Dlatego właśnie tak istotne jest, aby przed podjęciem decyzji o digitalizacji upewnić się, że wybrane przez nas narzędzie posiada odpowiedni poziom zabezpieczeń, który w sytuacji kryzysowej mógłby zapobiec wyciekowi danych czy ich utracie.

Bezpieczeństwo danych, a właściwy wybór urządzenia

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku skrzynek poczty elektronicznej, także korzystanie z urządzeń takich jak komputery, tablety czy telefony powinno odbywać wyłącznie przy użyciu sprzętu służbowego. Administrator powinien upewnić się, że urządzenia te zabezpieczone są silnymi hasłami lub uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Podjęcie decyzji o formule zdalnej jako o metodzie świadczenia pracy może być okazją do przeglądu zabezpieczeń i weryfikacji ich funkcjonalności.

Sprzęt służbowy powinien być zaopatrzony w możliwie najbardziej aktualne oprogramowanie, systemy tworzenia zapasowych kopii danych w czasie rzeczywistym czy zaktualizowany program antywirusowy. Sprzęt przeznaczony do pracy nie powinien być także wykorzystywany do spraw prywatnych.  Eksperci postulują także, aby pracownicy, po zakończeniu korzystania ze sprzętu służbowego, stosowali zasadę tak zwanego czystego biurka, polegającą na zablokowaniu dostępu do urządzenia po opuszczeniu swojego stanowiska. Podobne zasady dotyczą korzystania ze smartfonów, które – dzięki postępowi technologicznemu – z powodzeniem służyć mogą jako alternatywa dla standardowego sprzętu komputerowego. Pamiętać należy także, aby w przypadku korzystania z urządzeń służbowych, korzystać wyłącznie z zaufanych sieci. Dobrą metodą jest w tym przypadku także wdrożenie protokołu VPN. To szczególnie istotne w kontekście prób łączenia się z sieciami publicznymi. Eksperci radzą także, aby – mając wybór pomiędzy siecią publiczną, a możliwością udostępnienia internetu na przykład ze służbowego smartfona – skorzystać bezsprzecznie z drugiej opcji.

Bezpieczne zarządzanie dokumentacją papierową w kontekście pracy zdalnej

Eksperci z zakresu ochrony danych podkreślają, że potencjalnie niebezpiecznym działaniem może być niewłaściwe korzystanie z dokumentacji papierowej. O ile jest to możliwe, w kontekście pracy zdalnej zaniechać powinno się drukowania dokumentów. Dobrą praktyką jest także wykorzystywanie niszczarki lub przechowywanie dokumentacji w miejscach bezpiecznych. Także skanowanie powinno być odbywać się w sposób maksymalnie ograniczający możliwość wycieku informacji. Zaleca się, aby nie gromadzić w ten sposób zdigitalizowanych dokumentów w pamięci urządzeń przenośnych, a wyłącznie we wskazanym przez administratora środowisku chmurowym lub w pamięci zabezpieczonych dysków.

Podsumowanie

Pracodawcy, decydując się na pracę zdalną, powinni stworzyć pakiet dokumentów, które zawierać będą konieczne regulacje dotyczące organizacji pracy w formule zdalnej. Regulaminy określać powinny nie tylko zasady bezpieczeństwa opisane powyżej, ale także czas pracy, zasady raportowania, wskazane i zabronione metody komunikacji czy przesyłania i gromadzenia danych.

Kwestia ta dotyczy w szczególności branż, w których praca zdalna odgrywa i odgrywać będzie największą rolę, a więc w sektorze IT oraz e-commerce. Nie znaczy to jednak, że inne instytucje, przedsiębiorstwa czy organizacje zaniechać mają wdrażania procedur związanych z ochroną i bezpieczeństwem danych. Potrzeby w tym zakresie były, są i pozostaną znaczące. Gdy pod uwagę weźmiemy wyniki badania Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej zrealizowanego na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w ramach projektu Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej, zauważymy, że jeden na dziesięciu pracowników wykonuje swoje obowiązki właśnie w formule zdalnej, a aż ¾ wyraża opinię, że praca zdalna jest rozwiązaniem wskazanym nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Może to wieszczyć pewną zmianę względem okresu sprzed pandemii – efektem może być zauważalne przesunięcie formuły świadczenia pracy w kierunku pracy zdalnej. Wciąż także, jak wskazuje badanie ZPP, podnoszone są argumenty przemawiające za wdrażaniem zdalnej formuły świadczenia obowiązku pracy. 57 procent badanych wskazuje tu na oszczędność czasu, a 39 procent na oszczędność środków finansowych. Praca zdalna zwiększa też możliwości rekrutacyjne którymi dysponują pracodawcy, na co – jako niewątpliwą zaletę – wskazuje 54 procent respondentów. Znikają wówczas choćby bariery regionalne – także w kontekście zatrudniania pracowników spoza granic Polski. Aż 65 procent pytanych wskazało tu, że praca w formule zdalnej to także redukcja kosztów zatrudnienia dla pracodawcy.

Należy spodziewać się, że praca zdalna stawać się będzie – w myśl trendu globalizowania się procesów biznesowych – coraz bardziej obecna także na polskim rynku pracy. Stąd ustawowe sformalizowanie jej charakteru, nawet wyraźnie spóźnione, odczytane zostało przez środowiska pracowników i pracodawców jako działanie pożądane.

Zobacz: 28.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #3

Warszawa, 22 grudnia 2022 r. 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #2

POZYTYWNE I NEGATYWNE ASPEKTY PRACY ZDALNEJ WRAZ Z OCENĄ PROPONOWANYCH ROZWIĄZAŃ PRAWNYCH

Kluczowe tezy:

• Wszyscy uczestnicy webinarium jednoznacznie wskazywali, że w Polsce w ostatnich latach buduje się rynek pracownika. Firmy mają problem z pozyskaniem odpowiednich kadr. Praca zdalna daje szansę na aktywizacje niektórych grup zawodowych i umożliwia pozyskanie pracowników również poza lokalnym rynkiem;
• Uczestnicy webinarium odnosząc się do propozycji pracy zdalnej ujętych w projekcie nowelizacji Kodeksu pracy wskazywali, że taka aktywność ustawodawcy jest potrzebna (szczególnie przychylniej patrzą na to pracownicy i pracodawcy-rodzice). Przedsiębiorcy podnoszą jednak, że nowelizacja jest spóźniona, a normy prawne nie powinny kolidować z obowiązującą na rynku praktyką;
• Uczestnicy webinarium wskazują, że przepisy w zakresie kontroli pracy zdalnej pracownika oraz BHP są zbyt ogólne i nierealne do spełnienia ze względu na potencjalnie zbyt duże naruszenie strefy prywatnej pracownika oraz zbyt duże obciążenie pracodawcy kontrolowaniem pracowników.

Wstęp

W dniu 30 listopada 2022 r. odbyło się 2. webinarium poświęcone pracy zdalnej. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Celem webinarium było przedstawienie krótkiej analizy wyników badań przeprowadzonych w ramach projektu oraz skonfrontowanie ich z doświadczeniami i poglądami uczestników spotkania – przedsiębiorców, przedstawicieli urzędów pracy oraz pracowników. W trakcie dyskusji poruszono także kwestie proponowanych norm prawnych, które mają zostać wprowadzone do Kodeksu pracy[1]. Projekt ustawy został przyjęty przez Sejm i obecnie jest przedmiotem prac w Senacie.

Wnioski z badań ilościowych i jakościowych

Na wstępie webinarium przedstawione zostały najważniejsze wnioski z badania ilościowego i jakościowego ,,Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej” zrealizowanego przez spółkę Maison & Partners na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

W świetle analizy, pandemia spowodowała duży wzrost popularności pracy zdalnej. Pracownicy na ogół pozytywnie podchodzili do tego modelu, jednak szczególne zainteresowanie nim wykazywały osoby, które miały z nim styczność. 70% pracowników wskazuje na obopólne korzyści wynikające pracy zdalnej. Jako najczęstsze przykłady podaje się oszczędność czasu i paliwa dla pracowników oraz dostęp do szerszego rynku pracowników dla pracodawców. Największymi wadami pracy zdalnej według pracowników są wyższe koszty mediów domowych związanych w pracą w modelu zdalnym (wyższe opłaty za prąd, szybsze zużywanie się laptopów, telefonów) oraz negatywny wpływ na kontakty społeczne.

Jak pokazało badanie, co do zasady, pracownicy zdecydowanie są zwolennikami możliwości pracy w trybie zdalnym, tak pracodawcy są pod tym względem bardziej podzieleni. Jako główne negatywne czynniki wskazują na trudność z kontrolą pracownika, egzekwowaniem jego obowiązków oraz ogólny spadek efektywności pracy.

      Co więcej, pracodawcy zdecydowanie mniej pozytywnie wypowiadają się na temat proponowanych regulacji w zakresie nowelizacji Kodeksu pracy. Uważają, że propozycja ustawy jest spóźniona, a niektóre jej przepisy nie do wyegzekwowania. Generalnie panuje pogląd, że proponowane przepisy ,,umiejscowione” są w realiach pandemicznych (największych restrykcji w zakresie wykonywania działalności gospodarczej) i są głęboko niedostosowane do obecnej sytuacji na rynku. Pracownicy zdecydowanie apelują o ogólny i dyspozytywny charakter proponowanych norm prawnych (zdecydowanie sprzeciwiają się normom imperatywnym – wymuszającym na nich określone działania).

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej

Uczestnicy webinarium często wskazywali, że efektywność pracy zdalnej zależy od człowieka i branży. Jako przykład modelowych branż i osób dobrze działających w modelu zdalnym wskazywano IT oraz pracowników zajmujących się pracą z zakresu ,,nauk ścisłych”. Podkreślano również pozytywne nastawienie młodego pokolenia do pracy zdalnej. Młodzi zdecydowanie chętniej wykonują pracę zdalną, częściej oczekują jej od pracodawców, a jednocześnie potrafią być wydajni w tym modelu świadczenia usług.

Uczestnicy webinarium zauważyli, że efektywność może spaść z powodów warunków pracy w domu (dzieci, inne obowiązki). Praca zdalna wymaga zatem według nich większej umiejętności samokontroli i samoorganizacji. W trakcie pandemii wzrostowi efektywności pracowników nie pomagało zamknięcie szkół, a więc konieczność pracy i zajmowania się dziećmi praktycznie w tym samym czasie. Zdarzało się zatem, że jednocześnie w domu, a czasem w jednym pomieszczeniu, pracowało zdalnie dwoje dorosłych, którzy jednocześnie musieli się opiekować dziećmi (które również często uczyły się zdalnie). Dlatego też, w wielu przypadkach podczas pandemii zatarła się granica między pracą a obowiązkami domowymi. Po otwarciu szkół pracodawcy zauważyli natomiast wzrost efektywność. Wskazywano także, że w wielu przypadkach praca zdalna okazywała się bardziej efektywna z uwagi na brak rozpraszaczy organizacyjnych w biurze.

Wszyscy uczestnicy jednoznacznie wskazywali, że w Polsce w ostatnich latach buduje się rynek pracownika. Firmy mają problem z pozyskaniem odpowiednich kadr. Praca zdalna daje szansę na aktywizacje różnych grup zawodowych i na pozyskanie pracowników poza lokalnym rynkiem. Wskazywano, że szczególnie młode pokolenie szuka pracy zdalnej/hybrydowej. Zauważano jednak, że w niektórych branżach nie da się jednak w pełni wdrożyć takiego modelu pracy. Trudno bowiem wyobrazić sobie powszechne jego stosowanie w przemyśle, czy handlu bezpośrednim.

Opinia co do poszczególnych rozwiązań modelu pracy zdalnej w Kodeksie pracy

            Doświadczenia płynące z webinarium wskazują, że pracodawcy i pracownicy generalnie uważają, że wprowadzenie do Kodeksu pracy norm w zakresie pracy zdalnej jest potrzebne. Jednakże przedsiębiorcy zauważają, że nowelizacja jest spóźniona, a normy prawne nie powinny kolidować z obowiązującą praktyką na rynku.

            Zagadnienie, które w świetle wyników badań ZPP okazało się kontrowersyjne, jest pokrycie kosztów mediów przez pracodawcę. Obowiązek ten może przyjąć dwie formy – zapewnienie sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów mediów zużytych przez pracownika w domu (np. o koszty energii elektrycznej, czy łącza internetowego).

            Badanie wskazuje, że większość pracowników pozytywnie podchodzi do tej propozycji. Pracodawcy będący zwolennikami pracy zdalnej, mimo, że nie byli entuzjastami tych rozwiązań, to też nie sprzeciwiali się stanowczo tej propozycji. Natomiast generalni przeciwnicy modelu pracy zdalnej wyrażali stanowcze niezadowolenie dla tego rozwiązania.

Pracodawcy-uczestnicy webinarium zaznaczyli, że nie są gotowi na realizację tego przepisu prawnego z punktu widzenia infrastrukturalnego (umowy z operatorem itd.). Panował jednak powszechny konsensus, w ramach którego pracodawca powinien pokryć koszty wszystkich narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej, natomiast w przypadków kosztów mediów – tylko te ekstraordynaryjne, większe niż te, które pracownik i tak by zużył (np. jeżeli pracodawca wymaga posiada szybszego internetu niż pracownik posiada w domu bądź gdy praca zdalna wymaga szczególnie energochłonnych urządzeń elektrycznych, a nie zwykłego laptopa).

Choć członkowie webinarium uważają, że pracodawca powinien pokryć nadzwyczajnie zwiększone koszty mediów, to jednak zauważono, że np. koszty światła/prądu są z reguły marginalne (te kilkanaście złotych miesięcznie może zostać ujęte w wynagrodzeniu pracownika). Niemniej przy bardziej energochłonnych narzędziach pracy zdalnej rozliczenie powinno odbywać się na zasadzie ryczałtu. Wskazywano także na problem z weryfikacją ilości poboru prądu, internetu  itp. na cele służbowe i oddzieleniem ich od tych zużywanych w celach prywatnych.

            Kolejną kontrowersyjną kwestią zawartą w projekcie nowelizacji jest brak możliwości odmowy pracy zdalnej dla określonych grup społecznych (kobiety w ciąży, osoba wychowująca dzieci do lat 4), chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter pracy. W przeprowadzonym przez ZPP badaniu pracownicy generalnie pozytywnie oceniają tę propozycję (61% badanych). Pracodawcy w znacznej mierze byli przeciwni, choć pojawiały się również głosy poparcia dla tego rozwiązania, szczególnie wśród zwolenników pracy zdalnej.

Uczestnicy webinarium wskazywali, że obecnie proponowane brzmienie przepisu to w praktyce zmuszanie pracodawcy do określonych działań i stawianie go pod ścianą. Wskazywali na konieczność zachowania decyzji o zatwierdzeniu/odmowie pracy zdalnej w rękach pracodawcy. Odmowa udzielenia zgody na pracę zdalną ze względu na brak możliwości wykonywania jej w tym modelu uznali za rozwiązanie niewystarczające. Ważnym problemem wskazywanym przez uczestników webinariów jest kwestia efektywności i weryfikacji, czy rzeczywiście pracownik wykonuje swoje obowiązki.

W projekcie ustawy zagwarantowany jest mechanizm kontroli wykonywania obowiązków pracownika i warunków BHP w miejscu jego pracy zdalnej. Kontrola ta powinna być wykonywana przez pracodawcę. Uczestnicy webinarium oceniają ten przepis jednoznacznie źle, jako niemożliwy do zrealizowania w praktyce. Wskazują ponadto, że normy te niosą zbyt duże ryzyko naruszenia strefy prywatnej pracownika oraz stanowić będą zbyt duże obciążenie pracodawcy kontrolowaniem pracowników. Co istotne w badaniu ZPP liczne grono pracowników jest podobnego zdania.

Wskazywano również, że pracownicy nie będą zadowoleni z tego, że pracodawca będzie miał możliwość kontroli pracownika w jego własnym domu. Zwracano również uwagę, że dom nie musi być miejscem wykonywania pracy zdanej (może to być również np. kawiarnia). Pracodawcy wskazywali również na brak przepisów w zakresie tego, jak ma przebiegać rzeczona kontrola.

Kolejną ważną kwestią może okazać się ochrona danych osobowych. Prawdopodobieństwo wycieku danych w trakcie pracy zdalnej jest nieporównywalnie większe. Nie sposób oczekiwać od pracodawcy, aby tworzył etaty, jeździł i kontrolował pracę zdalną oraz przestrzeganie przepisów BHP wśród dużego grona pracowników zdalnych.

Niemniej kontrola pracy zdalnej przez niektórych jest uważana za możliwą – w końcu jest możliwość kontrolowania przez pracodawcę zwolnień lekarskich i unormowanie kontroli pracy zdalnej w ten sposób jest możliwą opcją. Natomiast kontrolowanie pracownika przez pracodawcę w zakresie BHP może okazać się zbyt skomplikowane.

Ostatnią kwestią poddaną dyskusji w ramach analizy rozwiązań w projekcie ustawy była praca zdalna na wniosek w postaci fakultatywnej możliwości udzielenia zgody na okazjonalną pracę zdalną pracownikowi (do 24 dni).

Proponowany przepis budzi kontrowersje wśród pracodawców. Przede wszystkim obawiają się oni nadmiernego wykorzystywania tej możliwości oraz stawiania ich przez pracowników niejako przed faktem dokonanym (np. wniosek o pracę zdalną na dany dzień, wysłany tego samego albo poprzedniego dnia w godzinach nocnych). Ponadto zauważano, że do pracy zdalnej można skierować wąskie grono osób pracujących biurowo. Wątpliwości budzi także forma wniosku, który może być złożony w postaci elektronicznej, co tym bardziej może sprzyjać żądaniom pracy zdalnej składanym niespodziewanie i na ostatnią chwilę.

Pracodawcy nadmieniali, że możliwość wykonywania pracy zdalnej to nie jest nowość – swoboda w tym zakresie zawsze istniała. Nie jest to zabronione. Sam przepis w swojej niedoskonałości (pracodawca zawsze może indywidualnie dojść do porozumienia z pracownikiem w tej kwestii) jest raczej sankcjonowaniem tego, że zawsze istniała możliwość dialogu.

Uczestnicy webinarium wskazywali również na zagrożenia – obawy, że pracownicy będą składać wnioski o 24 dni pracy zdalnej co roku w maksymalnym wymiarze oraz traktować to jako ,,przedłużenie urlopu”. Dodatkowo wskazywano, że uznaniowe przyznawanie pracy zdalnej może okazać się konfliktogenne, gdy jednym pracownikom udzieli się zgody, a innym z różnych względów (np. z powodu organizacji pracy) nie. Wszystko jednak wymaga dogadania się pracownika z pracodawcą.

Podsumowanie

Proponowane przepisy w zakresie pracy zdalnej budzą kontrowersje. Gdy mowa o ogólnych założeniach, konieczność jej uregulowania jest podkreślana zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Jednakże, gdy mowa jest o szczegółowych rozwiązań opinie stają się zdecydowanie bardziej podzielone. Pracodawcy biorący udział w webinarium wskazują, że regulacje ustawowe powinny być adekwatne do realiów rynkowych, nie powinny godzić w interesy pracodawców i pracowników oraz powinny stanowić pewnego rodzaju ramy sankcjonujące już istniejące rozwiązania, a nie mogą prowadzić do rewolucji.

[1] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.)

Zobacz: 22.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #2

Warszawa, 19 grudnia 2022 r. 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #1

POZYTYWNE I NEGATYWNE ASPEKTY PRACY ZDALNEJ WRAZ Z OCENĄ PROPONOWANYCH PRAWNYCH ROZWIĄZAŃ – PERSPEKTYWA URZĘDÓW I LOKALNYCH PRZEDSIĘBIORCÓW

Kluczowe tezy:

• większość uczestników tej części webinarium wskazywała na początkowe problemy organizacyjne pracy zdalnej oraz brak jasnych regulacji; początkowe problemy zostały jednak rozwiązane przez praktykę;
• dużym problemem w pracy zdalnej sektora usług publicznych było niedostosowanie narzędzi do pracy online; również klienci urzędów potrzebowali czasu na pozyskanie umiejętności cyfrowych, wiele osób rejestrowało się w aplikacji e-puap oraz pozyskiwało podpis elektroniczny do kontaktów z administracja publiczną;
• problemem w przejściu na pracę online był również brak możliwości bezpośredniej pomocy w przypadku pytań formalnych petenta, nie można było bezpośrednio pomagać przy np. wypełnianiu dokumentów, brakach w składanej dokumentacji, co wydłużało proces obsługi i powodowało konieczność poświęcenia większej ilości czasu na pojedynczą sprawę; problemem był też utrudniony kontakt telefoniczny urzędnik-petent;
• zdaniem wielu uczestników webinarium praca zdalna zaburza „work-life balance”;
• pandemia sprawiła, że ludzie częściej chcieli uregulować sprawy administarcyjno-urzędowe – ilość klientów urzędów w tym okresie wzrosła;
• trudności powodowały również warunki pracy w domu, zarówno problemy techniczne, jak i psychologiczne związane z izolacją, małą przestrzenią pracy, sprawami rodzinnymi;
• charakterystyczne dla pracy zdalnej były oszczędności czasu i pieniędzy na dojazdy do pracy i do klienta;
• praca zdalna charakteryzowała się też większą ilością rozmów telefonicznych;
• poprzez udogodnienia w obsłudze online ułatwiono dostęp do urzędów osobom niepełnosprawnym i matkom z dziećmi;
• kontakt telefoniczny i cyfrowy był dla niektórych bardziej stresujący – zwłaszcza dla seniorów;
• w urzędach pracy nie pojawiały się dodatkowe oferty pracy zdalnej, ale były oczekiwania staży w formie pracy zdalnej, co hamował brak ustawowych możliwości do ich wdrożenia;
• obecnie, gdy niemożliwe jest spotkanie osobiste usługodawca-usługobiorca łatwiej jest zaproponować spotkanie online niż przed pandemią, narzędzia do pracy na odległość stały się znacznie bardziej popularne;
• nawet gdy pracownik nie wykonuje pracy zdalnej komfortem jest, że może mieć możliwość jej wykonywania, gdy jest taka potrzeba.

Wstęp

W dniu 30 listopada 2022 r. odbyło się pierwsze z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone badania ilościowe, jak i jakościowe na grupie prawie 1100 pracowników pozyskując ich opinię na temat pracy zdalnej. Również zrealizowane zostały wywiady pogłębione na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno małe, jak i duże firmy. Następnie w cyklu 16 webinariów wyniki badań skonfrontowaliśmy z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów postaramy się wypracować rekomendację i przedstawić opinię zarówno pracodawców, jak i pracowników w zakresie pracy zdalnej.

Celem webinariów jest poznanie opinii jego uczestników na temat pracy zdalnej. W pierwszym spotkaniu rozmawialiśmy przede wszystkim z urzędnikami (pracownikami oraz osobami pełniącymi funkcje kierownicze w urzędach), ale także z lokalnymi przedsiębiorcami oraz lokalnymi organizacjami pracodawców.

Wnioski z badań ilościowych i jakościowych

Na samym początku webinarium przedstawione zostały najważniejsze wnioski z badania ilościowego i jakościowego ,,Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej” zrealizowanego przez spółkę Maison & Partners na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Z przeprowadzonych badań wynika, że 8 na 10 ankietowanych, którzy pracowali zdalnie w czasie pandemii, wróciło do pracy stacjonarnej. Niemniej jednak ilość osób, która wykonuje pracę zdalną, wciąż jest zdecydowanie wyższa niż przed okresem pandemii. Co więcej, praca zdalna jest bardzo ceniona przez samych pracowników. 3/4 pracowników uważa, że jest ona rozwiązaniem bardzo dobrym nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Natomiast 7 na 10 pracowników, szczególnie w grupie osób, które pracowały wcześniej zdalnie uważa, że ta forma wykonywania obowiązków przynosi korzyści nie tylko im, ale również pracodawcy.

Z kolei w przypadku badania jakościowego przeprowadzonego na pracodawcach byli zarówno zwolennicy, jak i przeciwnicy pracy zdalnej. Część z ankietowanych przedsiębiorców wskazywała, że faktycznie praca zdalna jest tak samo efektywna, a czasami nawet bardziej niż praca stacjonarna. Firmy te chętnie ją chwalą i stosują nawet w obecnym czasie. Natomiast istnieje również istotna grupa pracodawców, którzy mają negatywne doświadczenia z zastosowaniem pracy zdalnej.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej.

Należy mieć na uwadze, że regiony mniej zurbanizowane mają zupełnie inną specyfikę niż na przykład aglomeracje, gdzie jest wysoce rozwinięty sektor BPO, (czyli Business Process Outsourcing) tam więc  praca zdalna ma dobry grunt i trwa do dziś. Natomiast poza miastami sektor BPO owszem jest, ale nie jest aż tak znaczący na rynku.

Sukces  pracy zdalnej zależy od rodzaju działalności gospodarczej i tak w przypadku firmy produkcyjnej, trudno przerzucić produkcję na pracę zdalną. W zakładzie produkcyjnym, gdzie jest potrzebna osoba na danym stanowisku, czy też w punktach handlowych, w których sprzedawca musi zapakować towar trudno mówić o możliwości wykonywania pracy zdalnie. Wskazano natomiast, że model ten sprawdził się w kancelariach, firmach marketingowych, czy reklamowych. W księgowości na przykład nie ma przeciwwskazań do obsługi zdalnej. Również branża IT według uczestników webinarium jest bardzo odporna na restrykcje pandemiczne i praca online nie stanowi tam problemu.

Należy zwrócić uwagę, że pomimo funkcjonowania e-pułapów i urzędów cyfrowych, są pewne usługi których w urzędach zdalnie wykonać nie można. Urzędnicy mają jednak obawy, że ze względu na oszczędności mogące wynikać z wyprowadzenia pracowników poza siedzibę urzędu, ktoś wpadnie na pomysł, żeby wprowadzić na stałe pracę zdalną w urzędach.

W urzędach pracy co do zasady nie pojawiają się oferty, które dotyczą tylko pracy zdalnej, natomiast są określone stanowiska, które umożliwiają jej wykonywanie. Poszukujący pracy natomiast bardzo chętnie skorzystaliby z modelu hybrydowego bądź zdalnego, żeby obniżyć koszty dojazdu. Szczególnie, że wynagrodzenia nie rekompensują im tych kosztów. Są stanowiska takie, które pozwalają na wykonywanie pracy zdalnej, ale zastosowanie takiej możliwości zależy od uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą.

Co ważne oferty pracy, które przyjmuje urząd pracy, muszą być ofertami zgodnymi z zapisami kodeksu pracy, czyli pracą, która spełnia te określone warunki. Jeżeli praca zdalna nie będzie spełniała wszystkich kryteriów zawartych w kodeksie pracy, to taka oferta się nie pojawi. Przedsiębiorcy którzy korzystali z zatrudnienia poprzez formę aktywnego wsparcia przez urząd pracy nie mieli możliwości, żeby ich pracownicy przeszli na pracę zdalną.

Urzędy pracy odnotowały oczekiwania przedsiębiorców co do staży w formie pracy zdalnej. Jednak tutaj brakuje rozwiązań ustawowych, ponieważ interpretacja Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wskazuje, że na stażysta musi mieć bezpośredni dostęp do opiekuna i to właśnie uniemożliwia obecnie realizację stażu w formie zdalnej. Dlatego też wnioski przedsiębiorców dotyczące finansowania pracy stażystów działających zdalnie, które wpłynęły bez konsultacji z urzędnikami, wzbudzały wątpliwości w zakresie racjonalności wydatkowania środków publicznych.

Jeden z przedsiębiorców, który oferuje usługi z branży zdrowotnej część zadań mógł wykonywać w formie online, a część wymagała kontaktu fizycznego z klientem i nie była w czasach ścisłej pandemii oferowana. Przez pierwsze 3 miesiące pandemii praca online była realizowana planowo, jednakże gdy zniknęły obostrzenia usługobiorcy woleli kontakt osobisty i cenili go sobie. Jeżeli chodzi natomiast o konsultacje usług online z klientami zagranicznymi tu nie było zmiany. Co ciekawe pandemia spowodowała pewną elastyczność pracy, np. obecnie odwołaną wizytę można zrealizować online w tych samych godzinach.

„Work Life Balance”, a wyłączenie cyfrowe

Wśród uczestników webinarium pojawiły się zdania, że praca zdalna zaburza „work life balance”, który jest niezbędny do normalnego życia. Pracownicy niektórych urzędów musieli informować o rozpoczęciu i zakończeniu pracy zdalnej. Jednocześnie po godzinach pracy przychodziły maile bądź dzwonił służbowy telefon, co powodowało, że pod wpływem poczucia obowiązku wracali do pracy już po formalnym jej zakończeniu. Wtedy praca przeciągała się do późnych godzin.

Są urzędnicy, którzy do dziś wykonują obowiązki w formie zdalnej. Są to osoby, które pracują głównie z aktami prawnymi. Ich obecność w biurze nie jest konieczna. Zdalnie pracują również osoby o obniżonej odporności, zmagające się z chorobami. Osoby te do pracy w formie stacjonarnej nie wróciły po zakończeniu pandemii. Otrzymały jednak niezbędne narzędzia, jak telefony służbowe. Jest z nimi stały kontakt mailowy i telefoniczny.

Praca urzędnika według uczestników webinarium opiera się na relacjach. Co do zasady, klient przychodzi do urzędu, aby uzyskać decyzję. Osobisty kontakt umożliwia uzyskanie podpowiedzi od urzędnika w kwestiach formalnych. Wiele osób preferuje kontakt osobisty, zwłaszcza osoby starsze, które wolą papierową formę komunikacji. Pokolenie „Z” ma w tym względzie zupełnie inne podejście od pokolenia starszego, oni są przyzwyczajeni do stosowania technologii cyfrowych i przeważnie są one dla nich całkowicie naturalne.

W czasie pandemii w urzędach musiała być zabezpieczona praca referatów i w zależności od intensywności zachorowań, przynajmniej jedna osoba w referacie musiała zostać w biurze. Zdarzały się sytuacje, ze całe wydziały były zamknięte z uwagi na zachorowanie całego personelu. Ale na przykład wydziały ds. meldunków musiały działać, bo ludzie cały czas się  meldowali. Ciekawym jest, że wzmożony ruch w referacie, sprawiał wrażenie, że ludzie starali się uregulować swoje sprawy meldunkowe, przychodzili częściej niż przed pandemią. W związku z tym, że była sytuacja covidowa, czyli pewien stan zagrożenia zaczęli porządkować swoje sprawy formalne.

Kolejną kwestią jest to, że też osoby, które są obsługiwane przez urzędy zostały pozbawione możliwości bezpośredniego skonsultowania się. Mniejsi przedsiębiorcy, których obsługują urzędy często nie mają pełnej wiedzy odnośnie dokumentów rozliczeniowych. Zdarzało się, że w trakcie pracy zdalnej ciężko było wytłumaczyć klientom urzędów telefonicznie lub online potrzebę poprawienia pewnych dokumentów, czy ewentualnych niezgodności. W momencie kontaktu bezpośredniego jest taka możliwość, żeby „pokazać pewne rzeczy palcem” i omówić drobne szczegóły. Przy pracy zdalnej pojawia się pewien szum informacyjny, który był utrudnieniem. Uczestnicy webinarium stwierdzili, że praca zdalna nie jest w pełni w stanie zastąpić bezpośredniego kontaktu.

Wśród przedsiębiorców biorących udział w webinarium pojawiały się głosy, że w czasie pandemii oni i ich pracownicy w pewnym momencie mieli już dość pracy zdalnej i potkań online:

„No nie róbcie już więcej webinariów, ponieważ już mamy tego naprawdę po dziurki w nosie. Nas praca zdalna gdzieś tam już w tym momencie przerosła, ponieważ jesteśmy do niej zmuszani. Siedzimy wszyscy w domu, wolimy poczekać, aż restrykcje zostaną zniesione i spotkamy się na żywo”.

Z zebranych doświadczeń wynikało, że przedsiębiorcy woleli wyjść, spotkać się na żywo i wrócić do normalności. Jeżeli chodzi o doświadczenia z przeprowadzanych wideokonferencji ciekawym było stwierdzenie jednego z uczestników webinarium, że podczas pandemii w tle wideokonferencji, często płakało jakieś dziecko i zdecydowanie trudno było wielu osobom godzić obowiązki domowe z pracą.

Ciekawym zjawiskiem odnotowanym na webinarium jest niechęć osób starszych do pracy z domu i chęć jak najszybszego powrotu do pracy stacjonarnej (firmy, urzędu). Osoby starsze pracujące w urzędach są zazwyczaj ludźmi o bardzo dużej wiedzy, posiadającymi odpowiednie uprawnienia do pracy na danym stanowisku. Młodsi z podobnymi uprawnieniami nie są zainteresowani pracą w urzędzie. Wprowadzając pracę zdalną przełożeni tych osób starają się tak organizować pracę „żeby wilk był syty i owca cała” i te osoby, które chciały i chcą pracować stacjonarnie, właśnie tak pracują.

Pokolenie, które teraz wchodzi na rynek pracy ceni sobie niezależność. Praca hybrydowa czy zdalna jest dla nich ważna. Dziś w niektórych sektorach, jeżeli firma nie oferuje pracy zdalnej lub hybrydowej staje się nieatrakcyjna dla poszukujących pracy. Teraz już szukając zatrudnienia jednym z priorytetów jest to, czy firma oferuje pracę w systemie hybrydowym bądź zdalnym. Dotyczy głównie jednak tego młodszego pokolenia – „Z”, czy też „Millenialsów”, bo oni są przyzwyczajeni do życia z technologią. Jest to pokolenie, które wkracza na rynek. Osoby te mają dużą wiedzę o technologii, już na poziomie studiów pracują online, wysyłają projekty. Duże przywiązanie do pracy zdalnej widać też w firmach reklamowych, branży BPO branży IT, centrach rozliczeń. W tych branżach wszystko można zrobić online, to jest dla nich absolutnie normalne. W urzędzie jest poczucie, że powinno się być na miejscu dopóki można.

Wskazać należy, że preferencje odnośnie wykonywania pracy zdalnej bądź stacjonarnej są bardzo indywidualne. Uczestnik webinarium będący przedsiębiorcą stwierdził, że woli pracę w zakładzie, uwielbia w nim przybywać. To jest absolutnie jego oaza i woli model stacjonarny bez dwóch zdań. Ma też małe dziecko i trudno mu się odnaleźć w domu i zorganizować sobie wszystko. Branża w której działa ten przedsiębiorca, pozwala mu wszystko sobie poukładać, by odnaleźć się w takim właśnie modelu.

Przeniesienie administracji i usług do świata online z perspektywy urzędu pracy

W momencie wybuchu pandemii urzędy pracy ograniczyły swobodę spotkań z przedsiębiorcami, którzy tej pomocy jednak potrzebowali, nie mówiąc już o osobach bezrobotnych. Natomiast urzędy nie były gotowe na to, żeby obsługiwać klientów online. Po jakimś czasie umożliwiono składanie wniosków w trybie on-line.

Czynnikiem, który rozwinął sposób kontaktu z przedsiębiorcami było to, że masa przedsiębiorców zaczęła rejestrować profile zaufane i podpisy elektroniczne. Przedsiębiorcy musieli się pewnych rzeczy nauczyć i to z czasem po prostu następowało. Dużym krokiem w przód była możliwość weryfikacji zaświadczeń w trybie online, którą wprowadził ZUS. Było to w swoim czasie pionierskie rozwiązanie. Przedsiębiorcy mieli ogromne problemy, żeby nam udostępnić pliki z podpisem elektronicznym. Z czasem coraz więcej wniosków napływało do urzędów online. To było duże ułatwienie. Problemem było natomiast to, że urzędy pracy są zdecentralizowane, a natomiast sam system jest już scentralizowany – jeżeli chodzi o strony internetowe i cały system elektronicznego obiegu dokumentów. Czyli jeżeli ktoś chciałby złożyć wniosek to urzędnik nie ma do niego dostępu i nie może go w żaden sposób edytować. To mocno utrudniło realizację pewnych spraw.

Urzędy w czasie pandemii zorganizowały pracę w większości z wykorzystaniem łącza telefonicznego. Były to rozmowy bezpośrednie z osobami z niepełnosprawnością, matkami które opiekowały się dziećmi. W tym czasie były bardzo przeciążone te linie telefoniczne. Uczestnik webinarium stwierdził, że biorąc pod uwagę kwartał, te połączenia w danym urzędzie można policzyć w dziesiątkach tysięcy.

Problemem z pewnością było to, że nie wszyscy (szczególnie osoby starsze) potrafią się odnaleźć w rzeczywistości technologicznej. Niektórzy po prostu nawet nie mają komputera, nie mają dostępu do Internetu. Ze strony urzędników była gotowość prowadzenia wsparcia dla osób potrzebujących.

Zapewnienie narzędzi i warunków pracy w domu

Na jakość pracy zdalnej wpływa wiele czynników m. in. sytuacja rodzinna danej osoby. Niektórzy nie mogą wykonywać pracy zdalnej z uwagi na warunki: brak sprawnego łącza internetowego, umiejętności posługiwania się komputerem, radzenia sobie ze stresem. Podczas wideokonferencji wiele osób nie mogło się połączyć. To była bardzo stresująca sytuacja. Pandemia spowodowała weryfikację umiejętności adaptacyjnych. Były tez osoby którym praca zdalna nie sprawiała problemów. Ważne w tym trudnym czasie braku relacji z drugą osobą, były umiejętności interpersonalne, empatia, umiejętność prowadzenia rozmów z klientem.

Urzędnicy są zdania, że jeżeli chodzi o kwestie sprzętowe, było u nich gorzej niż w sektorze prywatnym, bo nie każdy urzędnik ma laptopa. W tej chwili to się zmieniło. Zmiany wymusiła pandemia. Problem pojawiał się, też kiedy faktycznie osoba miała jedynie komputer stacjonarny i musiała go zabrać do domu.

Głównym wskazywanym problemem okazała się przede dostępność komputerów. Kolejnym problemem był brak możliwości dostarczenia dokumentacji w formie elektronicznej. Nie było też możliwości, żeby pracownicy brali dokumenty do domu, chociażby ze względu na bezpieczeństwo danych.

Ogólnym problemem był brak możliwości materialnego zapewnienia środków, który paraliżował pracę zdalną. Kierownictwo, często starało się wysłać na pracę zdalna tych pracowników, którzy choćby mieli laptopa.

Uczestnicy wskazali również problem zapewnienia tych samych warunków co w pracy tj. np. środków czystości, prądu, czy choćby kawy i herbaty. Podczas pracy z domu, korzysta się ze swojego prądu, swoich środków czystości. Do tego dochodzą wypadki w domu, które na pewno się zdarzają jednak nie wiadomo, czy traktować je jako wypadki przy pracy. Nie wszystkie stanowiska w domu są dostosowane do wymogów BHP, które obowiązują w zakładach pracy, czy w urzędach. Pojawiały się głosy które stwierdzały, że absolutnie praca zdalna powinna być wpisana w kodeksie jako forma wykonywania pracy, gdyż prąd i przysłowiowy papier toaletowy powinny być przez pracodawcę zapewniane. W firmach prywatnych, gdzie pracownicy mają „chillzony”, „playzony”, pół darmowe obiady, kawę, czekoladę itd. powinny być rekompensowane ich braki w czasie pracy zdalnej.

Z drugiej strony niebagatelne są oszczędności związane z dojazdami, które z pewnością pracodawcy stawiają jako kontrargument dla żądania rekompensat kosztów, czy strat poniesionych przez pracowników.

Osoby, które od lat pracują w formie zdalnej, o najwyższym możliwym wynagrodzeniu, czyli wszelkiego rodzaju analitycy biznesowi, analitycy internetowi, programiści – są przystosowani do tego. Natomiast w przypadku urzędników większość z nich mieszka na małej przestrzeni. Powoduje to, że pojawia się nawet tak prozaiczna kwestia, jak skręcenie nogi w przedpokoju, kiedy się idzie zrobić herbatę. Taka kwestia bezpieczeństwa pracy musiałaby być rozwiązana w projektowanych przepisach.

Wiele zgłoszeń, czy wniosków przyjmuje się dziś na oświadczenie, także przy składaniu dokumentów w urzędzie. Zakłada się, że człowiek jest dorosły i zna swoje prawa, tym bardziej się tego wymaga od funkcjonariusza publicznego. Biorący udział w webinarium zgodzili się, że podpis pracownika pod oświadczeniem, że zapewnia sobie tutaj właściwe warunki pracy i że zobowiązuje się przestrzegać na pracy zdalnej regulaminu pracy, powinien być wiążący. Niemniej jednak występują obawy, że w naszym systemie prawnym będzie to powodowało nadużycia po obu stronach. W jednym z urzędów kwestie czasu i miejsca wykonywania pracy rozwiązane były tak, że pracownicy mieli tabelę, w którą wpisywali, co robią w danej chwili. W momencie kiedy ktoś opuszczał stanowisko pisał, że opuszcza stanowisko pracy w konkretnym celu. Według uczestnika webinarium pomagało. Poza tym wskazano, że praca zazwyczaj jest normowana godzinowo, więc wypadki przy pracy zdalnej powinny być tylko w godzinach pracy.

Podsumowanie

Pandemia i w konsekwencji funkcjonująca obecnie praca zdalna pokazały, jak trudno było w początkowym jej okresie odnaleźć się pracownikom i pracodawcom. Stresujące było nieuregulowanie wielu kwestii oraz samodzielne radzenie sobie z nimi przełożonych i pracowników od których wymagano zachowań nie występujących w kodeksie pracy. Do tego zburzone zostały godziny pracy w urzędach i przedsiębiorstwach, co było ogromnym wyzwaniem dla psychiki pracowników. Jednak z czasem praktyka pokazała, jak bardzo przystosowaliśmy się do nowych warunków. Urzędy oraz przedsiębiorcy przenieśli się do świata online, gdzie zniwelowano wiele barier formalnych. Zdobyte doświadczenia pokazały czego w dalszej kolejności potrzebują pracownicy i pracodawcy i w jakim kierunku powinno zmierzać uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy.

Zobacz: 19.12.2022 Raport: Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #1