Warszawa, 22 lutego 2023 r. 

 

Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #11
Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych z perspektywy pracowników i związków zawodowych

 

• Organizacje związkowe wskazują na szereg dobrych dla pracowników rozwiązań, między innymi w zakresie pracy zdalnej określonych grup osób o szczególnych potrzebach opiekuńczych.
• Wiele kontrowersji wśród pracodawców i pracowników budzą regulacje dotyczące przestrzegania i kontrolowanie przepisów BHP i bezpieczeństwa informacji w trakcie pracy zdalnej.
• Jedną z najczęściej pojawiających kwestii spornych jest pokrywanie kosztów pracy zdalnej przez pracodawców – między innymi mediów. Kwestia te wydaje się nie być dostatecznie precyzyjnie uregulowana.
  
  

Wstęp 

Na poprzednich webinariach, mimo, że gościliśmy także pracowników, bardziej wyraźna była perspektywa pracodawców na tematykę pracy zdalnej. Dlatego też webinarium 11 skoncentrowane było włącznie na opiniach i potrzebach pracowników w tym zakresie, a naszym gościem była przedstawicielka związków zawodowych. To one reprezentują interesy pracowników w wielu miejscach pracy i to one będą uczestniczyły w zawieraniu porozumień określających zasady wykonywania pracy zdalnej u wielu pracodawców. Związki zawodowe brały także udział w dialogu społecznym mającym na celu wypracowanie norm prawnych w tym zakresie. Mając na względzie cel projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej”, jakim jest jak najszersze przedstawienie problematyki pracy zdalnej, poznanie opinii przedstawicieli związków zawodowych jest niezbędne.

Opinia pracowników o pracy zdalnej w badaniu ZPP

8 na 10 osób, które w trakcie pandemii pracowały zdalnie, wróciło już do pracy stacjonarnej. Niemniej jednak aż trzy czwarte pracowników uznaje, że praca zdalna jest rozwiązaniem zdecydowanie dobrym nie tylko w czasach kryzysowych. Ponadto 7 na 10 ankietowanych, szczególnie w grupie osób, które pracowały już zdalnie, uważa że ten model przynosi korzyści zarówno im, jak i pracodawcy.

Warto również zauważyć, że w badaniu ZPP pracę zdalną zdecydowanie lepiej oceniają kobiety oraz rodzice. Ankietowani podkreślali także, że może ona dać możliwość aktywizacji zawodowej niektórych grup, takich jak osoby niepełnosprawne oraz osoby opiekujące się niepełnosprawnymi lub dziećmi.

Opinia wielu pracowników o pracy zdalnej jest tak dobra, że wśród osób, które miały z nią styczność aż 60 procent zadeklarowało, że byłoby gotowych zmienić pracodawcę jeśli nowy zaoferowałby mu lepsze warunki pracy zdalnej. Aż 47 procent ankietowanych wskazywało, że byłoby skłonnych zmienić swój zawód i przekwalifikować się wyłącznie po to, by móc pracować zdalnie.

Pomimo licznych korzyści pracownicy wskazują, że praca zdalna posiada pewne negatywne aspekty. Są to między innymi wyższe koszty mediów oraz negatywny wpływ na kontakty społeczne, a w rezultacie również na kondycję psychiczną.

Zagrożenia pracy zdalnej według pracowników

W dotychczasowych webinariach przeprowadzonych w ramach projektu „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” pracownicy wskazywali, że praca zdalna bardzo dobrze sprawdziła się w ich przypadku. Szczególnie ważna dla nich okazała się oszczędność czasu i pieniędzy oraz komfort jej wykonywania z własnego domu. Pracownicy ci reprezentowali różne branże, głównie kreatywne oraz usługowe. Wskazać można, że większość pracowników, którzy mają doświadczenia z pracą zdalną, popiera tę formę pracy. Z pewnością jednak nie jest ona rozwiązaniem dla każdego. Oczywistym jest fakt, że w wielu branżach, na wielu stanowiskach pracy nie jest możliwe jej wykonywanie spoza siedziby firmy (konieczność fizycznej obecności pracownika w miejscu pracy jest standardem np. w produkcji, czy handlu bezpośrednim). Niemniej nawet w tych przypadkach, gdy praca zdalna jest możliwa, pracownik musi posiadać odpowiednie warunki lokalowe oraz pewne cechy charakteru umożliwiające dobrą organizację własnej pracy. Wskazuje na to np. całkowicie odmienne postrzeganie zagadnienia „pogodzenia życia zawodowego z prywatnym” przez różne grupy pracowników. Część pracowników wskazuje tą kwestię jako zaletę pracy zdalnej, a część (większa) jako wadę.

Należy mieć zatem świadomość, że świadczenie pracy zdalnej, mimo wielu zalet, może negatywnie wpływać na stan psychiczny pracownika. Dlatego ustawodawca wprost przewiduje, że ocena ryzyka zawodowego musi uwzględniać zagrożenia psychospołeczne. Stąd też związki zawodowe podkreślają, że w regulacjach wewnątrzzakładowych dotyczących pracy zdalnej podkreśla się pewne elementy, takie jak to, że pracownik zdalny również ma prawo korzystania z infrastruktury zakładowej, kontaktu z innymi pracownikami, a także nie może mieć trudniejszego dostępu do szkoleń. Obowiązek ten wynika również bezpośrednio z norm prawa pracy.

Uregulowanie rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną

Pracownicy i reprezentujące ich organizacje wskazują, że uregulowania dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej są istotne dla pracowników. Szczególnie w kontekście obecnej sytuacji gospodarczej – inflacji, wzrostu cen mediów oraz kryzysu energetycznego. Z tego też powodu praca zdalna będzie generowała dla pracowników zauważalnie większe koszty niż w trakcie pandemii. Równocześnie koszty związane z pracą zdalną są zmartwieniem pracodawców, którzy obawiają się w tej kwestii sporów z pracownikami, zwłaszcza, że przepisy mające pojawić się w Kodeksie pracy nie są w tym zakresie precyzyjne.

Uczestnicząca w webinarium przedstawicielka związków zawodowych wskazuje, że ustawodawca przewiduje trzy poziomy rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną: pokrycie, refundację oraz ryczałt. Pokrycie polega na zapewnieniu przez pracodawcę niezbędnych narzędzi takich jak internet, modem czy komórka służbowa. Koszt jest jasny, wynika on bezpośrednio z rachunku. Drugą możliwością jest refundacja, czyli zwracanie części kosztów realnie poniesionych przez pracowników, zgodnie z porozumieniem między pracodawcą i pracownikiem. Natomiast ryczałt to kwota w ustalonej z góry wysokości, która podlega negocjacji ze związkiem zawodowym albo przedstawicielem pracowników danego przedsiębiorstwa.

Trudno jest wskazać, jaką część rachunków np. za dostęp do internetu pracownik otrzymał w związku z pracą zawodową, a jaką w związku z prywatnym użytkiem. Trudno też wyliczyć dokładne zużycie innych mediów. Może się też zdarzyć, że pracownik opłaca rachunki w swoim miejscu zamieszkania w formie ryczałtu, a więc nie zna dokładnej kwoty, którą płaci np. za energię elektryczną. W związku z tym należy przypuszczać, że rozliczenie ryczałtowe będzie najpopularniejszym rozwiązaniem.

Przy ustalaniu ryczałtu należałoby myśleć o rzeczywistych kosztach, a więc roszczenie całkowitej opłaty za media byłoby wykluczone. Związki zawodowe proponują między innymi stworzenie „widełek” kwotowych w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy. Takie rozwiązanie w opinii organizacji pracowników mogłoby skutecznie zmniejszyć ilość konfliktów na tym tle między pracodawcami i pracownikami.

Praca zdalna dla pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi. 

Praktyka istniejąca w wielu przedsiębiorstwach wprowadziła wiele rozwiązań, które ułatwiają pracę zdalną pracownikom i pracodawcom. Choć pracodawcy wskazują, że wprowadzenie norm prawnych w tym zakresie do Kodeksu pracy jest w pewnych aspektach pożądane, to jednocześnie rozwiązania te są spóźnione. Zarówno w badaniu przeprowadzonym przez ZPP, jak i w trakcie webinariów wskazywano, że pracodawcy oczekiwali rozwiązań ramowych, umożliwiających usystematyzowanie już istniejących na rynku dobrych praktyk w zakresie pracy zdalnej i norm na tyle elastycznych, by można było wypracowane rozwiązania stosować.  Związki zawodowe podkreślają jednak korzyści z wprowadzenia nowych norm pracy zdalnej do Kodeksu Pracy dla pracowników. W szczególności rozwiązania te mogą być docenione przez pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi.

Nowa regulacja obligująca pracodawcę do uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną w niektórych sytuacjach jest odniesieniem do istniejącego już w Kodeksie Pracy art. 142¹ oraz jego uzupełnieniem. Przepis ten daje uprawnienie między innymi do wnioskowania o indywidualny rozkład czasu pracy np. opiekunom dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności, natomiast nowy art. 67¹⁹ § 6 rozwija te normy o możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną. Pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi w sytuacji, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zdaniem organizacji związkowych normy te będą lepiej odpowiadać potrzebom pracowników dotkniętych szczególną sytuacją, a interes pracodawcy jest zabezpieczony tym, że w uzasadnionych przypadkach będzie mógł on nie uwzględnić wniosku pracownika.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w opinii wielu pracodawców normy te mogą być przyczyną konfliktów. O ile oczywistym jest, że pracując na linii produkcyjnej nie można wykonywać pracy zdalnej, to w przypadku pracy biurowej nie będzie już to oczywiste, czy jest możliwość w  danej sytuacji przejścia pracownika na pracę zdalną, czy też nie. Przejście na pracę zdalną przez część pracowników, może spowodować z kolei, że pozostali nie będą mogli już uzyskać możliwości wykonywania np. pracy zdalnej okazjonalnej, czy pracy hybrydowej, bo będą oni musieli wypełnić luki w biurze po pracownikach uprzywilejowanych w tym zakresie.

Praca zdalna na wniosek pracownika.

Już w tej chwili istnieje możliwość zwykłego porozumienia się pracodawcy i pracownika o pracę zdalną na dowolny okres, dlatego wprowadzenie przepisu dotyczącego pracy zdalnej tzw. okazjonalnej jest czasem niezrozumiałe. W trakcie naszych webinariów wielokrotnie sami pracodawcy wyrażali, że przepisy w tym zakresie wydają się zbędne. Wskazać jednak należy, że art. 67³³ § 2 przewiduje, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3. Oznacza to, że w tym przypadku pracodawca nie ma obowiązku np. pokrywania kosztów mediów związanych z pracą zdalną, czy materiałów i narzędzi pracy. Choć oczywiście również obecnie istnieje możliwość uzgodnienia pracy zdalnej, to po wejściu w życie nowych przepisów na pracodawcę będą nałożone nowe, liczne obowiązki. Praca zdalna „okazjonalna” będzie wyłomem w tym zakresie. Będzie ona mogła być wykonywana w ciągu maksymalnie 24 dni w roku.

Regulacja ta jest wynikiem inicjatywy strony przedsiębiorców właśnie z uwagi na umożliwienie pracy zdalnej raz na jakiś czas bez obciążania pracodawców dodatkowymi obowiązkami. Jednocześnie jednak wielu przedsiębiorców zgłasza obawy, że będzie prowadzić do konfliktowych sytuacji, gdy jednemu pracownikowi udzieli się pracy zdalnej, a innemu nie. Niektórzy pracownicy mogą traktować również pracę zdalną okazjonalną jako swoje uprawnienie, które pracodawca musi uwzględnić. Istnieje także obawa, że pracownicy będą wykorzystywać tą możliwość na podobnej zasadzie jak „urlop na żądanie” wysyłając wnioski o pracę zdalną drogą elektroniczną na krótko przed rozpoczęciem pracy.

​​Organizacje związkowe reprezentujące pracowników podkreślają, że nie są w pełni usatysfakcjonowane wyłączeniem stosowania licznych obowiązków przez pracodawcę w zakresie pracy zdalnej, to sama praca zdalna okazjonalna może okazać się przydatna. Pracownik funkcjonujący w normalnym życiu rodzinnym i społecznym spotyka się z różnymi sytuacjami losowymi, na przykład z pęknięciem rury i przymusem oczekiwania na fachowca. Często nie oznaczają one od razu całkowitej niemożności wykonywania pracy, a jedynie przymus pozostania w domu. W takim scenariuszu praca zdalna jest korzystna dla obu stron, ponieważ pracodawca otrzymuje wykonaną pracę, a pracownik nie traci dnia pracy.

W ostatecznym rozrachunku normy pracy okazjonalnej choć budzą pewne wątpliwości, to wydają się być rozwiązaniem potrzebnym zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

Kwestia kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy

Praca zdalna nie jest już jedynie środkiem służącym przeciwdziałaniu zagrożeniu epidemiologicznemu. Nie jest sytuacją tymczasową i zagości prawdopodobnie na stałe w życiu zawodowym wielu Polaków. W związku z tym normy prawne musiały objąć regulacją również obszar bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa informacji. Zagadnienie to budziło wiele kontrowersji w trakcie pandemii, szczególnie w początkowym okresie.

Zgodnie z nowymi regulacjami praca zdalna może być powierzona pracownikowi jednostronnie przez pracodawcę jedynie w określonych sytuacjach np. w przypadku obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. W pozostałym zakresie jest ona wynikiem porozumienia między pracodawcą a pracownikiem bądź wynikiem wniosku pracownika, który pracodawca może bądź powinien uwzględnić.

W pierwszej kolejności zwrócić należy uwagę, że przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik zgodnie z 67³¹ § 6 k. p. zobligowany jest złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady BHP oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Pracownik ponadto zgodnie z § 7 tegoż artykułu musi złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Przedstawiciele związków zawodowych wskazują jednak, że pomimo oświadczeń złożonych przez pracodawcę oraz faktu, że praca zdalna odbywa się często w miejscu zamieszkania pracownika, to pracodawca wciąż powinien realizować swoje obowiązku z zakresu BHP.

Warto jednak zwrócić uwagę, że praktyczne realizowanie obowiązków w zakresie BHP oraz kontroli może budzić kontrowersje zarówno pracowników jak i pracodawców. Jak wskazują badania Związku Przedsiębiorców i Pracodawców oraz doświadczenia z webinariów, z perspektywy pracodawcy jest to przerzucanie na niego obowiązków, które powinny leżeć po stronie państwa. Choć pracownicy przechodzący na pracę zdalną będą mogli, a nie musieli być kontrolowani przez pracodawców, to od przedsiębiorców będzie się oczekiwać, że zadbają o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, zasad pracy zdalnej, zasad ochrony informacji i w tym celu będą kontrolować pracowników. Sprawia to, że przedsiębiorca będzie musiał poświęcić czas i środki na kontrole zamiast na prowadzenie działalności.

Związki zawodowe podkreślają jednak, że jeżeli przedsiębiorca, mając na względzie ochronę danych osobowych czy informacji poufnych uznałby, że praca zdalna byłaby zbyt ryzykowna, a przez to niemożliwa, to byłoby uzasadnione, żeby nie umożliwiać pracy zdalnej na danym stanowisku. Pracodawcy mogą się także zabezpieczyć między innymi zakazem świadczenia pracy w kawiarniach, lobby hotelowych i innych powszechnie dostępnych miejscach.

Pracownicy uczestniczący w dotychczasowych webinariach oraz badaniu ZPP wskazują także na obawy, że kontrola ze strony pracodawcy będzie w pewien sposób naruszała ich prywatność. Co prawda część pracowników, którzy mają dobre relacje z pracodawcą jest skłonnych to zaakceptować, to dla innych jest to kwestia problematyczna. Przedstawicielka organizacji zrzeszającej pracowników wskazała jednak, że pomimo tych obaw pracownik wnioskujący o pracę zdalną, czy biorący udział w rekrutacji do pracy w formie zdalnej powinien mieć świadomość również tych problematycznych kwestii, czyli między innymi faktu, że praca zdalna może wiązać się z kontrolą pracodawcy w domu pracownika.

Naruszenie praw pracowniczych w pracy zdalnej

Z perspektywy związków zawodowych naruszenia praw pracowniczych w pracy zdalnej zdarzają się ze względu na to, że mamy do czynienia ze stykiem spraw rodzinnych oraz prywatnych ze sprawami zawodowymi. W regulaminach wewnątrz zakładów pracy zdarzały się już takie zapisy, jak zakaz wywieszania prania czy gotowania obiadu w czasie pracy, co ma zapobiegać wypadkom. Nawet miejsce pracy zdalnej, które znajduje się najczęściej przy biurku domowym, nadal może być miejscem niebezpiecznych sytuacji. Rolą pracodawcy jest wyczulenie pracowników na zasady BHP.

Działania związków zawodowych w sprawie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej to na tą chwilę przede wszystkim upowszechnianie wiedzy o proponowanych regulacjach prawnych. Społeczeństwo w dużej mierze postrzega pracę zdalną przez pryzmat pandemii. Wprowadzanie nowych przepisów wprowadza jednak wiele zmian i nowości, jak praca zdalna okazjonalna. Niemniej dopiero praktyka pokaże, jak nowe regulacje będą się sprawdzały.

Podsumowanie

Postrzeganie pracy zdalnej przez związki zawodowe i pracowników jest z reguły pozytywne. Zauważalne są jednak wątpliwości odnośnie rozwiązań szczegółowych i np. w zakresie skutków, które mogą dotknąć pracowników w kwestii społecznej oraz psychologicznej. Uczestnicy webinariów wskazują także, że do pracy zdalnej są konieczne pewne predyspozycje, które nie tylko zapewnią samodyscyplinę, ale również niepogorszony stan psychiczny.

Każde miejsce pracy w mniejszym lub większym stopniu będzie musiało otworzyć się na możliwość pracy zdalnej. Ustawodawca zdefiniował pracę zdalną tak, że nie sprowadza się ona tylko do dawnego pojęcia „home office” i pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji.

Z pewnością w odniesieniu do pracy zdalnej praktyka wyprzedziła legislację. Mimo tego związki zawodowe wskazują, że regulacje prawne w tym zakresie są potrzebne i wartościowe z perspektywy pracowników. Zapewniają nowe możliwości, większe bezpieczeństwo i pole do dialogu z pracodawcą. Obawy pracodawców budzi jednak fakt, że niektóre z regulacji mogą prowadzić do konfliktowych sytuacji. Przykładem może być kwestia pokrycia kosztów mediów przez pracodawcę, która wydaje się nie być dostatecznie sprecyzowana. Bardzo cenionym z perspektywy związków zawodowych rozwiązaniem jest możliwość pracy zdalnej dla pracowników ze specjalnymi potrzebami opiekuńczymi.

Pomimo pewnych rozbieżności w ocenie regulacji pracy zdalnej przez związki zawodowe i organizacje pracodawców, przyjęte rozwiązania zawierają szereg pożądanych i cenionych przez obie strony rozwiązań. Niemniej jednak dopiero praktyka rynkowa pokaże, na ile przepisy w zakresie pracy zdalnej będą się sprawdzać.

 

Zobacz: 22.02.2023 Praca zdalna po pandemii. Raport podsumowujący webinarium #11. Ocena stosowania pracy zdalnej po pandemii oraz proponowanych rozwiązań prawnych z perspektywy pracowników i związków zawodowych

 

Warszawa, 13 lutego 2023 r. 

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #10
Praca zdalna oczami pracowników.

 

• Praca zdalna jest ceniona i poszukiwana przez wielu pracowników na rynku.
• Wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z szeregiem wyzwań i problemów. Trzeba odpowiednio zorganizować miejsce pracy, posiadać odpowiedni sprzęt. Pracownicy wskazują również, że model wyłącznie zdalny wpływa negatywnie na relacje społeczne.
• Praca zdalna może być dobrym rozwiązaniem dla wielu branż np. dla księgowości i rachunkowości, IT, usług ubezpieczeniowych, kreatywnych i tych nie wymagających bezpośredniego kontaktu z klientami.
• Pracownicy wskazują, że często czas pracy w domu bardziej się „rozmywa” z tym prywatnym. Czasem jest się dostępnym dla pracodawcy dłużej, ale nasi rozmówcy to akceptują, gdyż oszczędność czasu na dojazdy do pracy rekompensuje wskazane wady.
• Problematyczna dla pracowników może być kwestia kontroli pracy zdalnej oraz przestrzegania norm BHP i bezpieczeństwa informacji w ich miejscu zamieszkania.
• Zmiany na rynku dostrzegają także przedstawiciele lokalnych związków przedsiębiorców. Tam, gdzie oferta pracy zawiera wzmiankę o możliwości jej wykonywania zdalnie napływa wyraźnie więcej CV od kandydatów.
• Praca zdalna może być wyzwaniem w zakresie ochrony bezpieczeństwa informacji.
• Uczestnicy webinariów wskazują także na kwestie problematyczne dla pracodawców i pracowników. Pracodawcy nie chcą np. by praca zdalna była dla nich źródłem dodatkowych kosztów.

Opracowanie powstało w ramach cyklu publikacji towarzyszących projektowi ZPP „Potrzeby i wyzwania związane z wdrażaniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej“. Projekt wspierany jest przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

W pierwszym etapie tego projektu przeprowadziliśmy badania jakościowe i ilościowe. Przebadaliśmy ponad 1000 pracowników. Wynika z nich, ze praca zdalna jest doceniana przez pracowników, nie tylko jako rozwiązanie kryzysowe, ale docelowe. Projekt realizowany przez ZPP ma na celu kompleksową analizę zagadnienia, ale i wpracowanie rekomendacji dla rynku polskiego.

Do początku 2020 r. praca zdalna była zjawiskiem jedynie marginalnym i nie miała odzwierciedlenia w przepisach prawnych. Po wybuchu pandemii koronawirusa COVID-19 – braki w zapisach w Kodeksie pracy –dookreślono w tzw. ustawie covidowej (Dz.U. 2020 poz. 374). Zgodnie z art. 3 ust. 1 tej ustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Aktualnie zatem aby uznać pracę za zdalną, niezbędne jest polecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Praca ta musi być wykonywana przez określony czas i uwzględniona w umowie o pracę.

Trwają prace nad szerszym uregulowaniem w prawie tego zjawiska. Część propozycji wydaje się być jednak kontrowersyjna. Pracodawcy nie chcą być ograniczani w swobodzie podejmowania decyzji o warunkach organizacji pracy zdalnej w ich przedsiębiorstwie oraz obawiają się nałożenia na nich dodatkowych obowiązków. Pracownicy podkreślają, że oczekują jeszcze szerszego dostępu do możliwości świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy. Podczas kolejnego webinarium zorganizowanego w ramach cyklu wysłuchaliśmy właśnie perspektywy pracowniczej.

Opinie uczestników webinarium.

Nasza rozmówczyni, która u swojego pracodawcy jest księgową i kadrową zarazem podzieliła się dotychczasowymi doświadczeniami. W jej miejscu pracy zdalne wykonywanie obowiązków jest dostępne i pracownicy korzystają z tej formy wykonywania obowiązków kiedy tylko mogą. W opinii naszej rozmówczyni wyzwaniem jest zabezpieczenie odpowiedniego sprzętu dla pracowników w domach. Narzędzia pracy w domu nie są tak wysokiej jakości jak w biurze (np. kserokopiarki). Poza wyzwaniami sprzętowymi cierpią na pracy zdalnej relacje. Część pracowników też ma kłopot ze skupieniem się w domu, np. z uwagi na obecność innych domowników.

– „Nigdy nie byłabym za tym aby praca była tylko zdalna lub tylko stacjonarna. Najbardziej optymalny wydaje się wariant hybrydowy. Podczas pandemii wiele straciliśmy, trudno było budować więź z nowymi pracownikami. Były problemy z wdrożeniem, przekazaniem wiedzy – pracownicy Ci czuli się pozostawieni sami sobie. Nauczeni tymi doświadczeniami staramy się korygować te braki. Ale zdecydowanie praca hybrydowa wspiera współpracę w zespole i pozwala na budowanie relacji.” – dodała uczestniczka webinarium.

Przepisy unijne przynoszą pracownikom prawo do bycia „offline”, a więc bycia poza pracą. Wprowadzono je gdyż godzenie życia zawodowego i prywatnego przy pracy zdalnej bywa trudne. Czas służbowy się rozmywa, rozciągamy go będąc w domu. Nasza rozmówczyni podkreśla jednak że nie stanowi to dla niej dużego problemu, gdyż brak konieczności dojazdu do pracy, szykowania się do niej – powoduje, że dodatkowych 30-60 minut spędzonych na zadania służbowe nie zabiera jej czasu prywatnego. W małych firmach też pracownicy często łączą relacje zawodowe z prywatnymi. Rodziny się znają, dzieci się znają,  więc nie zawsze da się życie zawodowe od prywatnego całkowicie oddzielić. Potrzebna jest samodyscyplina i dobra organizacja.

Najprawdopodobniej kontrole ze strony pracodawców w zakresie BHP, ochrony informacji niejawnych, sposobu świadczenia pracy będą mogły być wykonywane w miejscu pracy zdalnej. I choć w porozumieniu z pracownikiem, jednak będą przeprowadzane w sferze prywatnej. Nasza rozmówczyni rozumie sens zapisów o możliwości kontroli ze strony pracodawców, o ile będzie to po wcześniejszym „umówieniu się”. Wiele zależy też od tego czy kontrolę będzie prowadziła osoba obca, czy dobrze nam znana. Ale zrozumiała jest potrzeba ochrony interesów pracodawców. Również sami pracodawcy nie oceniają pozytywnie proponowanych zapisów w obszarze kontroli pracowników podczas świadczenia przez nich pracy zdalnej – postrzegają tę kwestię jako próbę przerzucenia obowiązków na przedsiębiorcę, który będzie musiał dodatkowo zorganizować zasoby i procesy pod tym kątem.

Z kolei przedstawiciel sektora IT, który jako branża generalnie bardzo wysoko ocenia pracę zdalną – nie wyobraża już dziś sobie powrotu do stacjonarnego trybu. Z analiz ZPP wynika, że ten model bardzo dobrze funkcjonuje w sektorach związanych z technologiami informatycznymi. Pracodawcy dostrzegają nawet wyższą efektywność pracowników. W opinii naszego rozmówcy – w istocie – w zdecydowanej większości praca zdalna w IT przynosi korzyści. – „W branżach, które wiążą się z większą liczbą dokumentów, w tym drukowanych, które mogą wymuszać pracę stacjonarną sytuacja ta może być odmienna. Niektóre aspekty lepiej działają w trybie stacjonarnym. Pewne spotkania lepiej jest zorganizować bezpośrednio. Jednak koncepcja codziennego dojeżdżania do pracy jest mi dziś już bardzo obca. Zdecydowanie będę się trzymał pracy zdalnej. Paca stacjonarna zawęża możliwości zatrudniania z obu stron. Pracodawcy, którzy potrafią dać pracę zdalnie mają do dyspozycji szerszy rynek pracownika”.

Aż 60% pracowników, którzy mieli okazję w przeszłości pracować zdalnie dziś zmieniłaby pracę mając możliwość pracy zdalnej i aż 47% pracowników gotowych jest się przekwalifikować aby móc wykonywać pracę zdalnie. Na pewno jest to istotny aspekt w decyzjach o kształtowaniu ścieżki kariery. Pracownicy szukają dziś zawodów, które nie wiążą ich z biurem, bo to potrafi dziś mocno ich ograniczać. Wynika to między innymi z tego że ich otoczenie, domownicy, znajomi często już cieszą się dużo większą elastycznością wnikającą ze zdalnego wykonywania codziennych obowiązków.

Śląsk dostrzega zalety pracy zdalnej

Swoimi spostrzeżeniami podzielił się z nami również Prezes śląskiego ZPP. Na Śląsku dominuje przemysł, ale też znaczna część działalności jest usługowa. Zapytany o to na ile praca zdalna przyjęła się na Śląsku stwierdził: – „Śląsk jest dość specyficzny – mamy tutaj dość ciasno, jesteśmy aglomeracją po której trudno się poruszać. Próba przejazdu z miejsca na miejsce w godzinach szczytu lub gdy spadnie śnieg powoduje że pracownicy narażają się na wyższe koszty, stratę czasu, trudności z parkowaniem.”. W opinii naszego rozmówcy praca zdalna jest dziś bardzo ważnym elementem na Śląsku, w pełni się przyjęła. Sam fakt i możliwość pracy zdalnej pracownicy cenią na tyle, że chcieliby aby ustawodawca nie ograniczał decyzji pracodawców w tym zakresie. Swoboda w kształtowaniu stosunków pracy jest dziś postrzegana przez pracowników jako duża zaleta. Uczestnik webinarium posłużył się też przykładem z rynku pracy i doświadczeń związanych z poszukiwaniem pracowników – „To samo ogłoszenie o pracę zamieszczone w Internecie z podpisem, że praca jest zdalna powoduje że spływa wiele więcej CV. Jest to duży impuls rozwojowy dla pracowników, ale i samych firm”. Nasz rozmówca zwraca jednocześnie uwagę na to, że praca zdalna wiąże się z licznymi wyzwaniami. Posiadanie pracownika w drugiej części Polski, czy nawet za granicą, powoduje że możliwość skontrolowania stanowiska pracy jest ograniczona.

W branży IT, również na Śląsku, praca zdalna jest już absolutnie standardem. Świadczenie pracy nie musi odbywać się z domu. Dziś zdarzają się przypadki łączenia z rozmówcami ze szczytu pięciotysięczników. To oczywiście ekstremalny przykład, ale świetnie ilustruje aktualną mobilność.

Śląski samorząd planuje organizację specjalnego hubu technologicznego, który będzie umożliwiał firmom kompleksową organizację biznesu, w tym realizację pracy zdalnej. Śląsk chciałby być centrum relokacyjnym dla firm i rozumie to, że musi wspierać pracę zdalną, która w procesie przenoszenia przedsiębiorstw jest kluczowa.

Wypadek przy pracy, czy niekoniecznie?

Kolejny nasz rozmówca reprezentował branżę ubezpieczeniową. Zapytany o zagrożenia wynikające z pracy zdalnej zaznaczył: – „W branży ubezpieczeniowej praca zdalna jest dość naturalną rzeczą. Przed tym webinarem złożyłem zapytania o to w jaki sposób towarzystwa ubezpieczeniowe będą podchodziły do NW w czasie pracy, ale świadczonych w domu. Odpowiedzi jakie otrzymałem świadczyły o tym, że jeśli raport BHP jest prawidłowo sporządzony, to wypłata świadczenia nastąpi.” Z jednej więc strony odpowiedź towarzystw ubezpieczeniowych jest pozytywna, z drugiej jednak – nie każdy pracodawca ma w zespole BHP-owca, nie ma możliwości bieżącego monitorowania warunków świadczenia pracy. W opinii naszego rozmówcy ustawowo należałoby te kwestie uregulować – zarówno dla bezpieczeństwa pracowników, jak i pracodawców. Towarzystwa mają w zapisach wypłatę świadczenia z tytułu NW podczas pracy wykonywanej zdalnie, ale w praktyce nie do końca wiadomo w jakim trybie je wypłacać.

Problem pojawia się też w kwalifikacji „wypadku przy pracy” podczas pracy zdalnej. Dziś ruchome są godziny pracy, pracownik w trakcie pracy może iść do kuchni zrobić sobie herbatę, wstawić pranie, wychodzi z psem na spacer. Zdaniem naszego rozmówcy – „Wyjściowym rozwiązaniem mogłoby być określenie czasu logowania jako zakresu godzinowego świadczenia pracy. Godziny świadczenia pracy nie mają tu znaczenia, czy jest to weekend, okresy wieczorno-nocne. Niemniej to może być kłopotliwe aby udowodnić, że sytuacja wypadkowa miała miejsce akurat w tym – wskazanym przez pracownika momencie” – Wymaga to dalszego przemyślenia. Mniejsi pracodawcy zdają się być na gorszej pozycji w tym wypadku. Nie mają procedur, zasobów, narzędzi.

Jeśli wrośnie ryzyko ubezpieczeniowe, liczba potencjalnych wypadków wzrośnie to i stawki mogą wzrosnąć, niemniej ubezpieczenia pracownicze są w opinii naszego rozmówcy obecnie bardzo niskie. – „Wynoszą kilka złotych. Na chwilę obecną nie wydaje się to być problemem. Ale gdyby liczba wypadków nagle rosła, były podejrzenia wyłudzeń – wówczas ubezpieczyciele będą na pewno analizować sytuację, podnosić wysokość składek. Wyłudzenia pojawiają się gdyż świadczenia z tytułu wypadku podczas pracy są zdecydowanie wyższe niż ze zwykłego NNW.”.

Równocześnie zdaniem uczestnika webinarium branża ubezpieczeniowa jest modelowym przykładem do tworzenia pracy zdalnej. Naturalnie pandemia dużo zmieniła. Przed nią sporo ubezpieczeń było realizowanych zdalnie, bez wychodzenia z domu. Minus był taki, że nie dawało to jakościowego kontaktu z agentem. W okresie pandemii i po niej towarzystwa ubezpieczeniowe otworzyły furtkę do obsługi zdalnej i dziś około 50% klientów już ubezpiecza się zdalnie. – „Podczas spotkań online definiujemy potrzeby, składamy ofertę, następuje opłacenie polisy. Wyzwaniem na początku tego procesu były kwestie RODO, a konkretnie konieczność weryfikacji tożsamości klienta. W tym celu powstały szyfrowane pakiety dokumentów, które klienci weryfikują ze swojej skrzynki mailowej. To szalenie istotne, bo błędne wysłanie niezaszyfrowanego maila może wiązać się z problemami, pozwami, wysokimi odszkodowaniami.”.

Większy problem przedstawiciel branży ubezpieczeniowej dostrzega w obsłudze najstarszego pokolenia klientów, którzy często nie radzą sobie z narzędziami pracy zdalnej. W takiej sytuacji konieczne jest umówienie się z klientem stacjonarnie – w wybranym terminie.

Jak podsumował nasz rozmówca pracownicy towarzystw ubezpieczeniowych pracę mogą dziś świadczyć zewsząd. Wystarczy być pod telefonem i mailem. Nie należy więc oczekiwać aby branża ta powróciła do trybu stacjonarnego.

Z punktu widzenia przepisów, które mogą wejść w 2023 r. i obowiązków po stronie pracodawcy w zakresie ochrony informacji oraz weryfikacji czy pracownicy – niezależnie od miejsca pracy – dopełniają wszelkich obowiązków może stanowić wyzwanie. W wersji klasycznej (stacjonarnej) RODO również wymaga dużo dodatkowej pracy – klient podpisuje dodatkowe dokumenty, muszą być one odpowiednio przechowywane, agregowane w bazach danych. W wersji zdalnej wydaje się być to dziś już lepiej opanowane procesowo – wiąże się z mniejszą liczbą formalności po stronie agenta ubezpieczeniowego.

Praca zdalna rozwija się mimo braku regulacji

Dziś w wielu firmach z uwagi na lakoniczne uregulowanie materii pracy zdalnej w przepisach obowiązują już zakładowe regulaminy wykonywania pracy zdalnej.

Szukając podpowiedzi co do sposobu organizacji pracy zdalnej w firmie w dotychczasowych przepisach można wywnioskować, że poza poleceniem dotyczącym pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zasadach pracy zdalnej i zaznajomić pracownika ze sposobem jej wykonania oraz zapewnić mu narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania zadań w ramach pracy zdalnej, np. służbowy komputer, lecz niekoniecznie wiążę się to z obowiązkiem dostarczenia (zakupu) takiego sprzętu. Jeżeli pracownik dotychczas wykonywał pracę na prywatnym komputerze, to nie ma obowiązku dostarczania pracownikowi nowego sprzętu. Pracownik może również korzystać z materiałów i narzędzi własnych o ile zapewnia to poszanowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, wszelkiego rodzaju danych osobowych i innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jednocześnie pracownicy formułują określone oczekiwania względem pracodawców w zakresie dostosowania ich domów do efektywnego wykonywania pracy zdalnie:

Odpowiedź pracodawców na te potrzeby nie zawsze jest jednak adekwatna do oczekiwań pracowników:

Wynik powyższych badań jednoznacznie pokazuje, że pracodawcy w większości nie chcą aby wprowadzenie w ich firmach pracy zdalnej stało się dodatkowym źródłem kosztów. Raczej woleliby myśleć o wysłaniu pracowników na pracę zdalną jako formie oszczędności zasobów firmowych, ewentualnie sposobie na wyjście naprzeciw wnioskom pracowniczym o możliwość uelastycznienia charakteru świadczonej pracy. Niemniej koszty pracodawcy chcieliby w większości ponosić jedynie te, które są niezbędne do tego aby pracownik pracę wykonał.

Tymczasem praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania zasad BHP ani z innych obowiązków pracowniczych. Jeśli w trakcie wykonywania pracy zdalnej dojdzie do wypadku, takie zdarzenie powinno zostać zakwalifikowane jako wypadek przy pracy. Choć jak podkreślali nasi rozmówcy niezwykle trudno jest dziś ten przepis przekuć w praktykę.

Pracownik nie może też póki co żądać od pracodawcy zwrotu kosztów związanych z pracą z domu, w szczególności kosztów korzystania z własnego sprzętu lub kosztu Internetu. Nie istnieje bowiem podstawa prawna pozwalająca pracownikowi zgłaszać tego typu roszczenia.

Przepisy nie regulują minimalnego ani maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej, ale zarazem pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania pracy zdalnej przez czas nieokreślony. Przepisy przewidują też możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę. Skrócenie okresu pracy zdalnej nie wymaga żadnego uprzedzenia ani podania przyczyny. Poleceniem służbowym można więc z dnia na dzień poprosić pracownika o powrót do pracy w biurze bez żadnego uzasadnienia.

Pozostaje jednak pytanie, czy pracownik odwołany z pracy zdalnej będzie chciał przy pracodawcy pozostać.

Nowelizacja kodeksu pracy, nad którą pracuje obecnie Senat wprowadza art. 6722 par. 1, który stanowi, że każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia obowiązków. Należy przy tym ustalić termin powrotu do pracy stacjonarnej, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia zatrudniony musi pojawić się w firmie dzień po upływie owych 30 dni. Dotyczyć to będzie jednak wyłącznie przypadków, gdy strony umówią się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. Jeśli wprowadzą ją od początku, a więc już przy zawieraniu umowy o pracę, zmiana decyzji nie będzie taka prosta. Niekiedy praca stacjonarna będzie wręcz wykluczona. Jeśli praca zdalna zostanie wprost zapisana w umowie jako forma realizacji zadań przez pracownika stanie się wyłącznym sposobem wykonywania obowiązków. Przejście na tryb stacjonarny będzie wówczas wymagało zgody obu stron. Zmienia to bowiem całkowicie postanowienia umowy w tym zakresie.

Tymczasem pracodawcy coraz częściej spotykają się z odmowami ze strony kandydatów, gdy okazuje się że praca hybrydowa, czy nawet w całości zdalna nie jest możliwa.

W sporządzonym przez PARP pod koniec 2021 raporcie „Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki” czytamy: – „Z perspektywy pracowników ważne są inne aspekty pracy zdalnej. Przede wszystkim wskazują oni na brak konieczności dojazdu do pracy (84% pozytywnych wskazań). Badani specjaliści i menedżerowie doceniają też komunikację z przełożonymi (82%) i członkami zespołu (78%). Zadowolenie z pracy wyraża 73% pracowników, a z życia rodzinnego – 75%. Za największy minus pracy zdalnej uznano brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy (ponad 57% negatywnych wskazań). Cierpi również życie społeczne, przejawiające się np. w braku wspólnych lunchów – ten element ocenia negatywnie 54% respondentów”.

Pracownicy dostrzegają więc coraz więcej zalet pracy zdalnej, przyzwyczajają się do niej. Coraz trudniej jest im zmienić nowe nawyki i „z powrotem” przestawić się na pracę stacjonarną. Może się więc okazać, że niedługo zaobserwujemy jeszcze większą liczbę aplikacji na stanowiska oferujące pracę zdalną, a na ogłoszenia przewidujące jedynie stacjonarną formę współpracy odpowiadać będzie coraz mniej kandydatów.

***

Źródła:

Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki – PARP – Centrum Rozwoju MŚP

Praca zdalna – czym jest, obowiązki pracownika i pracodawcy – Infor.pl

Praca zdalna 2023. Powrót do pracy stacjonarnej czasem nie będzie możliwy – GazetaPrawna.pl

 

Zobacz: 13.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #10. Praca zdalna oczami pracowników

 

Warszawa, 08.02.2023 r.

 

PRACA ZDALNA PO PANDEMII – Raport podsumowujący webinarium #9

Pozytywne i negatywne aspekty pracy zdalnej wraz z oceną nowych rozwiązań w tym zakresie.

 

• Pracodawcy jako problem wskazali ponoszenie podwójnych kosztów związanych z utrzymaniem biur oraz jednoczesnym wyposażeniem pracowników w środki i materiały do pracy zdalnej;
• Wskazano stosunkowo większe obciążenie finansowe dla mniejszych pracodawców przy pracy zdalnej w stosunku do tych większych i bardziej zorganizowanych;
• Administracja państwowa była w większości chwalona przez uczestników webinarium za wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów;
• Prawnicy biorący udział w webinarium wskazywali, że pandemia miała przyniosła pewne pozytywne rozwiązania dla ich zawodu. Przede wszystkim upowszechniły się zdalne rozprawy. Jednocześnie prawnicy wskazywali, że wciąż istnieją sądy, w których cyfryzacja przebiega powoli;
• Zdalne rozprawy ułatwiają także czynności dowodowe i prowadzenie rozpraw, gdy uczestnikami są osoby mieszkające w różnych częściach kraju;
• Wskazano, że wciąż ogromny jest odsetek osób, które nie umieją posługiwać się komputerem, a co za tym idzie są wykluczone z cyfrowego obiegu informacji w tym administracji, czy sądownictwa;
• Przedstawiciele branży producentów żywności wskazali, że istnieje wiele miejsc pracy, takich jak produkcja, gdzie nie jest możliwe wysłanie pracowników na pracę zdalną. Niemniej jednak w wielu miejscach pracy istnieją przynajmniej niektóre stanowiska, na których praca zdalna jest możliwa;
• U niektórych pracodawców przyjęło się wykonywanie pracy w systemie 3:2, tj.: 3 dni pracy zdalnej naprzemiennie z 2 stacjonarnej (praca hybrydowa). Szczególnie system ten spodobał się kobietom;
• W czasie pracy zdalnej wzrosła ilość uczestników webinariów i spotkań online;
• Postulatami branży żywieniowej jest jasne określenie obowiązków i praw przy zastosowaniu pracy zdalnej oraz pełna cyfryzacja obsługi przedsiębiorców przez urzędy;
• Ekspertka urzędu pracy wskazała, że praca zdalna jest już traktowana przez pracowników nie jako benefit, ale jako standardowy przywilej (oczekiwania te widoczne są zwłaszcza przy rozmowach o pracę);
• Podkreślono, że duża odpowiedzialność przy wprowadzaniu i organizacji pracy zdalnej spoczywa na menadżerach;
• Uregulowania kodeksowego pracy zdalnej mniej boją się przedsiębiorcy z rozbudowanymi działami HR;
• Przedstawiciel branży konsultingowej wskazał jako minus pracy zdalnej często pojawiający się brak jasnego rozgraniczenia jej początku i końca, co wiąże się z rozciągnięciem dnia pracy;
• Uczestnicy webinarium wskazali na zanik więzi pracowniczych, który z czasem zaczął być dużą wadą pracy zdalnej.

 

Wstęp

W dniu 15 grudnia 2022 r. odbyło się dziewiąte z szesnastu webinariów poświęconych pracy zdalnej w Polsce. Spotkanie odbyło się w ramach projektu ,,Potrzeby i wyzwania związane z wdrożeniem w przedsiębiorstwach prywatnych modelu pracy zdalnej” dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostały przeprowadzone ilościowe na grupie prawie 1100 pracowników, które umożliwiły pozyskanie ich opinii na temat pracy zdalnej. Przeprowadzono także badania jakościowe w postaci wywiadów pogłębionych na grupie 16 pracodawców reprezentujących zarówno małe, jak i duże firmy. Następnie w trakcie webinariów wyniki badań skonfrontowano z doświadczeniami w pracy zdalnej, zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców; osób reprezentujących podmioty publiczne i sektor prywatny. W ramach webinariów zostaną wypracowane rekomendacje przedstawiające oczekiwania pracodawców i pracowników względem pracy zdalnej.

W dziewiątym spotkaniu rozmawialiśmy przede wszystkim z prawnikami, przedsiębiorcami branży produkcji żywności, przedstawicielami pracodawców, przedstawicielami firm konsultingowych oraz ekspertami rynku pracy.

Doświadczenia uczestników webinarium w zakresie modelu pracy zdalnej.

Pierwszą z obaw, które wskazali uczestnicy webinarium było ponoszenie podwójnych kosztów przez przedsiębiorców w związku z wprowadzaniem „na stałe” przepisów o pracy zdalnej. Podwójne koszty miały by wynikać z utrzymywania biur przy jednoczesnym obowiązku zapewnienia pracownikom sprzętu, środków i materiałów do pracy zdalnej. Zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy, którzy posiadają mniejsze zasoby byliby nadmiarowo obciążeni. Zwłaszcza problematyczne może okazać się zorganizowanie pracy zdalnej pracownikom, którzy zyskają uprawnienie w związku z posiadaniem dziecka do 4 roku życia. Uczestnicy webinarium wskazali również, że wyzwaniem przy pracy zdalnej jest przetwarzanie informacji fizycznych na cyfrowe. W przypadku gdy cześć korespondencji, często od administracji publicznej, dociera do przedsiębiorców w formie papierowej, może zabraknąć osób które dokonywały wprowadzania danych do systemów informatycznych i rozsyłały je do właściwych jednostek organizacyjnych w firmie. Obowiązki te należą często do kadry biurowej, a jeśli część z tych pracowników przejdzie na pracę zdalną mogą pojawić się problemy, komu takiej pracy udzielić w pierwszej kolejności, a komu odmówić.

Powszechny stał się obrót dokumentami z podpisem cyfrowym, czy kwalifikowanym. Wykładnia przepisów w tym zakresie ugruntowała się również w orzecznictwie. Państwowa Inspekcja Pracy dopuściła zawieranie umów o pracę drogą elektroniczną, co było chwalone przez przedsiębiorców.

Zawody prawnicze.

Ciekawym zagadnieniem, które zaistniało natomiast w na styku branży prawniczej i sądowo-administracyjnej było upowszechnienie przez sądy i urzędy cyfrowego obiegu dokumentów oraz zdalnych rozpraw sądowych. Należy jednak zaznaczyć, że nie wszystkie sądy w takim samym stopniu przechodziły na obieg cyfrowy, część z nich wciąż unika nowoczesnych rozwiązań. Prelegenci zaznaczali, że ułatwiło to niezwykle wykonywanie zawodów prawniczych, gdzie niezbędne było kiedyś osobiste stawiennictwo w sądach w różnych jednostkach administracyjnych kraju. Obecnie czas poświęcony niegdyś na podróże służbowe może być wykorzystany na pracę merytoryczną.

Prawnicy uczestniczący w webinarium wskazują, że znacznym utrudnieniem są problemy techniczne podczas posiedzeń on-line. Do tego dochodzi sceptyczność niektórych sędziów co do skuteczności przesłuchania świadków, czy stron przy użyciu komunikacji na odległość. Większość pełnomocników przyzwyczaiła się do rozpraw online, jednak problem w poruszaniu się w świecie cyfrowym mają głównie świadkowie. W większości rozpraw pojawiają się większe lub mniejsze problemy z podłączeniem. Wciąż jest wiele osób nieposiadających umiejętności korzystania z narzędzi komunikacji na odległość. Wskazano przy tym na potrzebę właściwej edukacji w zakresie obsługi nowoczesnych technologii, również wśród przedsiębiorców.

Największym plusem rozpraw on-line jest możliwość połączenia z osobami przebywającymi za granicą. W dobie pandemii wiele osób decydowało się na pracę poza granicami Polski, gdzie były lepsze warunki pogodowe lub mniejsze obostrzenia. W takich przypadkach nie trzeba było organizować rozpraw w odległych terminach, gdyż sądy nie były związane dostępnością osób w konkretnym miejscu i czasie.

Z zebranych wypowiedzi wynika, że przedsiębiorcy polubili prowadzenie spraw zdalnie. Kontakt mailowy, czy telefoniczny, który rozpowszechnił się jeszcze przed pandemią również jest dla nich udogodnieniem. Proces cyfryzacji zarówno sądownictwa, jak i usług administracyjnych z pewnością stanowi dużą oszczędność czasu dla wielu firm.

Uczestniczący w webinarium prawnicy wskazują, że wiele kancelarii coraz częściej oferuje swoje usługi zdalnie. Nie jest nowością np. przeprowadzanie konsultacji, czy porad online. W połączeniu ze zdalną formułą rozpraw umożliwia to przynajmniej w pewnym zakresie w zawodach prawniczych pracę zdalną. Niemniej jednak wciąż istnieje wiele czynności, w których kontakt osobisty jest preferowany np. przez klienta, a prawnik musi się dostosować. Również niektóre czynności w sądach, czy urzędach wciąż wymagają osobistego stawienia się. Dlatego praca zdalna w zawodach prawnych jest możliwa i jest wykonywana, ale przeważnie w formule hybrydowej, dostosowanej do potrzeb klienta.

Branża produkcyjna.

Kolejny głos w dyskusji przedstawił przedstawiciel producentów żywności, który zwrócił uwagę na charakterystykę branży, w której pracownicy nie mogą wypełniać swych obowiązków na odległość. Związane jest to z wykonywaną przez nich pracą fizyczną, obsługą maszyn, urządzeń, czy pojazdów. Wskazano jednocześnie, że tam gdzie usługi mogły być świadczone „z domu” np. wśród pracowników administracyjnych, marketingu, działów finansowych, czy zarządczych byli oni kierowani na pracę zdalną i został wypracowany satysfakcjonujący model, w którym przyjęto zasadę rotacyjności (1/3 pracowników była obecna w firmie). Wyzwanie stanowiła np. kontrola jakości, która musiała być prowadzona w sposób ciągły i tu obecność pracowników była wymuszona przepisami i normami, które produkty musiały spełniać.

Doświadczenia pracy zdalnej w branży żywieniowej sprawiły, że część pracowników oczekuje obecnie możliwości wykonywania pracy z domu i pomimo ustania przesłanki wynikającej z przepisów Covidowych, ten tryb pracy nadal funkcjonuje w firmach. Wielu pracowników przyzwyczaiło się już do spotkań online i branie udziału w spotkaniach w tym trybie uważają za ułatwienie, a wręcz niezbędność w obecnych czasach. Niektórzy pracodawcy przyjęli wręcz model, gdzie większość tygodnia pracuje się zdalnie, np. a dwa dni stacjonarnie. Ten system pracy podoba się większości pracowników. System funkcjonuje od 3 lat i spełnia swoje zadanie, jednocześnie bez zauważalnych strat na efektywności pracy. Zauważalne na plus jest natomiast podejście do obowiązków, gdzie pracownik sam sobie układa pracę dla zapewnienia wyników.

Ważna dla codziennej praktyki okazała się również popularyzacja narzędzi pracy zdalnej. Dzięki nim widoczny jest wzrost obecności pracowników i członków organizacji w wieloosobowych spotkaniach, szkoleniach, czy webinariach. Łatwiej jest wygospodarować czas na spotkanie, które może odbywać się np. w tle innych realizowanych zadań, bez konieczności podróży, czy obecności w danym miejscu. Dzięki spotkaniom online liczba ich uczestników wzrosła dwukrotnie.

Początkowo praca zdalna w branży produkcji żywności powodowała dużo problemów, gdyż nie było procedur dla wirtualnego przebiegu pewnych procesów, w tym zatwierdzania dokumentacji i jej obiegu. Z czasem wprowadzono podpisy elektroniczne i kwalifikowane, co pozwoliło zaoszczędzić mnóstwo czasu i papieru. W czasie pandemii poprawił się również kontakt zdalny z administracją publiczną, która stała się bardziej elastyczna i otwarta na rozwiązania cyfrowe. Znacznym ułatwieniem stało się to, że dokumenty z podpisem elektronicznym, czy kwalifikowanym przesłane za pomocą elektronicznych skrzynek pocztowych są uznawane przez administrację za wiążące.

Branża producentów żywności wskazuje na potrzebę uregulowania pracy zdalnej, zarówno poprzez wskazanie obowiązków pracodawców jak i pracowników. Warto także zadbać, aby w administracji nadal postępował rozwój cyfryzacji, który docelowo może doprowadzić do pełnej obsługi online przedsiębiorców. Nadal poszczególne organy administracji mają zróżnicowane wymagania odnośnie przekazywanej dokumentacji i pomimo, że w niektórych urzędach wystarczy przesłanie podpisanych elektronicznie skanów na skrzynkę mailową, to inne wymagają dokumentów kwalifikowanych na skrzynce podawczej lub nawet przesłania pocztą tradycyjną podpisanych fizycznie dokumentów. Te standardy wymagają ujednolicenia. Niestety wciąż jest znaczne grono podmiotów, które w ogóle nie dopuszczają rozwiązań cyfrowych w swoich działaniach zmuszając swoich klientów do osobistego stawiennictwa nawet w błahych sprawach.

Kolejnym gościem webinarium była ekspertka rynku pracy. Podkreśliła, że praca zdalna jest już obecnie postrzegana nie jako benefit, ale oczekiwanie rynku pracy. Bardzo wielu młodych ludzi warunkuje przystąpienie do rozmów o pracę od tego czynnika. Tak wiec praca zdalna nie tylko stała się obecna na rynku pracy, ale wręcz dla niektórych niezbędna. Co do samego sposobu wykonywania pracy zdalnej to wiele zależy od menadżerów, którzy muszą odpowiedzieć na wymagania pracowników i umiejętnie ich z pracy rozliczać, mając na względzie również takie zagadnienia, jak work-life balance. Wyzwaniem dla kadry zarządczej jest to, że praca zdalna zwiększyła co prawa elastyczność wykonywanych zadań, ale równocześnie niebezpiecznie wkroczyła w przestrzeń życia prywatnego. Choć sami pracownicy deklarują chęć pracy zdalnej, to powoduje ona powstanie pewnych niepożądanych zjawisko np. w postaci nadrabiania pracy po godzinach. Duża rola menadżerów polega tu na tym, że muszą wskazać pracownikom, że w pewien sposób są sobie sami muszą być odpowiedzialni za swój czas i musza sami umieć się dyscyplinować, zarówno co do pracy jak i jej zakończenia. Są oczywiście osoby, dla których praca zdalna jest problematyczna, które mają duże potrzeby np. socjalizacji i kontaktu z innymi osobami. Przedsiębiorcy zauważają również i ten problem i organizują spotkania całych departamentów, które po części odpowiadają na potrzebę utrzymywania kontaktów.

Dla wielu przedsiębiorców praca zdalna również przynosi korzyści w postaci oszczędności przede wszystkim kosztów biurowych, czy materiałów i urządzeń. Jest to zwłaszcza zauważalne, gdy np. połowa pracowników nie musi pojawiać się w biurze. Kiedyś niewyobrażalne było prowadzenie np. teczek osobowych w formie innej niż papierowa, a obecne realia nie tylko wymusiły prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej, ale spowodowały, że powrót do starych zasad stał się niepraktyczny i nieekonomiczny.

Zdaniem reprezentanta lokalnej organizacji ZPP nowe rozwiązania odnośnie pracy zdalnej są bardziej oczekiwane przez dużych pracodawców. Ci mniejsi boją się natomiast wzrostu kosztów obsługi pracownika i mniejszej jego dyspozycyjności. W opinii uczestnika webinarium obciążenia wynikające z przepisów kodeksu pracy bardziej dotykają właśnie mniejszych przedsiębiorców. Natomiast przedsiębiorstwa z rozbudowaną strukturą HR lepiej sobie radzą z wymaganiami kodeksu pracy, łatwiej będzie się im dostosować do nowych wymogów. Organizacje pracodawców widzą również niebezpieczeństwo w przeregulowaniu prawa pracy i ograniczaniu swobód przedsiębiorców w kształtowaniu stosunku pracy, co widać między innymi w projektowanych przepisach dotyczących pracy zdalnej.

Ostatnim rozmówcą w trakcie webinarium był przedstawiciel branży konsultingowej, który wskazał, że praca zdalna już na samym początku pokazała szereg zalet, takich jak zlikwidowanie potrzeby dojazdu, który w dużych aglomeracjach mógł przekraczać godzinę w jedna stronę. Z czasem jednak okazywało się, że w domu wielu pracowników posiada zbyt wiele rozpraszaczy, czas pracy zaczął się wydłużać, a to co zaoszczędzili oni na dojazdach, poświęcali na dodatkową pracę. W konsekwencji prowadziło to często do spadku efektywności pracy. Pracodawcy mieli także problem z kontrolą pracy zdalnej, utrudnieniem było szczególnie wchodzenie w kwestie prywatności domu. Z czasem dało się zauważyć również, że np. introwertycy byli bardzo zadowoleni z pracy zdalnej. Z drugiej strony pojawiły się głosy, że w ten sposób zabijany jest „duch firmy”. Dla pracowników dla których równie ważne jak praca jest budowanie relacji, brak możliwości wyjścia na papierosa z kolegami, spotkania w kuchni na kawie, czy integracji po pracy zdalnej też jest problematyczny. Wtedy więzi między pracownikami zanikają. Pracownicy, mogą mieć poczucie samotności, czy przytłoczenia. W pierwszym etapie wprowadzania pracy zdalnej mogło się wydawać, że oszczędzamy mnóstwo czasu na dojazdy, szef nie stoi nad nami i możemy tą pracę sami porządkować, jednak z czasem wielu osobom zaczęło brakować kontaktu z kolegami i koleżankami z pracy.

Podsumowanie

Na dziewiątym spotkaniu w ramach projektu „Praca zdalna po pandemii” przeprowadzono dyskusję z przedstawicielami branży prawniczej, produkcji żywności, konsultingu oraz rynku pracy. Każdy uczestnik wskazał różnorakie plusy i minusy pracy zdalnej z własnego doświadczenia. Branża prawnicza była ogólnie pozytywnie nastawiona do tej formy pracy z uwagi na przyspieszenie procedur oraz większą elastyczność spotkań online. Problem stanowi natomiast nierównomierność rozwoju cyfryzacji rozpraw, czy brak przychylności niektórych sądów do takiej formy rozpatrywania spraw. Ważne spostrzeżenia reprezentował również przedstawiciel branży producentów żywności. Wskazał, że produkcja nie może być wykonywania zdalnie, ale te działy, które mogą tak pracować, np. administracja, bardzo sobie chwalą ten sposób wykonywania obowiązków. Ekspertka rynku pracy wskazała, że coraz częściej oczekiwaniem pracownika jest zapewnienie możliwości wykonywania obowiązków zdalnie – widać to już na etapie rozmów kwalifikacyjnych. Branża konsultingowa widzi z kolei w pracy zdalnej ryzyko zaniku więzi międzypracowniczych oraz rozmycia granic czasowych początku i końca dnia pracy. Podkreślano także, że proponowane, nowe rozwiązania prawne będą wyzwaniem, z którym lepiej poradzą sobie firmy z rozbudowanymi działami HR, niż mali przedsiębiorcy.  

Zobacz: 08.02.2023 Praca zdalna po pandemii – Raport podsumowujący webinarium #9