Warszawa, 29 marca 2023 r. 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #16
NAJWAŻNIEJSZE DOŚWIADCZENIA ZEBRANE W TRAKCIE WEBINARIÓW

• Praca zdalna jest ceniona przez zdecydowaną większość pracowników. Opinie pracodawców są podzielone i zależą w dużej mierze od ich doświadczeń z okresu pandemii.
• Praca zdalna przynosi pracownikom wiele korzyści, najczęściej wskazują oni na oszczędność czasu i pieniędzy w związku z dojazdami do siedziby firmy.
• Nie zawsze praca zdalna jest rozwiązaniem dobrym. Część pracowników rezygnuje z tej możliwości, nawet jeśli pracodawca ją oferuje. Utrudnić jej wykonywanie mogą także warunki lokalowe i rodzinne danej osoby.
• Nowe rozwiązania prawne są w wielu aspektach krytykowane przez przedsiębiorców. Wielu z nich deklaruje chęć odejścia od tego modelu i powrotu pracowników do biur.
• Od początku pandemii w urzędach doszło do dużej rewolucji. Pojawiły się rozwiązania i narzędzia umożliwiające stosowanie pracy zdalnej przynajmniej dla części pracowników. Wciąż jednak cyfryzacja administracji publicznej jest wyzwaniem. Podobnie jak kwestia popularyzacji narzędzi do kontaktu obywateli z urzędem, jak ePUAP.
• Praca zdalna w polskich uczelniach jest ma pozytywne i negatywne aspekty. Wciąż potrzebne są szkolenia z wykorzystania narzędzi komunikacji na odległość dla kadry dydaktycznej. Ponadto kontakt ze studentami, szczególnie, gdy nie mają oni włączonych kamer jest utrudniony. Niemniej jednak zdalna nauka jest również dużą szansą na zwiększenie dostępu do edukacji, szczególnie dla osób z małych miejscowości i nie posiadających budżetu umożliwiającego podjęcie studiów w dużym mieście.
• Wyzwaniem w pracy zdalnej jest także kwestia bezpieczeństwa informacji. Uczestnicy webinarium podnoszą, że ryzyko wycieku danych, również tych wrażliwych, w tym modelu pracy jest dużo wyższe.
• Zaletą pracy zdalnej jest zwiększenie elastyczności tradycyjnego modelu świadczenia pracy na postawie przepisów kodeksowych.

Wstęp

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców prowadzi projekt „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej.”, który finansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach projektu przeprowadzone zostały badania ilościowe na grupie blisko 1100 pracowników oraz jakościowe w postaci wywiadów pogłębionych na grupie 16 pracodawców. Projekt ma na celu poznanie opinii obu stron stosunku pracy, zebranie doświadczeń i wypracowanie rekomendacji w zakresie praktyki stosowania pracy zdalnej, jaki i zaproponowanie możliwych zmian prawnych mogących wpłynąć na dostosowanie norm do oczekiwań rynku.

W ramach projektu prowadzone były także webinaria, w których ZPP spotykało się z przedsiębiorcami, pracownikami, związkami zawodowymi, ekspertami rynku, psychologami i  wieloma innymi podmiotami, aby omówić poszczególne zagadnienia dotyczące pracy zdalnej. Ostanie, szesnaste z cyklu webinariów, odbyło się 16 stycznia 2023 r. i miało w znacznej mierze charakter podsumowujący dotychczasowe doświadczenia.

Praca zdalna jest doceniana przez pracowników

Przeprowadzone przez ZPP badania ilościowe wskazują, że pracownicy niezwykle cenią sobie pracę zdalną. Trzy czwarte z nich uważa, że jest to dobre rozwiązanie nie tylko w sytuacjach kryzysowych. Siedmiu na dziesięciu pracowników, szczególnie w grupie osób, które w ostatnich miesiącach pracowały zdalnie, uważa, że ta forma wykonywania obowiązków przynosi korzyść zarówno im, jak i pracodawcy. Natomiast aż 60% Polaków chcących pracować zdalnie rozważyłaby zmianę pracodawcy, a aż 47% przekwalifikowanie, jeżeli wiązałoby się to z możliwością uzyskania lepszych warunków świadczenia swoich usług na odległość. Bez wątpienia pokazuje to, jak bardzo praca zdalna ceniona jest przez osoby, które miały możliwość ją wykonywać. W sytuacji, gdy mamy tak zwany „rynek pracownika”, a więc gdy przedsiębiorcy w wielu branżach mają problem z zatrudnieniem nowych osób, praca zdalna może być dodatkową zachętą, która będzie czynić daną ofertę bardziej atrakcyjną. Ponadto pracodawcom dzięki niej łatwiej jest wyjść poza lokalny rynek.

Goście webinarium podkreślali, że jedną z głównych przyczyn popularności pracy zdalnej wśród pracowników jest z pewnością oszczędność czasu i pieniędzy w związku z brakiem konieczności dojazdów do siedziby firmy. Problem ten jest szczególnie uciążliwy w dużych miastach, w których dojazd w jedną stronę dla wielu osób zajmuje czasem ponad godzinę czasu. Wiele osób korzysta z braku konieczności dojazdu do biura i przenosi się do mniejszych miejscowości, co pozwala im uniknąć coraz bardziej rosnących cen zakupu i najmu nieruchomości. Ci pracownicy wciąż mogą być zatrudnieni w tej samej firmie, świadcząc jednak pracę na odległość.

Niezwykle ważną korzyścią pracy zdalnej jest także umożliwienie aktywizacji zawodowej osób, które dotychczas miały trudności ze znalezieniem zatrudnienia. Szczególnie kwestia ta dotyczy rodziców, opiekunów osób niepełnosprawnych, jak i samych osób dotkniętych niepełnosprawnościami. Rodzice dzięki wykonywaniu obowiązków służbowych we własnym domu mogą jednocześnie opiekować się dziećmi. Dla osób niepełnosprawnych z kolei praca z domu oznacza brak konieczności np. pokonania licznych barier architektonicznych, które często stanowią bardzo poważną przeszkodę w drodze do siedziby pracodawcy.

Z pewnością warto również podkreślić to, że choć praca zdalna nie jest możliwa do wykonywania w każdej branży, to z pewnością „pracownicy wiedzy” mogą na niej wiele skorzystać.

Kolejne ważne wnioski wskazują na to, że najlepiej przyjmowana jest praca hybrydowa z przewagą formy zdalnej. Umożliwia ona połączenie komfortu i korzyści wynikających ze świadczenia pracy na odległość z zachowaniem kontaktów z innymi pracownikami i firmą.

Praca zdalna nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem

Jedną z najważniejszych wad pracy zdalnej wskazywanych w trakcie webinariów jest ograniczenie kontaktów międzyludzkich. Istnieje grupa osób, która świetnie czuje się w środowisku zawodowym, czują się docenieni i spełnieni. W miejscach pracy nawiązywane są często bliskie relacje przyjacielskie i ich ograniczenie spowodowane przejściem na pracę zdalną nie zawsze jest pozytywnie odbierane przez pracowników. W badaniu przeprowadzonym przez ZPP grupa osób, która ma możliwość wykonywania pracy zdalnie, a mimo tego nie chce tego robić wynosi około 5% badanych. Dowodzą tego również odpowiedzi na pytania dotyczące zalet i wad pracy zdalnej. Kwestia godzenia życia zawodowego z prywatnym była często wskazywana jako zaleta, ale przez dużą część pracowników była uważana z kolei za wadę pracy zdalnej. Z pewnością wynika to z różnic między poszczególnymi osobami, ich indywidualnych cech charakteru i predyspozycji.

Goście webinarium ZPP wskazują, że praca zdalna wiąże się z koniecznością posiadania przez pracownika dużej samodyscypliny, szczególnie jeśli mamy wyznaczony konkretny czas pracy. Często okazuje się, że obowiązki domowe zaczynają poważnie kolidować ze służbowymi, co czasem wynika nawet z presji rodziny. Bywa, że domownicy oczekują od pracowników zdalnych, by posprzątali mieszkanie, zrobili obiad, czy wyszli na zakupy w godzinach pracy. Osoby te nie do końca zdają sobie sprawę, że jednak partner, czy partnerka są w tym czasie w pracy. Nie bez znaczenia mogą okazać się takie kwestie jak to, czy w mieszkaniu obok nie trwa remont, który może zakłócać bądź całkowicie uniemożliwiać wykonywanie obowiązków. Także praca zdalna wymaga nie tylko odpowiednich cech osobistych, ale taż lokalowych i rodzinnych.

Istotną wadą pracy zdalnej może być także sam kontakt za pośrednictwem środków komunikacji. Wymaga to z pewnością odpowiednich umiejętności technicznych. Ważne jest, by pracownicy, którzy mają z tym problem posiadali dostęp do odpowiednich szkoleń, gdyż nieefektywne korzystanie z narzędzi technicznych może przełożyć się również na rezultaty pracy. Ponadto ograniczona jest nasza mowa ciała, przez co nasza relacja z kontrahentami i klientami może być w pewien sposób nienaturalna – mechaniczna.

Kolejną problematyczną kwestią jest bezpieczeństwo i higiena pracy. Obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków BHP co prawda spoczywa na pracodawcy, jednak w przypadku pracy zdalnej w praktyce, to pracownik będzie musiał być odpowiednio zmotywowany do przestrzegania tych zasad. Brak odpowiedniej higieny, właściwie zorganizowanego miejsca pracy, robienia krótkich przerw przy korzystaniu z komputera itp. może odbić się na samopoczuciu i zdrowiu pracownika, a nawet prowadzić do wypadków.

Niedostosowanie przepisów do oczekiwań pracodawców

Jednym z ważniejszych zarzutów pojawiających się ze strony pracodawców w zakresie pracy zdalnej jest niedostosowanie nowych przepisów do potrzeb rynku. Wskazać bowiem należy, że w wielu firmach doskonale poradzono sobie ze stosowaniem pracy zdalnej i hybrydowej w praktyce. Powstały liczne dobre praktyki w tym zakresie.

W wielu przedsiębiorstwach, na przykład w sektorze bankowym, standardem stało się, że pracownicy biurowi pracują hybrydowo z  przewagą formy zdalnej. Przychodzą do biur na zmianę np. 8 dni w ciągu miesiąca. Jedną z obaw, które zaobserwowano w trakcie webinariów jest to, że przywileje części pracowników (kobiet w ciąży, rodziców dzieci do 4 roku życia, opiekunów osób niepełnosprawnych), są wadą dla innych osób. W sytuacji, gdy uprzywilejowane osoby złożą wnioski o pracę zdalną, a pracodawca będzie musiał je uwzględnić, to ktoś będzie musiał w tym czasie zastąpić te osoby w biurze. Oznacza to, że wiele osób będzie musiało częściej przychodzić do biur, albo wrócić do nich na stałe, a to stwarza ryzyko sytuacji konfliktowych.

Bardzo istotną kwestią podnoszoną w trakcie webinariów była także problematyka zwrotu kosztów pracy zdalnej. Pracodawcy podkreślali, że korzystając z tej formy zatrudnienia pracownicy nie ponoszą przede wszystkim kosztów dojazdu do pracy, a oszczędności z tego tytułu są większe, niż wydatki na energię elektryczną, czy internet niezbędne do wykonywania czynności służbowych na odległość. Wydatki te są ponadto trudne do jednoznacznego oszacowania i raczej niewielkie, natomiast pojawiające się roszczenia ze strony samych pracowników, czy reprezentujących ich związków są dla wielu firm nie do zaakceptowania. Sytuacja ta może doprowadzić wielu przedsiębiorców, szczególnie tych mających problem z rentownością na skutek obecnego kryzysu, do wycofywania się ze zdalnego modelu pracy.

Praca zdalna w urzędach

Warto również zwrócić uwagę na stałą potrzebę dostosowywania instytucji publicznych do pracy zdalnej. Obecnie istnieją już rozwiązania, które w sposób znaczący ją ułatwiają – między innymi elektroniczny obieg dokumentów, czy też popularne aplikacje do kontaktu z urzędami, jak np. ePUAP. Największe problemy istniały w początkowym okresie pandemii, gdy wielu pracowników nie mając dostępu do laptopów musiało zabierać ciężkie komputery stacjonarne wraz z monitorami i szukać dla nich miejsca we własnym mieszkaniu. Choć obecnie sytuacja znacząco się poprawiła, to wciąż praca zdalna wymaga w instytucjach publicznych inwestycji w sprzęt – wciąż nie wszędzie powszechnie dostępne są choćby laptopy, jak i w odpowiednie oprogramowanie. Nowe przepisy będą nakładały na pracodawcę obowiązek zapewnienia środków technicznych do pracy zdalnej, a więc pracownik co do zasady powinien zostać wyposażony w sprzęt komputerowy, nie zaś korzystać z własnego. Bardzo ważne jest także dalsze rozwijanie cyfryzacji administracji, upraszanie systemów, większej ich integracji. W parze z tym powinno iść rozwijanie kompetencji cyfrowych pracowników administracji.

Praca zdalna na uczelniach

Również praca zdalna na uczelniach wiązała się z podobnymi problemami, jak w urzędach. Nauczyciele akademiccy musieli bowiem przestawić się z realizacji tradycyjnych zajęć ze studentami, na zajęcia online. Nie wszyscy sobie z tym dobrze radzili, zarówno od strony organizacji samych zajęć, jak i od strony umiejętności technicznych. Stąd potrzebne były i nadal są odpowiednie szkolenia. Zajęcia online często spotykają się z zarzutem ze strony studentów dotyczącym ich niższej wartości merytorycznej, a z kolei po stronie wykładowców, że nie są włączane kamery, a często w praktyce na zajęciach mimo zalogowania wielu osób, słuchaczy jest kilku (o ile są obecni w ogóle).

Kolejnym ważnym problemem w nauce zdalnej jest też to, że za pośrednictwem zdalnych metod nauczania trudno jest przekazać umiejętności praktyczne w wielu zawodach. O ile bez problemu można nauczać programowania online, to trudno jest np. uczyć pielęgniarki wykonywania zastrzyków. Podobnie zatem jak nie wszystkie zawody mogą być wykonywane zdalnie, tak nie wszystkich potrzebnych umiejętności na studiach można nauczać online.

Niemniej jednak nauka zdalna na uczelniach to duża szansa na dostęp do edukacji dla mieszkańców mniejszych miejscowości, szczególnie dla osób mniej zamożnych. Wynajem mieszkania, czy nawet akademika i koszty studiów często przekraczają możliwości wielu osób, a dojazd z innej miejscowości może być bardzo trudny. Dla tych studentów zdalne zajęcia są doskonałym rozwiązaniem.

Bezpieczeństwo informacji

Jednym z ważniejszych problemów w trakcie pracy zdalnej wskazywanych przez pracodawców jest konieczność zapewnienia bezpieczeństwa informacji, w tym informacji wrażliwych i danych osobowych. Problem ten dotyczy zarówno prywatnych firm, jak i urzędów. Wycieki informacji mogą mieć poważne skutki, w tym bardzo wysokie kary finansowe dla podmiotów, które temu wyciekowi nie zapobiegły. W trakcie pracy zdalnej, szczególnie wykonywanej na prywatnym sprzęcie pracowników, ochrona informacji może być dużym wyzwaniem. Do sprzętu tego mają dostęp inni domownicy, w tym dzieci. Istnieje ryzyko nawet przypadkowego zainfekowania sprzętu złośliwym oprogramowaniem. Ryzykiem może być obarczone również wyjście pracownika z laptopem poza własne miejsce zamieszkania, np. do kawiarni. Dlatego też konieczne są zarówno szkolenia z ochrony danych, jak i stosowanie właściwego oprogramowania i procedur.

Zwiększenie elastyczności pracy

Praca zdalna ma z pewnością jedną ważną zaletę. Umożliwia pracownikom godzenie obowiązków służbowych z życiem rodzinnym, nauką, czy podróżami. Pracownicy z mniejszych miejscowości mogą pracować dla dużych firm mających siedziby w największych ośrodkach miejskich w kraju. Z pewnością jest to rozwiązanie stanowiące pewnego rodzaju wyłom w bardzo sztywnych ramach prawa pracy. Wciąż jednak w wielu krajach widzimy rosnącą popularność alternatywnych form zatrudnienia, pracy GIG, platformowej, czy freelancingu. Rozwiązania te mają podobne zalety jak praca zdalna, ale ponadto umożliwiają np. pracę dla wielu różnych pracodawców jednocześnie, czy samodzielne decydowanie jakim zleceniem się zająć, a jakim nie. Pytaniem otwartym pozostaje, czy praca zdalna będzie stanowiła dostateczną odpowiedź na potrzebę zwiększenia elastyczności, szczególnie ważną dla młodego pokolenia pracowników.

Najważniejszym wnioskiem z wypowiedzi naszych gości jest kwestia tego, aby powstające regulacje nie były zbyt rygorystyczne i nie zaprzeczały swobodzie wyboru formy współpracy przedsiębiorców i pracowników. Zarówno praca stacjonarna, zdalna, hybrydowa, czy inne alternatywne metody świadczenia pracy mają swoje zalety i powinny współistnieć jako alternatywa dla osób i firm o różnych potrzebach. Niestety często w prawie pracy pojawia się problem nadregulacji. Wiele opinii ze strony przedsiębiorców pojawiających się w trakcie webinariów i w badaniach ZPP wskazuje, że z problemem tym mamy do czynienia także w przypadku nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej.

Podsumowanie

Praca zdalna jest bardzo dobrze oceniana przez pracowników, a także przez znaczną część pracodawców. Wiele firm wprowadziło ją na stałe, zrezygnowało przynajmniej częściowo z najmu powierzchni biurowej, a popularność tej formy wykonywania obowiązków znacząco wzrosła w stosunku do okresu przed pandemią. Z pewnością zagości ona na stałe w praktyce rynkowej, choć w jej stosowaniu mogą wystąpić pewne trudności. Nowa regulacja prawna pracy zdalnej nie spełnia oczekiwań licznych przedsiębiorców i już dziś wielu z nich deklaruje  chęć odejścia od tego modelu. Może to spowolnić tempo popularyzacji pracy zdalnej.

Zobacz: 29.03.2023 Podsumowanie webinarium – praca zdalna po pandemii #16. Najważniejsze doświadczenia zebrane w trakcie webinariów

Warszawa, 28 marca 2023 r. 

PODSUMOWANIE WEBINARIUM – PRACA ZDALNA PO PANDEMII #15
ZMIANY RYNKU PRACY PO PANDEMII W WYNIKU WPROWADZENIA PRACY ZDALNEJ

• Duże znaczenie na rynku pracy ma obecnie praca wykonywana hybrydowo tzn. częściowo w formie zdalnej a częściowo stacjonarnie;
• Praca wykonywana w formie zdalnej po czasach pandemicznych stanowczo zyskała na popularności, a na rynku bez problemów w wielu branżach można tego rodzaju oferty;
• Pandemia zmieniła ogólną ocenę wykonywania pracy. Coraz więcej pracowników nie chce pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, jeśli wiązałoby się to z tak zwanymi „pustymi godzinami”;
• Najchętniej z pracy zdalnej korzystały kobiety, rodzice czy też osoby niepełnosprawne i ich opiekunowie. Te grupy osób zostały też uprzywilejowane w nowych przepisach;
• Pracownicy „wiedzy”, czyli pracownicy wykorzystujący w pracy swoją wiedzę, z chęcią wykorzystują możliwość pracy zdalnej;
• Brak kontaktów międzyludzkich stanowi zasadniczy problem przy wykonywaniu pracy w formie zdalnej. Przedsiębiorcy, którzy stawiają na ten sposób relacji z pracownikiem muszą budować organizację pracy tak, aby umożliwić pracownikom budowanie więzi zarówno miedzy sobą, jak i z firmą.

Wstęp

W dniu 12 stycznia 2023 r. odbyło się 15. webinarium poświęcone pracy zdalnej. Jego celem było omówienie zmian rynku pracy po pandemii w wyniku wprowadzenia pracy zdalnej w czasie pandemii i to, jak wyglądają regulacje prawne obecnie oraz czy praca zdalna stała się oczekiwanym standardem wypierającym pracę stacjonarną.

Praca zdalna upowszechniła się w okresie pandemii i wiele branż korzysta z niej na co dzień. W wielu miejscach stała się nawet podstawową metodą wykonywania pracy. W szczególności korzystają z niej branże takie jak IT, czy też inne „kreatywne” działalności. Wielu pracowników i pracodawców podkreśla, że obecnie nie wyobrażają sobie powrotu do stanu sprzed pandemii. Niemniej jednak wiele firm ma negatywne doświadczenia ze stosowaniem pracy zdalnej i obecnie odchodzą od tego modelu. Na zlecenie Związku Przedsiębiorców i Pracodawców powstało badanie „Oczekiwania, potrzeby i postawy pracowników dotyczące pracy zdalnej” zrealizowane w ramach dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej”. Wyniki wskazują, że pracownicy bardzo sobie cenią pracę zdalną i wyrażają pochlebną opinię jej temat.

Prowadzący webinarium wskazał, że z wyników badań wynika, że przed pandemią z pracy zdalnej korzystało około 4% ankietowanych, w czasie pandemii około 14% procent respondentów, a w ostatnim czasie około 10% pytanych. Można zatem wyciągnąć wnioski, że praca zdalna zyskała na znaczeniu w odniesieniu do czasu przed pandemią. Zapytano zatem uczestników webinarium – jakie zauważyli w tym aspekcie zmiany na rynku pracy i czy faktycznie, według ich opinii, praca zdalna zyskała na znaczeniu.

Głos eksperta ZPP

Ekspertka Związku Przedsiębiorców i Pracodawców wskazała, że czas pandemii i lockdownu spowodował, że praca zdalna zyskała bardzo na popularności i znaczeniu. Głównie z uwagi na fakt, że trzeba było ad hoc poradzić sobie z nowymi warunkami rzeczywistości i móc zachować ciągłość działania firm w obliczy licznych obostrzeń dotyczących kontaktów międzyludzkich.

Wskazano, że po pandemii powrócono częściowo do biur, ale wiele branż pozostało przy pracy zdalnej. Przypuszcza się, że w przyszłości wielu firmach będzie dominować model hybrydowy. To znaczy, że praca będzie wykonywana częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie. W tym aspekcie duże znaczenie będzie mieć podejście samych pracodawców do tego, na jaką formę będą się decydować. Pracodawcy mają natomiast często skrajnie odmienne podejście do pracy zdalnej, które w dużej mierze spowodowane jest różnymi doświadczeniami z okresu pandemii. Co więcej wielu z nich wskazuje, że nowe regulacje prawne mogą doprowadzić do zwiększenia kosztów pracy zdalnej i hybrydowej, a to może zniechęcić wiele firm do działania w tym trybie. Dla wielu pracodawców praca zdalna jednak przynieść korzyści finansowe w postaci zmniejszenia kosztów prowadzenia działalności związanych np. z potrzebą wynajęcia biura. Popularność pracy zdalnej będzie zatem zależała w dużej mierze od indywidualnych warunków funkcjonujących w danej firmie, czy branży.

Ekspertka ZPP wskazała, że pracownicy „wiedzy”, czyli tacy, którzy wykorzystują swoją wiedzę do pracy, będą z pewnością pracować zdalnie. Jednak w wielu branżach, między innymi tam, gdzie pracownicy musza swoje obowiązki wykonywać przy liniach produkcyjnych, praca zdalna jest w obecnych warunkach niemożliwa.

Zdaniem ekspertki wyniki wielu badań wskazują, że praca zdalna na stałe zagości na rynku pracy, szczególnie w wersji hybrydowej.

Podczas webinarium zabrała głos przedstawicielka Związku Przedsiębiorców i Pracodawców Zachodniopomorskie, która wskazała, że według ich obserwacji – pracownicy bardzo sobie cenią pracę zdalną, a w szczególności hybrydową. Można stwierdzić, że zarówno model zdalny jak i hybrydowy staje się coraz popularniejszy.

Mimo wielu zalet pracy zdalnej i jej dobrego postrzegania przez wielu pracowników, istnieje również znaczna grupa osób, które nie chcą pracować zdalnie, nawet jeśli mają taką możliwość. Wielu z nich wskazuje, że podczas pracy zdalnej rozpraszają ich na przykład liczne obowiązki domowe. Podkreślono też aspekt społeczny. Zauważono, jak wielu pracowników było spragnionych kontaktu ze współpracownikami podczas pandemii. Niemniej jednak sama możliwość wykonywania pracy zdalnej – czy też hybrydowej – stanowi ważny i pozytywny czynnik w pozyskaniu nowego pracownika. Z pewnością pozwala to uzyskać pracodawcy przewagę, szczególnie w branżach konkurujących na najlepszych specjalistów na bardzo trudnym rynku (np. w IT).

Badania przedstawiciela sektora naukowego.

Prowadzący Webinarium podkreślił, że z badań zleconych przez ZPP wynika, że najlepiej pracę zdalną oceniają kobiety, rodzice czy też osoby niepełnosprawne i ich opiekunowie. Jest to duża szansa na większą aktywizację tych grup na rynku pracy. W tym aspekcie głos również zabrała przedstawicielka środowiska naukowego zajmująca się badaniami dotyczącymi pracy zdalnej. Przedstawiono przykład, że dla wielu pracowników i pracodawców nie jest to nowa forma wykonywania pracy, a sama praca zdalna to nie zawsze potocznie rozumiane „home office”.

Na polskim rynku pracy jest wielu pracowników oraz pracodawców, którzy mają wieloletnią praktykę stosowania takiej formy pracy. Zaznaczono, że praca zdalna to nie tylko „home office”. Pracodawcy mają szereg innych rozwiązań na pracę poza siedzibą firmy. Wskazała ona, że ocena pracy zdalnej jest bardzo różna, niektórzy pracownicy i niektóre firmy w Polsce stosują ją z powodzeniem nawet 20 lat, ale są też pracodawcy i pracownicy mówiący, że choć dostrzegają zalety pracy zdalnej, to po okresie pandemii absolutnie nie chcą do niej wracać. Dla przykładu przeprowadzane przez rozmówczynię badania z okresu pandemii dotyczące sektora publicznego wskazują, że w pierwszej i drugiej fali zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wykazali duży entuzjazm dla tej formy wykonywania obowiązków. Natomiast w kolejnych falach doszło do pewnego zmęczenia tą sytuacją i uzyskiwane odpowiedzi nie były już tak entuzjastyczne.

Autorka badań zaznaczyła, że należałoby się również przyjrzeć jak np. pracodawcy podchodzą to kwestii karania i nagradzania pracownika wykonującego pracę zdalną, a jak do pracownika stacjonarnego.  Czy są równo traktowani pod tym względem i czy pracodawcy, gdy doświadczali nieprawidłowości, to wyciągali konsekwencje wobec pracowników wykonujących pracę zdalną?

Zaznaczono, że na rynku pracy zauważono ogólnie zmianę oceny pracy. Przede wszystkim pracowników przestaje interesować praca ponad normę oraz w pełnym wymiarze czasu pracy. Coraz częściej skłaniają się do modelu zadaniowego pracy, zamiast sztywno wyznaczonych godzin. Wskazano, że przy omawianiu zalet i wad pracy zdalnej również trzeba brać pod uwagę nie tylko głos pracowników i pracodawców, ale również kontrahentów czy klientów.

Praca zdalna na uczelniach wyższych.

Podczas webinarium poruszono temat tego, jak wygląda praca zdalna w kontekście uczelni wyższych. Podkreślono trzy ważne aspekty: techniczny, organizacyjny oraz ludzki. Problematykę tą podjęła kolejna rozmówczyni w trakcie webinarium.

W aspekcie technicznym wskazała, że wiele osób korzystających z narzędzi pracy na odległość ma problemy z obsługą techniczną sprzętu wymaganego do uczestniczenia w zajęciach na uczelni. Podkreśliła także, że istnieje zapotrzebowanie na dodatkowe szkolenia w temacie umiejętności korzystania ze sprzętu komputerowego, czy też aplikacji wymaganych do korzystania z zajęć w formie zdalnej.

Nasza rozmówczyni wskazała również, że wielu studentów zgłasza swoje obawy, czy aby na pewno taka forma wykonywania zajęć ma odpowiednią merytoryczną wartość.  Ponadto jest wiele kierunków studiów, gdzie za pomocą zdalnych narzędzi nie można przeprowadzić zajęć z uwagi na specyfikę przedmiotów.

Istotne jest, że przy organizowaniu zajęć w formie zdalnej zaobserwowano odczucia braku relacji międzyludzkich. W tym aspekcie pojawiło się wiele problemów i jak się okazało – nie wszyscy mają odpowiednie kompetencje do prowadzenia zajęć online. Co interesujące pojawiał się problem, w którym pracownik dydaktyczny być bardzo dobrze dobierany przez studentów w trakcie wykładów stacjonarnych, a jego zajęcia były bardzo wysoko oceniane. Natomiast ta sama osoba w trakcie zajęć zdalnych była odbierana przez studentów źle, do tego stopnia, że powstawały na tym tle konflikty.

Goszcząca na webinarium przedstawicielka uczelni zauważyła również, że dla studentów zdalna dydaktyka stanowi jednak dużą wartość dodaną z uwagi na fakt, że nie muszą ponosić między innymi kosztów podroży czy zakwaterowania i mają możliwość podejmowania studiów z innych miejscowości. Znacząco ułatwia to dostępność do edukacji, szczególnie osobom z miejscowości oddalonych od dużych ośrodków miejskich oraz nie posiadającym dużego zaplecza finansowego.

Nowelizacja Kodeksu pracy

Podczas webinarium omówiono również zwięźle nowelizację Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej i tego, jak ona wpłynie na rynek pracy. Co do zasady wskazano, że praca zdalna nie jest zupełnie nową instytucją, gdyż wcześniejsze akty prawne – jak ustawy covidowe – wprowadzały już możliwość jej wykonywania.

Podkreślono, że ważnym i pozytywnym aspektem jest unormowanie prawne na stałe formy pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Przede wszystkim wskazano jednak, że wprowadzono definicję pracy zdalnej jako miejsce wskazane przez pracownika za obopólną zgodą. Wprowadzono szereg zasad i obowiązków pracodawcy pod względem wprowadzenia pracy zdalnej (poprzez porozumienie ze związkami, czy tworzenie regulaminu). Uregulowano obowiązki pracodawcy w aspekcie finansowym, takie jak zwrot kosztów energii czy sprzętu komputerowego. Niestety, uregulowania te w wielu aspektach są krytycznie oceniane przez przedsiębiorców.

Wskazano, że zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy – pracodawca musi przygotować analizę ryzyka pracy zdalnej i pracownik musi się z nią zapoznać. Musi też tak organizować pracę zdalną, aby zapewnić ochronę bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych, a także zadbać o przestrzeganie przez pracownika zasad BHP. Pracownik ma obowiązek złożyć oświadczenie, że zapoznał się z ryzkiem pracy zdalnej, oraz że będzie przestrzegał zasad bhp i RODO – a także informacji uzyskanych od pracodawcy.

W nowelizacji pojawiły się narzędzia pracodawcy, za pomocą których może on dokonać kontroli wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli wystąpią naruszenia ze strony pracownika, to pracodawca może albo wyznaczyć termin do naprawy naruszeń, albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.

Ważną regulacją jest też to, że pracodawca może skierować pracownika z własnej inicjatywy na pracę zdalną, a także, że pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalnie na wniosek, oraz że ma w tej kwestii do dyspozycji 24 dni w ciągu roku (wynikać to może z potrzeb pracownika). Pracodawca wniosku o okazjonalną pracę zdalną nie uwzględnić, choć warto mieć na uwadze, że nie wiąże się ona z licznymi obowiązkami pracodawcy, jak np. koniecznością wypłaty ryczałtu za zużycie mediów.

Praca zdalna w branży PR

Przedstawicielka branży PR wskazała, że bardzo istotnym aspektem podczas pracy zdalnej są tematy interpersonalne. Jest wielu pracowników, którzy na pracy zdalnej są wydatniejsi, ale zgłaszają, że brakuje im spotkań z innymi pracownikami.

Zaważono, że wielu osobom poza biurem brakuje przestrzeni do spotkań z innymi pracownikami, którą wykonują swoje obowiązki stacjonarnie.

Z pewnością wyzwaniem dla pracodawców jest stworzenie wirtualnej przestrzeni do spotkań dla pracowników. Obecne możliwości technologiczne pozwalają na takie rozwiązania. Jest to szczególnie ważne, by budować relację między pracownikami.

Dla przedsiębiorców istotne znaczenie ma fakt, czy w danej firmie zdołano zbudować wcześniej kontakty interpersonalne. Tam gdzie zbudowano przyjazną i „koleżeńską” atmosferę, a więzi między pracownikami są silne, paradoksalnie trudniej jest wprowadzać pracę zdalną. Może być to również problem dla nowych pracowników, którzy świadcząc usługi poza siedzibą pracodawcy mogą czuć się wyobcowani i trudniej będzie budować im identyfikację z daną firmą.

Warto również na pracę zdalną spojrzeć w szerszym kontekście. Na przykład poprzez fakt, że wpisuje się ona w trend zmniejszenia emisji CO₂ (np. poprzez ograniczenie w przemieszczaniu się pracowników za pomocą samochodów). Ten sposób współpracy wpisuje się również w trend pro-społeczny, który ma na celu ułatwianie życia pracownikowi, zwiększanie elastyczności zatrudnienia i umożliwienie budowania równowagi życia zawodowego i prywatnego dla jak najszerszego grona osób.

Ostatni wat poruszenia aspekt, to praca zdalna jako  narzędzie zarządzania przedsiębiorstwem. Następuje zmiana pokoleniowa i rynek pracy, szczególnie w branżach mających problem ze znalezieniem pracowników, wychodzi naprzeciw nowym oczekiwaniom tych osób, które oczekują większej elastyczności, szczególnie młodemu pokoleniu.

Praca zdalna w NGO

Kolejny gość webinarium, przedstawiciel NGO zabrał głos wskazując, że kontakt międzyludzki jest bardzo ważny. Dostrzegł on, że w wielu przypadkach podczas pracy zdalnej obniżona została wartość pracy, czy też współpracy. Podkreślił znaczenie spotkań nieformalnych z kontrahentami, gdzie uzyskuje się wiele informacji potrzebnych w biznesie – a za pośrednictwem narzędzi komunikacji na odległość trudno o taką interakcję z klientami i partnerami.

W jego opinii również młodzi ludzie rozpoczynający karierę zawodową oczekują integracji z innymi pracownikami, zbierania doświadczeń, czy mentoringu, a temu sprzyja bardziej praca stacjonarna, niż zdalna.

Podsumowanie

Podsumowując webinarium można stwierdzić, że praca zdalna po pandemii z całą pewnością zyskała na popularności. Uregulowania prawne, które zostały zaproponowane w nowelizacji Kodeksu pracy w pewnych aspektach odpowiadają oczekiwaniom rynku, a w innych nie. Częściowo korzystają również z doświadczeń występujących w praktyce od lat, nawet przed okresem pandemii.

O ile jest dużo zwolenników pracy zdalnej – zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców – o tyle trzeba podkreślić, że aspekt międzyludzki stanowi obecnie duży problem przy jej wprowadzaniu. Pracodawcy korzystający z pracy zdalnej stoją przed wyzwaniem stworzenia organizacji pracy umożliwiające budowanie więzi między zatrudnionymi osobami, a także budowanie więzi z samą firmą.

Zobacz: 28.03.2023 Podsumowanie webinarium – Praca zdalna po pandemii #15 Zmiany rynku pracy po pandemii w wyniku wprowadzenia pracy zdalnej

Warszawa, 24 marca 2023 r. 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #14

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej oraz zdrowie psychiczne pracowników wykonujących swoje obowiązki poza miejscem pracy

• Pandemia wpłynęła negatywnie na zdrowie psychiczne pracowników. Trudno natomiast stwierdzić jaki wpływ na to miała sama praca zdalna, a jaki poczucie zagrożenia związane z sytuacją pandemiczną.
• Często duża rozbieżność w postrzeganiu pracy zdalnej przez pracowników wynika z ich dużej odmienności. Dla jednych osób będzie to bardzo dobre rozwiązanie, dla innych nie.
• Niezwykle ważnym procesem jest neurocepcja – automatyczny proces w naszym ciele polegający na skanowaniu rzeczywistości – sygnałów bezpieczeństwa i niebezpieczeństwa. Brak ruchu, czy skupianie się na pracy z komputerem w czasie pracy zdalnej mogą powodować negatywne odczucia. Dlatego niezwykle ważna jest higiena pracy zdalnej.
• Najprostszym ćwiczeniem jest spojrzenie na jakiś czas w najdalszy punkt za oknem. W ten sposób pozwolimy naszym oczom i mięśniom twarzy odetchnąć. Powinniśmy też stosować krótkie przerwy po każdej godzinie pacy, pozwalać ciału się rozciągnąć i poruszać.
• Praca zdalna świetnie może sprawdzić się między innymi dla osób, które są bardzo wrażliwe na bodźce z zewnątrz. Dźwięki otoczenia, ekspresu do kawy, czy skrzypiącego krzesła mogą ich rozpraszać. Takie osoby mogą być bardziej efektywne w pracy zdalnej.
• Wraz z nowelizacją pojawiły się też nowe okoliczności dla czynników ryzyka zawodowego, które pracodawca powinien uwzględnić. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego jest obowiązkiem pracodawcy, który musi o nich wyczerpująco informować pracownika.

Nowelizacja Kodeksu pracy w obszarze pracy zdalnej wejdzie w życie 7 kwietnia 2023 r. Pozostało niewiele czasu na uregulowanie kwestii wykonywania pracy zdalnej, w tym hybrydowej, stosownymi dokumentami. Konieczne jest zawarcie stosowych rozwiązań, czy tworzenie regulaminów pracy zdalnej. Obecnie jednak wszyscy uczymy się nowych rozwiązań i najprawdopodobniej praktyczny scenariusz napisze życie. Życie, które również pokazuje, że o ile praca zdalna przynosi wiele korzyści i pracodawcy i pracownikowi – tak potrafi być również obciążeniem psychosomatycznym czy psychofizycznym.

Podczas przeprowadzonych przez ZPP badań na temat skutków pracy zdalnej analizowaliśmy również kwestie problematyczne. Wielu z około 1000 badanych pracowników twierdziło, że praca zdalna jest dobrym rozwiązaniem nie tylko w czasach kryzysu. Ich zdaniem – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika przynosi ona wiele zalet.

Wśród korzyści pracownicy widzą oszczędność czasu i pieniędzy, dostrzegają wygodę pracy w swobodnym ubraniu, w dowolnym miejscu. Praca zdalna daje nam mobilność, ułatwia godzenie obowiązków prywatnych i zawodowych (ten aspekt bywa oceniany również jako wada pracy zdalnej). Ale jak się okazuje każdy pracownik, czy pracodawca jest inny i to wpływa na często zupełnie rozbieżne oceny tego samego zjawiska.

Sceptycy wskazują na zacieranie się różnic pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym, negatywny wpływ na relacje społeczne, nadmierne obciążenie obowiązkami zawodowymi. Ich zdaniem praca zdalna negatywnie też wpływa na relacje rodzinne, utrudnia organizację pracy i obciąża pracowników psychofizycznie.

Zdrowie psychiczne a praca zdalna

Psychotraumatolożka biorąca udział w webinarium ZPP (nr 14) stwierdziła jednoznacznie, że pandemia koronawirusa odcisnęła się na naszej psychice. W jakim stopniu wpływ miała tu praca zdalna, a w jakim poczucie zagrożenia związane ze skutkami choroby – trudno to rozstrzygnąć.

„Badaliśmy funkcje takie jak ruch i spożywanie posiłków w kontekście utrzymującego się stresu w organizmie. Z punktu widzenia psychologii jesteśmy stale w kryzysie, przez sytuację geopolityczną, stale negatywne sygnały które odbieramy. Kontekst społeczny jest niezwykle ważny, bycie razem jest imperatywem biologicznym naszego gatunku – czyli musimy być razem aby przetrwać. Wydaje się, że w świetle tych wyzwań z którymi dziś mierzymy się jako pracodawcy i pracownicy musimy być elastyczni, aby dostosować do nowych okoliczności nasz zakład pracy i relacje domowe.” – rekomendowała nasza rozmówczyni.

Jeśli więzi międzyludzkie mamy mocne, to będziemy działali dobrze w różnych sytuacjach. Niestety zapełniające się w ostatnim czasie gabinety psychologiczne pokazują, że stale jesteśmy w kryzysie psychicznym, podupadamy na samopoczuciu. Brak możliwości zamknięcia tego negatywnego cyklu powoduje przeciążenie. Zamykanie parków i lasów w okresie pandemii było chyba najgorszym co mogło się wydarzyć dla naszego zdrowia psychicznego i fizycznego. Dbanie o poczucie bezpieczeństwa naszego ciała jest istotne. Neurocepcja to automatyczny proces w naszym ciele polegający na skanowaniu rzeczywistości – sygnałów bezpieczeństwa i niebezpieczeństwa. Tak radykalne ograniczenia w przemieszczaniu się i penalizowanie sportu potęgowało nasze poczucie zagrożenia.

Z punktu widzenia układu nerwowego szpitale w USA, które są kolorowe są przyjazne dla oka – „to nie jest fanaberia, to jest kreowanie pozytywnej naurocepcji u pacjentów” – podkreśla rozmówczyni. Temu służą zapachy, oświetlenie, kolory – wszystko co tworzy atmosferę bezpieczeństwa. Jeśli ktoś ma ład wewnętrzny w sobie, adekwatny do sytuacji, poziom lęku, ma dużo ciepłych kontaktów relacyjnych, to będzie dobrze funkcjonował podczas pracy zdalnej. Warunki jakie mamy w domu też będą wpływały na to, jak postrzegamy warunki pracy. Każdy mózg jest inny i potrzeby każdej osoby są inne. Kluczowa jest elastyczność w tym zdywersyfikowanym świecie. Możliwość wyboru jest dziś fundamentalną sprawą dla naszego komfortu.

Jak zapewniała nasza rozmówczyni: „Wszystkie wyniki / odpowiedzi które Państwo uzyskali [czasem sprzeczne odpowiedzi na pytania] są właściwe i poprawne. One były wskazywane przez osoby o dużej odmienności.”

Choć są i zagadnienia uniwersalne, takie jak higiena pracy. Unieruchomione mięśnie oczu mrożą resztę naszego ciała w bezruchu. Umysł działa w połączeniu z nogami. Jeśli dużo pozostajemy w bezruchu to wpływa to na nas destrukcyjnie. Potrzebujemy więc higieny i dyscypliny pracy podczas pracy zdalnej – aby ćwiczyć, robić przerwy i pozwalać naszemu ciału odpocząć.

W Akademii Wychowania Fizycznego i Sportu w ostatnim czasie dość szczegółowo analizowane jest połączenie umysłu z ciałem. Z pracy badaczy jasno wynika, że systematyczny ruch stabilizuje psychikę. Postawa ciała którą utrzymujemy przez większą część dnia wpływa na nasz umysł. Jeśli wymusimy rodzaj uśmiechu to prostuje się automatycznie nasza postura ciała – to nie jest naturalnie recepta na wszystko – czyli wyłącznie mechaniczne naśladowanie tych schematów. Ale udział ciała w naszym dobrostanie jest ogromny – a dobrostan jest stanem działania. Możemy na jego rzecz wiele zrobić. Umysł czeka na to co zrobi ciało. W tradycyjnym biurze dużo łatwiej jest o elementy społeczne, skrzyżowanie wzroku. Bycie razem jest największym zasobem regulującym układ nerwowy. „Jak Państwo mnie widzą tylko w wycinku ekranu – to tak jakbyśmy dawali komputerowi jedynie fragment danych do analizy. Nie widzę Pana gestów, postawy ciała. Mózg jest zaprogramowany, aby skanować całość komunikatów i ten deficyt prowadzi do nieprawidłowości w funkcjonowaniu mózgu – przegrzewa się.” – podkreśliła psychotraumatolożka.

Po czym dodała: „Przez wiele lat byłam również pracodawcą, przedsiębiorcą – rozpoznanie komu służy które rozwiązanie – a więc czy praca stacjonarna, czy zdalna, danie możliwości wyboru – to jest kluczowe. Różne lęki na stałe nam towarzyszą. My w gabinetach widzimy, że problemów z którymi sobie ludzie nie radzą jest coraz więcej. Praca zdalna sporo tych problemów potrafi rozładować, ale i część tworzy. Generalizowanie nam nie pomoże. My się przyzwyczailiśmy do tego, że opieramy wnioskowanie na badaniach, ale to tylko statystyka.”

Lęk przed ekspozycją online, poddawanie się pod monitoring, pokazywanie swojego otoczenia, miejsca pracy – to może być niekomfortowe. Coraz częstsze są przykłady osób, które zaczęły pracować zdalnie podczas pandemii i deklarują, że jeśli praca zdalna po pandemii nie będzie możliwa w danej organizacji to zrezygnują z pracy na rzecz innej.

W szkołach część uczniów podczas e-nauczania bardzo się rozwinęła, tak jak część pracowników w okresie pracy zdalnej zwiększyła efektywność. Gdy podróż do pracy bywa dla nas stresem, jesteśmy wrażliwi na generowane z zewnątrz dźwięki – bardzo często świetnie sprawdzimy się w pracy zdalnej ograniczając te interferencje.

Rozsądnym byłoby przyjęcie, że kiedy podczas pracy jedyną formą kontaktu z kimś jest spotkanie online – to w ten sposób je organizujemy. Ale jeśli np. jako terapeuta wolimy mieć pacjenta u siebie, widzieć całe jego spektrum, to zdecydowanie powinniśmy polegać na sobie w tym względnie. I w niemal każdej pracy będzie podobnie. Będą ludzie którzy wolą pracować niewidoczni, w „offie”. Ale przedsiębiorcy często mówią, że ten rodzaj pracy który polega na relacyjności, na budowaniu wspólnej przestrzeni on się im w pracy zdalnej wymyka. Z tym, że nawet przy potrzebie organizacji pracy generalnie stacjonarnie będą istniały wydarzenia, na które nie dotarlibyśmy, gdyby obecność online nie była możliwa. Zawsze musimy oceniać zyski i straty. Ale to możliwość wyboru jest kluczowa. Wiele lęków można w ten sposób oswoić – jeśli nie czujemy się w pracy oceniani, jest nam udzielany głos, możemy czuć się swobodnie – wówczas jest nam dużo łatwiej zaakceptować formułę współpracy, w której działamy (zdalną lub stacjonarną).

To już przesądzone, że praca zdalna będzie ważną częścią naszego życia zawodowego i osobistego. Dzięki zdalnemu kontaktowi niwelujemy dystans też z bliskimi. Tęsknota jest mniej dotkliwa dzięki połączeniom online.

Z kolei ta łatwość nawiązania łączności z dowolnego miejsca powoduje, że niejednokrotnie mamy problem z brakiem możliwości bycia offline, odcięciem się. Badacze jednak obserwują, że szczególnie dotyka to osób, które wykonując obowiązki stacjonarnie miały w zwyczaju zabierać pracę w teczce do domu. A więc nie sam tryb pracy zdalnej byłby tu problemem. Bowiem to, że mam nóż to nie znaczy że komuś zrobię krzywdę.

Kluczowe jednak w relacjach z pracownikami jest systematyczne uświadamianie zasad BHP, przypominanie jakie wytyczne pozwolą nam pozostać w dobrym zdrowiu psychicznym i fizycznym. W XX wieku (i wcześniej) uczono nas ignorować sygnały z ciała, często pracować ponad nasze siły. Często organizm przez to nie miał szansy się zregenerować. W pandemii zaczęliśmy się powszechnie zastanawiać, jak my się czujemy sami ze sobą. Dziś analizujemy własne samopoczucie, przyglądamy się naszemu ciału – weryfikujemy jak nam jest.

„I tak trzeba się przyglądać sposobowi w jaki pracuję. W pracy zdalnej jestem sobie żeglarzem, sterem i okrętem. Jeśli jest jakiś czynnik rozpraszający to należy go minimalizować” – doradzała nasza rozmówczyni.

Zgodnie z jej obserwacjami wiele osób mówi, że w pracy jest im się łatwiej skoncentrować na pracy. A w domu robią obiad, pranie, odbierają prywatne połączenia telefoniczne. Ale pytanie, czy faktycznie takie prywatne „przerywniki” osłabiają naszą efektywność? Mając możliwość pracy zdalnej powinniśmy raczej korzystać z tego dobrego, co nam przynosi ta formuła i jednocześnie reagować na to co nas męczy i co nam przeszkadza. Potrzebujemy się ruszać żeby żyć. Przerwy są konieczne. Jak zamieramy w bezruchu – utrzymujemy oczy w jednym miejscu, zastygają też mięśnie – to jest dla organizmu stan napięcia, wyczekiwania na konieczność obrony przed zagrożeniem. Powinniśmy więc szukać rozwiązań jak temu ciału pomóc, aby żyć w poczuciu satysfakcji. I jeśli „prywatne” przerwy w pracy nas w tym wspomagają to powinniśmy to postrzegać jako korzyść, a nie mieć wyrzuty sumienia. Naturalnie ten schemat zachowania jest ważny dla wszystkich rodzajów pracy, z tym że przez lata przyzwyczailiśmy się w pracy realizowanej w sposób tradycyjny do wielu niedogodności.

Rodzice, kobiety w ciąży, czy osoby pracujące dużo zdalnie cenią sobie możliwość wykonywania obowiązków z domu. To nie przypadek, osoby te ze względu na liczne dodatkowe role odczuwają wiele pozytywów dla samopoczucia pracując zdalnie. U dojrzałego pracodawcy będziemy obserwowali otwartość na to „co pracownikowi przeszkadza i jak może w tym pomóc aby miał on komfort działania”. Często gdy wprowadzamy coś nowego – zakładamy podświadomie że to niewiadome nam zabierze coś dobrze nam znanego. Podobnie część pracodawców początkowo postrzegała pracę zdalną, jako utratę kontroli nad efektywnością pracownika. Ale w biurze pracownicy też często miewają „słabsze dni”, gdy ich poziom energii jest bardzo niski. Praca zdalna pozwala nam wykorzystać te momenty, w których mam 100% skupienia i zaangażowania – zamiast być przymuszonym do wykonywania zadań w ściśle sprecyzowanym czasie.

Ponadto osoby wysoko wrażliwe, których system przetwarzania dźwięków nie działa selektywnie mogły być w pracy tradycyjnej oceniani jako wolniejsi i mniej efektywni. Nie każdy potrafi się skupić tu i teraz. Są ludzie którym będzie przeszkadzał ekspres do kawy, czyjeś szurające krzesło. Obserwujemy w tym względzie rewolucję samoświadomości. Młode pokolenie to ludzie, którzy wiedzą w czym jest im dobrze, wiedzą kiedy są efektywni, nie chcą być zamknięci na 8h mimo, że bonusem mogłoby być to, że wyjdą o 16:00 i będą mogli zapomnieć o obowiązkach zawodowych.

A jednocześnie są zawody i branże, w których zmiana pokoleniowa może nie wpłynąć na inny sposób wykonywania pracy – przykładem są lekarze, psychoterapeuci, ale też np. wszelkiego rodzaju sewisanci. Możliwość osobistego kontaktu, dotyku jest nie do przecenienia.

Niektóre osoby, które czują się zagubione przy pracy zdalnej – pozbawione tradycyjnego biura uległy dezorientacji. Czasem jest tak, że miejsce pracy jest jedynym środowiskiem, gdzie jesteśmy zrozumieni. Gdzie indziej mamy poczucie zagubienia, ale w pracy czujemy się kompetentnie. I te osoby mogą się czuć zdezorientowane podczas pracy zdalnej, będą miały kłopot z organizacją pracy, popadną w depresję. Z drugiej strony są osoby, które zdecydowanie w domu są w stanie zrobić więcej w krótszym czasie i będą dodatkowo usatysfakcjonowani, że im się to udało i wygospodarowali czas na coś więcej. W pracy czasem przepalamy czas, który jest bezpowrotnie stracony.

Naturalnie predyspozycje osobiste muszą się też zgrywać z warunkami otoczenia w którym działamy. Konieczna jest dla człowieka nauropercepcja bezpiecznego miejsca, gdzie nie muszę zbierać dźwięków, zapachów, które by mi przeszkadzały w myśleniu. Jeśli w domu istnieją komfortowe warunki, w których praca nam po prostu idzie, to nie ma nic wspanialszego. I na zasadzie przeciwieństwa, jeśli w domu mamy jeszcze większy tygiel niż w klasycznym miejscu pracy, to dramatycznie się umęczymy. Zebranie tych spostrzeżeń przez pracodawców w zaleceniach dla pracowników wydaje się być ważne i konieczne. Szczególnie teraz, gdy w firmach będą powstawały regulaminy pracy zdalnej.

Rynek pracownika ewidentnie obecnie poszukuje tych bardziej elastycznych form zatrudnienia: freelancing, praca platformowa, te nowe rozwiązania się też intensywnie rozwijają. Cora więcej pracowników ma zauważalnie większe doświadczenie w tych alternatywnych metodach. Ludzie szukają takiego rodzaju współpracy, aby być panem własnego czasu. Chcą samodzielnie podejmować decyzje kiedy pracować, kiedy załatwić obowiązki prywatne, a kiedy spędzić czas z rodziną. Coraz częściej też jako jednostka dostrzegamy, że praca jest istotną częścią naszego życia, włączamy ją do całości kalkulując co nam się opłaca emocjonalnie, psychicznie, ekonomicznie. Dostrzegamy jak ważne są relacje w życiu i nimi kierujemy się podejmując decyzje.

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej

Inspektorka BHP biorąca udział w webinarium ZPP mówiła z kolei o zaleceniach i praktykach, które warto wprowadzić do dzisiejszego stosunku pracy z pracownikami. Pracodawca powinien zastanawiać się, co może zrobić, aby ten dobrostan umysłowy zespołu był zachowany. Należy pamiętać o tym, że każda zmiana potrzebuje procesu adaptacji, a praca zdalna była dużą zmianą dla nas wszystkich. Potrzebowaliśmy czasu, aby tą pracą sobie zarządzić, stworzyć odpowiednie warunki i się zaadaptować. Gdy to się już zadziało powinniśmy powrócić do podstaw. Dla przykładu przepisy dotyczące pracy z monitorem ekranowym wskazują nam, jakie możemy podjąć działania profilaktyczne, abyśmy dbali o swoje zdrowie. W początkowym okresie pracy zdalnej mogliśmy nie brać pod uwagę zapisów np.: Ustawy o pracy z ekranami monitorowymi, bo „pracowaliśmy kątem przy stole w kuchni” lub w pozycji półleżącej na kanapie.  Powinniśmy teraz przywołać dobrze znane nam z pracy biurowej zasady i m. in. stosować 5 minutowe przerwy po każdej godzinie pracy. Zgodnie z dobrymi praktykami BHP przerwa ta ma nas wyrwać z wymuszonej pozycji ciała. Rozciąganie, poprawianie krążenia krwi prostymi ćwiczeniami – warto o tym pamiętać niezależnie od tego z jakiego miejsca pracujemy.

Jak już było to wspominane wyżej, oczy się spinają tak samo jak inne mięśnie, a więc mięśnie twarzoczaszki też potrzebują wytchnienia. Jeśli przez kilka godzin będziemy patrzeć w jeden punkt możemy zaobserwować w lustrze jak bardzo marszczy nam się czoło. Wystarczy wtedy zdjąć okulary (jeśli ktoś używa), spojrzeć w najdalszy punkt za oknem a pozwolimy naszym oczom i mięśniom twarzy odetchnąć. Ćwiczenie to poleca m. in. ZUS – jako przeciwdziałanie rentowne i zapobieganie wypaleniu zawodowemu. „Zdziwiona mina” pojawia się jak patrzymy w dal i wtedy mięśnie się rozluźniają. O tym planowym i systematycznym „dziwieniu się” warto pamiętać.

Oprócz tego że możemy zadbać o przerwy i ćwiczenia, po 6h ciągłej pracy mamy prawo oczekiwać dłuższej przerwy. Jak również, jeśli mamy pracę bardziej stacjonarną – wymagać od pracodawcy zapewnienia ergonomicznego stanowiska pracy. Szalenie istotne jest też doświetlenie stanowiska pracy światłem dziennym i sztucznym. To wszystko będzie się przekładało na efektywność pracy i nasze nastawienie. I tak samo podczas pracy zdalnej nie wolno nam o tych aspektach zapominać.

Jak podkreślała rozmówczyni ZPP: „Pamiętajmy też o komunikacji. Wszystko to co pracodawca może zrobić korzystnego – będzie zapewne do tego dążył, ale musi być między nami komunikacja. Każda z osób będzie potrzebowała innych warunków pracy, aby mieć komfort. Komfort psychiczny, że ktoś reaguje na nasze potrzeby już poprawia nasz dobrostan. Czasem minimalne wsparcie pracownika już rozwiązuje sprawę, nie angażując znaczących finansów.”.

Nowelizacja kodeksu pracy

Pewnym wyzwaniem w kontekście nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej jest z pewnością sposób dokonania kontroli stanowiska pracy w domu u pracownika i nowe obowiązki, jakie nałożono na pracodawcę i pracownika między innymi w zakresie BHP. Jak podkreśliła uczestniczka webinarium, inspektorka BHP: „Musimy pamiętać o tym, że jest to nowelizacja, która wprowadziła nową sytuację. Powinniśmy więc od podstaw zaplanować cały proces. W pierwszej kolejności następuje porozumienie z pracownikami, czyli oszacowanie ryzyka zawodowego, aby je aktywnie redukować, ustalić system monitorowania pracy, sposób weryfikacji czasu pracy, opis stanowiska pacy.” Jeśli w przedsiębiorstwie nie ma związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników, to te elementy określić należy w regulaminie pracy zdalnej. Regulamin wydaje się być dokumentem uniwersalnym, ogólnym, z którym zapoznajemy pracownika wraz z rozpoczęciem pracy. Regulaminy pracy zdalnej będą najprawdopodobniej w firmach występowały najpowszechniej.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić higieniczne warunki pracy niezależnie od miejsca wykonywania zadań służbowych, a więc: sprzęt, ergonomiczne stanowisko pracy. Przed uzyskaniem zgody na pracę zdalną pracownik z kolei potwierdza oświadczeniem, że jego warunki lokalowe są dobre dla pracy zdalnej – więc część odpowiedzialności spoczywa również na pracowniku. Pracodawca następnie zapewnia oprogramowanie, w tym antywirusowe, ustala jak będzie monitorował naszą pracę (czy np. za pośrednictwem systemów informatycznych). W takim wypadku pracownika należy uprzedzić 14 dni przed przeprowadzeniem/uruchomieniem takiego monitoringu. Ale pracownik może też wykonywać rejestr zadań.

Pracownik z kolei ma obowiązek udostępnienia miejsca pracy (po uprzednio wyrażonej zgodzie) do kontroli. Ale jeśli jest to biuro wirtualne, możliwości lokalowych nie ma, to pracodawca powinien mieć możliwość weryfikacji stanu faktycznego. W opinii rozmówczyni ZPP nowelizacja kodeksu pracy w tym zakresie jest bardzo dobra, bo dotychczas pracownik mógł wykonywać pracę zdalną z dowolnych miejsc i to negatywnie mogło to wpływać na efektywność, ale i na więcej wypadów podczas pracy, czy na wycieki poufnych informacji.

Kwestia rozwiązań prawnych w zakresie kontroli w obszarze BHP w domu budzi póki co kontrowersje. Dla pracodawców będzie to dodatkowym obowiązkiem, który dodatkowo jest mocno utrudniony, bo realizowany w domu pracownika. Z kolei pracownicy niekoniecznie chętnie będą wpuszczali przedstawiciela pracodawcy, aby tę kontrolę mógł przeprowadzić. Sporo zależy jednak od charakterystyki pracy i specyfiki miejsca pracy. Pracodawca musi chronić mienie i informacje, jest administratorem danych osobowych i musi zapobiegać wyciekom. Wszystko to może skłonić pracowników do uszanowania konieczności poddania się kontroli.

„W świetle nowych regulacji dobrowolnie podejmujemy decyzję o pracy zdalnej i w tym sensie godzimy się na konsekwencje, w tym związane z kontrolami. Pracodawca ma obowiązek dokumentowania, że ma pieczę nad pracownikami i jeśli kontrola jest jedynym sposobem na udowodnienie, że ma te kwestie dobrze zorganizowane, to nie powinien z tego narzędzia rezygnować” – rekomendowała inspektorka BHP.

Wraz z nowelizacją pojawiły się też nowe okoliczności dla czynników ryzyka, które pracodawca powinien uwzględnić. Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego jest obowiązkiem pracodawcy musi on też wyczerpująco informować pracownika o nich. Układ mięśniowo szkieletowy, uszkodzenia wzroku, kondycja psychosomatyczna – te czynniki w ocenie ryzyka już do tej pory istniały. Nowym elementem będzie opis stanowiska pracy wykonywanej zdalnie, w tym co należy do naszego stanowiska, a więc uwzględnienie elementów nowego miejsca wykonywania pracy zdalnej. W domu będą występowały inne czynniki zagrożenia i należy je zinwentaryzować.

Dobre praktyki

Co możemy zrobić jako pracownicy, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo? Jak zaleca uczestniczka webinarium: „Słuchać siebie nawzajem z pracodawcą, komunikować się. Należy stosować się do zasad BHP, do których dotąd byliśmy przyzwyczajeni. Ale nowe czynniki zewnętrzne będą miały również wpływ. Ograniczmy pośpiech, wysyłajmy systematycznie informacje zwrotne, organizujmy regularne spotkania służące komunikacji, usprawnianiu pracy. Niech pracownicy czują że dbamy o ich komfort pracy zdalnej, że to jest dla nich korzyść. Pracowników chętnych do pracy zdalnej będzie zdecydowana większość, ale chcemy być wspólnotą, razem tworzymy atmosferę bezpieczeństwa. Regulamin pracy zdalnej powinien być dokumentem dynamicznym, uzupełniany, aktualizowanym zgodnie z potrzebami i nowymi obserwacjami”.

Zobacz: 24.03.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #14. Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej oraz zdrowie psychiczne pracowników wykonujących swoje obowiązki poza miejscem pracy

Warszawa, 22 marca 2023 r. 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #13
Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie

• Praca zdalna dla urzędów była dużym wyzwaniem, szczególnie w okresie pandemii. Obecnie istnieją już bardzo efektywne narzędzia ułatwiające zdalne wykonywanie obowiązków. Jest elektroniczny obieg dokumentów (EZD) oraz rozwiązania „pracy w chmurze” – w dedykowanym systemie.
• Praca zdalna dla przedstawicieli urzędów jest wyzwaniem z uwagi na bezpieczeństwo danych. Istnieje obawa o dostęp do systemów i dokumentów przez osoby niepowołane.
• Praca zdalna w urzędach stanowi obecnie niewielką ilość przypadków i jest udzielana w razie konkretnej potrzeby pracownika. Wykryto dużą ilość nieprawidłowości w jej stosowaniu, dlatego goszczący na webinarium przedstawiciele urzędów są raczej sceptycznie do niej nastawieni. Tam, gdzie jest stosowana, tam powinna być dokładnie monitorowana.
• Mocno na popularności zyskują rozwiązania elektronicznego kontaktu urzędu z klientem, takie jak ePUAP, co daje możliwość wykonywania części obowiązków bez osobistych spotkań. Daje to pole do rozwoju pracy zdalnej.
• Przedstawiciele urzędów wskazują na problemy z ustalaniem ryczałtowych kosztów pracy zdalnej, które powinny być zwracane pracownikom.
• Przedstawiciele uczelni wskazują, że zdalna nauka wiąże się z pewnymi trudnościami. Często trudno jest prowadzić zajęcia bez osobistego kontaktu ze studentem.
• Przedstawiciele nauki wskazują, że optymalnym rozwiązaniem jest praca hybrydowa, najlepiej w wymiarze 2 dni w biurze, 3 dni zdalnie.
• Przedstawiciele nauki wskazują, że w pracy zdalnej brakuje zaufania zarówno po stronie pracownika jaki pracodawcy. Niemniej jednak widać, że następuje odwrót tego trendu w kierunku większego zaufania i mniejszej kontroli.
• Zdaniem przedstawicieli świata nauki wciąż w pracy zdalnej brakuje kompleksowych rozwiązań w zakresie zarządzania.
• Przedstawiciele branży budowlanej wskazują, że choć w ich działalności praca zdalna jest dużą rzadkością, to cenią sobie popularyzację narzędzi do pracy zdalnej, które ułatwiają realizację wielu zadań.

Wstęp

W dniu 12 stycznia 2022 r. odbyło się trzynaste z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone badania jakościowe, jak i ilościowe na grupie prawie 1100 pracowników zbierające ich opinię na temat pracy zdalnej. Zrealizowane zostały również wywiady pogłębione na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno firmy z sektora MŚP, jak i duże podmioty. ¾ pracowników stwierdziło w nich, że jest to bardzo dobra forma wykonywania pracy. Następnie w cyklu 16 webinariów wyniki badań skonfrontowaliśmy z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów zostaną wypracowane rekomendację i przedstawić opinię zarówno pracodawców, jak i pracowników w zakresie pracy zdalnej.

Celem webinariów jest poznanie opinii jego uczestników na temat pracy zdalnej, zarówno zaraz po jej wprowadzeniu, jak w kontekście ostatnich zmian w prawie pracy. W opisywanym trzynastym spotkaniu rozmawialiśmy z urzędnikami, naukowcami oraz pracownikiem firmy projektowo-budowlanej, którzy ze swoich perspektyw wskazali plusy i minusy pracy zdalnej. Podczas webinarium uczestnicy wskazali też jak udało im się przezwyciężyć większość przeciwności w funkcjonowaniu pracy zdalnej i jak obecnie widzą pracę zdalną ze swojej perspektywy.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie funkcjonowania pracy zdalnej w okresie pandemii.

Jako pierwszy zabrał głos przedstawiciel jednego z urzędów miejskich w województwie zachodniopomorskim, który stwierdził, że zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym praca zdalna była nowością w czasie początków pandemii. Z punktu widzenia administracji jednak przeprowadzenie pracy zdalnej było trudne i stanowiło wyzwanie. Zwłaszcza w przypadku gdy urząd pracował w sposób tradycyjny z papierowym obiegiem dokumentów. Gdy procedury i uwiarygodnienie dokumentu wymagały stwierdzenia autentyczności, a nie jedynie mailowego oświadczenia bez potwierdzenia tożsamości składającego, musiano nadal przyjmować klientów w sposób tradycyjny. W wielu procesach niezbędnym było w sposób rzeczywisty i pewny zweryfikowanie tożsamości, wtedy pracownicy musieli być na swoich stanowiskach.

W pewnych obszarach jednak umożliwiono pracownikom pracę zdalną. Jednym z wyzwań było w tym przypadku zabezpieczenie danych i systemów. Praca na wyizolowanym sprzęcie, często stacjonarnym jest podstawą bezpieczeństwa w pracy urzędniczej. Trudno natomiast było przekazać dostęp do systemów na komputery prywatne pracowników, gdzie często były to urządzenia do których miały dostęp domownicy, w tym dzieci. Dlatego pracę zdalną wykonywały osoby, które nie musiały się logować do systemu urzędu miejskiego. Mogli oni natomiast korzystać z poczty elektronicznej i to im pozwalało wykonywać pracę. Podczas pierwszych miesięcy pandemii urząd pracował w sposób ograniczony na pracy zdalnej.

Obecnie urzędnicy korzystają z możliwości pracy zdalnej, ale są to pojedyncze przypadki. Z upływem czasu zastosowany został monitoring pracy zdalnej i pracownicy muszą obecnie zdawać codziennie raport z wykonanych zadań. Tworzą sprawozdanie jakie czynności w danym dniu wykonali. Niestety zaobserwowane zostały przypadki, przebywania niektórych pracowników np. na zakupach w czasie gdy powinni oni wykonywać pracę z domu. Z zebranych doświadczeń wynika, że  podczas pracy zdalnej pracownicy robili wiele innych rzeczy zamiast pracować. Z takich doświadczeń wynika, że praca zdalna jest jak najbardziej potrzebna, ale nie wszyscy mogą ją wykonywać, a nawet jeżeli powinni ja wykonywać to jednak w ograniczonym zakresie. W tej chwili we wskazanym urzędzie miasta praca zdalna jest udzielana na konkretną jednostkową potrzebę pracownika.

Pandemia z pewnością przyczyniła się do tego, że ludzie przestali bać się kontaktu elektronicznego – cyfrowego. W administracji bywało, że „całe województwo” jechało na spotkanie z marszałkiem, a dziś takie spotkania odbywają się zdalnie i poza godzinnym połączeniem resztę dnia można poświęcić na prace, a nie podróż. Jest to oszczędność czasu i paliwa. W relacjach z mieszkańcami zaobserwowano, że coraz więcej osób chce kontaktować się z urzędem elektronicznie i urzędnicy oceniają taki postęp pozytywnie. Usprawnia to działanie urzędu. Tak wniosek można złożyć dużo szybciej. ePUAP jest już na tyle przyjezdny użytkownikom, że jego obsługa jest sprawniejsza. Kwestią wielu obaw jest natomiast funkcjonowanie zapowiadanego elektronicznego doręczania. Nie wiadomo co Poczta Polska zrobi z tym rozwiązaniem. Gdy ten proces obejmie pocztę samorządową to będzie można współczuć poczcie polskiej obsługi całego kraju.

Urzędnicy stwierdzili, że ostatnie zmiany w prawie pracy, nie zaowocują tym, że każdy pracownik będzie mógł pójść na pracę zdalną. Jeżeli ktoś pracuje na stanowisku obsługi klienta i jego zadania polegają na przyjmowaniu petentów, to nagle nie stanie się on pracownikiem zdalnym tylko dlatego, że tego zażąda. To nie jest tak, że każdy będzie mógł otrzymać pracę zdalną. Z kolei nie zawsze będzie możliwość przeorganizowania pracy tak, żeby pracownik mógł zostać przesunięty pomiędzy różnymi jednostkami wymagającymi innych kompetencji, wykształcenia, czy kwalifikacji. Praca zdalna w tych obszarach, gdzie będzie mogła być wykonywana, uzgodnieniach z pracodawcą, zostanie przydzielona. Na pewno praca zdalna części osób pozwoli przeorganizować przestrzeń biurową na bardziej komfortową. Z pewnością będzie wymagała również pisania sprawozdań. Kontrola pracownika w zakładzie jest inna niż w domu, gdy nie jest się pod okiem przełożonego. Urzędnicy wskazują, że problemem będzie też kwestia oszacowania ryczałtów za sprzęt komputerowy, czy wyposażenie miejsca pracy.

W kwestii ryczałtu przedstawiciel urzędu stwierdził, że gdy dostarczany jest komputer to pracownik nie ponosi kosztów zakupu, czy użytkowania komputera prywatnego. Pracownik siada przy biurku i ma już sprzęt. Gdy chodzi o zużycie prądu to tutaj według urzędników nie ma różnicy czy ktoś korzysta z prywatnego, czy „służbowego” prądu. Z obiegowych informacji wynika natomiast, że są już pewne przymiarki do ograniczenia wysokości ryczałtu dla pracy zdalnej, gdyż byłoby to pozapłacowe wynagradzanie pracowników. Takie ograniczenia górnych limitów stawek ryczałtów za prąd, czy inne koszty mają być wprowadzane do przepisów.

Kolejną osobą, która zabrała głos był przedstawiciel jednego ze starostw powiatowych, który stwierdził, że pandemia nauczyła tego, że musimy coraz bardziej stawiać na cyfryzacje. Na początku pandemii wszyscy się uczyli i organizowali. Cały czas zmieniane były instrukcje obsługi petenta w urzędzie. Cały czas wdrażano nowe metody – urny, plexy, pomieszczenia gdzie schodziło się do klienta. Następnie rozwinęła się praca zdalna, obsługa mailowa, ePUAP. Przez te doświadczenia więcej klientów zaczęło korzystać z portali: mObywatel, ePUAP, eBudownictwo. Część projektantów wysyła obecnie projekty przez platformę eBudownictwo. Jeżeli cyfryzacja będzie postępowała w dotychczasowym tempie to jest możliwość przyjęcia pracy zdalnej nawet w urzędzie, ale oczywiście nie na wszystkich stanowiskach. Bo tam gdzie klient musi być obsłużony osobiście m.in. przy dowodach osobistych, czy w wydziale komunikacji, to te stanowiska muszą być wyłączone z pracy zdalnej.

Tak, czy inaczej przyspieszone zostało wprowadzanie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami tzw. EZD. Działanie tego systemu pozwoliło na pracę zdalną poza urzędem. Pracownik przestał działać na dokumentach papierowych. Nie dostaje już sterty na biurko, lecz skany są wgrywane do systemu komputerowego i funkcjonują w postaci elektronicznej. Taki dokument już na etapie wpływu, do kancelarii jest skanowany do systemu. I idzie dalej w postaci elektronicznej. Urzędnik ma wszystko na ekranie, nie na biurku. Praca zdalna polega obecnie na tym, że łączymy się z komputerem, serwerem. Czyli nasz komputer domowy jest tytko łącznikiem. Nad tym czuwają informatycy. W każdym urzędzie jest taki administrator danych. On czuwa, żeby dane nie wyciekły. Bez względu na to, czy taki dokument wpływa w formie elektronicznej, czy papierowej i tak jest przerabiany na formę elektroniczna i wprowadzany do systemu. W urzędzie jest teraz więcej pustych biurek, ale trzeba zainwestować w sprzęt. Obecnie każdy urzędnik ma 2 monitory. Na jednym ma dokumenty, na drugim tworzy pisma. Ma podpis elektroniczny, dzięki któremu tworzy dokumenty, które można potem wysyłać. Są klienci, którzy wymagają formy papierowej bo np. sądy wieczysto-księgowe nie uznają formy elektronicznej. Na prawdę widać, że jest mniej klientów w urzędzie. Standardem jest indywidulne umawianie poszczególnych osób, żeby nie musieli oni czekać w urzędzie.

Praca zdalna nie jest zakazem przychodzenia do biura. W urzędzie jest ona możliwa, przy dużym zaangażowaniu środków oraz przeszkoleniu pracowników. Przy zachęcaniu ludzi do kontaktu elektronicznego. Teraz wszędzie upowszechniła się  obsługa elektroniczna – w urzędzie skarbowym, w ZUSie. Kiedyś wszyscy się bali ePUAPu, teraz swoją tożsamość można potwierdzić w każdym banku. Zauważyliśmy więcej usług internetowych i przy funkcjonującym EZD jest teraz łatwiej organizować prace zdalną.

Jeżeli chodzi o prace zdalną w przypadku kobiet w ciąży, czy posiadających dzieci do lat 4, to będzie można ogłosić w konkursach, że wymagana jest praca stacjonarna i osoba aplikująca będzie miała świadomość jej trybu. Biorący udział w webinarium stwierdził, że w miarę możliwości  praca zdalna będzie wprowadzana. Nie wszędzie jednak będzie to możliwe, czego przykładem jest wydział komunikacji, który funkcjonuje na aplikacji CEPiK i tego zadania nie da się wyprowadzić do pracy z domu.

Przedstawiciel starostwa powiatowego stwierdził, że elektroniczny obieg dokumentów wprowadził wiele ułatwień w pracy, ale jego obsługa obecnie wymaga dodatkowych szkoleń pracowników, co nie każdemu odpowiada.

Przy elektronicznym obiegu dokumentów inaczej zaczęła funkcjonować obsługa kancelaryjna i archiwizacja. Kiedyś każdy klient miał swoją teczkę, przy obecnym obiegu dokumentów, są one układane chronologicznie bez takiego podziału. Teczki klientów funkcjonują jedynie w systemie elektronicznym. Należy przyzwyczaić się do tego, że PITy trzeba złożyć elektronicznie, tak jak przelewy w Bankach zleca się elektronicznie. Gość webinarium stwierdził, że wprowadzony rok temu EZD bardzo usprawnił obieg dokumentów i urzędnicy już się z nim obyli na co dzień. Naczelnicy bardzo sobie cenią nowy system, bo widzą co pracownik robi w każdej chwili, wraz z terminami załatwienia konkretnych spraw. Przy takim systemie nie trzeba pracownikowi kazać pisać codziennych sprawozdań. Generalnie urząd przychyla się odejściu od obsługi papierowej, jednak wszystko też zależy od woli, czy to urzędników, czy też klienta. Czy chce być obsłużony fizycznie, czy elektronicznie. Pozostają jednak sprawy które mogą być zrealizowane jedynie przy obecności klienta. Przykładem jest konieczność osobistego odbioru legitymacji wędkarskiej. Jednak załatwianie pozostałych spraw przez Internet, przez aplikacje, zaoszczędzi czas zarówno urzędnikom, jak i obywatelom.

Głos w dyskusji zabrał także przedstawiciel Uniwersytetu Szczecińskiego, który stwierdził, że uczelnie wyższe mają prościej niż inne szkoły, bo maja do czynienia z ludźmi dorosłymi. Główny problem w życiu uczelni, to wyłączanie kamerek podczas zajęć oraz brak bezpośredniego kontaktu. Brak widocznej mowy ciała powoduje pewien dystans. Na początku pandemii problemem były sprawy techniczne i zapewnienie bieżącej łączności podczas wykładów ze studentami.

Bardzo aktualne badania jednej z firm przeprowadzone w listopadzie zeszłego roku pokazały, że w branżach kluczowych tj. finansach, ubezpieczeniach, technologii i centrach usług wspólnych – średnio pracownicy pracują zdalnie 3 dni tygodniowo. Kadra zarządzająca jest natomiast 3 dni w biurze, a 2 w domu. Według pracownika uczelni bardzo ważne przy pracy zdalnej jest wprowadzenie regulaminu, zasad, czy procedur tej pracy. W badaniu tym ¾ respondentów zadeklarowało, ze w ich pracy wprowadzono procedury i regulaminy. Pozostali badani wskazali, że w ich zakładzie nie ma pomysłu na prace zdalną – pokazuje to jak ważna rolę odgrywają wspomniane zasady pracy. Badanie pokazało też, że jeśli mamy wpływ na te zasady, na ich przyjęcie i kształt, to chętniej ich przestrzegamy. Ci którzy nie mieli takiego wpływu krytykowali je znacznie częściej. Pracownicy byli sceptycznie nastawieni do tych firm, gdzie dni pracy w biurze i w domu wyglądają tak samo. Chciano by dzień pracy w domu był zorganizowany z sensem. Za dużo czasu zajmowały zdalne spotkania z zespołem z innymi pracownikami. Za ich wady wskazano, że są przewlekłe i odrywają od zadań bieżących. 25% badanych wskazało, że z biura pracuje się lepiej bo nic ich nie rozprasza. Trudniej i często dłużej pracuje się z domu. Optymalnym rozwiązaniem jest praca 2 dni w biurze i 3 dni z domu. Połowa respondentów zadeklarowała, że gdyby pracodawca zmniejszył liczbę dni pracy zdalnej to zrezygnowaliby z pracy. Praca w siedzibie firmy jest natomiast lepsza dla budowania relacji i zdrowia psychicznego. Na wielu uczelniach zapewniono wsparcie psychologicznie dla studentów. Wskazano też, że w pracy w biurze lepsze są możliwości awansowania. Praca indywidulanie jest lepiej wykonywana zdalnie, ale w zespole pracuje się lepiej w biurze.

Przedstawiciel środowiska akademickiego uznał, że konfliktową kwestią jest to, że pracownik liczy, że praca z domu zostanie im jakoś wynagrodzona, m.in. za używanie sprzętu. Istnieją znaczne rozbieżności oczekiwań wsparcia w pracy zdalnej przez pracowników i tym co zapewniają pracodawcy. Reasumując pracownicy oczekują pracy zdalnej i dla wielu branż staje się to modelem biznesowym. Jednak zasady pracy zdalnej powinny być konsultowane z pracownikami. Natomiast wymaganie pracy w biurze również powinno być podparte jej usprawiedliwieniem przez pracodawcę. W pracy zdalnej brakuje zaufania zarówno po stronie pracownika jaki pracodawcy. Bardzo ważne jest nie przypisywanie złych intencji. Monitorowanie pracy jest obecnie bardzo rozwinięte, ale następuje odwrót tego trendu w kierunku większego zaufania pomiędzy przełożonym a pracownikiem.

W przeciągu ostatnich 2-3 lat pokazywały się na temat pracy zdalnej badania,  które sobie wzajemnie zaprzeczały. Wszystko zależało od branży, organizacji i kultury organizacyjnej. Obecnie wskazuje się, ze bardzo ważne jest zarządzanie relacjami interpersonalnymi, emocjami, sposobem komunikacji, atmosferą, klimatem kulturowym, a nawet  konfliktami. Obszar zdalny jest mocno niedoszacowany jeżeli chodzi o zarządzanie – stwierdził prelegent reprezentujący środowisko akademickie.

Kolejnym członkiem debaty był pracownik sprzedaży międzynarodowej w branży budowlanej, który odniósł się do specyfiki pracy na budowach. Stwierdził on, że branża ta projektuje i monituje obiekty na miejscu u klienta. W całym procesie mało jest działów w których pracę można zdalnie realizować. Praca zdalna spowodowała, ze spotkania online są normalnością, natomiast potrzeba podróży zagranicznych zmalała o 30%. Specyfika tej działalności polega na tym, że spotkania i organizowanie projektów nie mogą się odbywać 100% zdalnie. Projektowanie i produkcja nie jest możliwa jedynie w świecie online. W procesie sprzedaży i przygotowawczym jest inaczej. Realizacja projektów 3000 km od naszej siedziby powodowała, że 3 razy w roku była potrzeba podroży, teraz się więcej dzieje podczas spotkań online. Dla tej konkretnej branży dobrodziejstwem stała się popularyzacja narzędzi do pracy zdalnej, które są często wykorzystywane, natomiast sama praca zdalna jest trudna do wykonywania.

Reprezentowana firma korzysta z narzędzi pracy online, a mniej z pracy zdalnej. Profil biznesowy powodował, że stosowano już wcześniej w pewnym zakresie „pracę hybrydową”, żeby wyjść z ofertą poza granice Polski. Standardem jest praca w podróży i w delegacji. Od 5-6 lat pracownicy firmy korzystają z rozwiązań hybrydowych pracy – przy czym należy ją rozumieć jako pracę z biura, albo w delegacji, poza siedzibą firmy. Whatsapp jest świetnym narzędziem do prowadzenia projektów, każdy czat jest pomocny do konwersacji o realizowanych zadaniach tu i teraz. Wskazany rodzaj pracy powoduje, ze pracownik jest w stanie kontrolować wszystkie zmiany z poziomu telefonu nie koniecznie chodząc do kolegi na piętro. Na pewno te narzędzia informatyczne ułatwiły prace w biurze, ale też prace w delegacji. Nowe czasy to wyzwanie dla pracodawców, bo będzie już ciężko wrócić do klasycznego 8 godzinnego czasu pracy w biurze. Ten model hybrydowy pracy w biurze i w domu stał się już codziennością.           

Podsumowanie

 Na trzynastym spotkaniu w ramach projektu „Praca zdalna po pandemii” udało się zebrać doświadczenia przedstawicieli urzędów, ośrodków naukowych, czy pracowników branży budowlanej. Urzędnicy jako główne wyzwania, które ich dotknęły wskazali początkowe problemy i nieprzygotowanie procedur do pracy zdalnej. Z biegiem czasu udało się wypracować metody i narzędzia informatyczne do skutecznego obiegu dokumentów. Pomimo sceptycyzmu odnośnie powszechności w ich sektorze pracy zdalnej, jej funkcjonowanie uzależniają od procedur i narzędzi administracyjnych. Inne problemy w pracy zdalnej wskazał gość reprezentujący środowisko naukowe. Wadą pracy zdalnej jest między innymi brak kontaktu ze studentem i zanik więzi społecznych między pracownikami, czy studentami. Wskazano też wyniki prowadzonych badań naukowych, które dotyczyły degradacji więzi, czy zaufania między pracownikami, a pracodawcami w perspektywie wprowadzenia nieprzemyślanej pracy zdalnej. Ważnymi spostrzeżeniami podzieliła się pracownica firmy projektowo-budowlanej o zasięgu międzynarodowym, która wskazała, że do każdego rodzaju wykonywanej pracy należy dobrać właściwe narzędzia komunikacji, które często sugerują i najpierw stosują sami pracownicy.

Zobacz: 22.03.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #13. Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie